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Bestellungen - Das ist wichtig!
Wichtige Informationen zur Bestellung
Bitte beachten Sie, dass Bestellungen ab einem Wert von € 1.000,- inklusive USt ausschließlich über das Team der Buchhaltung bearbeitet werden dürfen. Bestellungen unter diesem Betrag können direkt von Ihnen - ohne die Einbeziehung der Buchhaltung - vorgenommen werden.
Bestellungen - Der Workflow
Nachfolgend geben wir Ihnen einen kurzen Einblick in den Prozess des Anlegens einer Bestellung in SAP und deren weitere Abwicklung bis zur Bezahlung der zugehörigen Rechnung.
- Das Anlegen einer Bestellung in SAP und die Erfassung der zugehörigen Rechnung erfolgt im REB - dem Rechnungseingangsbuch - und wird von unserem Buchhaltung-Team durchgeführt.
- Anschließend durchläuft die Bestellung einen Prüf- und Freigabeprozess: es erfolgt eine sachliche Prüfung und die Freigabe durch die Anweisungsberechtigten.
- In der Quästur erfolgt nochmals eine umfassende Prüfung: steuerrechtliche und rechnungsrelevante Teile (korrekte Rechnungsadresse und andere Merkmale einer Rechnung) werden auf Richtigkeit geprüft. Auch die Freigabe oder Ablehnung einer Rechnung erfolgt in der Quästur.
- Zum Abschluss erfolgt der Ausgleich der Rechnung.
Detaillierte Informationen zum Prozess der Verbuchung von Eingangsrechnungen findet man auf der Homepage der Quästur.
Infos zum Zahllauf
Der Zahllauf erfolgt jeweils Montag und Donnerstag um ca. 13.00 Uhr.
Hinweis: Zahlungsbestätigungen können bei Bedarf in der Quästur angefordert werden: zahlungsverkehr@tuwien.ac.at
Einkäufe bei Amazon sind ausschließlich über den offiziellen Amazon Business Account der TU abzuwickeln.
Bestellungen über andere TU-Accounts oder private Amazon-Accounts sind nicht zulässig. Dies gilt insbesondere für:
- nachträgliche Refundierungen
- Privatkäufe mit anschließendem Kostenersatz
- Käufe im Auftrag externer Personen
Bitte stellen Sie sicher, dass sämtliche Amazon-Bestellungen ordnungsgemäß über den zentralen Business-Account erfolgen. An unserem Institut ist dazu Eva Laimer Ihre Ansprechpartnerin.
Abwicklung von Amazon-Bestellungen
Um eine reibungslose Bearbeitung sicherzustellen, beachten Sie bitte folgende Schritte:
1 - Für die Bestellung werden folgende Informationen benötigt:
- Genaue Produktbezeichnung bzw. Link zum Produkt
- Menge
- Lieferadresse
- Innenauftrag (Kostenstelle)!
2 - Bestellanforderungen senden Sie bitte per E-Mail an:
3 - Bitte beachten:
- Nicht alle Produkte über den Amazon Business Account sind frei bestellbar. Bestimmte Warengruppen oder Artikel können aus Compliance- oder Beschaffungsgründen blockiert sein. In solchen Fällen erfolgt eine entsprechende Rückmeldung.
OMS - Ordering Management System
Das Ordering Management System ist eine Bestellplattform für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fakultät für Technische Chemie.
Hier können Chemikalien, Laborbedarf und Verbrauchsmaterialien bestellt werden. Zudem sind relevante Informationen sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Bestellungen über das OMS aufbereitet.
Bitte achten Sie bei Bestellungen, die über das OMS-System getätigt werden, stets auf die korrekte Angabe der Innenauftragsnummer bzw. Kostenstelle.
Diese Informationen finden Sie in der Maske des OMS rechts oben. Dort können Sie die entsprechende Kostenstelle bequem aus einem Drop-Down-Menü auswählen.
Die korrekte Angabe ist besonders wichtig, da die Rechnungen für Bestellungen über OMS direkt an unsere Buchhaltung weitergeleitet werden. Nur so können diese ordnungsgemäß bearbeitet und gebucht werden.
Detaillierte Informationen zum OMS finden Sie im Kapitel Chemikalienbestellung im Bereich der Technischen Services unseres Instituts.