TISS Leitungsgruppe, 27.März 2023
Überblick Betrieb
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Aufrechterhaltung der 20+ Applikationen
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Onboarding des neuen Kollegen im DevOps Team
Fast Lane
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Erlass von Studiengebühren für iranische Staatsbürger_innen
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Rücknahme Änderung: Anerkannte Wahlfächer doch frei benoten
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Studienbeitragsbestätigung: Umformulierung und englische Version
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Quinn-Logo für LVA-Beschreibung
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LVA/Format der Abhaltung: Anpassungen (neu: blended)
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Aktualisierung der Willkommensmail für neue MA
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Studienbewerbung: Mindestalter konfigurierbar
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Anpassungen von Anrede in Mails
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Rückbau Corona-Zutritt
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Gehaltsanpassungen für Stellenausschreibungen
TISS Tasks - Fortschritt Q1/23 und Ausblick Q2/23
Konferenz- mit Bezahlsystem - abgeschlossen
Für wissenschaftliche Konferenzen wird eine Software benötigt, die einen Review-Prozess unterstützt. Weiters wird die Integration eines Bezahlsystems benötigt. Ein solches Paket soll für wissenschaftliche Konferenzen zur Verfügung gestellt werden.
Start: Q3/2020
Stakeholder: Wissenschaftliche Mitarbeiter_innen, Finanzabteilung
Fortschritt Q1/23: Weitere Konferenzen angelegt und bestehende Konferenzen betreut.
Ausblick Q2/23: Betrieb
Data Management Plan (damap) - abgeschlossen
damap = Machine-actionable Data Management planning application. Damap unterstützt die Erstellung eines Data Management Plans (DMPs) für Forschungsprojekte. Damap wird mit den bestehenden CRIS Systemen der TU Wien verknüpfen. Die Umsetzung wird in mehreren Phasen erfolgen. Das Projekt wird im Rahmen des Projekts FAIR Data AUSTRIA umgesetzt.
Stakeholder: Forscher_innen, Fördergeber_innen
Start: QI/20
Fortschritt Q1/23: Offizieller Abschluss Projekt seitens Softwareentwicklung, Anforderungen werden in Github gesammelt und sind öffentlich zugänglich. Unterstützung TU Graz bei Implementierung. Fertigstellung offener Punkte, Abstimmung wie Weiterentwicklungen damap betreffend weiterhin organisiert werden sollen, v.a. in Hinblick auf Weiterentwicklungen in einem Folgeprojekt.
Ausblick Q2/23: Übernahme des TU Wien damap Tools in den CSD-Betrieb.
LLT: TISS & LectureTube API Verbesserung für Video - abgeschlossen
Um das sofortige Veröffentlichen, ohne zusätzlichen Aufwand vom FB LLT zu ermöglichen, soll mit einer „Einverständnis“ durch eine Checkbox in TISS für LectureTube Aufzeichnungen es ermöglicht werden, dass Aufzeichnungen aus HS sofort und ohne zusätzlichen Schneiden veröffentlicht werden.
Stakeholder: TU Wien
Start: QIII/22
Fortschritt Q1/23: Umsetzung wurde abgeschlossen und ist sowohl in TISS als auch auf LectureTube produktiv.
Ausblick Q2/23: Wird bereits von TU Wien Lehrenden erfolgreich eingesetzt.
Records Management - Forschungs- und Transfersupport
Aus Projekt TUKO entstand ein generisches Grundgerüst für ein TU-weites Records Management System. Unterscheidung zu DMS: zusammengehörige Dokumente werden in „Akten“ gebündelt. Daten und Dokumente können strukturiert über definierte Prozesse eingespielt werden. Erster Use Case ist die Vertragsverwaltung des FTS. Diese erfolgt aktuell über ein Excel Sheet und soll abgelöst werden.
Stakeholder: FTS
Start: QIII/21
Fortschritt Q1/23: Optimierung der Suche (Anpassungen Backend für Suche nach Personen und Org. Einheiten), Filter (ähnlich wie in div. Webshops um Records nach Eigenschaften wie Sachbearbeiter_in oder Organisationseinheit zu Filtern), Anpassung Metadaten.
