HR Service | Bewerbungsmanagement

Bewerbungsmanagement an der TU Wien

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Der digitalen Ausschreibungsworkflow ab 12.4.2021:

Der digitale Prozess durchläuft für Ausschreibungen im allgemeinen Personal inkl. Lehrlinge UND wissenschaftlichen Personal inkl. Studentische Mitarbeiter_innen folgende Phasen:

  • Budgetäre Planung von Stellen im Planungstool (tuinsight) der Finanzabteilung durch die_den Dekan_in/VR_in und Übermittlung der PPNR (=Planpersonalnummer) durch das Dekanat/VR direkt via insight an die TISS Schnittstelle
    Anmerkung für das Dekanat/VR: Die PPNR muss sich in einer Version mit dem Status „Ausschreibung freigegeben“ befinden! Siehe Kurz-Doku
  • Durch die Auslösung des Buttons ("TISS Ausschreibung freigeben" direkt bei der PPNR in insight) wird eine automatische E-Mail an die_den Leiter_in (zukünftige_n direkte_n Vorgesetzte_n = Antragsteller_in) verschickt, die_der die Angaben zu der Ausschreibung vervollständigt und den Freigabeprozess starten kann
    Anmerkung: Diese Aufgabe kann via Button „Aufgabe teilen“ an Mitarbeiter_innen „weitergeleitet“ werden
  • Die Ausschreibung erreicht in weiterer Folge digital alle weiteren notwendigen Instanzen (Bereichs-/Abteilungsleiter_in/zuständige AKG-Mitglieder/Personaladministration/SAP Planung/Dekan_in/VR_in), die die Ausschreibung freigegeben oder die_den Antragsteller_in mittels Kommentarfunktion um Korrektur bitten
  • Der Fachbereich Bewerbungsmanagement veranlasst die Veröffentlichung der Ausschreibung - beim allg. Personal zuerst am internen Arbeitsmarkt - sowie bei allen weiteren Ausschreibungen direkt am extern Arbeitsmarkt im Mitteilungsblatt und am Jobportal der TU Wien: https://jobs.tuwien.ac.at/Jobs (sowie auf weiteren zg-spezifischen Online-Jobportalen beim allg. Personal bzw. im wissenschaftlichen Personal nach Absprache)
  • Bewerbungsmanagement:
    Für Bewerber_innen über das Jobportal https://jobs.tuwien.ac.at/Jobs via LogIn/SignIn
    Für interne Bewerbungsprozesse (inkl. Absagen, auf Wunsch Gesprächsleitfaden, Besetzung, etc.) über das Kundenportal bzw. den Fachbereich Bewerbungsmanagement
    Für Professuren und Laufbahnstellen - nach Ablauf der Bewerberfrist - via Schnittstellenübergabe von eR an TISS

 

BITTE BEACHTEN:

  • Bitte verwenden Sie für GLOBALBUGETSTELLEN (Stammpersonal & Sonderfinanzierungen) den digitalen Ausschreibungsworkflow via TISS
  • Alle notwendigen Instanzen werden per Email mit direktem Link nach TISS benachrichtigt bzw. zum Bereich Stellenausschreibungen in TISS weitergeleitet
  • Kurzanleitung/Hilfe zum digitalen Ausschreibungsprozess/TISS (Anmerkung: Um die Anleitung abzurufen müssen Sie in TISS eingeloggt sein)
  • Kurzanleitung/Hilfe zum eR sprich Bewerbungsprozess bis hin zur Besetzung
  • Einsicht-Bewerbungsunterlagen: Des Weiteren bitten wir im digitalen Ausschreibungsprozess um Info, wer für das Kundenportal (Einsicht in die Bewerbungsunterlagen) freigeschaltet werden soll. Um die gewünschte(n) Person(en) freizuschalten benötigen wir eine unterzeichnete, eingescannte Verpflichtungserklärung (sollte diese schon aufliegen, ist keine neuerliche Übermittlung notwendig). Die Einsicht der Bewerbungen wird dann für freigeschaltete Personen im Kundenportal ermöglicht.

 

Ausschreibung - Professuren

  • Muster/Textbausteine für Professuren sind beim Berufungsservice (=> INTERNE DOKUMENTE) abrufbar
  • Eingabe der Ausschreibung via TISS erforderlich > Sobald die Freigabe vom Rektorat erfolgt ist, wird eine Übernahme mittels Schnittstelle an eR vom FB Bewerbungsmanagement durchgeführt
  • Zentrale Publikationen (§98 Berufungen) über den FB Bewerbungsmanagement auf folgende Jobplattformen inklusive Mitteilungsblatt
    Online-Jobplattplattformen: TU Wien Jobpattform jobs.tuwien.ac.at sowie „Die Zeit/academcis.de“, „jobs.DerStandard.at“, „Academicpositions.com“, „EURAXXES“
  • Nach Beendigung der Bewerberfrist erfolgt (vom FB Bewerbungsmanagement) eine Synchronisierung vom eR an TISS, sodass ein Bewerbungsmanagement über TISS gegeben ist

 

Bitte beachten Sie diese zusätzlichen Informationen:

 

