Im vierten Quartal 2019 wurden die folgenden Tasks bearbeitet.

Überblick Betrieb

• Authentifizierung neu
• Übersiedlung Redmine und git

Fast Lane

• Raumreservierung: Kontaktdaten vorausgefüllt
• Verbesserungsvorschlag für E-Mails zu Terminkollision - Link zur Raumbelegung
• Gebäudeadmins können Räume und Raummanager ändern
• Upload ÖAD - Erasmus Outgoings
• Anpassungen Gesamtanmeldung Architektur: Einschränkung für erledigte Antritte aufheben
• ORCID in export/API

Projektdatenbank

Test und Produktivsetzung der Antragsbewilligung inkl., Fragenkatalog, Eder Parameter in der Administration, Fördergeber Definition Anforderungen betreffen Interessenskonflikt und Klein-  und Kleinstprojekte sowie Eigenprojekte

Repositorium ( Migration Repositum und Publikationsdatenbank)

Antragsbewilligung – Implementierung der Anforderungen, Administration Geldgeber-/Fördergeber, Bereinigung der Datenstruktur, Verbesserung/Vereinheitlichung Userinterface (Projektansicht und Projekt bearbeiten), Finanzierung: Abstimmung neue Richtlinien und Abgleich der Anforderungen aus einzelnen Fachbereichen (Schwerpunkt: Finanz)

FPF 2.0

Es werden neue Arbeitspakete geschnürt und die bestehenden wie fehlenden Anforderungen erhoben.

LVA Bewertung 2.0

Kein Fortschritt im Q4.

Prüfungsbewertung

Abgabe und Speichern von Bewertungen, Rahmenbedingungen für die Bewertung (Zeitfenster, Beschränkungen von zu bewertenden Prüfungen, gespeicherte Details zur Prüfung, wiederholte Prüfungen), Fertigstellung der Bewertung von Prüfungen durch Studierende, Admin-Ansicht, Download von Bewertungsergebnissen für Admins

Aufnahmeverfahren und Eignungsprüfungen

Kopieren von Verfahren, Abschluss von Verfahren, Einbindung von UHStat-1, Umstellung der Incoming-Studierenden auf UHStat-1, Verbesserungen bei Beratungsgesprächen und bei der Verfahrensadministration

UHStat-1

Anpassen der Formulare in TISS (für Studienwerber_innen und Mobility Services); Anpassen der TISS-internen Abläufe

Webservices Datenverbund

Anbindung BRZ-Schnittstellen

GUT - DMS Mietverträge

Codeverbesserungen und –anpassungen (laufende Entwicklung am ADF von Seiten Alfresco). Es gibt eine Produktivinstanz, die auch den Entwicklungszyklus (Versionskontrolle, neue Versionen ausrollen, etc.) unterstützt. Eine erste Alphaversion ist einsehbar.

TU Datenschnittstellen - Stammdatenabgleich-SAP

Umbuchungen von Globalbudgetanteilen auf Drittmittel-Innenaufträge durch Institute soll auch in Zukunft nicht über TISS möglich sein. Der Abgleich erfolgt derzeit 2x täglich. Lösung für die Implementierung des Differenzabgleich wurde gefunden (Protokollierung in SAP als Grundlage für Änderungen). Manueller Abgleich ist je Person jederzeit möglich.

Workflow Engine - Ausschreibungsworkflow

Anpassung des Workflows an Prozess-Start im PPT, Verbesserung User-Experience, Anpassung der Freigaben an das neue, TISS-weite Rechte-System auf Objekt-Ebene, Anpassung an Alfresco Process Services (APS), Unterstützung beim Setup von APS und dem Release-Prozess durch den externen Dienstleister FAW

Workflow Engine - Organisation Neu

Kein Fortschritt

Aussendungen Neu

Neue Filtermöglichkeiten, UX Verbesserungen, Fehlerbereinigungen. 

Berufungsprozess

Erstellung von Gast-Accounts durch Dekanate, Einbindung Gutachter_innen, Bewerbungsstatus, Abstimmung des Workflow zur Freigabe des Ausschreibungstextes.

Rails 5 Upgrade

Anpassung aller Controller und Test an Rails 5 unter Beibehaltung der Kompatibilität zu Rails 4.

Integration Online Zahlung

Erstellung von passenden CSV-Dateien für den Import in SAP. Begonnen die Vertragsverhältnisse der TU Wien mit SIX Payment zu konsolidieren. Anforderungserhebung für die automatisierte SAP-Rechnungserstellung.

