Die Studien-VoR-Phase soll allen Studieninteressierten als Entscheidungshilfe für ein Studium, sowie auch als Vorbereitung für den Einstieg in das gewählte Studium dienen. Aufgrund der zeitlichen Rahmenbedingungen musste die Umsetzung sehr rasch erfolgen, die Herausforderung war eine beachtliche. Trotz dieser erschwerten Bedingungen konnte gemeinsam mit Kolleg_innen des Zentrums für strategische Lehrentwicklung, des Teaching Support Centers und aus den Fakultäten eine qualitätsvolle und zeitgerechte Umsetzung erreicht werden. Für die Studienwerber_innen wurde eine zentrale Plattform geschaffen, in der alle Formen der VoR-Phase abgebildet wurden: Eignungsüberprüfungen, Aufnahmeverfahren und Auswahlverfahren. Die VoR-Phase konnte anhand einer ToDo-Liste abgearbeitet werden, am Schluss stand ein Code, mit dem die Zulassung zum Studium in der Studienabteilung durchgeführt werden konnte. Die unterschiedlichen Anforderungen der Fakultäten an die VoR-Phase konnten durch das Zentrum für strategische Lehrentwicklung in einem zentralen Administrationsbereich konfiguriert werden. Durch den gewählten modularen Aufbau der Implementierung wurde eine nachhaltige Architektur geschaffen, mit der auch auf zukünftige Änderungen der VoR-Phase effizient reagiert werden kann.

Der Prozess zur Berufung von neuen Professuren soll umfassend digital unterstützt werden: Von der Sondierung und Ausschreibung über die Einholung von Gutachten, der Unterstützung der Berufungskommission, bis zum Kandidat_innen-Hearing und -Auswahl. So sollen einerseits ein einheitlicher, qualitätsgesicherter Prozess und andererseits die Compliance mit den bestehenden Datenschutzanforderungen garantiert werden. Dabei sind neben TISS mehrere IT-Systeme der TU Wien beteiligt, wie z.B. e-Recruiter und das Personalplanungstool. Die erste Phase des Projekts digitaler Berufungsprozess besteht aus der digitalen Unterstützung der Online-Bewerbung (durch e-Recruiter) und der Verwaltung von Bewerber_innen in TISS. Aktuell werden gerade fünf Ausschreibungen über das neue System abgewickelt. Die in Entwicklung befindliche Phase 2 beinhaltet die Einbindung von externen Gutachter_innen in den Berufungsprozess.

Mit dem eRecruiter steht seit einiger Zeit eine professionelle Software für die Ausschreibung von neuen Stellen an der TU Wien zur Verfügung. Die Prozessschritte von der Bedarfsfeststellung bis zum eRecruiter wurden bisher jedoch über Formulare umgesetzt, wo teilweise die selben Daten mehrmals angegeben werden mussten und der Prozessstatus nicht immer klar war. Ende 2019 konnte die Umsetzung in TISS und dem Personalplanungstool des Department für Finanzen produktiv gestellt werden, die den Prozess von der Idee bis zum eRecruiter durchgehend digital abbildet. Beginnend im Personalplanungstool werden die budgetären Eckdaten der neu auszuschreibenden Stelle zunächst definiert und per Knopfdruck nach TISS übertragen. Dort können nun alle für die Ausschreibung notwendigen Daten im mehreren Schritten eingegeben werden. Um immer den Überblick zu bewahren, ist es dort auch möglich, sich eine Vorschau generieren zu lassen, wie die Ausschreibung schlußendlich im eRecruiter aussehen wird. Von der ausschreibenden Organisationseinheit geht der Prozess dann durch alle beteiligten Freigabestellen, bis die Daten dann über eine Schnittstelle direkt in den eRecruiter übertragen werden. Dort wird die Ausschreibung dann wie gewohnt durch den Fachbereich Bewerbungsmanagement veröffentlicht.

Im Rahmen der endgültigen TUWIS Ablöse im Jahr 2017 wurde auch der Prozess zur Übernahme von Lehrbeauftragten und (damals noch) Tutor_innen in TISS nachimplementiert. Aus Zeitgründen wurde damals entschieden, dass der Prozess selbst nicht überarbeitet wird. Dadurch erfolgte die Übernahme der Lehrbeauftragten und Tutor_innen von TISS in SAP weiterhin umständlich über Einspielung von .csv-Dateien. Das Ziel für die nächste Projektphase war die Implementierung einer Direkteinspielung über Schnittstellen, begleitet von einem umfangreichen Datenabgleich um Datenkonflikte direkt lösen zu können bzw. gar nicht erst entstehen zu lassen.