Publikation INTERNER Arbeitsmarkt

  • Grundsätzlich werden alle Ausschreibungen aus dem allgemeinen Personal, bei erfolgreicher Prüfung der Unterlagen, verpflichtend zuerst am INTERNEN Arbeitsmarkt exklusiv für Mitarbeiter_innen der TU Wien (INTRANET) publiziert
  • Bitte beachten Sie außerdem, dass Fachbereichsleiter_innen und Fachgruppenleiter_innen ebenso am internen Arbeitsmarkt ausgeschrieben werden müssen, um hier den MA_innen der TUW eine interne Karriere bieten zu können. Die Besetzung aus den eigenen Reihen schafft Anreize und ermöglicht für MA_innen Entwicklungsoptionen! (Hinweis: Das interne Weiterbildungsprogramm ermöglichen MA_innen Führungskompetenzen Kurse zu belegen)
  • Erscheinungstermin/Deadline: Erscheint wöchentlich am Mittwoch mit Deadline: Freitag der Vorwoche, 12:00

 

Publikation EXTERNEN Arbeitsmarkt

  • Allgemeines Personal: Sollte die Stelle intern nicht besetzt werden können, wird die Stelle nach Absprache am externen Arbeitsmarkt, im Mitteilungsblatt, veröffentlicht. Bei der externen Publikation werden zielgruppenspezifische Onlinemedien für die Veröffentlichung der Stelle herangezogen
  • Wissenschaftliches Personal inkl. Stud. MA_innen: Publikationen werden vom FB Bewerbungsmanagement im Mitteilungsblatt sowie auf https://jobs.tuwien.ac.at/Jobs übernommen. Weiters unterstützt Sie der FB Bewerbungsmanagement gerne bei weiteren Publikationen
  • Erscheinungstermin/Dealine: Erscheint im Mitteilungsblatt wöchentlich am Donnerstag mit Deadline: Freitag der Vorwoche, 12:00
  • Unterlagen die uns nach der Deadline erreichen, werden am Donnerstag der Folgewoche kundgemacht

 

Ab 12.4.2021 laufen Ausschreibungen für das allgemeinen Personal inkl. Lehrlinge UND wissenschaftlichen Personal inkl. Studentische Mitarbeiter_innen über den digitalen Ausschreibungsprozess. (Siehe Prozessbeschreibung unter dem Reiter: DIE AUSSCHREIBUNG)

Sollten Sie dennoch Templates für DM-Ausschreibungen, etc. benötigen, stellen wir Ihnen hier folgende zur Verfügung:

 

Weitere Informationen und Formulare finden Sie hier.

 

Die Aufgaben und Rechte des Arbeitskreises für Gleichbehandlungsfragen (AKG) ergeben sich aus dem Universitätsgesetz 2002, insbesondere aus den §§ 42 ff leg cit, dem Frauenförderungsplan, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster der TU Wien sowie dem Bundes-Gleichbehandlungsgesetz (B-GlBG),

 

Infos für Bewerber_innen

Entsprechend dem Frauenförderungsplan der TU Wien ist der Anteil von Frauen in allen Organisationseinheiten, auf allen Hierarchieebenen sowie in allen Funktionen und Tätigkeiten an TU Wien sowohl in befristeten als auch in unbefristeten Beschäftigungsverhältnissen und in Ausbildungsverhältnissen auf mind. 50 % anzuheben bzw. ist ein Anteil von 50 % zu erhalten.

In Organisationseinheiten, in denen dieser Anteil noch nicht erreicht ist, sind Bewerberinnen, die für die angestrebte Stelle in gleichem Maße geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber so lange vorrangig aufzunehmen, bis der Frauenanteil von 50 % erreicht ist, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

 

Die Ausschreibung

Ausschreibungstexte für die Besetzung von Stellen sind dem AKG unverzüglich und nachweislich vor der Veröffentlichung der Ausschreibung (am internen/externen Arbeitsmarkt der TU Wien) zur Kenntnis zu bringen. Der Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen überprüft die übermittelten Ausschreibungstexte auf ihre Übereinstimmung mit den einschlägigen Rechtsvorschriften.

Ausschreibungstexte müssen als objektive Entscheidungsgrundlage für das Aufnahmeverfahren dienen können. Daher sind alle für die zu besetzende Stelle maßgeblichen Qualifikationen (Anforderungsprofil) in den Ausschreibungstext aufzunehmen.

Ausschreibungstexte, die so allgemein gehalten sind, dass sie keine objektive Entscheidungsgrundlage für die nachfolgenden Personalauswahlverfahren darstellen, sind rechtswidrig.
Gleiches gilt für überspezifizierte Ausschreibungen, wenn der begründete Verdacht besteht, dass der potentielle Kreis der Bewerbungen zugunsten einer bestimmten Person oder zugunsten eines Geschlechts unsachlich eingeschränkt werden soll.

In diesen Fällen macht der Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen von seinem Einspruchsrecht Gebrauch.

Richtlinie zum Entfall der Wiederholung einer Ausschreibung, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

 

Informationen zu Bewerbungsgespräche

Der AKG ist über Bewerbungsgespräche, Hearings, Assessment-Center Maßnahmen, etc. nach §42 UG (6) Pkt. 3 unverzüglich in Kenntnis zu setzen.

In Aufnahmegesprächen, Hearings etc. haben frauendiskriminierende Fragestellungen (z. B. über die Familienplanung) zu unterbleiben.

