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Info Mail 04/2020

Signaturservice, Formulare in SAP Services, Refundierung falscher Steuersatz, Brexit, ungeklärte Zahlungen, Zollabfertigung, Literaturbeschaffung

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Themen:

  1. Signaturservice
  2. Kreditor/Debitor anlegen und ändern über SAP Services
  3. Refundierungs- und Privatverkaufsformular über SAP Services
  4. Refundierung bei falschem Steuersatz auf der Rechnung 
  5. Schließung der Kreditoren/Debitoren aus Großbritannien ab 2021 (Brexit)
  6. Auftrag und Vollmacht bei Zollabfertigungen
  7. Ungeklärte Einzahlungen und Abbuchungen auf Girokonten
  8. Beschaffung von Literatur nur durch die Bibliothek

1. Signaturservice

Ab sofort können PDF-Dateien an der TU Wien ohne Versand des Dokuments über Netzwerke oder an Server außerhalb der TU Wien digital signiert werden. Voraussetzung dafür ist eine Handysignatur (Informationen dazu unter: https://www.buergerkarte.at/aktivieren-handy.html, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster). Das Signaturservice ist über SAP Services oder direkt unter https://signaturbox.tuwien.ac.at, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster erreichbar. In Zukunft ist geplant diese Funktionalität auch in TU-interne Anwendungen zu integrieren. Wir halten aber auch die schon jetzt bereitstehende Möglichkeit, PDFs per Weboberfläche zu signieren, für einen sinnvollen Beitrag zu digitalen Prozessen an der TU Wien. Das Service wird von TU Finanzen und dem CSD-Team zur Verfügung gestellt.

Hinweis: mit Firefox funktioniert das Service leider nicht immer problemlos.

2. Kreditor/Debitor anlegen und ändern über SAP Services

Ab sofort werden über SAP-Services neue Formulare für „Kreditor anlegen/ändern“ und „Debitor anlegen/ändern“ in der Kachel „Anträge Finanzen“ zur Verfügung gestellt. Die bisherigen Formulare stehen nur noch bis 09.12.2020 auf unserer Homepage zur Verfügung, danach können nur noch Anträge aus SAP Services bearbeitet werden. Bei einem Neuantrag füllen Sie bitte alle Stammdaten wie gewohnt aus. Bei einer Änderung ist im ersten Feld der vorhandene Kreditor oder Debitor einzutragen und ein Dokument als Nachweis der Änderung im Antrag hochzuladen. Bitte beachten Sie, dass zukünftig bei jedem Neuantrag eines Kreditors ein Nachweis aller erforderlichen Daten hochgeladen werden muss. Nach Absenden des Antrages erhalten Sie per E-Mail von der Quästur eine Bestätigung der Neuanlage bzw. Änderung. Bei Fragen zu Kreditoren kontaktieren Sie bitte kreditor.anlegen.aendern@tuwien.ac.at und zu Debitoren debitor.anlegen.aendern@tuwien.ac.at.

3. Refundierungs- und Privatverkaufsformular über SAP Services

Die Antragsformulare für „Refundierung“ und „Privatverkauf“ stehen ab sofort in SAP-Services in der Kachel „Anträge Finanzen“ zur Verfügung. Zu beachten ist, dass diese Anträge nur mehr von TU Mitarbeiter_innen gestellt werden dürfen. Fachbereich Quästur Argentinierstraße 8, 1040 Wien www.tuwien.ac.at/finanzen Nach Absenden des Antrages erfolgt die Übertragung in das Rechnungseingangsbuch und kann dort weiterbearbeitet werden. Die bisherigen Formulare stehen nur noch bis 09.12.2020 auf unserer Homepage zur Verfügung, danach können nur noch Anträge aus SAP Services bearbeitet werden. TU-externe können grundsätzlich keine Refundierungen beantragen, da sie nicht mit Rechnungsadresse TU Wien einkaufen dürfen. Rechnungen Privatverkäufe TU-externer sind wie Eingangsrechnungen generell von diesen selbst zu erstellen. Bei Fragen kontaktieren Sie bitte kreditorenbuchhaltung@tuwien.ac.at

