Ziel: Pandemiemanagement, ermöglichen einer raschen Kontrolle des Corona-Status
Der TISS G-Nachweis erlaubt seit 13.09.2021 einen einfachen und sicheren Zutritt zu den TU-Gebäuden in 2 Schritten:
1. Hochladen des Grünen Pass in TISS
2. Vorweisen des TISS-Zutritts-Screens am Smartphone beim Eingang des Gebäudes
Der Sicherheitsdienst überprüft vor Ort die Gültigkeit des G-Nachweises am Smartphone mithilfe eines speziellen TISS-Zutritts-Screens. Dieser Screen zeigt den Namen des eingeloggten Users, das Foto des Users und den G-Status. Dabei werden keine personenbezogenen Daten aus dem Grünen Pass gespeichert, sondern nur das errechnete Gültigkeitsdatum.
Um nach dem Vorweisen des G-Nachweises rasch auch noch den Gebäudezutritt registrieren zu können, wurde der Zutritts-Screen einem Redesign unterzogen. Unter der Anzeige des G-Status wird nun ein Button angezeigt, über den direkt der TISS-Scanner für das Kontaktpersonenmanagement aufgerufen werden kann.
Der G-Nachweis und das Kontaktpersonenmanagement haben 2021 wesentlich dazu beigetragen, ein sicheres Arbeiten an der TU Wien zu ermöglichen.
Ziel: Effizienzsteigerung bei Konferenzadministration, Digitalisierung Forschung, Attraktivierung digitales Bezahlsystem
Konferenzservice
Gemeinsam mit der Abteilung Finanzen wurde ein Service für die Administration von wissenschaftlichen Konferenzen implementiert und mittlerweile auch in einem Pilotversuch eingesetzt. Durch eine Kooperation mit der Firma Conftool konnte eine nahtlose Integration unseres Bezahlservice TUpay in die beliebte Konferenzmanagement-Software erreicht werden. Nach einer entsprechenden Konfiguration von Conftool werden die notwendigen Parameter automatisch von Conftool an die TU Wien übertragen. Nach der Bekanntgabe der relevanten SAP-Innenaufträge kann das Konferenzservice eingesetzt werden. Die Zahlungen werden dann automatisch auf die angegeben Innenaufträge gebucht. Die ersten Konferenzen werden bereits in Kooperation mit der Firma Conftool über das TU-E-Paymentsystem abgewickelt (wenn Sie pandemiebedingt nicht gerade verschoben werden...).
Wenn Sie auch unseren Konferenzservice einsetzen wollen, wenden Sie sich bitte an Roman Ganhör (roman.ganhoer@tuwien.ac.at)!
Neue Zahlungsart
Unser digitaler Bezahlservice wurde um eine Zahlungsart erweitert. Neben Visa/Mastercard ist nun auch die Zahlung mittels Diners Club möglich.
Ziel: Verbesserung der Accessibility für pdf-Dokumente, Umstellung der Validierung von studienbezogenen Dokumenten auf Amtssignatur
https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.en
https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.en
Es wurde 2021 die Grundlage für zwei wesentliche Verbesserungen im Bereich von digitalen Dokumenten implementiert: Die automatisierte Erstellung von barrierefreien Dokumenten im Bereich Studium sowie die Aufbringung der Amtssignatur auf diesen Dokumenten.
Barrierefreiheit
Die automatisierte Erstellung der Zeugnisse im TISS "Student Self Service" wurde technisch für pdf-Dateien hergestellt. Dazu wurde die Software "pdfreactor" angeschafft und die Zeugnisse barrierefrei umgestaltet. Der Release dieser Arbeiten erfolgt im Jänner 2022. Weitere automatisch generierte PDF befinden sich in der Neugestaltung.
Amtssignatur
Zusätzlich wurde für die studienbezogenen Dokumente ein Amtssignatur-Service implementiert. Mit diesem können einerseits Bescheide in der Studienabteilung und Dokumente der Academy for Continuing Education mit einer Amtssignatur versehen werden. Andererseits werden auch kontinuierlich die Dokumente für Studierende in TISS automatisiert mit einer Amtssignatur versehen. Da die aktuelle Version der Amtssignatur per Design den Zeitpunkt der Signierung nicht einbettet (Zeitstempel), wurde zur zusätzlichen Absicherung eine Veröffentlichung des Signaturen-Hashes und dem zugehörigen Zeitstempel auf github implementiert.
Ziel: Digitales Angebot für Studierende, Verwaltungsvereinfachung, Entlastung Fachabteilung
Als Kostenersatz für die Registrierungsgebühr bei Aufnahmeverfahren wurden Papier-Gutscheine durch digitale Gutscheine abgelöst. Gründe dafür waren einerseits die Notwendigkeit der persönlichen Abholung durch die Studierenden, das Risiko des Verlusts des Gutscheins und die umständliche Verwaltung dieses analogen Prozesses für die Studienabteilung.