Ausblick Q2/23: Finalisierung, Alfresco Update.
Records Management – Berufungsakt
Der Berufungsakt wird direkt in TUrm abgelegt. Dafür wird eine Site mit entsprechenden Metadatenmodell erstellt. Der Berufungsakt fällt mit Abschluss (Dienstantritt) in die Zuständigkeit von DSDM.
Stakeholder: Rektorin, DSDM, Pers. Admin
Start: QIII/22
Fortschritt Q1/23: Metadatenmodell, Akt anlegen, Dokumente hinzufügen und anzeigen, Suche nach Records, Listenansicht und Detailansicht von Akten, Dokumente.
Ausblick Q2/23: Anzeige von Fakultät und Institut, Akt schließen, Definition von Zugriffsrechten.
Identity and Access Management
Die sogenannte ZID-PDB soll/muss abgelöst werden, da ihr Betreuer Georg Gollmann in absehbarer Zeit in Pension geht. Ein Teil davon ist die Schaffung eines Identity and Access Managements (IAM) Systems in der TU.it. Dafür werden personenbezogene Daten aus TISS benötigt.
Stakeholder: TU.it Mailrouting, TU.it Lizenzverwaltung
Start: QI/22
Fortschritt Q1/23: Umsetzung der Anforderungen der TU.it abgeschlossen.
Ausblick Q2/23: Unterstützung der TU.it bei go-live.
Mailrouting
Die sogenannte ZID-PDB soll/muss abgelöst werden, da ihr Betreuer Georg Gollmann in absehbarer Zeit in Pension geht. Ein Teil davon ist die Datenbereitstellung für das Mailrouting. Dieses ist ebenfalls in der TU.it verortet und wird von Johann Klasek betreut. Für die Konfiguration des Mailroutings werden einige Daten benötigt, die aktuell über die ZID-PDB bezogen werden. Original stammen die Daten zu einem großen Teil aber sowieso aus TISS, wodurch der Schluss naheliegt, dass künftig die Daten direkt aus TISS bezogen werden sollten.
Stakeholder: TUW-Angehörige
Start: QIII/22
Fortschritt Q1/23: on-hold
Ausblick Q2/23: on-hold
Der nächste Punkt ist die Migration der Daten von der ZID-PDB nach TISS. Export der benötigten Tabellen und Listen für das technische Mailrouting.
Zusätzliche Information Finanzierung Drittmittelprojekt erfassen
Projektcontrolling möchte die Möglichkeit bieten, Soll und Istwerte betreffend Drittmittelprojekte laufend zu vergleichen, um die Steuerung von diesen Projekten zu optimieren. Dazu müssen neben den Planwerten auch die vertraglich vereinbarten Werte dokumentiert werden. Das soll in der Projektdatenbank erfolgen und zur Weiterverarbeitung ins DWH geliefert werden.
Stakeholder: Forscher_innen, Projektcontrolling, Projektadministration
Start: QIV/21
Fortschritt Q1/23: Integration Ansicht Zusatzfelder in PDB, Detailanforderungen und Dokumentation. Prüfung Zusatzanforderung betreffend Auftragsforschung (Kostenkalkulation) erfolgt.
Ausblick Q2/23:Implementierung und Abnahme der Anforderungen durch Projektcontrolling. Darstellung Fehlermeldungen aufgrund der Validierungen im DWH. Feinabstimmung Prozessablauf Planung und Dokumentation. Vorbereitung und Bereitstellung Information an User gemeinsam mit dem Fachbereich.
TISS Accessible Redesign
TISS soll im Aussehen an das Aussehen der TU Wien Homepage angepasst werden. Das Informationsdesign (wie sind einzelne Seiten aufgebaut) soll dabei auch überarbeitet und vereinheitlicht werden. Gesetzliche Vorgaben in Bezug auf Barrierefreiheit (WCAG 2.1) müssen beachtet werden.