Direkteinspielung Lehrbeauftragte und Tutoren

Letzte Anpassungen in der LKL und SAP, Fertigstellung durch technische Dokumentation, Begleitung der Einspielung der studentischen  Mitarbeiter_innen über die neue Schnittstelle, Know How Transfer innerhalb des TISS Teams.

Barrierefreie Wege

Ein erster Prototyp wurde erstellt und ist auf einem Testserver einsehbar. Die Einbindung in TISS beinhaltet auch eine grafische/textuelle Beschreibung der barrierefreien Wege.

TUdo im On-Boarding

Feinkonzeptionierung und weiterer Ausbau

Barrierefreie Wege

Darstellung in TISS erarbeiten, technische Infrastruktur. Bis Ende des Quartals ein Proof-of-Concept mit dem Indoor-Ortungs-System der TU.it

Bibliothek Garderobenkästchen

Anbindung der Garderobenkästchen an das System der Fa. SAG / Schlagbaum. Regelmäßiger Datenabgleich der Berechtigungen mit der Tucard. Verbesserungen in der Benuter_innen-Interaktion.

Authentifizierung

Verwaltung und Management von Gast-Accounts, Anlegen von Gast-Accounts durch TISS-User, Verbesserung bei der Dublettenbereinigung, Implementierung von objekt-basierten Rechten und entsprechende Vergabe von Rollen.

Interne Veranstaltungen

Analyse und anpassen der Codebasis, Rollen- und Rechtesystem überlegen und implementieren, Grundlegende Funktionen und User Interfaces mit Stakeholder erarbeiten.00

Überblick Betrieb

• Upgrade auf Java 8 auf Java 11
• Authentifizeriung neu

Fast Lane

• LVA-Gruppenverwaltung
• Usability Verbesserung Verwaltung Prüfungskandidat_innen (Mehrfachselektion)
• Anpassungen OSM Integration
• Erweiterung Terminkoordinatorenübersicht auf das kommende Studienjahr
• Schnittstelle für HTU Druckverwaltung
• GUT-Raumdaten
• Sciformation

Weiterentwicklung Projektdatenbank

Erweiterung der Funktionalitäten der Projektdatenbank. Umsetzung der Anforderungen aus dem Themenspeicher der Testgruppe VR-Forschung.

Fortschritt: Automatisierte Tests können aufgesetzt werden, Antragsbewilligung - Implementierung der Anforderungen, Administration Geldgeber-/Fördergeber, Bereinigung der Datenstruktur, Verbesserung/ Vereinheitlichung Userinterface, Finanzierung neu gestaltet aufgrund der neuen Richtlinien, Abstimmung Anforderungen aus einzelnen Fachbereichen

Publikationsdatenbank Neu

Implementierung und Konzeption einer neuen Publikationsdatenbank in TISS.  Integration einer Open-Source Software in die IT-Systeme der  TU-Wien.

Fortschritt: DSpace 7.0 wird derzeit entwickelt. Wir arbeiten derzeit mit einer Preview-Version, Erstellen Submission Process, Abbildung von Strukturelementen und deren Publikationen

FPF 2.0

Erweiterungen und neue Anforderungen betreffend Forschungsportfolio erfordern neue
Definition der Arbeitspakete. Es werden neue Arbeitspakete geschnürt und die bestehenden wie fehlenden Anforderungen erhoben. Offene Anforderungen wurden aus Task 05/16 Forschungsportfolio (FPF) übernommen. Diese werden neu bewertet und in neue Arbeitspaketen gegliedert.

Fortschritt: ORCID iD in TISS im Forschungsprofil implementiert und Ansicht im Adressbuch möglich, Anforderungserhebung (durch Fachbereich)

SEO Suchmaschinenoptimierung - Forschung

Die Inhalte der Forschungsprojekte sollen technisch so aufbereitet werden, dass sie für die Suchmaschinen leichter indizierbar und somit auch über Suchmaschinen auffindbar sind, dadurch ergibt sich eine bessere Sichtbarkeit der Forschungsprojekte der TU Wien.

Fortschritt: Automatisch generierte Informationsdateien (robots.txt, sitemap.xml) für Suchmaschinen. Lesbare URL ohne Sonderzeichen (aus example.com/?id=235  wird example.com/project/Ionendiffusor). Informationsdateien wurden statisch generiert und sind im Einsatz. Automatische Generierung von Informationsdateien und URLs.

LVA Bewertung 2.0

Unterstützung des überarbeiteten Bewertungsprozesses -- u.a. Neugestaltung des Bewertungsbogens, individuelle Bewertungszeiträume für LVA, Spontanbewertungen einzelner Vorlesungen.

