Quartalsberichte 2022

Im ersten Quartal 2022 wurden die folgenden Tasks bearbeitet. 

Überblick Betrieb

  • Schulungen und Trainingsmaßnahmen sowie “Mein Start mit TUWEL”
  • Herausforderung Betreuung Datenbank, Storage und Backup

Fast Lane

  • roomTUlearn-Kapazität von 30% wegen Covid19 wieder auf 100% umgestellt
  • TISS Lehre: Empfohlene Studien für Abschlussarbeiten
  • GUT: Anpassungen Raumreservierungsformular; Zukunft ELN (Chemikalienverwaltung)
  • G-Zutritt: Zurücksetzen der Zutrittszertifikate, Adaption der Regelungen
  • EWP: Anpassungen Grant Agreement aufgrund fehlerhafter Datenpflege
  • Chemie: ichemLab 2.0
  • EULIST: Antragsphase; Dcall: Projektanträge (call.fit, grants4u, Videoportal)
  • Innenrevision: Prüfung Informationssicherheit
  • CSOSI: Kick-off und Planung
  • AG Internationalisierung
  • Website: Anbindung Typo3

Barrierefreie PDF Zeugnisse

Sonderfälle wie überlange Namen und Sonderzeichen testen, Barrierefreiheit prüfen und sicherstellen.
Veröffentlichen.

LLT: Update Opencast Plugins

Implementierung der neuesten Upstream-Features für die LectureTube Plugins.
Konfiguration von Moodle und LectureTube, sodass mehrere Serien pro TUWEL Kurs möglich sind.

DSGVO Erfassung personenbezogener Daten in Forschungsprojekten und Nachvollziehbarkeit

1. Einbindung Link zu Akarion in PDB (um Verarbeitungsverzeichnis lt. DSGVO zu erstellen)
2. DSGVO Erfassung personenbezogener Daten in Forschungsprojekten und Nachvollziehbarkeit in FIS (insight)
Produktivstart mit 1.1.2022

GUT DMS V.2

Userbetreuung, Bug Fix

Records Management - Forschungs- und Transfersupport

Definition von Dokumentenarten, Anpassungen User Interface, Autogenerate für Aktnummer nach vorgegebener Logik, Anpassungen Metadaten auf Aktebene, Release erster TURM

Raumkatalog

Fertigstellung und Release

Webshop Bibliothek

Interne Abstimmung bei Bibliothek.

automatisierte SAP Rechnungen

Finanz muss den Workflow für automatisch erstellte Rechnungen noch intern abstimmen.

Zusätzliche Information Finanzierung Drittmittelprojekt erfassen

Detaillierte Anforderungsanalyse

TISS Accessible Redesign

Einbinden der bisherigen barrierefreien Widgets in eine Testinstanz "Examples". Bestehende Widgets nachschärfen und dokumentieren.

Webservices Datenverbund

Wissensmanagement, Abstimmung mit dem BRZ, Planung der Produktivsetzung

Online-Zulassung

Fertigstellung, Abnahme und Inbetriebnahme Master-Zulassung für TU-Absolvent_innen,
Online-Zulassung für Erweiterungsstudien, Online Identitätsfeststellung

Einführung Amtssignatur

Fertigstellung Amtssignatur für Self-Service/STAB/CEC, Integration in barrierefreie Dokumente

Inter Institutional Agreement (IIA) (EWP)

Eingabe von eigenen IIA, Anzeigen, bestätigen und verknüpfen von Partner IIA, Tests mit
anderen Universitäten

Löschung von Studienbewerbungen

Erarbeitung der Löschstrategie

Novelle 2021

Erhebung und Planung der notwendigen Anpassungen für Novelle des UG.
Umsetzung Mindeststudienleistung

Online Learning Agreement

Umsetzungsplanung und Prozessdefinition, Klärung von Zuständigkeiten, Notification Center zeigt an wenn neue OLA s gezeichnet werden müssen, externe OLA anzeigen und bestätigen, internen OLA Genehmigungsprozess abbilden

AHESN next

Grundlegende Anzeige der empfangenen LVA-, Zeugnis und Anerkennungsdaten in TISS

LLT: Neubau von Opencast

Planung und Konzeption von QIV/2021 umsetzen. Warten auf Infrastruktur – neues Storage - von TU.it bzw. Umsetzung eines Plan B im Falle von weiteren Verzögerungen von Seiten der TU.it.

LLT: Umstellung Storage NG

Wir warten auf das GO von der TU.it für den Einsatz in unserem neuen Opencast
Applikationssetup.

LLT: Vosk

Vosk läuft nach einem PoC im Testbetrieb im alten OpenCast Cluster. Konfiguration und Endanpassungen wurden durchgeführt um im neuen OpenCast Cluster produktiv zu gehen, um Vosk für neu aufgezeichnete Videos integrieren zu können.

