Bestellungen - Der Workflow

Nachfolgend geben wir Ihnen einen kurzen Einblick in den Prozess des Anlegens einer Bestellung in SAP und deren weitere Abwicklung bis zur Bezahlung der zugehörigen Rechnung.

  1. Das Anlegen einer Bestellung in SAP und die Erfassung der zugehörigen Rechnung erfolgt im REB - dem Rechnungseingangsbuch - und wird von unserem Buha-Team durchgeführt.
  2. Anschließend durchläuft die Bestellung einen Prüf- und Freigabeprozess:  es erfolgt eine sachliche Prüfung und die Freigabe durch die Anweisungsberechtigten.
  3. In der Quästur erfolgt nochmals ein umfassende Prüfung: steuerrechtliche und rechnungsrelevante Teile (korrekte Rechnungsadresse und andere Merkmale einer Rechnung) werden auf Richtigkeit geprüft. Auch die Freigabe oder Ablehnung einer Rechnung erfolgt in der Quästur.
  4. Zum Abschluss erfolgt der Ausgleich der Rechnung. 

 

Detaillierte Informationen zum Prozess der Verbuchung von Eingangsrechnungen findet man auf der Homepage der Quästur.

 

Hinweis zu Bestellungen über OMS

Bei Bestellungen, die über OMS erfolgen ist folgendes zu beachten:

Wichtig ist, die korrekte Angabe der Innenauftragsnummer / Kostenstelle. Diese ist in der Maske des OMS rechts oben abgebildet. Hier kann in einem Drop-Down Menü die entsprechende Kostenstelle ausgewählt werden. Dies ist insofern wichtig, als die Rechnungen für Bestellungen die über OMS erfolgen, direkt an unsere Buchhaltung gesendet und hier bearbeitet und gebucht werden. 

 

Infos zum Zahllauf

Der Zahllauf erfolgt jeweils Montag und Donnerstag um ca. 13.00 Uhr.

 

Hinweis: Zahlungsbestätigungen können bei Bedarf in der Quästur angefordert werden: zahlungsverkehr@tuwien.ac.at