Statt der Abholung eines Papiergutscheins können nun Personen, die aufgrund eines Reihungstests eine Studienplatzzusage erhalten haben, einen PDF-Gutschein herunterladen, ausdrucken und einlösen. Dadurch konnte die Studienabteilung von der manuellen Bearbeitung der analogen Papiergutscheine entlastet und eine größere Flexibilität für die Studierenden erreicht werden.
Ziel: Moderner Recruitingprozess, digitale Transformation des Prozesses, Verwaltungsvereinfachung
Der Prozess zur Berufung von neuen Professuren soll umfassend digital unterstützt werden: Von der Sondierung und Ausschreibung über die Einholung von Gutachten, der Unterstützung der Berufungskommission, bis zum Kandidat_innen-Hearing und -Auswahl. So sollen einerseits ein einheitlicher, qualitätsgesicherter Prozess und andererseits die Compliance mit den bestehenden Datenschutzanforderungen garantiert werden. Dabei sind neben TISS mehrere IT-Systeme der TU Wien beteiligt, wie z.B. e-Recruiter und das Personalplanungstool. Die erste Phase des Projekts digitaler Berufungsprozess bestand aus der digitalen Unterstützung der Online-Bewerbung (durch e-Recruiter) und der Verwaltung von Bewerber_innen in TISS.
Als nächster Schritt wurde ermöglicht, dass externe Gutachter_innen in den TISS Prozess eingebunden werden können. Dazu kann vom Dekanat ein Gastaccount für die_den Gutachter_in erstellt und eine Einladung per Mail verschickt werden. Mit diesem Zugang können die Gutachter_innen auf das relevante Berufungsverfahren zugreifen und ihre Gutachten über die Bewerbungen abgeben.
Als letzten großen Meilenstein der Priorität 1 Themen des digitalen Berufungsprozess wurde der Subprozess vor der Stellenausschreibung implementiert. Dieser Teilbereich enthält die Einleitung des Prozesses durch das Dekanat, das Festlegen eines Sondierungsausschusses, und die Erstellung des Ausschreibungstexts.
Ziel: Bessere Übersicht über die offenen Tasks in der TISS-Projektdatenbank, Effizienzsteigerung
Eine neue Übersicht in der TISS-Projektdatenbank ermöglicht den Überblick über alle offenen Aufgaben zu den aktuellen Projekten des eingeloggten Users und die bekannte Projektübersicht, Sammelinnenauftragsübersicht. Abhängig von der TISS-Rolle innerhalb der Projektdatenbank können auch noch weitere Aufgaben angezeigt werden, z.B. Projektbewertung, Kostenersatz bzw. Projektabschluss. Zusätzlich können alle Projekte der zugeordneten Organisationseinheiten eingesehen werden - dieser Bereich ist v.a. für Organisationseinheitenleiter_innen relevant. Bisher war es nicht auf einen Blick zu erkennen, welche Tätigkeiten in den einzelnen Projekten derzeit offen sind. Die neue Ansicht „Meine Tasks“ stellt nun übersichtlich die offenen Tasks (Aufgaben) nach TISS-Rollen dar.
Dieser neue Informationsbereich soll vor allem den Ablauf der Genehmigung transparenter darstellen und „Staus“ verhindern. Dem User soll auf einem Blick ersichtlich sein, was zu tun ist und welche Projekte derzeit aktiv sind.
Ziel: Effiziente Erstellung eines Data Management Plans für Forschungsprojekte
Ein Data Management Plan (DMP) bezeichnet ein Dokument zur Beschreibung des Lebenszyklus von Daten (insbesondere Forschungsdaten) von der Erhebung bis zur Archivierung, einschließlich aller Maßnahmen, die gewährleisten, dass die Daten verfügbar, nutzbar und nachvollziehbar (verständlich) bleiben. Förderorganisationen sehen inzwischen auch die in den geförderten Projekten gewonnenen Daten als wertvolle Ressource an. Sie verlangen daher von den Antragstellern eine Aussage darüber, wie diese mit den im beantragten Projekt gewonnenen Daten verfahren werden. Diese Aussage wird im Rahmen eines Data Management Plans getroffen.
Im Rahmen des BMBWF Digitalisierungsprojekts Fair Data Austria, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster wurde eine erste Version eines digitalen Tools für die automationsunterstützte Erstellung eines DMPs entwickelt. Dazu wurde eine völlig neue Applikation mit state-of-the-art Technologien gemeinsam mit Kolleg_innen der TU Graz implementiert. Die Anwendung wurde mit starkem Fokus auf Integrierbarkeit in die universitäten (FIS/CRIS-) Systeme entwickelt. In der ersten Version des DMP-Tools können bspw. Personendaten und Projektdaten aus TISS bezogen werden.