Stakeholder: TU Wien, Öffentlichkeit
Start: QI/20
Fortschritt Q1/23: Bestehende Widgets nachschärfen und dokumentieren.
Ausblick Q2/23: Bestehende Widgets nachschärfen und neue Widgets definieren. Einbinden der bisherigen barrierefreien Widgets in eine Testinstanz next++.
Webservices Datenverbund
Der Datenaustausch von Studierendendaten mit dem BRZ soll vom File-basierten Transfer auf Web-Services umgestellt werden. Dadurch werden nicht nur die Daten sofort bei der Erhebung/Entstehung an das BZR/den Datenverbund übermittelt, sondern Fehlermeldungen oder Warnungen des BRZ sofort rückgemeldet.
Stakeholder: Studienabteilung
Start: QIV/19
Fortschritt Q1/23:Übermittlung von Stammdaten, Studiendaten und Erlässen (von Studienbeiträgen) per Schnittstelle;
Empfang von Fehlermeldungen des Datenverbund per Schnittstelle;
Verbesserungen bei Übertragungsgeschschindigkeit (Sidekiq & verstärkte Parallelisierung) und Fehlertorleranz bei Übermittlungsfehlern.
Ausblick Q2/23:Produktivsetzung der Schnittstellenimplementierung für Stamm-, Studiendaten und Erlässen;
Fertigstellung von Prüfungsleistungen, Abschlüssen, Zahlungsquittungen
Planung von Workflow- und UI-Änderungen
Aufnahmeverfahren Masterstudien (Green Chem., Building Sci. & Env)
Für englischsprachige Masterstudien sollen Aufnahmeverfahren in TISS abgewickelt werden können. Diese werden für einzelne Studien, nicht ganze Studienrichtungen implementiert. Eine Reihungskommission vergibt die Studienplätze und soll von einem automatisch berechneten Reihungsvorschlag unterstützt werden.
Stakeholder: Studienwerber_innen, Studienabteilung
Start: QIII/20
Fortschritt Q1/23: Module für den Upload eines PDF-Lebenslaufs und –Motivationsschreiben inklusive konfigurierbaren Bewertungsbogen und abschließender Bewertung; Automatisches Scoring von Bewerbungen; studienspezifischen Verfahren (anstatt studienrichtungsspezifischen); Berücksichtigung von auslaufenden Studien bei der Angabe von Wunschstudien; UI für die Reihungskommission.
Ausblick Q2/23: Fertigstellung des UI für die Reihungskommission; Verzicht auf vergebene Studienplätze und Nachrücken der Nachfolgenden Bewerber_innen.
Inter Institutional Agreement (IIA) (EWP)
Über die Anbindung von Schnittstellen zum EWP Netzwerk können Vertrags / Austauschdaten der Universitäten miteinander verglichen und bestätigt werden.
Der klassische Vertrag für den Austausch von mobilen Studierenden/ MA wird obsolet, die Vereinbarung hierzu findet rein virtuell statt.
Stakeholder: International Office, EUF, Studierende
Start: QII/21
Fortschritt Q1/23: Bug fixing (Schwierigkeiten mit Dashboard .- Behebung in Kooperation mit Dashboard Entwicklung).
Ausblick Q2/23: Bug fixing und Optimierung.
Löschung von Studienbewerbungen
Bewerbungsdaten müssen in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung gelöscht werden. Der Bedarf zu einer anonymisierten oder aggregierten Archivierung der zu löschenden Daten ist im Vorfeld zu klären.
Stakeholder: Studienwerber_innen, Studienabteilung, VR Lehre, Datenschutzbeauftragte
Start: QIII/21
Fortschritt Q1/23: on-hold
Ausblick Q2/23: Löschen von Personen, löschen von Gast-Accounts.
UG Novelle 2021
Notwendige Anpassungen für die neue Novelle des Universitätsgesetzes müssen implementiert werden.
Stakeholder: SVR Lehre, STAB, Fakultäten, Studierende
Start: QIII/21
Fortschritt Q1/23: Kein Fortschritt
Ausblick Q2/23: ECTS-Bonus für outgoing mobilities via BRZ-Web-Services, individuelle Zahlfristen für Doktoratsstudierende.