LLT: Opencast Videoportal - Tobira

Verbindung des neuen OpenCast Clusters mit dem Tobira Videoportal und interne Tests mit
eigenen Videos.

LLT: LectureTube Editor

LectureTube Editor ist produktiv und steht Lehrenden zur Verfügung. Trainingsmaßnahmen werden ausgearbeitet und Dokumentation erstellt.

LLT: DB Consulting für Moodle

Beauftragung eines DB Consulting Spezialisten für unsere Moodle Datenbank und Durchgehen der entsprechenden Reports. Kurzes Meeting mit Percona und Durcharbeitung der entsprechenden Reports.

LLT: Etherpad als kollaboratives Werkzeug

Auf Produktion eingebunden und im Testbetrieb allgemein verfügbar. Feedback von einer ausgewählten Early Adopter Gruppe wird eingeholt.

LLT: Matrix

Überlegungen und Konzeptionierung einer möglichen Umsetzung.

Onboarding neue_r Mitarbeiter_in

QII/22

Interne Veranstaltungen / TU-Events

Bugfixes. Automatischer Workflow für E-Mails überarbeitet. Texte für E-Mails überarbeitet.

Berufungsprozess

Schulung und Produktivsetzung des Prozesses von Einleitung bis Ausschreibung. Abbildung des weiteren Berufungsprozesses und Erweiterungen beim Bewerbungsmanagement für Dekanate.

Workflow Engine - Ausschreibungsworkflow

Anpassung des Prozesses an Stellen aus dem Lehrebudget, Umstellung der arbeitsrechtlichen Prüfung im Prozess, Upload des „Antrags“ für Laufbahn- und Senior-Stellen

Konferenz- mit Bezahlsystem

Laufende Abwicklung von 3 Konferenzen mit ConfTool (Euro-C 2022, Optimal Control And Dynamic Games, European School of Information Theory 2022)

Publications (Ablöse resposiTUm und Publikationsdatenbank)

Analyse Migration und Plan für Umsetzung je Publikationstyp, Fehlerbehebungen und Definition wie Umsetzung von wesentliche Verbesserungen aufgrund von Feedback aus Testphase mit ausgewählten Instituten, Definition Anforderungen für Go Live von Version 1.

Think Tank PDB

Final Financial Report Abnahme durch Fachbereich erfolgt, Produktivsetzung unabhängig von Richtlinienanpassung und Information an User (Verantwortung bei Projektcontrolling)

Erweiterung um neue Projekttypen

Detailanforderungen zu Klein- und Kleinstprojekten wurden definiert und Abnahme vorbereitet, Kooperationsprojekte benötigen derzeit keine weiteren Anpassungen, Eigenprojekte am Institut und die Nutzung von Forschungsinfrastruktur prüft derzeit den Ankauf einer neuen Software (es besteht derzeit kein Handlungsbedarf)

Projektleiter_in Wechsel

Es erfolgte bereits eine IST-Prozessanalyse und ein Workshop mit Fachbereichen um die Standardabläufe gemeinsam zu definieren. Es sind viele Bereiche betroffen, z.B.: Projektleitervollmachten, Öffentliche Darstellung des Projekts,…

Fördermöglichkeiten (Administration Fördergeber, Programme, Partner)

Anforderungserhebung Fördergeberstruktur mit FöWi und FTS sowie FIS als Grundlage für die Weiterbearbeitung der Fördergeberadministration und Grundlage für Eingabetool

Data Management Plan (damap)

Produktivstart mit Version 1 Ende Jänner geplant, Weiterentwicklung Richtung Open Source Version Ende Quartal 1

RIS Synergy

Aktive Mitarbeit CSD in den Teams „Programminformation“, „Projektinformation“, „Forschungsoutput“ und Teamlead für Team „Technik“. Aktive Mitarbeit am RIS Synergy Abstimmungsmeeting. Aufsetzen der Projektstrukturen für die Umsetzung der definierten Anforderungen. Umsetzung Registry und erste Schnittstelleumsetzung mit dem Team „Organisation“.

Bericht zusätzliche Ressourcen Forschung

• DSGVO– Anbindung PDB zu „Akarion“
• Fördermöglichkeiten (Interne Forschungsprojekte) – Anbindung Eingabetool
• Klein- und Kleinstprojekte (Unterstützung Anforderungserhebung, Machbarkeit)

Stipendienauszahlung

Optimierung des Auszahlungsprozesses (Neuberechnung der Stipendienhöhe jederzeit möglich) Anlage von Ausgleichszahlungen, Archivierung und Abschluss von Grant Agreements, Speicherung der monatlichen Rate, Verlängerungsprozess, IBAN Verifizierung