Bei der Beurteilung der Eignung von Bewerberinnen dürfen keine Auswahl- oder Bewertungskriterien herangezogen werden, die sich an einem diskriminierenden, rollenstereotypen Verständnis der Geschlechter orientieren.

Weitere Informationen zu Sozial- und Genderkompetenz in Bewerbungsverfahren, etc. finden Sie auf der AKG Website: www.tuwien.ac.at/akg, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

 

Entscheidung über die Besetzung

Die aufnehmende Stelle hat den AKG schriftlich und unter Angabe der Gründe über die Auswahl einer Bewerberin_eines Bewerbers zu informieren. (Siehe Besetzungsvorschlag Begründung)

Hat der Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen Grund zur Annahme, dass die Entscheidung über die Aufnahme in ein Arbeitsverhältnis eine Diskriminierung von Bewerber_innen darstellt, ist er berechtigt Einspruch einzulegen.

 

FAQ’s:

  • Ab wann ist der AKG in das Ausschreibungsverfahren einzubeziehen?

Bei einer Ausschreibung von Stellen für das wissenschaftliches wie auch das allgemeine Universitätspersonal sind die Ausschreibungstexte inkl. Funktionsbeschreibung/Tätigkeiten dem zuständigen AKG-Mitglied, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster unverzüglich und nachweislich VOR der Veröffentlichung zur Kenntnis zu bringen.

 

  • Wann muss eine Wiederholung der Ausschreibung erfolgen?

Die aufnehmende Universitätsstelle hat nachweislich und aktiv nach geeigneten Bewerberinnen zu suchen. Weitere Informationen zum Aufnahmeverfahren sowie Formblätter zum Nachweis der Bemühung um geeignete Bewerberinnen finden Sie auf der Website www.tuwien.ac.at/akg, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster  

Eine WH-Schaltung (OHNE textliche Änderung) ist ohne neuen Durchlauf aller Instanzen möglich. Der AKG muss jedoch in Kenntnis gesetzt werden.

 

  • Wann muss ich dem AKG eine Bewerber_innenliste zur Verfügung stellen?

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist ist die Liste der eingelangten Bewerbungen dem Arbeitskreis durch die zuständige Stelle zur Kenntnis zu bringen.

Wenn Sie ein Bewerbungsverfahren über den eR Prozess gestartet haben erfolgt dies automatisch über das Kundenportal (=Einsicht der Bewerbungsunterlagen), wenn Sie einen Termin unter der Aktion: „Bewerbungsgespräch/Interview eintragen“ setzen.

 

  • Wann muss ich Bewerbungsgespräche dem AKG bekannt geben?

Werden im Zuge des Auswahlverfahrens für eine zu besetzende Stelle Auswahlgespräche mit Bewerber_innen geführt, ist die Liste der eingeladenen Bewerberinnen und Bewerber dem AKG unverzüglich zur Kenntnis zu bringen, denn der AKG hat das Recht bei Gesprächen teilzunehmen.

Zu den Bewerbungsgesprächen muss das AKG-Mitglied zeitgerecht eingeladen werden!

 

  • Was ist bei der Besetzung zu beachten?

Der Besetzungsvorschlag/das Datenblatt muss vollständig ausgefüllt u.a. dem AKG-Mitglied zur Unterschrift vorgelegt werden inkl. darin enthaltende Begründung zur Aufnahme.

 

  • Wie gehe ich mit 2./3. Gereihten auf dem Besetzungsvorschlag um?

Bei einer evtl. Absage der_des 1. Gereihten (ohne bereits erfolgter Anstellung) können Sie auf die 2. Reihung zurückgreifen. Sollte hier keine Verfügbarkeit mehr bestehen, ist eine Kontaktaufnahme mit der 3. Reihung vorgesehen. Wenn diese Person ebenso die Stelle nicht antreten möchte, muss eine WH-Schaltung gestartet werden.

 

  • Wie gehe ich mit 2./3. Gereihten auf dem Besetzungsvorschlag um, wenn die_der 1. Gereihte im Probemonat das DV auflöst?

Da man der Verpflichtung der Ausschreibung bereits nachgekommen ist, können Sie auf die_den 2./3. Gereihten ausschließlich dann zurückgreifen, wenn der 1. Gereihte innerhalb der Probezeit das DV gelöst hat. Ein Zugreifen nach dem Probemonat ist ausgeschlossen => die Ausschreibung muss neu gestartet werden.

 

Alle Bewerbungen werden online über eine Bewerber_innenmanagement Software abgewickelt - der komplette Stellenbesetzungsprozess von der Publikation der Ausschreibung bis zur Besetzung.

Eine detailierte Anleitung zur Bewerber_innenmanagement Software eR finden Sie hier:

Kurzanleitung eR, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

In dieser webbasierten Applikation arbeiten folgende Schnittstellen zusammen:

  • VR Personal & Gender > FB Bewerbungsmanagement und Personaladministration
  • Ansprechpartner_in für Ausschreibungen Organisationseinheiten/Institute
  • Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (AKG)

 

[Schnittstelle: VR P & G] FB Bewerbungsmangement

Die Anträge der Ausschreibungen werden wie beschrieben geprüft und nach Freigabe als JOB in der Bewerber_innenmanagement-Plattform gelistet und der jeweiligen „Kundin“_dem jeweiligen Kunden“, sprich Organisationseinheit/Institut, sowie dem jeweiligen AKG-Mitglied zugeordnet.