AHESN next
Automatisierter Austausch von Daten (Curricula, LVA, Prüfungen, Einzelleistungen, Abschlussarbeiten) mit Partner-Unis in multilateralen Kooperationsstudien.
Stakeholder: TU Wien, Öffentlichkeit
Start: QI/20
Fortschritt Q1/23: Testing und Release der lesenden Schnittstellen.
Ausblick Q2/23: Finalisierung des Release, Inbetriebnahme mit der Fakultät für Technische Chemie, Übernahme der Zeugnisse in den Studienabschluss.
Projekt PASSt
Daten für Analyse von PASSt liefern, persönliche Vorschläge aus den Prognosemodellen anzeigen, verbesserte Verknüpfung des Studienfortschritts mit dem Curriculum
Stakeholder: Studierende, TU.it, VR Studium und Lehre
Start: QI/22
Fortschritt Q1/23: Fertigstellung der DB-Views nach der aktuellen Spezifikation
Ausblick Q2/23: Implementierung der Tabelle für LVA-Zuordnungen; Abnahme der Views durch das ZSL und Sphinx; Anpassungen an die neue Daten-Spezifikation (in Ausarbeitung)
Abschlussarbeiten
Die am VR Lehre überarbeiteten Prozesse für Abschlussarbeiten sollen von TISS unterstützt werden. Diese umfassen online Plagiatsprüfung, automatisierte Prüfung der Barrierefreiheit, Upload eines Exposés, Bearbeitungsmöglichkeiten für Studierende, Forschungsethikfragebogen, Einverständniserklärungen, Verwaltung von Milestones für Abschlussarbeiten, Anpassungen des Workflows.
Stakeholder:Lehrende, Studierende
Start: QI/23
Fortschritt Q1/23: Anforderungserhebung, Erhebung der Schnittstellen zu externen Systemen.
Ausblick Q2/23: Anforderungserhebung, Implementierung Kenntnisnahme, Schnittstellenanbindung von turnitin, Schnittstellenanbindung von Asura, Implementierung Forschungsethikfragebogen.
LLT: Opencast Videoportal - Tobira - on-hold
Ziel des LectureTube Videoportals aka Tobira ist es eine hierachische strukturierte Ansicht für Video zu schaffen. Es wird einen öffentlich repräsentativen Teil geben, der von berechtigen Personen gestaltet werden kann (Stichwort Moderator). Desweiteren wird es einen persönlichen Bereich geben, bei dem User ihre eigenen Videos raufladen, bearbeiten und teilen können.
Stakeholder: Lehrende und Studierende
Start: QI/22
Fortschritt Q1/23: Softwareupdates eingespielt. Neue LT Infrastruktur aufgebaut. Projektrisiko: Warten auf Storage
Ausblick Q2/23: Einbindung von ersten Lehrvideos und Aufbau einer Grundbaumstruktur.
LLT: Neubau von Opencast
Neubau der Opencast Infrastruktur mit dem Ziel leicht skalierbar und über Ansible verwaltbar zu sein
Stakeholder:TU Wien, Lehrende und Studierende
Start: QIV/21
Fortschritt Q1/23: Warten auf Storage-Alternative für nicht zur Verfügung gestelltes Ceph. Anforderungen wurden Anfang März an TU.it weitergegeben. Warten auf Backup-Lösung von TU.it. Neue Infrastruktur wurde erfolgreich mit Hilfe von Ansible Skripten aufgebaut.
Ausblick Q2/23: Lauffähiger neuer Opencast Cluster. Vorbereitungen auf Migration der Videos von alten auf neuen Cluster. Bedingung: zur Verfügung gestelltes Storage (Ersatz für Ceph).
LLT: Turnitin
Um die Plagiatssoftware an die zentrale E-Learning Plattform der TU Wien = TUWEL anzubinden, soll das ausgewählte Plugin installiert und konfiguriert werden.