Fortschritt: Eingabe/Veröffentlichung der Stellungnahmen von Vortragenden; Übersichts-Listen für Studiendekan_innen und Vortragende, alte Bewertungsresultate verfügbar machen.

Aufnahmeverfahren und Eignungsüberprüfungen

Abbildung der Aufnahme-/Auswahlverfahren und Studieneignungsüberprüfung in TISS.

Fortschritt: Nachbereitung des Reihungstests, Nachregistrierungen, Online-Vorerfassung für CEC, Export von Motivationsschreiben und Portfolios für TUWEL, Einbindung von UHStat-1

GUT DMS - Mietverträge

Aus dem großen Projekt GUT DMS wurde das Teilprojekt „Mietverträge“ (Pilotprojekt) herausgelöst. Mietverträge werden zentral mit dem Alfresco-System verwaltet. Implementierung folgt einer agilen Vorgehensweise.

Fortschritt: Die grundsätzlichen Funktionen für die Ablage von Mietverträgen ist implementiert und befindet sich in einer ersten internen Testphase (lokaler Server, da TU.it noch keine produktive Instanz zur Verfügung gestellt hat).

Workflow Engine - Ausschreibungsworkflow 

Ein elektronischer Ausschreibungsworkflow in TISS soll die Suche und Nachbesetzung von Personal unterstützen und dabei die aktuelle Vielzahl an Formularen mit inhaltlicher Überschneidung vermeiden.

Fortschritt: Anpassung des Workflows für allgemeines Personal, Anbindung des Personal-Plan-Tools, Anpassung an Alfresco Process Services.

TU Datenschnittstellen - Stammdatenabgleich-SAP

Im Rahmen des Organisation Neu-Projekts wurde der Stammdatenabgleich neu implementiert. Der Differenzabgleich ist noch zu implementieren und einige Erweiterungen sind noch erwünscht aus den einzelnen Projekten, die hier gesammelt umgesetzt werden können

Fortschritt: Lösung für die Implementierung des Differenzabgleich wurde gefunden (Protokollierung in SAP als Grundlage für Änderungen). Änderungen bei Stammdaten von inaktiven Mitarbeiter in der Lehre müssen ebenfalls an TISS übertragen werden. Implementierung der Anforderung: Lehrkostenanteil soll auf eigenen LED-Innenaufträge automatisiert verbucht werden.

Workflow Engine - Organisation NEU

Unterstützung der Anträge auf Strukturänderung und auf Erteilung von Vollmachten durch  Workflows in TISS.

Fortschritt: Anpassungsarbeiten an Alfresco Process Services

Aussendungen NEU

Überarbeitung des Systems für Massenaussendungen. Empfängerlisten sollen automatisiert erstellt werden können – weniger manuelle Arbeit.
Fortschritt: Einsicht in historische Freigaben

TUcard

Sinnvolle Verortung der Verantwortlichkeiten der TU Card und Einführung des Kartentyps „Externe“ für WMA. Optimierung des Produktions- und Vergabeprozesses. in mehreren Schritten.

Fortschritt: Arbeiten an TUcard Guest (Abstimmung Workflow, Umgestaltung des Kartenbestellprozesses, Optimierung der Kartenstati und der Übersicht aller Kartentypen) neuer Kartentyp Zutritt welcher als Schlüsselkarte für Feuerwehr usw. bestimmt ist) , Anforderungskonkretisierung Bibliothekskarte

Berufungsprozess - Online Bewerbung

Abbildung und Unterstützung von Berufungsverfahren in TISS.

Fortschritt: Fertigstellung der Erstellung von Ausschreibungen in TISS und Übertragung zu eRecruiter, Vorstellung des Systems, Einschulung und Eingabe von Ausschreibungen an/mit Dekanaten, Upload von ausschreibungsspezifischen Dokumenten für Kommissionen

Plagiatssoftware

Die Plagiatsprüfung soll in den Workflow der Abschlussarbeiten integriert werden.

Fortschritt: Vertragsabschluss der Software (Turnitin) noch offen, Anforderungserhebung und
Prozessdefinition.

Refactoring LVA Administration

Überarbeitung des Codes in der Administration der LVA um die Performance und Wartbarkeit zu
steigern. Bug-Fixes und neue Funktionen sind derzeit unnötig schwierig zu implementieren.