Die Ausschreibung wird in einem einheitlichen Layout direkt von der Bewerber_innenmanagement-Plattform an den internen Arbeitsmarkt sowie an das Mitteilungsblatt, an die TU Jobplattform (jobs.tuwien.ac.at) und auf zielgruppenspezifische Medien (allg. Personal) ausgespielt.

Bewerber_innen gelangen mittels eines LINKS in der jeweiligen Stellenausschreibung in das TU Wien Bewerber_inportal in dem Sie sich registrieren und Ihre Bewerbung absenden können. Die_Der Bewerber_in wird somit automatisch dem richtig gelisteten JOB in der Bewerber_innenmanagement-Plattform zugeordnet.

Alle Bewerber_innen werden in einem Kundenportal aufgelistet. Das Kundenportal wird vom FB Bewerbungsmangement für die_dem Ansprechpartner_in für Ausschreibungen [OE/Institut] freigegeben und kann dann via TU-Kudenportal aufgerufen werden.

 

[Schnittstelle] Ansprechpartner_in OE/Institut

Die_Der Ansprechpartner_in, die für die Ausschreibung der offenen Stellen verantwortlich ist, übernimmt in dieser Rolle die Koordination zwischen Institut/OE, Ihrer_m unmittelbaren Vorgesetzten und dem FB Bewerbungsmanagement via dafür vorgesehenen Kundenportal.

Aufgaben:

  • Eventuelle Aufbereitung der Bewerbungsunterlagen für den UV für das Bewerbungsgespräch
  • Auswahlverfahren in Abstimmung mit dem FB Bewerbungsmanagement
  • Auflistung der Bewerbungsgespräche und Übermittlung dessen an den AKG
    Bzw. wenn die Einsichtnahme der Bewerbungsunterlagen nicht über den eR erfolgt > Übermittlung dieser an den AKG
  • Besetzungsvorschlag - siehe "Die Besetzung"

Die_der Ansprechpartner_in für Ausschreibungen unterliegt einer Geheimhaltungsvereinbarung, die unterzeichnet vom FB Bewerbungsmanagement archiviert wird.

 

[Schnittstelle] Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (AKG) der TUW

Die Mitglieder des Arbeitskreises für Gleichbehandlungsfragen erhalten ebenso einen Zugang zum Kundenportal in der Rolle des AKG. Dh. alle Bewerber_innen der zugeteilten, freigegebenen JOBS können in diesem Kundenportal eingesehen werden.

Des Weiteren kann der AKG durch den Button: INTERVIEW ein Bewerbungsgespräch einsehen und sich aufgrund dessen in ein Bewerbungsgespräch reinreklamieren.

 

Das Bewerbungsgespräch

Bewerbungsgespräche bieten eine ideale Möglichkeit, um eine_n potentielle_n Kandidat_in näher kennen zu lernen und die bestmögliche Wahl zu treffen, um die Stelle zu besetzen. Sowohl für die_den Bewerber_in, als auch für die TU Wien ist es essentiell, sich auf ein Bewerbungsgespräch gut vorzubereiten.

Es ist wichtig, das Stellenprofil genau zu kennen. Bitte nehmen Sie dafür die für die Stellenausschreibung bereits angefertigte Funktionsbeschreibung des UV zur Hand, um bereits definierte, erforderliche Erwartungen und Kompetenzen - an die_den zukünftige_n Mitarbeiter_in - einsehen zu können.

  • Fachliche Kompetenz: Ausbildung; Kenntnisse z.B.: IT; Sprachen; Fertigkeiten; Berufserfahrung; praktische Erfahrung; interdisziplinäres Know- How
  • Methodenkompetenz: individuelle Arbeitstechniken z.B.: besondere Mess- und Prüfverfahren; Entscheidungs- und Problemlösungstechniken; Planungstechniken; Kreativitätstechniken; Gruppenarbeitstechniken; Kenntnis und Anwendung von Informations- und Kommunikationstechnologie; Projektmanagement)
  • Verhaltens-/Persönlichkeitskompetenz
  • Soziale Kompetenz
  • Führungskompetenz

Fachliche und Methodenkompetenz: sowohl fachliche Kompetenz, als auch Methodenkompetenz können evtl. aus dem Lebenslauf eruiert werden, dennoch sollte diese nochmal hinterfragt werden. Vor allem im Hinblick auf Detailfragen zu konkreten Tätigkeiten, sowie zu Fragen zur Ausbildung oder zu Projekten. Ebenso sollten die im Stellenprofil enthaltenen Kompetenzen durch entsprechende Fragen im Hinblick auf gezeigtem Verhalten abgefragt werden. Den Kompetenzkatalog mit den ausdefinierten Kompetenzen finden Sie hier, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster.

