Personalkostenberechnung und Nachweise

Im Zusammenhang mit der Berechnung der Personalkosten benötigt der Fachbereich Projektcontrolling & -support von der Projektleitung lediglich die Zeitaufzeichnungen aller Projektmitarbeiter_innen in elektronischer Form. Die Berechnung der Personalkosten und die Aufbereitung weiterer Unterlagen, die die Wirtschaftsprüfung für die Prüfung benötigt, werden vom Fachbereich Projektcontrolling & -support vorbereitet. In den folgenden Unterkapiteln wir alles rund um die Personalkostenabrechnung in Horizon Europe Projekten beschrieben.

In Horizon Europe wird ein einziger Tagessatz pro Person für die gesamte Berichtsperiode ausgerechnet. Als Jahresteiler werden bei Vollbeschäftigung 215 Tage herangezogen. Bei Teilzeitbeschäftigung wird eine aliquote Tagesanzahl verwendet. Für die Berechnung wird ein Tag mit 8 Stunden gewertet.

Tagessatz einer Berichtsperiode = [gesamte Personalkosten für eine Berichtsperiode / max. abrechenbare Tage der gesamten Berichtsperiode]

Die Timesheets/Declarations werden als Nachweis für die Projektstunden herangezogen. Diese dienen dazu, die Anzahl der abzurechnenden Projekttage zu ermitteln.

Timesheets

Stundenweise Zeitaufzeichnungen sind weiterhin erforderlich, allerdings müssen die Stunden für die Abrechnung in ein Tagesäquivalent umgerechnet werden. Die Umrechnung erfolgt vom Fachbereich Projektcontrolling &-support wie folgt:

  • Es wird mit einem fixen Tagesäquivalent (= 8 Stunden) gerechnet
  • Das Ergebnis ist auf den nächsten Halbtag auf- bzw. abzurunden (z.B. Ergebnis von 7,4 --> Aufrundung auf 7,5). Diese Rundung erfolgt im Rahmen der Umrechnung pro Berichtsperiode.

Die Timesheets müssen monatlich gemäß dem 4-Augen Prinzip zeitnah unterschrieben werden. Urlaube, Krankheitsfälle, sowie sonstige Dienstverhinderungen müssen NICHT erfasst werden! Im Timesheet sind die geleisteten Projektstunden täglich den Work Packages zuzuordnen. Bei Dienstreisen, welche am Wochenende starten, wird die Reisezeit als Arbeitszeit gesehen. Diese Arbeitszeit kann in den Timesheets erfasst werden. Tätigkeitsbeschreibungen sind nicht verpflichtend zu führen. Wir empfehlen trotzdem eine stichwortartige Beschreibung der Arbeiten auf Monatsniveau.

Die Vorlage für die Timesheets  des laufenden Jahres ist unter folgenden Link zu finden: Vorlage Timesheet Horizon Europe, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Falls Sie Vorlagen für Vorjahre benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an projektcontrolling@tuwien.ac.at

Declarations

Alternativ zu Timesheets kann bei Horizon-Europe auch eine Declaration ausgefüllt werden. Diese Declarations werden allerdings nicht auf Stunden- sondern auf Tagesbasis ausgefüllt. Dabei ist zu beachten, dass das Ergebnis seitens Projektcontrolling nach Ende der Berichtsperiode, wie auch bei den Timesheets, auf den nächsten Halbtag auf- bzw. abgerundet wird (z.B. Ergebnis von 3,6 Tage --> Abrundung auf 3,5 Tage). In der Declaration dürfen pro Monat nur ungerundete Tage eingetragen werden. 

Die Vorlage für die Declarations ist unter folgenden Link zu finden: Vorlage Declaration Horizon Europe, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

In Zweifelsfällen empfehlen wir Timesheets zu bevorzugen!

Wie viele Personalkosten pro Mitarbeiter_in dem Fördergeber gegenüber tatsächlich abgerechnet werden können, hängt davon ab, was in der Zuordnung der Personalkosten für diese Mitarbeiter_in hinterlegt wurde.

Die maximale Anzahl an Projekttagen, die abgerechnet werden können, hängt davon ab, wie viel Prozent laut Arbeitsvertrag der/des Mitarbeiters_in, der zu leistenden Tage dem jeweiligen Projekt zugeordnet wurden. Wenn ein/e Mitarbeiter_in vollangestellt ist, und laut TISS Personalkosten dem Projekt 1 zu 50% zugeordnet wurde, dann können auch nur maximal 50% von 215 Tagen dem Fördergeber gegenüber als Kosten angesetzt werden.

Diese Anzahl an Tagen sollte den Timesheets entsprechen. Die Timesheets und die in der TISS Personalkosten-Zuordnung hinterlegten Prozentsätze sollten übereinstimmen.

Anpassungen in der TISS Personalkostenzuordnung sind im aktuellen Monat möglich. Dabei können Änderungen für das aktuelle Monat sowie für das Vormonat vorgenommen werden. Im September ist jeweils das 1. Halbjahr und im November das 2. Halbjahr korrigierbar. In den ersten 10 Tagen des Monats ist keine Anpassung aufgrund des Lohnverrechnungslaufes möglich.

Auch Globalbudget-finanziertes Personal kann in EU Horizon Europe -Projekten verrechnet werden.

Damit die Personalkosten von Globalbudget-finanziertem Personal gefördert werden, müssen die Personalkosten dieser Mitarbeiter_innen zwingend auf dem Projekt-Innenauftrag verbucht sein!

Die Umbuchung erfolgt durch den Fachbereich Projektcontrolling & -support. Dazu werden von der Projektleitung folgende Unterlagen benötigt:

  • E-Mail der Projektleitung, dass die Personalkosten von Globalbudget-finanziertem Personal auf den Projekt-Innenauftrag umzubuchen sind
  • Vor- & Nachname des Globalbudget-finanzierten Personals
  • Zeitraum, in welchem die umzubuchenden Personalkosten angefallen sind
  • Timesheets, aus welchen die Anzahl der umzubuchenden Projekttage hervorgeht

Anhand der Timesheets werden die Personalkosten für Globalbudget-finanziertes Personal vom Fachbereich Projektcontrolling & -support berechnet und der Umbuchungsbeleg erstellt. Die Umbuchung wird in Folge vom Fachbereich bei der Quästur veranlasst.

  • Timesheets und/oder Declarations
  • Verbuchung der Personalkosten am Projekt Innenauftrag
  • Jahreslohnkonto
  • Arbeitsvertrag