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Info-Mail 02/2022

Innerbetriebliche Verrechnungen über SAP Services, De minimis Erklärungen – Förderungen Vienna Convention Bureau, Amazon Business Account – zeitgerechte Erfassung, Spenden und Sponsoring

Themen:

  1. Innerbetriebliche Verrechnungen über SAP Services
  2. De minimis Erklärungen – Förderungen Vienna Convention Bureau
  3. Amazon Business Account – zeitgerechte Erfassung
  4. Spenden und Sponsoring

1. Innerbetriebliche Verrechnungen über SAP Services

Wir freuen uns, Sie über unseren nächsten Digitalisierungsschritt informieren zu können. Seit 1.7.2022 ist die Beantragung von innerbetrieblichen Verrechnungen über SAP Services möglich.

Ablauf des Workflows:

  • Die Innerbetriebliche Verrechnung ist in SAP Services im Menüpunkt „Finanzen“ zu finden.
  • Ausfüllen des Antrages durch die fordernde Stelle und starten des Workflows
  • Prüfung des Antrags und Ergänzung des Innenauftrages durch die_den Sachbearbeiter_in der zahlenden Organisationseinheit
  • Freigabe Anweisungsberechtigte_r der fordernden Organisationseinheit
  • Freigabe Anweisungsberechtigte_r der zahlenden Organisationseinheit
  • Prüfung und Verbuchung in SAP durch die Quästur
     

Wir weisen darauf hin, dass das PDF-Formular für Innerbetriebliche Verrechnungen auf der Website der Quästur nur mehr bis 31.8.2022 zur Verfügung steht und nur bis zu diesem Zeitpunkt verarbeitet wird.
Ab 1.9.2022 kann nur mehr der digitale Prozess über SAP Services erfolgen.

Eine Dokumentation finden Sie auf der Website Finanzen unter innerbetriebliche Verrechnung über SAP Services, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

2. De minimis Erklärungen – Förderungen Vienna Convention Bureau

Seit 1. Juli 2022 sind wieder Einreichungen für den „Vienna Meeting Fund 2022-2024“ möglich. Für Veranstaltungsanträge im Rahmen des „Vienna Meeting Fund“ darf keine De minimis Erklärung an das Vienna Convention Bureau übermittelt werden, da Veranstaltungen im Forschungsbereich der TU Wien in der Regel einen nicht wirtschaftlichen Charakter haben. Diese Vorgehensweise wurde von der TU Wien mit dem Vienna Convention Bureau abgestimmt, wobei sich das Vienna Convention Bureau vorbehält die Nicht-Wirtschaftlichkeit der Veranstaltungen zu prüfen.

3. Amazon Business Account – zeitgerechte Erfassung

Bitte beachten Sie, dass das Zahlungsziel bei Amazon 30 Tage beträgt und in diesem Zeitraum alle Rechnungen erfasst sein müssen. Ein Zahlungsverzug schränkt die Funktionalität des gesamten Accounts ein und ausstehende Gutschriften können durch die Quästur nicht angefordert werden.

Bei wiederholtem Zahlungsverzug muss der Zugang der bestellenden Person gesperrt werden.

Weitere Information finden Sie unter Amazon Business an der TU Wien

4. Spenden und Sponsoring

Spende:
Eine Spende ist eine Zuwendung, ohne dass der Empfänger zu einer Gegenleistung verpflichtet ist. Das Hauptmotiv eines Spenders liegt in der Förderung und Unterstützung des Spendenempfängers. Die allfällige Verpflichtung, Spenden einem vereinbarten Verwendungszweck zuzuführen, begründet keine adäquate Gegenleistung.

Abwicklung:
Die Abwicklung von Spenden erfolgt ausschließlich über den Fachbereich Fundraising:
Spendenkonto und Spendenbestätigung, öffnet in einem neuen Fenster

Sponsoring:
Unter Sponsoring ist ein Geschäft auf Gegenseitigkeit zu verstehen, bei dem der Sponsor Geld, Sachmittel, Dienstleistungen oder Know-how bereitstellt und sich der Gesponserte im Gegenzug zu einer Gegenleistung verpflichtet. Der Sponsor erhält für seine Zuwendung in der Regel eine Kommunikations- und Werbeleistung.

Abwicklung:

  • Sponsoring setzt eine vertragliche Vereinbarung voraus. Im Sponsoringvertrag sind die die Leistungen und Gegenleistungen genau zu definieren. Der Sponsoringvertrag muss die Universität als Vertragspartner ausweisen und muss vor Annahme der Zuwendung idR schriftlich abgeschlossen werden.
  • Beim Erfassen der Ausgangsrechnung für Sponsoring ist ein schriftliches Dokument (Vertrag, Vereinbarung, …) in SAP Services hochzuladen.
    Sind Werbeleistungen im Sponsoringvertrag enthalten, ist Werbeabgabe zu entrichten.
     

Werbeabgabe:
Der Werbeabgabe unterliegen Werbeleistungen, soweit sie im Inland gegen Entgelt erbracht werden. Die Bemessungsgrundlage der Werbeabgabe ist das umsatzsteuerrechtliche Entgelt, das der_dem Auftraggeber_in in Rechnung gestellt wird, die Abgabe beträgt 5 % der Bemessungsgrundlage.

Werbeleistungen müssen im Sponsoringvertrag getrennt und betragsmäßig bzw. prozentual ausgewiesen sein.

Beispiele für Werbeleistungen:

  • die Veröffentlichung von Werbeeinschaltungen in Druckwerken im Sinne des Mediengesetzes (Printmedien)
  • die Veröffentlichung von Werbeeinschaltungen in Hörfunk und Fernsehen
  • die Duldung der Benützung von Flächen und Räumen zur Verbreitung von Werbebotschaften (Vermietung oder Aufstellen von Plakatflächen, Ständern, Schaukästen und Ähnliches)
  • Platzierung des Firmennamens/Firmenlogos des Sponsors auf dem Briefpapier, auf Einladungen, Programmen oder anderen Drucksorten
  • Platzierung eines Firmentransparentes oder Plakates des Sponsors
  • Platzierung von Aufklebern
     

Nicht der Werbeabgabe unterliegt die Werbung im Internet.