Fortschritt: On-hold

Integration Online-Zahlung

Implementierung eines zentralen e-payment Service an der TU Wien.  (EPS, Kreditkarten, Maestro) mit dem Zahlungsdienstleister SIX.  Erste Merchants sind für Zahlung der Studierendengebühren, TUcard Ersatzgebühren, TU Software, Aufnahmegebühren und Konferenzen geplant.

Fortschritt: Integration der Buchungsdateien von SIX (MRX) und Raiffeisen (CAMT 53) für die automatisierte Erstellung von SAP Importdateien, anhand derer ein monatlicher Kontenabgleich durchgeführt werden kann. Bugfixes EDVlab Architektur und Raumplanung.

Direkteinspielung Lehrbeauftragte Tutor_innen

TUWIS wurde 2017 abgelöst und die Übernahme der Lehrbeauftragten und Tutor_innen von TISS in SAP erfolgt (umständlich) über .csv-Dateien. Ziel: Direkteinspielung von TISS in SAP, zeitgleicher Datenabgleich um Datenkonflikte direkt lösen zu können.

Fortschritt: Implementierung der Schnittstelle TISS / SAP – Direkteinspielung und Rückmeldung an TISS, Test und Abnahme durch Fachbereich, Refactoring LKL, Anpassen der Listen, Produktivsetzung, Dokumentation, Einspielen der Lehrbeauftragten durch Fachbereich über neue Schnittstellen und angepasste LKL.

TUdo im On-Boarding

On-Boarding ist aktuell ein Pool an Anforderungen, für einen einheitlichen Aufnahmeprozess neuer Mitarbeiter_innen (GUT, Personaladmin., …). Auch für bestehende Mitarbeiter_innen soll die interne Verwaltung erleichtert werden (Unterweisungen, PSA, Schlüssel, …). Geplant ist eine Verwaltungsseite auf OE - Ebene (Abt., Inst., FAB, FOB, …) mit Mechanismen wie Autoverständigung (Neuer MA braucht PSA).

Fortschritt: Erste Konzeptionen und Umsetzung in Form von TU do´s, erstellen von TU do Listen mit div. Auslösern (bsw. neuer Mitarbeiter_in wird angelegt) grundsätzliche Überlegungen zum neuen Service, Finalisierung/ Go Live der Welcome E-Mail an neue Mitarbeiter_innen

Überblick Betrieb

• Upgrade auf Rails 5 (postponed)
• Upgrade Applikationsserver TISS Forschung (Wildfly) und TISS Lehre (Java-EE 7)

Fast Lane

• Wählerlisten + Information für Senatswahl 2019
• Chemikalienverwaltung
• Barrierefreie Wege
• Organigramm csv export für "science spots"
• Studienabteilung: Änderung bei rückwirkender Fortmeldung, neuer Erlass Doktorand_innen
• Kleinere Änderungen Veranstaltungsmanagement

Weiterentwicklung Projektdatenbank

Erweiterung der Funktionalitäten der Projektdatenbank. Umsetzung der Anforderungen aus dem Themenspeicher der Testgruppe VR-Forschung.

Fortschritt: Anforderungen und Verbesserungen im Workflow bzw. Userinterface aufgrund von Priorisierungsthemen aus den Fachbereichen; Anforderungsanalyse Datenimport.

Publikationsdatenbank Neu

Implementierung und Konzeption einer neuen Publikationsdatenbank in TISS.  Integration einer Open-Source Software in die IT-Systeme der  TU-Wien.

Fortschritt: Projektorganisation (Bestimmung Projektziele, Projektumfang, Ernennung Kernteam), Definition von Publikationsarten und dazugehörige Metadaten, Beginn mit Umsetzung: Migration, Submission Prozess, Beginn Erstellung Berechtigungskonzept, Vorarbeiten und Beginn von Single-Sign-On, Schnittstellenanalyse

Forschungsportfolio

2015 wurde als Nachfolge und Erweiterung der TISS Leistungsdatenbank das TISS Forschungsportfolio implementiert. Die Umsetzung musste aus div. Gründen rasch erfolgen, was vielerorts Abstriche bei den geplanten Funktionalitäten bedeutete. Im Produktivsystem finden sich an vielen Stellen noch Fehler, bzw. unfertige Elemente die zu bereinigen sind (Facelift).

Fortschritt: Abgeschlossen.

FPF 2.0

Erweiterungen und neue Anforderungen betreffend Forschungsportfolio erfordern neue
Definition der Arbeitspakete. Es werden neue Arbeitspakete geschnürt und die bestehenden wie fehlenden Anforderungen erhoben. Offene Anforderungen wurden aus Task 05/16 Forschungsportfolio (FPF) übernommen. Diese werden neu bewertet und in neue Arbeitspaketen gegliedert.