 

Weitere wichtige Informationen

  • An der TU Wien hat der AKG das Recht, an jedem Bewerbungsgespräch teilzunehmen, deshalb muss der AKG rechtzeitig über geplante Termine informiert werden. Anmerkung: Nach §42 UG (6) Pkt. 3: Dem AKG sind insbesondere unverzüglich zur Kenntnis zu bringen: […] die Liste der zu Aufnahmegesprächen eingeladenen Bewerberinnen und Bewerber -  zur informieren
  • TIPP: Anrechenbare Vordienstzeiten (VDZ) und marktkonforme Zulagen können nur durch Prüfung und Freigabe des Vizerektorats für Personal & Gender zugesagt werden! Daher bitten wir Vordienstzeiten (diese können aufgrund des vorliegenden CV und Dienstzeugnissen errechnet werden) und Gehaltsangaben in der Bewerbung VOR dem vereinbarten Bewerbungsgespräch im FB Bewerbungsmanagement prüfen und freigeben zu lassen, um mit diesen Rahmenbedingungen Termine vereinbaren sowie ins Gespräch gehen zu können
  • Bewerbungsgespräche sind meistens für einen Zeitraum von 30 bis zu 60 Minuten angesetzt. Bei höheren zu besetzenden Positionen kann ein Gespräch mit etwa 90 Minuten anberaumt werden
  • Idealweise wird das Gespräch anhand eines vorab erstellten Gesprächsleitfadens (GLF) geführt, der bei allen Kandidaten zur Anwendung kommt, um die Bewerber_innen besser miteinander vergleichen bzw. das Gespräch besser dokumentieren zu können. Gerne kann ein GLF mit dem FB Bewerbungsmanagement erarbeitet werden

Fachliche und Methodenkompetenz: sowohl fachliche Kompetenz, als auch Methodenkompetenz können evtl. aus dem Lebenslauf eruiert werden, dennoch sollte diese nochmal hinterfragt werden. Vor allem im Hinblick auf Detailfragen zu konkreten Tätigkeiten, sowie zu Fragen zur Ausbildung oder zu Projekten. Ebenso sollten die im Stellenprofil enthaltenen Kompetenzen durch entsprechende Fragen im Hinblick auf gezeigtem Verhalten abgefragt werden. Den Kompetenzkatalog mit den ausdefinierten Kompetenzen

 

TIPPS:

[DO] Der_dem Arbeitgeber_in muss bewusst sein, dass ein_e gute_r Kandidat_in mit einem interessanten Lebenslauf und Berufserfahrung heute im Zweifel die Wahl hat. Die Zeiten des sich Zurücklehnens und das Zuwarten - sprich Bewerber_innen keine raschen Rückmeldungen zu geben -  sind bei vielen Berufsgruppen nicht mehr gegeben. Daher sollte das Gespräch mit einem gut vorbereiteten Gesprächsleitfaden (dieser kann bei uns angefordert werden) sowie einer kurzen Vorstellung der TUW mit Ihren Zusatzleistungen (Fringe Benefit Katalog), öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster begleitet werden.

[DO] Auch die_der Bewerber_in soll die Möglichkeit haben Fragen zustellen bzw. Unklarheiten zu beseitigen.

[DO] Abfrage von Soft-Skills: Im Idealfall sollten sich die Fragen auf die Vergangenheit beziehen, um Verhalten in der Vergangenheit abzufragen. Auf die Zukunft gerichtete Fragen (z.B.: Stellen Sie sich eine bestimmte Situation vor. Was würden Sie tun?) rufen in der Regel soziales erwünschtes Verhalten hervor.

[DONT’s] Das Vorstellungsgespräch alleine zu führen. Es ist besser einen oder zwei Kolleg_innen zum Gespräch dazu bitten, um so eine größere Bandbreite an Meinungen zu erhalten. Mehrere Interviewer sind auch wichtig, um etwa den Halo-Effekt (sprich ein einziges Merkmal kann die Wahrnehmung einer ganzen Person und ihrer Persönlichkeit beeinflussen dh. wir bilden uns ein Urteil, obwohl wir unser Gegenüber noch gar nicht richtig kennen, das funktioniert mit positiven wie mit negativen Eigenschaften gleichermaßen) zu vermeiden.

[DONT’s] Rollenspiele sind eines der Kernelemente eines Assessment Centers und werden insbesondere eingesetzt, wenn die zu besetzende Stelle kommunikative Fähigkeiten voraussetzt. Diese Rollenspiele/ Assessment Center benötigen ausreichend Vorbereitung sowohl für die Führungskraft als auch für die_den Kandidat_in. Weiters benötigt der_die Kandidat_in genügend Vorinformation und eine kurze Vorbereitungszeit. Es bietet sich an, ein Rollenspiel mit einem Assessment Center durchzuführen.

 

Sobald die Entscheidung getroffen wurde und die_der Mitarbeiter_in feststeht, ist das TU Karriere Team mittels eR - Kundenportal zu informieren (bitte im Tool 1./2./3. Gereihten per Aktion hinterlegen) und der Besetzungsvorschlag bzw. Datenblatt (Stud. MA_innen) zu übermitteln bzw. beim 1. Gereihten als internes Dokument hochzuladen.

 

Besetzung - wissenschaftliches Personal

Bitte den Besetzungsvorschlag in den Unterschriftenlauf (inkl. AKG) - gerne per Email - bringen und dann an das Dekanat (zur Unterzeichnung Dekan_in/ upload eR) schicken!

 

Besetzung - allgemeines Personal

Bitte den Besetzungsvorschlag in den Unterschriftenlauf (inkl. AKG) - gerne per Email - bringen und dann an das Dekanat (zur Gegenzeichnung Dekan_in/ upload eR) schicken!