Besonderes Augenmerk wurde bei der Entwicklung auf die Möglichkeit zur Weitergabe an andere Universitäten gelegt. So wird das Kernmodul des DMP-Tools 2022 open-source veröffentlicht werden. So können andere Universitäten auf dieses Kernmodul aufbauen und müssen nur mehr die universitätsspezifischen Teile selber programmieren.
Ziel: Neues System zur Erfassung der Publikationsleistungen, Prozessoptimierung
Mit dem Produkt "publications" wird die aktuelle Publikationsdatenbank als führendes System für die Erfassung der Publikationsleistung an der TU Wien abgelöst. Die Grundlage der Implementierung bildet das open-source Tool "dspace", das für den Einsatz an der TU Wien erheblich erweitert wurde. Mit publications wird das Ziel verfolgt, internationale Standards im Bereich der Publikations-Repositorien zu erfüllen, die Erfassung von Publikationen für den User so einfach wie möglich zu machen (Integration ORCID, DOI, ...), Reviewing-Prozesse transparent und effizient zu gestalten und die Erstellung der Wissensbilanz bestmöglich zu unterstützen.
Im 4. Quartal 2021 konnte ein Pilotbetrieb mit ausgewählten Forschungseinheiten gestartet werden. Auf Basis der Rückmeldungen aus diesem Pilotbetrieb werden letzte Verbesserungen für eine Version 1 des Produkts publications umgesetzt. Das Roll-out für die gesamte TU Wien ist für das Jahr 2022 angesetzt.
Ziel: Digitaler Abrechnungsprozess, Effizienzsteigerung, Erhöhung der Datenqualität
Ziel des BMBWF-Digitalisierungsprojekts RIS synergy, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster ist die Digitalisierung und Effizienzsteigerung der administrativen Betreuung von Forschungsprojekten, sowie die Erhöhung der Datenqualität und Transparenz für Forschungsstätten, Fördergeber und öffentliche Stellen (national wie international). Dies wird über einen Datenaustausch zwischen diesen Organisationen mittels standardisierter, offener Schnittstellen erreicht.
Die Schnittstelle zur Übertragung der Projektfinanzdaten zum FWF wurde im 3. Quartal 2021 produktiv gesetzt. Bis zum 30.9.2021 konnten die Universitäten erstmalig die Jahresabrechnungen 2020 der §27 Projekte über die neue Finanzdatenschnittstelle direkt aus dem internen SAP-System an den FWF übermitteln.
Diese Produktivstellung und die damit verbundene erste Übermittlung von Echtdaten zwischen Universitäten und Fördergeber stellt einen Meilenstein im RIS Synergy Projekt dar. Das CSD hat eine REST-Schnittstelle für die TISS-Projektdatenbank entwickelt, über die das Uni-SAP Daten für diese Übermittlung automatisiert bezieht. Nach zahlreichen SAP-Schnittstellen, die Daten für TISS bereitstellen, ist dies nun die erste Schnittstelle, über die in die andere Richtung Daten bezogen werden. Auf diese Erfahrung kann in Zukunft für weitere Services aufgebaut werden.
Ziel: Verbessertes Angebot für Online-Lehre, Integration Video in TUWEL
Im letzten Jahr konnten zwei weitere Produkte zur Verfügung gestellt werden, die eine noch effizientere Erstellung von multimedialen Inhalten für die Online Lehre ermöglichen.
LectureTube Studio
Als Erweiterung des bisherigen LectureTube Angebots, mit dem Videos im Hörsaal aufgezeichnet oder gestreamt werden können, ist es mit LectureTube Studio möglich, Videos von überall aus zu erstellen. Videos können direkt vom Browser des Computers oder Smartphones erstellt werden. Lehrende sind dadurch an keinen Ort oder an ein spezielles Gerät mehr gebunden.
LectureTube Studio umfasst
- Aufnahme des Bildschirms
- Erfassung des Kamerabildes
- Aufzeichnung des Audiosignals
- Zuschneiden der Videos (vorne und hinten)
- Download des aufgenommenen Videos
- Auswahl einer Vorlesungsserie
- Upload des Videos in LectureTube
- Automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald das Video verfügbar ist
LectureTube Upload
Mittels LectureTube Upload können selbst aufgenommene Lehrvideos eigenständig direkt über TUWEL in eine LectureTube Serie hochgeladen und per TUWEL Kurs den Studierenden zugänglich gemacht werden.
LectureTube Upload umfasst:
- Integration in TUWEL
- Automatische Auswahl einer Vorlesungsserie über den gewählten TUWEL Kurs
- Upload des Videos in LectureTube
- E-Mail-Benachrichtigung sobald das Video verfügbar ist