Forschungsinfrastrukturdatenbank

Ursprüngliche Implementierung der Verbundsoftware für die Forschungsinfrastruktur Datenbank des BMWFW wurde an neue Anforderungen angepasst. Eine interne Lösung wird angestrebt. Aufgrund von Aufwandsschätzung ist der Beginn mit der Implementierung in Phasen geplant.

Fortschritt: Aufwandschätzung und Vorschlag zur Implementierung in Phase an VR Forschung vorgelegt.

Neugestaltung LVA-Beschreibung

Anpassung der beschreibenden Attribute von Lehrveranstaltungen an neue Vorgaben. Die existierenden Attribute werden durch neue ersetzt und ergänzt. Ein reibungsloser Übergang sowie die korrekte Darstellung von LVA vor und nach der Umstellung muss sichergestellt werden.

Fortschritt: Abgeschlossen (Anpassung der betroffenen Ansichten an die neuen Vorgaben. Anzeige historischer LVAs nach dem alten Schema)

LVA Bewertung 2.0

Unterstützung des überarbeiteten Bewertungsprozesses -- u.a. Neugestaltung des Bewertungsbogens, individuelle Bewertungszeiträume für LVA, Spontanbewertungen einzelner Vorlesungen.

Fortschritt: Fertigstellung der Berechnung von Bewertungs-Zeitfenstern, Anpassungen an der Bewertungs Administration, Anpassung der Darstellung bewertbarer LVA in den Favoriten, Verbesserungen am Fragebogen (Usability, Übersetzungen).

Aufnahmeverfahren und Eignungsüberprüfungen

Abbildung der Aufnahme-/Auswahlverfahren und Studieneignungsüberprüfung in TISS.

Fortschritt: Registrierung und Authentifizierung für GasTUser, Erstellung der Systembasis, Abbildung unterschiedlicher Verfahren, Implementierung der Registrierung für Informatik (Erfassung persönlicher Daten, Bezahlung, Motivationsschreiben), Interface für Support-User, Konzeption
Anbindung TUWEL/Moodle und Online-Self-Assessment

GUT DMS/ECM

Im Fachbereich GUT wird eine zentrale Verwaltung interner Dokumente eingeführt. Die Dokumentenablage erfolgt einheitlich, wodurch eine effizientere Ablage und Suche gewährleistet werden kann.  Als Produkt kommt Alfresco zum Einsatz.

Fortschritt: Neue Anforderungen bezüglich Dokumentenablage und umfangreicher hierarchischer Metadatenkatalog, Workshop mit Alfresco Berater um Anforderungen bestmöglich umsetzen zu können, Konzeptionierung neues Ablagekonzept

Workflow Engine - Ausschreibungsworkflow 

Ein elektronischer Ausschreibungsworkflow in TISS soll die Suche und Nachbesetzung von Personal unterstützen und dabei die aktuelle Vielzahl an Formularen mit inhaltlicher Überschneidung vermeiden.

Fortschritt: Herstellen Kommunikation zu PPT, Workflow und Formulare wissenschaftliches Personal, Anpassung and Alfresco Process Services, Erweiterung des Projektumfangs um Laufbahnstellen und Projekt-Assistent_innen.

Workflow Engine - Organisation NEU

Unterstützung der Anträge auf Strukturänderung und auf Erteilung von Vollmachten durch  Workflows in TISS.

Fortschritt: Fertigstellung eines Prototypen, Anpassungsarbeiten an Alfresco Process Services

Aussendungen NEU

Überarbeitung des Systems für Massenaussendungen. Empfängerlisten sollen automatisiert erstellt werden können – weniger manuelle Arbeit.
Fortschritt: Verbesserung an Filtern, um unbeabsichtigten Versand an alle zu verhindern, Verbesserte
Darstellung der Filter

TUcard

Sinnvolle Verortung der Verantwortlichkeiten der TU Card und Einführung des Kartentyps „Externe“ für WMA. Optimierung des Produktions- und Vergabeprozesses. in mehreren Schritten.

Fortschritt: Arbeiten an TUcard Guest (Abstimmung Workflow, Umgestaltung des Kartenbestellprozesses, Optimierung der Kartenstati und der Übersicht aller Kartentypen) neuer Kartentyp Zutritt welcher als Schlüsselkarte für Feuerwehr usw. bestimmt ist) , Anforderungskonkretisierung Bibliothekskarte.

Berufungsprozess - Online Bewerbung

Abbildung und Unterstützung von Berufungsverfahren in TISS.