Anmerkung allgemeines Personal - interner Wechsel: Handelt es sich um einen interne_n Mitarbeiter_in, die_der einen Arbeitsplatzwechsel innerhalb der TU Wien anstrebt, hat zeitgerecht ein Gespräch mit der_m unmittelbaren Vorgesetzten zu erfolgen. Grundsätzlich ist das Datum des Arbeitsplatzwechsels einvernehmlich zwischen der ausschreibenden Stelle, der_dem ausgewählten Mitarbeiter_in und der Leitung des bisherigen Arbeitsplatzes festzulegen. Sollte kein Einvernehmen herzustellen sein, gilt die Kündigungsfrist analog der Arbeitnehmer_innen des KV. Weiters ist der Gehalt entsprechend der Ausschreibung abzustimmen und zu vereinbaren.

 

Besetzung - Stud. MA_innen Verwaltung und Forschung

 

Besetzung - best ager

 

Weitere Formulare zu Besetzungen (Projektassistent_innen, etc.) finden Sie im Bereich FORMULARE.

 

Um den Mitarbeiter_innen bereits ab der Stellenzusage ein Zugehörigkeitsgefühl zu vermitteln, werden folgende Maßnahmen gesetzt, die durch eine gute Abstimmung zwischen Institut/OE und der PersAdmin ermöglicht werden können.

Wir bitten Sie daher den Besetzungsvorschlag zeitgerecht, sobald die Reihung der Kandidaten feststeht, unterfertigt via Kundenportal upzuloaden (direkt bei der_dem Bewerber_in => Dokument hochladen => Kategorie "Dokument intern"), damit der darauf angemerkte gewünschte Dienstbeginn eingehalten werden kann und folgende Maßnahmen ins Laufen gebracht werden können. 

 

  • Ausstellung des Arbeitsvertrags mind. 1 Woche vor Dienstbeginn: Die Personalreferent_innen tun Ihr möglichstes, um den Vertrag nach Erhalt alle Dokumente des_der potentiellen Kandidat_in vorzubereiten damit die Unterzeichnung 1 Woche vor Dienstbeginn in der PersAdmin stattfinden kann. Zeitgleich mit dem Termin zur Vertragsunterzeichnung erhält die_der Kandidat_in eine WelcomeTasche der TUW, gefüllt mit wichtigen Informationsfoldern, Goodies, etc.
  • WelcomeEmail:
    Am ersten Tag bzw. mit Einrichtung des Email Accounts wird eine Willkommensemail vom VR Personal und Gender ausgespielt, um die_den neuen Mitarbeiter_in willkommen zu heißen bzw. über den zugehörigen Fachbereich für Personalagenden; den Aus und Weiterbildungskatalog; GetTUgether, etc. zu informieren
  • GetTUgether
    Die_der neue Mitarbeiter_in erhält eine Einladung zur Veranstaltung GetTUgether um noch mehr Einblick im Rahmen von Präsentationen und Führungen von der TUW zu erhalten

 

Weiters finden Sie hier Files, die Sie als Führungskraft oder Assistenz beim Onboarding unterstützen kann

Der Personalbereich beschäftigt sich intensiv in einem Projekt mit dem Thema Onboarding, mit unterschiedlichen Maßnahmen, sollen Aspekte des emotionalen Onboardings und des organisationalen Onboardings bearbeitet werden, sodass eine strukturierte nachhaltige Integration ins Team unterstützt wird. Hier, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster (INTRANET) finden Sie Files, die Ihnen das Onboarding erleichtern können.

 

Die Ausschreibung Recruiting+

Arbeitgeber_innen […] sind verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Menschen mit Behinderungen den Zugang zur Beschäftigung, die Ausübung ihres Berufes, den beruflichen Aufstieg und die Teilnahme an Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zu ermöglichen (§6 Abs.1 und 1a BEinstG)

Je 25 Dienstnehmer_innen ist ein_e begünstigte_r Behinderte_r zu beschäftigen.

Die TU Wien möchte Menschen mit Behinderungen den Schritt in den Arbeitsmarkt erleichtern, der gesamte Ausschreibungs- und Bewerbungsprozess für Positionen für Menschen mit Behinderungen wird vom TU- Expert_innenteam RECRUITING+ unterstützt.

Der Beirat begleitet Sie gerne im gesamten Prozess von der Ausschreibung bis zum Onboarding. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin per Email.

 

Weiterführende Links:

Richtlinie Gleichstellung Menschen mit Behinderung, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Leitfaden Beschäftigung Menschen mit Behinderung, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Wie kann ich Ausschreibungen so gestalten, dass sie auch Frauen ansprechen?

Das Bewerbungsverhalten von Frauen unterscheidet sich häufig von jenem Verhalten vieler Männer.