Die Erfassung der Lehrbeauftragten und studentischen Mitarbeiter_innen in der Lehre erfolgt an der TU Wien dezentral durch die Institute. Die Qualitätssicherung der eingegebenen Daten erfolgt zentral durch den Fachbereich Lehrbeauftragte und Zeitwirtschaft. TISS bietet dafür optimale Unterstützung durch ein übersichtliches Dashboard mit allen zu übertragenden Personen und eine tiefe Integration zwischen TISS und SAP. Dadurch kann auf mögliche Probleme beim Übertragen nach SAP frühzeitig reagiert werden. So kann bspw. jede einzelne Übertragung nach SAP zunächst in einem Testlauf überprüft werden. SAP-seitig werden die Personendaten automatisiert in die relevanten SAP Module und Infotypen eingespielt. Die Implementierung der digitalen Unterstützung dieses komplexen Geschäftsprozesses ist Ergebnis einer langjährigen, stetigen Weiterentwicklung und konnte nun erfolgreich abgeschlossen werden.

Im Rahmen des Projekts PDB Plus werden zahlreiche Punkte der TISS Projektdatenbank rundum erneuert. Die bisherige Lösung muss aufgrund von den zahlreichen neuen Anforderungen neu gestaltet werden. Folgende Punkte wurden im Jahr 2019 bearbeitet:

• Projektantragsanlage - die Governance der TU Wien sieht vor, dass jeder Projektantrag in der TISS Projektdatenbank eingegeben werden muss. Um dies so leicht wie möglich zu machen, haben wir die dafür notwendigen Stammdaten auf ein Minimum reduziert.

• Fragenkatalog - neben den Stammdaten des Antrags werden zusätzliche Information über einen Fragenkatalog abgefragt, wie etwa mögliche Interessenskonflikte oder ethische Fragen zu Forschungsdaten.

• Antragsbewilligung einreichen und Kalkulation einreichen

• Antrag durch User mit Freigabeberechtigung prüfen

• Eingabe und Administration der Geld- und Fördergeber

Um diese umfangreichen Änderungen korrekt abbilden zu können, haben im letzten Jahr laufend Workshops mit Stakeholdern aus den Fachbereichen VR Forschung, FTS, EIFS, IO, Projektcontrolling, Controlling, Personaladministration, Förderberatung und Wirtschaftskooperationen sowie Power User aus Instituten stattgefunden. Die Klärung und Definition fachlicher Abhängigkeiten (und auch Begriffe) in der Prozesskette war die größte Herausforderung. Das „Verstehen“, warum Informationen benötigt werden, ist sicherlich der größte Gewinn dieser Workshops. Im Rahmen eines partizipativen Prozesses wurden gemeinsam festgelegt, ob eine Funktion in Zukunft noch notwendig ist, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden und welche Prioritäten bei der Umsetzung gesetzt werden sollen. Sobald ein Teil weiterentwickelt wurde, konnte dieser getestet werden. Das Feedback wurde für die nächste Iteration eingearbeitet.

Aktuell werden die Implementierungsarbeiten finalisiert. Wir hoffen, dass wir die Neuentwicklungen bald für alle zur Verfügung stellen können!

Der zentrale e-Payment Service der TU Wien wird immer stärker genutzt. Mit dem EDV-Labor der Fakultät für Architektur und Raumplanung wurde ein weiterer Webshop an das e-Payment Service TUpay angeschlossen. Bisher konnte Guthaben für das Druck- und Plottservice nur über Bargeldautomaten aufgeladen werden. Nun können Kund_innen per e-Payment ihr Guthaben erhöhen, die Bargeldtransaktionen fallen weg.

Neben dem Ausbau der angeschlossenen Webshops stand vor allem das Thema Automatisierung im Vordergrund. Zusammen mit dem Department für Finanzen wurde ein Prozess erarbeitet, um die Online Transaktionen und den dazugehörenden Zahlungseingang, sowie die Vergebührung automatisiert in SAP zu verbuchen. Dieser hohe Automatisierungsgrad ermöglicht eine effiziente Verwaltung der Online-Zahlungen und stellt eine echte Innovation im e-Payment Bereich dar.