Fortschritt: Pilotprojekt mit PhD-School, Abgleich von Bewerbungen von eRecruiter nach TISS, Erweiterung der Administrations-Ansichten, Anbindung der Schnittstelle zur Job-Erstellung in eRecruite

Plagiatssoftware

Die Plagiatsprüfung soll in den Workflow der Abschlussarbeiten integriert werden.

Fortschritt: Vertragsabschluss der Software (Turnitin) noch offen, Anforderungserhebung und
Prozessdefinition.

Refactoring LVA Administration

Überarbeitung des Codes in der Administration der LVA um die Performance und Wartbarkeit zu
steigern. Bug-Fixes und neue Funktionen sind derzeit unnötig schwierig zu implementieren.

Fortschritt: Umstellung auf TISS-ID

Integration Online-Zahlung

Implementierung eines zentralen e-payment Service an der TU Wien.  (EPS, Kreditkarten, Maestro) mit dem Zahlungsdienstleister SIX.  Erste Merchants sind für Zahlung der Studierendengebühren, TUcard Ersatzgebühren, TU Software, Aufnahmegebühren und Konferenzen geplant.

Fortschritt: Integration Studierendensoftware (TU.it) in unser Bezahlsystem, Beginn mit Aufnahmegebühren (Aufnahmeverfahren Informatik, Architektur und Raumplanung (Merchantanlage bei SIX), Beginn der Integration des MRX Files (Erstellung eines SAP Import Files anhand tatsächlicher Buchungen)

Direkteinspielung Lehrbeauftragte Tutor_innen

TUWIS wurde 2017 abgelöst und die Übernahme der Lehrbeauftragten und Tutor_innen von TISS in SAP erfolgt (umständlich) über .csv-Dateien. Ziel: Direkteinspielung von TISS in SAP, zeitgleicher Datenabgleich um Datenkonflikte direkt lösen zu können.

Fortschritt

Implementierung und Produktivsetzung der Maßnahmenschnittstelle TISS / SAP, Test und Abnahme durch Fachbereich, Refactoring LKL, Anpassen der Listen an Anforderungen Fachbereich, Ergänzung Dokumentation. Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingen haben zu Verzögerungen der Implementierung aufgrund mangelnder externe SAP Ressourcenverfügbarkeit.

TUdo im On-Boarding

On-Boarding ist aktuell ein Pool an Anforderungen, für einen einheitlichen Aufnahmeprozess neuer Mitarbeiter_innen (GUT, Personaladmin., …). Auch für bestehende Mitarbeiter_innen soll die interne Verwaltung erleichtert werden (Unterweisungen, PSA, Schlüssel, …). Geplant ist eine Verwaltungsseite auf OE - Ebene (Abt., Inst., FAB, FOB, …) mit Mechanismen wie Autoverständigung (Neuer MA braucht PSA).

Fortschritt

Erste Konzeptionen und Umsetzung in Form von TUdo´s; erstellen von TUdo Listen mit div. Auslösern (z.B.: neue_r Mitarbeiter_in wird angelegt); grundsätzliche Überlegungen zum neuen Service; Finalisierung/Go Live der Welcome E-Mail an neue Mitarbeiter_innen.

Überblick Betrieb

• Upgrade auf Rails 5 (postponed)
• Upgrade Applikationsserver TISS Forschung (Wildfly) und TISS Lehre (Java-EE 7)

Fast Lane

• Wählerlisten + Information für Senatswahl 2019
• Chemikalienverwaltung
• Barrierefreie Wege
• Organigramm csv export für "science spots"
• Studienabteilung: Änderung bei rückwirkender Fortmeldung, neuer Erlass Doktorand_innen
• Kleinere Änderungen Veranstaltungsmanagement

Aktuelle TISS TASKs Ausblick und Fortschritt

Weiterentwicklung Projektdatenbank

Erweiterung der Funktionalitäten der Projektdatenbank. Umsetzung der Anforderungen aus dem Themenspeicher der Testgruppe VR-Forschung.

Fortschritt: Anforderungen und Verbesserungen im Workflow bzw. Userinterface aufgrund von
Priorisierungsthemen aus den Fachbereichen; Anforderungsanalyse Datenimport.

Publikationsdatenbank Neu

Implementierung und Konzeption einer neuen Publikationsdatenbank in TISS.  Integration einer Open-Source Software in die IT-Systeme der  TU-Wien.