Es ist wichtig zu wissen, dass Frauen

  • sich eher nicht bewerben, wenn sie nicht ALLE angeführten Voraussetzungen erfüllen
  • auch bei „wünschenswert wäre“ oder „Kenntnis von Vorteil“ annehmen, dass sie diese Voraussetzung auf jeden Fall mitbringen müssen
  • auf geforderte Eigenschaften wie „flexibel“, „belastbar“, „einsatzfreudig“, „ausgeprägte Führungsqualität“, „durchsetzungsstark“, „hohe Einsatzbereitschaft“, „verhandlungsstark“, „ausdauernd“ negativ reagieren und sich eher nicht bewerben;
  • sich eher nicht bewerben, wenn eine Ausschreibung sehr knapp und vage formuliert ist, sodass Tätigkeitsbereich und benötigte Qualifikationen unklar bleiben (aber auch Männer gehen dann häufig davon aus, dass für diese Stelle schon eine Person vorgesehen ist, und dass es sich nicht lohnt, sich hier zu bewerben).

Was ist zu tun?

  • Überlegen Sie genau, welche Qualifikationen für die geforderte Tätigkeit tatsächlich UNBEDINGT vorhanden sein müssen, welche Qualifikationen rasch erlernt werden können und welche Qualifikationen gar nicht so wesentlich sind
  • Beschreiben Sie möglichst detailliert, welche Tätigkeiten (in welchem Ausmaß) eine ausgeschriebene Stelle umfasst, in welchem Umfeld sie eingebettet ist, welche Ressourcen dafür schon zur Verfügung stehen.
  • Beschreiben Sie auch das inhaltliche Umfeld der geplanten Tätigkeiten/Forschungen – also etwa Anwendungsbereiche (z.B.: Materialforschung: wofür können neue Materialien verwendet werden? Biomedizinische Grundlagenforschung: was sind die künftigen Anwendungen?
  • Wenn Sie Bewerbungsgespräche führen, seien Sie sich dessen bewusst, dass sich Männer und Frauen häufig unterschiedlich präsentieren. Typisch Mann, typisch Frau = Typisch Vorurteil sprich soziale Stereotype zählen bekanntlich zu den häufigsten Fehlbeobachtungen. Versuchen Sie daher ungeachtet dessen herauszufinden, welche Kompetenzen die Bewerber und Bewerberinnen tatsächlich mitbringen.

ZUSÄTZLICH kann in manchen Fällen noch über den konkreten Inhalt der ausgeschriebenen Tätigkeit nachgedacht werden, um auch und besonders Frauen anzusprechen.

Informationen und Muster für die Erstellung von Dienst- und Zwischenzeugnissen:

 

English:

Besetzung von Praktikant_innen und Ferialarbeitnehmer_innen:

 

(!) Bitte beachten Sie dazu unsere Corona-FAQs zum Punkt:
Dürfen Praktikant_innen oder Ferialarbeitnehmer_innen aufgenommen werden? , öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

 

Vorlagen für die Schnupperlehre:

  • Sie sind an der TU Wien beschäftigt und werden in Kürze in den Ruhestand gehen?
  • Sie hatten immer viel Freude an Ihrer Arbeit und können sich vorstellen, auch in der Pension zeitweise wieder an der TU Wien beschäftigt zu sein?

 

Dann bewerben Sie sich als best.ager der TU Wien, in dem Sie uns ein kurzes Schreiben und Ihren CV mit Ihren Tätigkeiten an der TU Wien zusenden.

Durch Ihre Bewerbung als best.ager, dh als qualifizierte_r, pensionierte_r Mitarbeiter_in der TU Wien, ermöglichen Sie es uns - bei kurzfristigen oder mittelfristigen Personalengpässen - Sie zu kontaktieren!

Die TU Wien schätzt die Arbeit, den Erfahrungsschatz und das erworbene Wissen Ihrer Mitarbeiter_innen sehr. Nutzen Sie die Chance und bleiben Sie ein Teil der Technischen Universität Wien!

Wir freuen uns auf Ihre Unterlagen!

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Artikel Freihaus: https://freihaus.tuwien.ac.at/bestager/, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

Datenblatt und Besetzung best.ager, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

 

Digitalisierung Ausschreibungsworkflow

Mit der Digitalisierung des Ausschreibungsworkflows haben wir einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung des Bewerbungsprozesses fertiggestellt.

  • Durch die Freigabe im Personal-Planungstool wird der Ausschreibungsprozess gestartet. Die Details der Personalplanung (PPNR) werden via Schnittstelle von TISS übernommen.
  • Ausgehend von diesen Planungsdaten füllt die_der direkte Vorgesetzte den Ausschreibungsantrag, die Funktionsbeschreibung, den Ausschreibungstext online in TISS aus bzw. delegiert diese Aufgabe an eine_n Mitarbeiter_in.
  • Der Freigabenprozess durch alle notwendigen Instanzen (Unmittelbare Vorgesetzte, Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen, Dekan_innen/Vizerektor_innen/Rektorin, Personaladministration und Fachbereich Bewerbungsmanagement) wird in TISS durchgeführt.
  • Der Status der Ausschreibung ist daher jederzeit gut einsehbar.
  • Auch die Übermittlung an den FB Bewerbungsmanagement erfolgt via Schnittstelle zum eRecruiter, sodass die Publikation und das damit zusammenhängende Bewerbungsmanagement eine runde Sache ergeben.

 

Kurzbeschreibung, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Präsentationen finden laufen statt. Wenn auch Sie in den Ausschreibungsprozess involviert sind bzw. Interesse an einer Vorstellung haben, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.

