Der Compliance Officer dient oft als erste Anlaufstelle bei neuen Fragestellungen und erarbeitet die entsprechenden Grundkonzepte.

Die Compliance-Kommunikation umfasst neben der Beratungsfunktion für Mitarbeiter_innen auch die Kommunikation mit dem Rektorat und den operativen Einheiten sowie das Reporting (aufgrund des HinweisgeberInnenschutzgesetzes, HSchG). Im Rahmen der Kommunikation koordiniert der Compliance Officer den Expert_innen-Austausch innerhalb und außerhalt der TU Wien.

Eine Compliance-Risikoanalyse identifiziert die Risiken regelwidrigen Verhaltens und empfiehlt Reaktionsmaßnahmen, um somit ein langfristiges Fehlverhalten zu vermeiden. Mit ihr wird erarbeitet, welche gesetzlichen Vorgaben für das Unternehmen besonders relevant sind.

Schulungsmaßnahmen sind für die Schaffung von Awareness unumgänglich. Der Compliance Officer erweitert kontinuierlich das Schulungsangebot. Zudem ist es Aufgabe des Compliance Officers Mitarbeiter_innen der TU Wien hinsichtlich Compliance-relevanter Themen zu beraten.

Prozesse müssen mit gesetzlichen und internen Regelungen konform gehen. Der Compliance Officer begleitet beratend die Prozessverantwortlichen bei der Umsetzung der geänderten rechtlichen, organisatorischen und praktischen Rahmenbedingungen in Bezug auf Compliance-relevante Themen.

Ausgehend von der Risikoanalyse werden Maßnahmen empfohlen und erarbeitet. In der Umsetzung von Compliance-Maßnahmen geht es vor allem darum, klare Richtlinien aufzustellen und den Mitarbeiter_innen einen Orientierungsrahmen zu geben. In weiterführenden Schulungen sollen Mitarbeiter_innen für Compliance-relevante Themen sensibilisiert werden.

Für ein funktionierendes CMS ist die Weiterentwicklung ein wesentliches Element. Dazu gehört die ständige Weiterbildung des Compliance Officers sowie die Teilnahme und Weiterentwicklung von Netzwerken. Zu den Netzwerken zählen insbesondere der Compliance Circle der Universitäten (Österreich) sowie das Hochschul Compliance Netzwerk (Deutschland).