Förderfähigkeit der Kostenarten laut Grant Agreement Artikel 6.1

Dieses Kapitel beschreibt die Förderfähigkeit der Kosten gegliedert nach Kostenarten. Es wird erläutert welche Nachweise zwingend benötigt werden und wie diese aufzubereiten sind, damit die Kosten seitens EU als förderfähig anerkannt werden können.

In diesem Kapitel wird erläutert, unter welchen Voraussetzungen die Kosten in Horizon Europe generell förderfähig sind.

Die Förderfähigkeit der Kosten liegt vor, wenn alle Kriterien im Artikel 6.1 laut Grant Agreement erfüllt sind:

  • Kosten sind im Budgetplan (Annex II Grant Agreement) enthalten
  • Kosten sind während der Projektlaufzeit entstanden
  • Kosten weisen einen inhaltlichen Projektbezug auf
  • Kosten sind am Innenauftrag verbucht
  • Kosten sind angemessen und gerechtfertigt entstanden (Rücksichtnahme auf Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz)
  • Kosten stehen im Einklang mit dem UGB (nationaler Rechtsvorschrift)
  • ACHTUNG Mehrwertsteuer – alle Kosten können inkl. Umsatzsteuer angesetzt werden, da die TU Wien nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist

In diesem Kapitel wird detailliert beschrieben, wie die Personalkosten vom Fachbereich Projektcontrolling & -support berechnet werden, was dabei zu beachten ist und welche Korrekturen dabei vorgenommen werden. Nachstehend finden Sie alle Details zu den Personalkosten.

In diesem Kapitel wird detailliert beschrieben, in welcher Form Anlagen in einem Horizon Europe Projekt angesetzt werden können. Nachstehend finden Sie alle Details zu den Geräten und Investitionen.

Bei den Reisekosten sind sowohl jene für interne Projektmitarbeiter_innen als auch externe Expert_innen förderfähig. Die Nachweiserbringung erfolgt für beide auf gleiche Art und Weise. Bei externen Expert_innen fallen keine Tagesgebühren an und die Originalbelege müssen bei an der TU Wien verbleiben. Generell gilt, dass die abgerechneten Reisekosten von Projektmitarbeiter_innen im Einklang mit der Reisekostenrichtlinie der TU Wien zu erfolgen hat.

Dienstreise in Kombination mit Urlaub

Wenn unmittelbar vor oder nach einer Dienstreise, die im Rahmen eines EU-Horizon Europe Projektes durchgeführt wird, Urlaub in Anspruch genommen wird, dann ist folgendes zu beachten, damit die Anerkennung der Reisekosten sichergestellt ist:

Es muss nachgewiesen werden, dass z.B. die spätere Rückreise nicht teurer ist, als die für die Dienstreise notwendige Rückreise. Bei der Buchung sollten daher unbedingt Screenshots der Preisvergleiche abgespeichert werden, aus welchen dies hervorgeht. Der vor oder nach Dienstreisen genommene Urlaub muss den internen Reiserichtlinien entsprechen.

Nachweiserbringung

  • Reiseantrag und Reisekostenabrechnung müssen über SAP Services erfolgt sein.
  • Die Reisekosten müssen auf dem Projekt-Innenauftrag verbucht sein.
  • Für die gesamten Reisekosten müssen Originalbelege vorliegen: z.B. Hotelrechnungen, Flugrechnungen (Boardingpässe müssen nicht mehr zwingend vorliegen), etc.
  • Buchungsbestätigungen sind nicht ausreichend! Es muss sich um Rechnungen handeln!
  • Bei Bezahlung der Reisekosten mit der Kreditkarte ist die Kreditkartenabrechnung vorzulegen.
  • Vorlegen eines Vergleichsangebotes (ab EUR 1.000).
  • Für die Förderfähigkeit der Reisekosten muss darüber hinaus die Projektrelevanz gegeben sein, diese kann mit folgenden Unterlagen nachgewiesen werden:

BESPRECHUNGEN/MEETINGS:

  • Als Nachweis der Projektrelevanz sind das Programm bzw. die Agenda der Besprechung/Meeting Minutes den Rechnungen beizulegen
  • Auch ein Protokoll der Besprechung, aus welchem hervorgeht, wer an dieser teilgenommen hat, ist ausreichend, um die Projektrelevanz nachzuweisen (Der Name der/des Reisenden als Teilnehmer der Besprechung muss ersichtlich sein.) 

KONFERENZEN:

  • Agenda der Konferenz
  • Teilnahmebestätigung der/des Reisenden - die Teilnahmebestätigung wird nicht benötigt, wenn die/der Reisende auf der jeweiligen Konferenz auch einen Vortrag gehalten hat. In diesem Fall ist die Agenda der Konferenz ausreichend
  • Erläuterung der Projektleitung, warum die Teilnahme an der Konferenz für das Projekt relevant war

VORTRÄGE AN ANDEREN FORSCHUNGSEINRICHTUNGEN:

  • Schriftliche Bestätigung der einladenden Stelle und Beschreibung der Projektrelevanz (diese kann durch die Projektleitung erfolgen)

 

In Horizon Europe kann die Beschaffung von Gütern oder Durchführung von Dienstleistungen als Auftrag an externe Dritte vergeben werden. Subcontracting gemäß 6.2.B betrifft immer die Umsetzung eines „Action Task“. Die als Subcontracting ausgelagerten Arbeiten leisten immer einen inhaltlichen Beitrag zum Projekt! Auf Subcontracting werden keine indirekten Kosten (Overhead) gewährt.

Bei der Beauftragung Dritter wird unterschieden zwischen

  • Subcontracting gemäß Art. 6.2.B
  • Beschaffung von Waren und Dienstleistungen (other goods, works and services) gemäß Art.6.2.C.3

Nachweiserbringung

  • Gründe für das Subcontracting müssen im Grant Agreement (Annex I) enthalten sein.
  • Die vom Subcontractor ausgeführten Aufgaben müssen im Grant Agreement (Annex I) enthalten sein.
  • Die voraussichtlichen Kosten des Subcontractings müssen im Grant Agreement (Annex I) enthalten sein.
  • Für die Vergabe ist das beste Preis-Leistungs-Verhältnis oder der niedrigste Preis entscheidend. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass vor der Vergabe eingeholte Vergleichsangebote aufbewahrt werden.
  • Bei Subcontracting > 40.000,- EUR sind zwingend drei Vergleichsangebote einzuholen!
  • Zur Verfügung Stellung des Subcontracting Agreements.

Wenn ein Unterauftrag nicht als Subcontracting klassifiziert wird, dann erfolgt die Abbildung dieser Kosten in der eigenen Kostengruppe „Other goods, works & services“.

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gemäß Art. 6.2.C.3 betrifft NICHT die Umsetzung eines „Action Task“. Diese Arbeiten leisten einen unterstützenden, aber keinen inhaltlichen Beitrag zum Projekt!

Beispiele: Verbrauchsmaterialien, Druckkosten, Auditkosten, etc.

Nachweiserbringung

  • Belege/Rechnung
  • Darlegung des Projektbezugs
  • Vergleichsangebote für den Nachweis des besten Preis-Leistung-Verhältnisses