Stakeholder: TU Wien
Start: QII/22
Fortschritt Q1/23: Warten auf Usertests und Kommunikation vom Team ZeSL.
Ausblick Q2/23: Nach Feedback von ZeSL - Plugin installieren und konfigurieren im TUWEL Produktivsystem.
LLT: TUWEL 4.x & Theme Vorbereitungen
Der geplante Umstieg auf die 4.x Version von Moodle voraussichtlich im Sommer 2023 muss entsprechend geplant, koordiniert und getestet werden. Speziell im Hinblick auf das neue Theme müssen entsprechende Vorbereitungen frühzeitig getroffen werden.
Stakeholder: TU Wien
Start: QII/22
Fortschritt Q1/23: Erste Feedback Runden zum neuen Theme werden eingeholt. Alle AMC Plugins sind bereits auf 4.x migriert.
Ausblick Q2/23: Theme für TUWEL 4.x sollte zu 95% fertig sein. Vorbereitungen für das Update der Moodle Instanzen werden finalisiert. Update erfolgt in Q3.
LLT: Hörsaalausstattung
Ziel ist eine möglichst einheitliche Ausstattung aller Hörsäle vor allem in Bezug auf das Design der Touchpanele.
Stakeholder: TU Wien
Start: QIII/22
Fortschritt Q1/23: Rückmeldung an GUT bzgl. Anpassung von Hörsälen für WS2023. Termin wegen finaler Abstimmung der Umbauten hat stattgefunden.
Ausblick Q2/23: Abnahme erster Hörsäle mit angepasstem Design.
LLT: Policies
Aktualisieren und konkretisieren der Policies für die Services des FB Lehr- und Lerntechnologien.
Stakeholder: TU Wien
Start: QII/23
Fortschritt Q1/23: Vorbereitungen
Ausblick Q2/23: Aktualisieren und konkretisieren der Policies für TUWEL, etc. Aktualisieren und konkretisieren der Policies für LectureTube etc. Data Retention & DSGVO
LLT: Projekt Zolomon
Um Zoom Cloudrecording in bestehende LectureTube Serien zu ingesten, soll es für User eine einfache und intuitive Möglichkeit der Integration über TUWEL geben.
Stakeholder: TU Wien
Start: QII/23
Fortschritt Q1/23: Vorbereitungen
Ausblick Q2/23: Zoom Cloudrecordings über ein Interface in die entsprechende Serie in LectureTube importieren.
Interne Veranstaltungen / TU-Events
Jede Org-Einheit soll interne Veranstaltungen über TISS anbieten und administrieren können. Die Funktion „Interne Veranstaltungen“ kann zur Zeit nur von der Personalentwicklung genutzt werden.
Stakeholder: TU Wien
Start: QII/23
Fortschritt Q1/23: Bugfixes
Ausblick Q2/23: Je nach Personalsituation stehen mehrere Funktionen kurz vor dem Release: virtuelle Formate, geschlechtsneutrale Anrede bei den E-Mails, Übertrag von Terminen in den Kalender (.ics-Dateien).
Fördermöglichkeiten (Administration Fördergeber, Programme, Partner)
1) Erweiterung User Interface für die Administration der Fördergeberstruktur, 2) Integration von Persistant Identifiers, 3) Berechtigungen zur Bearbeitung der Fördergeberstruktur, 4) Ergänzung Fördergeberstruktur um Partner (Suche, Dublettenabgleich, Import von externen Quellen), 5) Workflow zur Anlage von neuen Fördergebern in SAP (Fehleranfällig, Dubletten)
Stakeholder: Forscher_innen, Sektretariat, Forschungs- und Transfersupport, Projektcontrolling, Forschungsinformationssysteme, Förderberatung- und Wirtschaftskooperation
Start: QI/22
Fortschritt Q1/23: Verbesserungen im Userinterface betreffend Finanzkoordinator durchgeführt, Fördergeberstruktur Vorarbeiten betreffend Definition und Aufbau TU-Wien intern läuft.
