Hinsichtlich der Geräte werden selten die Anschaffungskosten der Anlage gefördert. Gefördert wird im Projekt die anteilige Abschreibung der Anlage.

• Die Höhe der Abschreibung ist abhängig von der Anlagenklasse und der jeweiligen Nutzungsdauer der Anlage.
• Als Anlage gelten Gegenstände mit einem Anschaffungswert ab EUR 1.000,- inkl. Ust. und Nebenkosten, die zu einer längeren Nutzung (>1 Jahr) dienen sollen.
• Gegenstände mit einem Anschaffungswert < EUR 1.000,- inkl. Ust., sind als GWGs (Geringwertige Wirtschaftsgüter) zu klassifizieren und sind keine Anlagen (keine Abschreibung).

Erstattungsfähigkeit der Abschreibung:

• Die angesetzten Abschreibungsraten müssen in der Projektlaufzeit liegen.
• Abschreibungsraten können generell nur dann angesetzt werden, wenn die entsprechende Anlage zu 100% in dem jeweiligen EU-Projekt genutzt wird.
• In Horizon Europe ist nur jener Teil der Abschreibung förderfähig, welcher nach dem Aktivierungsdatum anfällt. (Buchungsdatum=Aktivierungsdatum)
• Die an der TU Wien angewandte Ganzjahres- bzw. Halbjahres-Abschreibung muss vor dem Ansetzen der Abschreibung in der Kostenaufstellung korrigiert werden. Die Korrektur der Abschreibungen wird vom Fachbereich Projektcontrolling und -support vorgenommen.
• Beispiel für die Berechnung der monatlichen AFA:
  
  Anschaffungswert einer Laboranlage beträgt EUR 6.000,-
  Die Nutzungsdauer liegt bei 5 Jahren.
  Die Anschaffungskosten werden durch die Nutzungsdauer in Monaten geteilt:
  6.000/(5*12)=100
  Demnach beträgt die monatliche Abschreibung EUR 100.

Maschinenstunden sind Betriebszeiten einer Anlage, die nicht ausschließlich für das Horizon Europe Projekt angeschafft wurde, sondern vom Horizon Europe Projekt mitbenutzt wird. Sie können Maschinenstunden nur dann ansetzen, wenn die entsprechende Anlage, noch nicht abgeschrieben ist.

In die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Maschinenstunden fließen die Jahres-Abschreibung einer Anlage, weil die Anlagen gewöhnlich das ganze Jahr über genutzt werden und der Stundensatz auf Jahresbasis.

Kosten für die Instandhaltung technischer Anlagen, d.h. Kosten für Wartung und Reparaturen, können der Maschine grundsätzlich direkt zugeordnet werden und gehen in die Bemessungsgrundlage ein.

In die Bemessungsgrundlage können auch Personalkosten einfließen, wenn eine Person laufend mit der Bedienung dieser Maschine beschäftigt ist bzw. für die Funktionsfähigkeit der Maschine erforderlich ist. Beispiel: Ein Laborant, welcher für die Analyse von Laborproben zuständig ist. Seine Personalkosten fließen in die Bemessungsgrundlage für die Berechnung des Maschinenstundensatzes.

Hilfs- und Betriebsmaterialien, Energiekosten oder Versicherungsaufwand können nicht Teil der Bemessungsgrundlage sein.

Bei EU-Projekten kann während der Laufzeit ein Prototyp erbaut werden. Für die Anerkennung der Kosten muss der Bau des Prototypen als Hauptaufgabe im Grant Agreement definiert sein. Außerdem sind die Kosten für den Prototypen bereits im Budget zu berücksichtigen.

Für den Prototypen gilt, dass die Förderfähigkeitskriterien des Art. 6.1 und 6.2 laut Grant Agreement erfüllt werden müssen. Wichtig ist zwischen den beiden folgenden Punkten zu unterscheiden:

• Wird der Prototyp nach Fertigstellung genutzt, so ist die Aktivierung des Prototyps vorzunehmen. Wenn der Prototyp aktiviert wird, ist die Abschreibung förderfähig aber nicht die gesamten Anschaffungskosten.
• Wird der Prototyp nach der Fertigstellung nicht genutzt, so sind die Kosten im Aufwand zu erfassen, da der Prototyp nicht aktiviert wird. In diesem Fall können die gesamten Kosten angesetzt werden.

ANLAGEN:

• Begründung, warum die Auswahl auf das gewählte Angebot fiel
• Vorlegen von Vergleichsangeboten
• Kurze Stellungnahme der Projektleitung über den inhaltlichen Projektbezug
• die Bestätigung der Projektleitung, dass die Anlage zu 100% im Horizon Europe Projekt genutzt wird

MASCHINENSTUNDEN:

• Maschinenhandbuch: Zeitaufzeichnung der Nutzung
• Berechnungsblatt für den Maschinenstundensatz
• Rechnung/Beleg der Anlagenanschaffung
• Auszug aus dem SAP Anlagenverzeichnis, aus welchen hervorgeht, über welchen Innenauftrag die Anlage finanziert wurde und wie hoch die Abschreibung ist

PROTOTYPEN:

• Der Bau des Prototypen ist im Grant Agreement als Hauptaufgabe (Teil des Projekts) deklariert
• Die Kosten für den Prototypen sind im Budget des Projekts berücksichtigt worden
• Die Förderfähigkeitskriterien von Art. 6.1 und 6.2 müssen erfüllt sein, das heißt die Kosten sind nach nationalen Rechnungswesen-Grundsätzen zu erfassen
• Das Vorliegen einer Doppelförderung der Kosten des Prototypen kann ausgeschlossen werden
• Die Originalrechnungen für alle im Zusammenhang mit dem Prototyp verbuchten Kosten müssen vorliegen