Fortschritt: Projektorganisation (Bestimmung Projektziele, Projektumfang, Ernennung Kernteam), Definition von Publikationsarten und dazugehörige Metadaten, Beginn mit Umsetzung: Migration, Submission Prozess, Beginn Erstellung Berechtigungskonzept, Vorarbeiten und Beginn von Single-Sign-On, Schnittstellenanalyse

Forschungsportfolio

2015 wurde als Nachfolge und Erweiterung der TISS Leistungsdatenbank das TISS Forschungsportfolio implementiert. Die Umsetzung musste aus div. Gründen rasch erfolgen, was vielerorts Abstriche bei den geplanten Funktionalitäten bedeutete. Im Produktivsystem finden sich an vielen Stellen noch Fehler, bzw. unfertige Elemente die zu bereinigen sind (Facelift).

Fortschritt: Abgeschlossen.

FPF 2.0

Erweiterungen und neue Anforderungen betreffend Forschungsportfolio erfordern neue
Definition der Arbeitspakete. Es werden neue Arbeitspakete geschnürt und die bestehenden wie fehlenden Anforderungen erhoben. Offene Anforderungen wurden aus Task 05/16 Forschungsportfolio (FPF) übernommen. Diese werden neu bewertet und in neue Arbeitspaketen gegliedert.

Forschungsinfrastrukturdatenbank

Ursprüngliche Implementierung der Verbundsoftware für die Forschungsinfrastruktur Datenbank des BMWFW wurde an neue Anforderungen angepasst. Eine interne Lösung wird angestrebt. Aufgrund von Aufwandsschätzung Beginn mit Implementierung in Phasen geplant.

Fortschritt: Aufwandschätzung und Vorschlag zur Implementierung in Phase an VR Forschung vorgelegt.

Neugestaltung LVA-Beschreibung

Anpassung der beschreibenden Attribute von Lehrveranstaltungen an neue Vorgaben. Die
existierenden Attribute werden durch neue ersetzt und ergänzt. Ein reibungsloser Übergang sowie
die korrekte Darstellung von LVA vor und nach der Umstellung muss sichergestellt werden.

Fortschritt: Abgeschlossen (Anpassung der betroffenen Ansichten an die neuen Vorgaben. Anzeige historischer LVAs nach dem alten Schema)

LVA Bewertung 2.0

Unterstützung des überarbeiteten Bewertungsprozesses -- u.a. Neugestaltung des Bewertungsbogens, individuelle Bewertungszeiträume für LVA, Spontanbewertungen einzelner Vorlesungen.

Fortschritt: Fertigstellung der Berechnung von Bewertungs-Zeitfenstern, Anpassungen an der Bewertungs Administration, Anpassung der Darstellung bewertbarer LVA in den Favoriten, Verbesserungen am Fragebogen (Usability, Übersetzungen).

Aufnahmeverfahren und Eignungsüberprüfungen

Abbildung der Aufnahme-/Auswahlverfahren und Studieneignungsüberprüfung in TISS.

Fortschritt: Registrierung und Authentifizierung für GasTUser, Erstellung der Systembasis, Abbildung
unterschiedlicher Verfahren, Implementierung der Registrierung für Informatik (Erfassung
persönlicher Daten, Bezahlung, Motivationsschreiben), Interface für Support-User, Konzeption
Anbindung TUWEL/Moodle und Online-Self-Assessment

GUT DMS/ECM

Im Fachbereich GUT wird eine zentrale Verwaltung interner Dokumente eingeführt. Die Dokumentenablage erfolgt einheitlich, wodurch eine effizientere Ablage und Suche gewährleistet werden kann.  Als Produkt kommt Alfresco zum Einsatz.

Fortschritt: Neue Anforderungen bezüglich Dokumentenablage und umfangreicher hierarchischer
Metadatenkatalog, Workshop mit Alfresco Berater um Anforderungen bestmöglich umsetzen zu
können, Konzeptionierung neues Ablagekonzept

Workflow Engine - Ausschreibungsworkflow 

Ein elektronischer Ausschreibungsworkflow in TISS soll die Suche und Nachbesetzung von Personal unterstützen und dabei die aktuelle Vielzahl an Formularen mit inhaltlicher Überschneidung vermeiden.

Fortschritt: Herstellen Kommunikation zu PPT, Workflow und Formulare wissenschaftliches Personal, Anpassung and Alfresco Process Services, Erweiterung des Projektumfangs um Laufbahnstellen und Projekt-Assistent_innen.

Workflow Engine - Organisation NEU

Unterstützung der Anträge auf Strukturänderung und auf Erteilung von Vollmachten durch  Workflows in TISS.

