Liebe Kolleg_innen,

die neuen Funktionen von SAP Services als Nachfolgeapplikation von ESS wurden für die ersten Organisationseinheiten mit 1. August frei geschaltet (siehe Umstellungszeitpunkte). Für jene Fakultäten, Institute und Abteilungen, die mit 1. August umgestellt wurden, wird ESS nur noch bis Ende September verfügbar sein. Für jene, die mit 1. Oktober umgestellt werden, funktioniert ESS noch bis 18. Oktober, für jene, die mit 5. November umgestellt werden, noch bis 15. November. Danach funktionieren die Prozesse für Abwesenheiten, Ausgangsrechnungen, Assistenz und Reisen nur mehr über SAP Services.

Aufgrund einiger Rückfragen möchten wir nochmals die wichtigsten Punkte zusammenfassen.

Neue Funktionen in SAP Services:

• Abwesenheiten: Erholungsurlaub und Sonderurlaub erfassen, Urlaubskontingent einsehen, Entgeltbelege einsehen
• Reisemanagement: Reisen erfassen und abrechnen, auch stellvertretend
• Service Funktionen: eigenen SAP E-User entsperren und Passwort zurücksetzen
• Instandhaltungsmeldung an GUT anlegen
• Antrag Ausgangsrechnungen
• Assistenzfunktion: wird unter „Einstellungen“ in SAP Services eingetragen

Die Funktionalität der Urlaubs- und Reiseprozesse bleibt weitgehend unverändert. Urlaube müssen jedoch zukünftig selbst eingetragen werden, eine stellvertretende Erfassung ist nicht mehr möglich. Zu Reisen und zum neuen Ausgangsrechnungsworkflow finden laufend Informationsveranstaltungen statt, wozu die Sekretariate und SAP User vor der Umstellung eingeladen werden bzw. bereits eingeladen wurden. Zur Dokumentation Reisen und Ausgangrechnungsworkflow über SAP Services, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

Was ist die Assistenzfunktion?

Leiter_innen sehen Urlaube, Reisen und Finanzdaten ihrer Abteilung/Bereich/Gruppe automatisch und können diese Rechte in SAP Services selbstständig an eine Assistenz weitergeben. Die Rechte, die in ESS über die Sekretariatsrolle abgebildet waren, können in SAP Services über die Assistenzfunktion von jede_r Leiter_in selbstständig vergeben werden.

Zur Auswahl für die Übernahme der Assistenzfunktion stehen alle Personen, die dem Servicebereich des Instituts/ der Abteilung (50er Bereich EXXX-50 bzw. EXXX-50-X) zugeordnet sind. Anderen Personen kann die Assistenzfunktion nicht zugeordnet werden.

Nach der Zuordnung zum Servicebereich des Instituts müssen die Assistent_innen aktiv von den Leiter_innen in SAP Services eingetragen werden. Dies kann jedoch erst ab dem Umstellungszeitpunkt (siehe unten) erfolgen.

In der Dokumentation_SAP_Services_Assistenzfunktion, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster ist die Einrichtung der Assistenzfunktion in SAP Services detailliert beschrieben und auch Kurzinformationen zum Urlaubs- und Reiseworkflow enthalten.

Vorgehensweise Personalzuordnung Servicebereich des Instituts/ der Abteilung

• E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter_innen der Personaladministration durch den_die Institutsvorstand bzw. Abteilungsleiter_in
• Allgemeines Personal: https://www.tuwien.at/tu-wien/organisation/zentrale-services/personal-administration/fb-allgemeines-personal/team/
• Wissenschaftliches Personal: https://www.tuwien.at/tu-wien/organisation/zentrale-services/per-sonaladministration/fb-wissenschaftliches-personal/team/
• Inhalt der E-Mail:
  • Personenname und Personalnummer
  • Welchen Prozentsatz der Kosten dem Servicebereich des Instituts/ der Abteilung (50er-Bereich – EXXX-50) zugeordnet werden soll (0-100%).
  • Es können Personen auch nur organisatorisch, ohne Kostenzuordnung (0%) dem Bereich EXXX-50 zugeordnet werden.
  • Eine rein organisatorische Zuordnung oder eine Kostenzuordnung unter 50% führt zu keiner Änderung des_der Dienstvorgesetzten.

Assistenzprofile

Die Aufgaben sind in unterschiedliche Profile eingeteilt. (Details siehe Dokumentation)

• Profil Reise/Abw.
• Profil Reise/Abw. Plus
• Profil TUinsight

Umstellungszeitpunkte

• IH Meldung, Ausgangsrechnungsworkflow, Reisen und Abwesenheiten inkl. Assistenzfunktion
  • Fakultäten AR, BI, PH, Zentrale Einheiten: 1. August 2019, ESS ist nur mehr bis Ende September verfügbar.
  • Fakultäten INF, MG, TC: 1. Oktober 2019
  • Fakultäten ETI, MWB: 5. November 2019
• Assistenzfunktion TUinsight Berechtigung:
  • Für alle Herbst 2019 – Details folgen

Zugang SAP Services

https://sap.tuwien.ac.at, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

Anmeldung über das TU Intranet Portal (TU Authentifizierung)

Bei Fragen wenden Sie sich bitte per Mail an sap-support@tuwien.ac.at. Während der Betriebszeiten der die SAP Hotline erreichen Sie den SAP Support auch unter der DW 407890