TU coLAB hat vor inzwischen fast drei Jahren - im Jänner 2020 - das Licht der TU-Welt erblickt. Damals wurde es als Projekt mit einem gewissen Laborcharakter gestartet, da die Anwendungsfälle noch nicht alle im Detail klar waren. Das .digital office hat das Projekt angestoßen, um die Lücke einer gemeinsamen digitalen Kollaborationsplattform für alle Mitarbeitenden zu schließen. Die Plattform wuchs über die Jahre rasant, nicht zuletzt durch die veränderten Arbeitsbedingungen durch die Pandemie. Parallel dazu gab es das aus der TU.it enstandene TUwiki, das aber einen anderen Funktionsumfang hatte als TU coLAB, da es auch aus einer anderer Überlegung heraus enstand. Dennoch lag nahe, die beiden Systeme zu einer gemeinsamen Plattform für die TU Wien zu verschmelzen.

Projekt "TU coLAB As A Service" schafft ein gemeinsames System

In diesem Jahr wurde das TU.it-Projekt "TU coLAB As A Service" in Kooperation mit dem .digital office initiitiert, um aus dem "Laborprojekt" ein dauerhaftes Service an der TU Wien umzusetzen. Da TU coLAB deutlich mehr Spaces, Nutzer_innen und einen breiteren Funktionsumfang zu bieten hat, wurde die Entscheidung getroffen, bestehende Spaces aus TUwiki in TU coLAB zu überführen. Die Migration der Inhalte von ca. 30 Spaces aus TU wiki hat letzte Woche erfolgreich stattgefunden. Offen sind noch einzelne Bereiche mit TU.it-eigenen Informationen und persönliche Bereiche, die noch näher beleuchtet werden müssen.

Aus Zwei mach ein - mit allen Vorteilen

Sowohl TUwiki als auch TU coLAB hatten vorteilhafte Features zu bieten. Ziel der Zusammenführung war, das Beste aus beiden Welten zu verbinden. TU coLAB hat deutlich mehr Makros und Plug-ins integriert, diese bleiben nach der Migration selbstverständlich erhalten. Im Gegenzug ist nun die Active Directory (AD)-Anbindung, die man im TUwiki gewohnt war, in TU coLAB möglich. Das bedeutet für Nutzer_innen konkret, dass sie beispielsweise alle Mitarbeiter_innen ihrer im TISS hinterlegten Gruppen ab sofort auch in TU coLAB abbilden können. Der SSO-Zugang über das TU Wien-Login bleibt unverändert erhalten.

In dieser Zusammenführung der unterschiedlichen Authentifizierungsmöglichkeiten für User lag auch die große Herausforderung in der Migration der beiden Systeme: Durch die unterschiedlichen Login-Verfahren waren User unterschiedlich angelegt. Daher musste vorab ein händisches User Mapping durchgeführt wurden, um alle User korrekt zu erfassen. Nachdem die Migration nun erfolgreich abgeschlossen werden konnte, ist eine Neuanlage von Spaces für Mitarbeiter_innen der TU nur noch in TU coLAB möglich.

Was sind die nächsten Schritte?

Ein paar Nacharbeiten sind nun noch zu tun, um das System sauber "fertig zu machen". In TU coLAB gibt es derzeit eine größere Anzahl an inaktiven Usern, also die längere Zeit nicht eingeloggt waren. Diese müssen nun bereinigt werden, um keine Probleme mit der in der Lizenz enthalten Useranzahl zu bekommen. Diese Bereinigung ist nun der nächste Schritt. Alle betroffenen Personen werden davor rechtzeitig informiert.

Anfang nächstes Jahr erfolgt der Umstieg auf eine neue Lizenz (dzt. Confluence Server Lizenz. Neu: Data Center Lizenz). Für Nutzer_Innen bedeutet das, dass die vielfach nachgefragte Kalenderfunktion, die aus dem Wiki bekannt ist, dann auch im TU coLAB verfügbar ist.

Was bleibt: Das gewohnte "Look & Feel" von TU coLAB bleibt natürlich erhalten.