Fortschritt: Fertigstellung eines Prototypen, Anpassungsarbeiten an Alfresco Process Services

Aussendungen NEU

Überarbeitung des Systems für Massenaussendungen. Empfängerlisten sollen automatisiert erstellt werden können – weniger manuelle Arbeit.
Fortschritt: Verbesserung an Filtern, um unbeabsichtigten Versand an alle zu verhindern, Verbesserte
Darstellung der Filter

TUcard

Sinnvolle Verortung der Verantwortlichkeiten der TU Card und Einführung des Kartentyps „Externe“ für WMA. Optimierung des Produktions- und Vergabeprozesses. 1. Schritt – Verortung der Studierendenkarten in STAB. 2. Schritt – Verortung MA-Karten in GUT Sicherheitslogen. 3. Schritt – Umstellen der Gästekarten, Karten für weitere Mitarbeiter_innen und Bibliothekskarten.

Fortschritt: Arbeiten an TUcard Guest (Abstimmung Workflow, Umgestaltung des Kartenbestellprozesses, Optimierung der Kartenstati und der Übersicht aller Kartentypen) neuer Kartentyp Zutritt welcher als Schlüsselkarte für Feuerwehr usw. bestimmt ist) , Anforderungskonkretisierung Bibliothekskarte.

Berufungsprozess - Online Bewerbung

Abbildung und Unterstützung von Berufungsverfahren in TISS.

Fortschritt: Pilotprojekt mit PhD-School, Abgleich von Bewerbungen von eRecruiter nach TISS, Erweiterung der Administrations-Ansichten, Anbindung der Schnittstelle zur Job-Erstellung in eRecruite

Plagiatssoftware

Die Plagiatsprüfung soll in den Workflow der Abschlussarbeiten integriert werden.

Fortschritt: Vertragsabschluss der Software (Turnitin) noch offen, Anforderungserhebung und
Prozessdefinition.

Refactoring LVA Administration

Überarbeitung des Codes in der Administration der LVA um die Performance und Wartbarkeit zu
steigern. Bug-Fixes und neue Funktionen sind derzeit unnötig schwierig zu implementieren.

Fortschritt: Umstellung auf TISS-ID

Integration Online-Zahlung

Implementierung eines zentralen e-payment Service an der TU Wien.  (EPS, Kreditkarten, Maestro) mit dem Zahlungsdienstleister SIX.  Erste Merchants sind für Zahlung der Studierendengebühren, TUcard Ersatzgebühren, TU Software, Aufnahmegebühren und Konferenzen geplant.

Fortschritt: Integration Studierendensoftware (TU.it) in unser Bezahlsystem, Beginn mit Aufnahmegebühren (Aufnahmeverfahren Informatik, Architektur und Raumplanung (Merchantanlage bei SIX), Beginn der Integration des MRX Files (Erstellung eines SAP Import Files anhand tatsächlicher Buchungen)

Direkteinspielung Lehrbeauftragte Tutor_innen

TUWIS wurde 2017 abgelöst und die Übernahme der Lehrbeauftragten und Tutor_innen von TISS in SAP erfolgt (umständlich) über .csv-Dateien. Ziel: Direkteinspielung von TISS in SAP, zeitgleicher Datenabgleich um Datenkonflikte direkt lösen zu können.

Fortschritt: Implementierung und Produktivsetzung der Maßnahmenschnittstelle TISS / SAP, Test und Abnahme durch Fachbereich, Refactoring LKL, Anpassen der Listen an Anforderungen Fachbereich, Ergänzung Dokumentation. Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingen haben zu Verzögerungen der Implementierung aufgrund mangelnder externe SAP Ressourcenverfügbarkeit.

TUdo im On-Boarding

On-Boarding ist aktuell ein Pool an Anforderungen, für einen einheitlichen Aufnahmeprozess neuer Mitarbeiter_innen (GUT, Personaladmin., …). Auch für bestehende Mitarbeiter_innen soll die interne Verwaltung erleichtert werden (Unterweisungen, PSA, Schlüssel, …). Geplant ist eine Verwaltungsseite auf OE - Ebene (Abt., Inst., FAB, FOB, …) mit Mechanismen wie Autoverständigung (Neuer MA braucht PSA).

Fortschritt: Erste Konzeptionen und Umsetzung in Form von TUdo´s; erstellen von TUdo Listen mit div. Auslösern (z.B.: neue_r Mitarbeiter_in wird angelegt); grundsätzliche Überlegungen zum neuen Service; Finalisierung/Go Live der Welcome E-Mail an neue Mitarbeiter_innen.