Kontakt: Carmen Keck
Assistentin der Vizerektorin für Personal & Gender
Leitung Fachbereich Bewerbungsmanagement

Kontakt: Rainer Grohmann-Izay
Mitarbeiter FB Campus Software Development

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Die Bewerbung der Zukunft ist eindeutig digital.

Bewerbungen per Onlineformular oder auch One-Click-Bewerbungen sind auf dem Vormarsch. Wir verabreden uns online, posten auf Social Media Plattformen und erledigen unsere Banküberweisungen online. Genauso einfach möchten sich Jobsuchende auch bewerben können, nämlich per One-Click-Bewerbung.

Im Sinne eines effizienten Bewerber_innenmanagements unterstützen wir sowohl Jobsuchende als auch Führungskräfte - von der Genehmigung einer Ausschreibung bis hin zur Durchführung.

Durch unser softwareunterstützes E-Recruiting-Tool ist eine schnelle Bearbeitung der Bewerbungen möglich. Hieraus ergeben sich zum einen kürzere Durchlaufzeiten (Time-to-hire), was wiederum zu einer positiven Candidate Experience und somit auch zu einem positiven Arbeitgeberimage führt.

Warum ist Candidate Experience ein Thema?
Der_dem Arbeitgeber_in muss bewusst sein, dass ein_e gute_r Kandidat_in mit einem interessanten Lebenslauf und Berufserfahrung heute im Zweifel die Wahl hat. Die Zeiten des sich Zurücklehnens und das Zuwarten - sprich Bewerber_innen keine raschen Rückmeldungen zu geben -  sind bei vielen Berufsgruppen nicht mehr gegeben.

Gerade in der Bewerbungsphase können negative Erfahrungen der Bewerber_innen durch z.B.: verzögerte Rückmeldungen oder eine unprofessionelle Kommunikation ausschlaggebend sein, sich negativ über die_den Arbeitgeber_in zu äußern. Weiters bewerben sich Jobsuchende mit Negativerfahrungen höchstwahrscheinlich nicht noch einmal oder sie ziehen einen Bewerbungsabbruch in Betracht, wenn ihre Zeit nicht wertgeschätzt wird oder sie den Bewerbungsprozess als zu lang empfinden.

Diese Erfahrungen werden dann mit einem großen Teil des engeren Bekannten- und Freundeskreises sowie auf Arbeitgeberbewertungsportalen (wie z.B.: kununu und glassdoor) oder über soziale Medien geteilt und öffentlich gemacht.

Zudem sind Kennzahlen wie die Zeitspanne von der Bewerbung bis zur ersten Kontaktaufnahme oder die Zeit von der Ausschreibung bis zur Besetzung, weitere mögliche Indikatoren für die Qualität der Candidate Experience. 

 

Kontakt: Carmen Keck
Assistentin der Vizerektorin für Personal & Gender
Koordinatorin TU Jobs & Lehrlinge

https://jobs.tuwien.ac.at/Jobs, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

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Kompetenzkatalog

In Ihrer Abteilung ist eine Position vakant, die Sie ausschreiben möchten. Sie setzen sich daher mit den Zielen und Anforderungen auseinander, die für diese Funktion wichtig sind, und konzipieren ein Anforderungsprofil – lesen sie im Folgenden, worauf sie achten sollten und wie Sie das Bewerbungsmanagement dabei unterstützen kann!

Unser Kompetenzkatalog , öffnet eine Datei in einem neuen Fensterhilft Ihnen bei der Analyse der benötigen Anforderungen und sorgt für einen einheitlichen Sprachgebrauch, um Qualifikationen und Kenntnisse zu ermitteln, die eine Person mitbringen muss, um eine Funktion erfolgreich auszufüllen. Er reflektiert Merkmale und Verhalten, welche heute oder zukünftig im Sinne des Funktionszieles erforderlich sind und zum Erfolg führen.

Ihr Vorteil - Sie erhalten Funktionen mit Kompetenzen, die zur Realisierung des Funktionszieles notwendig sind und können weiters Ihre Anforderungen (SOLL) mit den Ergebnisprofilen (IST) im Bewerbungsprozess vergleichen, sprich einen Kompetenzstatus ermitteln. Sollte die_der Kandidat_in einzelne geforderte Kompetenzen noch nicht gänzlich mitbringen, ist zu diskutieren, mit welchem Aufwand die_der Kandidat_in die Anforderung bald erfüllen kann, dh. welche Kompetenzen aufgebaut werden sollen. Diesem Ansatz folgend kann dann im Weiterbildungskatalog der Personalentwicklung (der wiederrum abgeglichen mit dem Kompetenzkatalog dazugehörige Seminar-Kategorien aufweist und anbietet) ein entsprechender Kurs gewählt bzw. Bildungs- und Entwicklungsmaßnahmen on-, near- bzw. off the job geplant werden.


Kontakt: Carmen Keck
Assistentin der Vizerektorin für Personal & Gender
Leitung Fachbereich Bewerbungsmanagement

https://jobs.tuwien.ac.at/Jobs, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

INFO zu den Feiertagen 13.Mai und 3.Juni 2021

Mitteilungsblatt

INFO zum Feiertag 03.06.2021 => in dieser Woche entfällt das Mitteilungsblatt
Nächstmöglicher Erscheinungstermin: 10.06.2021