Ausblick Q2/23: Schrittweise Integration API-Informationen von RIS Synergy in PDB bzw. Ablöse der coLAB-Einseiter für Forscher_innen in TU Wien durchgeführt werden kann, Umsetzung Konzept Fördergeberstruktur.
RIS Synergy
Schnittstellen zwischen Fördergeber und Universitäten zum Austausch von Daten zu Drittmittelprojekten sollen definiert und umgesetzt werden. Die TU Wien hat den Lead bei diesem Projekt. Das Projekt ist auf 4 Jahre angesetzt. CSD ist im Kernteam des Projekts verankert und in den operativen Teams.
Stakeholder: TU Wien, Fördergeber, Projektadministration
Start: QI/220
Fortschritt Q1/23: Aktive Mitarbeit bzw. Lead in den Arbeitsgruppen und in dem Umsetzungsteam Programminformationen, Umsetzung Prototyp "Eingabetool", Fertigstellung API-Programminformationen, RIS Synergy Meeting inkl. Workshops
Ausblick Q2/23: Umsetzung der APIs Projektdaten und Publikationsdaten begonnen, Detailanforderungen und zeitliche Planung für Phase 3 Eingabetool, erste erfolgreiche Tests mit Fördergebern abgeschlossen. Abstimmung der Vorarbeiten hinsichtlich Folgeprojekte zum Aufbau einer "Neutralen Phase".
Neue Themen
Upgrade DSpace-CRIS 5 auf 7
Die Wartung von DSpace-CRIS Versionen, die auf DSpace Versionen älter als 7.0 basieren läuft mit Ende 2023 aus. Mit DSpace-CRIS 7 werden eine Menge wesentlicher Verbesserungen angeboten hinsichtlich Usabilty, Code- und Datenqualität, Import/Export, Statistik. Im ersten Schritt ist eine Analyse und Erfahrungsaustausch geplant, um ein Grobkonzept für den Umstieg im nächsten Schritt zu erstellen.
Stakeholder: CSD, FIS, Bibliothek, Forscher_innen
Start: QII/23
Lösungsansatz: Es ist derzeit nicht bekannt, welche Schritte notwendig sein werden und mit welchem Aufwand hier gerechnet werden kann. Es soll ebenfalls analysiert werden, welche Weiterentwicklungen derzeit nicht durchgeführt werden sollten, da diese bei einem Upgrade eventuell nicht mehr weiterverwendet oder aufwändig bearbeitet werden müssen.
Plattform zur Anerkennung von Prüfungsleistungen
Die Technische Universität Wien und die Universität Wien nehmen sich zum Ziel, eine Applikation zur Antragsstellung von Anerkennungsanträgen durch die Studierenden gemeinschaftlich zu designen, zu entwickeln und zu betreiben. Grundlage sind AHESN Schnittstellen, die beide Universitäten sowohl sendend als auch konsumierend umgesetzt haben.
Stakeholder:Studierende (Studiendekan_innen, Dekanate)
Start: QII/23
Lösungsansatz: Sämtliche Prozessschritte, die die Anträge der Studierenden betreffen, sollen umgesetzt werden (von der Identifikation bis zum fertigen Antrag). Das Ziel ist ein fertiger Antrag, der über die AHESN Schnittstelle in die Systeme verteilt werden kann. Die inhaltliche Entscheidung über die Anträge verbleiben vorerst bei den bestehenden Campusmanagementsystemen.
LLT: Dual Streaming
Um Studierenden die Möglichkeit zu geben, Videos in besserer Qualität zu sehen, soll in den mit LectureTube ausgestatteten Hörsälen Dual Streaming integriert werden.
Stakeholder: TU Wien
Start: QII/23
Lösungsansatz: Abstimmung mit GUT findet noch in QI/23 statt. Danach werden weitere Entscheidungen getroffen.
LLT: TISS User Import
Um die Schnittstelle zu verbessern muss die bestehende Integration neu implementiert werden.
Stakeholder: TU Wien
Start: QII/23
Lösungsansatz: Prüfung welche Teile entfernt und welche neu geschrieben werden müssen. Abstimmung mit TISS Team.