4. Refundierung bei falschem Steuersatz auf der Rechnung

Bei Rechnungen aus dem EU-Raum bzw. Drittland mit landesüblicher Umsatzsteuer, lautend auf die TU Wien, wird ab 01.01.2021 nur mehr der Nettobetrag refundiert/anerkannt, da die Abfuhr der Steuer durch die TU-Wien im Inland nochmals entrichtet werden muss. Die Differenz ist von der_dem Antragsteller_in privat zu finanzieren.

5. Schließung der Kreditoren/Debitoren aus Großbritannien ab 2021 (Brexit)

Das Vereinigte Königreich hat mit Ablauf des 31. Jänner 2020 die EU verlassen, mit Ende einer Übergangsphase wird Großbritannien ab 1. Jänner 2021 ein Drittstaat sein. Alle offenen Bestellungen müssen daher zeitgerecht abgewickelt und die Verbuchung der Eingangsrechnungen bis zum Buchungsschluss am 23.12.2020 abgeschlossen werden. Eventuelle Ausgangsrechnungen müssen bis spätestens 30.12.2020 erfasst und genehmigt werden, unabhängig vom Zahlungseingang. Die Sperre aller Debitoren und Kreditoren aus Großbritannien ist leider systemtechnisch notwendig und wird Anfang Jänner 2021 vorgenommen. Für Lieferungen und Leistungen aus/nach dem Vereinigtem Königreich ab 2021 muss eine Neuanlage der Stammdaten beantragt werden.

6. Auftrag und Vollmacht bei Zollabfertigungen

Beim Import von Waren aus Drittländern werden beim Zollamt Steuerabgaben und Zölle eingehoben. Speditionen verlangen daher eine Vollmacht, um Zollabwicklungen im Namen der TU-Wien durchführen zu können. Es kann für jede Lieferung nur eine Einzelvollmacht vergeben werden und eine firmenmäßige Unterschrift ist erforderlich. Deshalb weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass Institutsmitarbeiter_innen nicht berechtigt sind Generalvollmachten an Spediteure zu erteilen. Zur Vermeidung von steuerlich inkorrekten Angaben schicken sie bitte alle Antragsformulare an zolldokumente@tuwien.ac.at.

7. Ungeklärte Einzahlungen und Abbuchungen auf Girokonten

Leider kommt es in der letzten Zeit immer häufiger zu Einzahlungen auf den TUW Girokonten, wo kein Antrag auf Ausgangsrechnung rechtzeitig erstellt wurde und die Zuordnung des Geldeinganges nicht möglich ist. Die Suche nach dem Geldempfänger stellt mittlerweile einen großen Zeitaufwand in der Fachbereich Quästur Argentinierstraße 8, 1040 Wien www.tuwien.ac.at/finanzen Quästur dar. Wir möchten nochmals darauf hinweisen, keine Bankverbindungen weiter zu geben, ohne danach dazugehörige Ausgangsrechnungen zu stellen. Jene Gutschriften, die von Lieferanten überwiesen werden, müssen nach Einlangen der Gutschrift sofort erfasst werden. Die Ausgaben der Kreditkartenabrechnungen sind bis spätestens zum Fälligkeitsdatum zu erfassen. Es kommt auch hier immer wieder zu monatelangen Verzögerungen. Informieren Sie uns umgehend über jene Zahlungseingänge, die nicht sofort erfasst werden können. (Innenauftrag nicht vorhanden, keine Gutschrift vom Lieferanten,…): girokontenbetreuung@tuwien.ac.at

Sollten von einzelnen Instituten bzw. Abteilungen weiterhin gehäuft Zahlungen eingehen, die nicht zugeordnet werden können, werden wir über das Einbehalten eines Teilbetrages dieser Zahlungen eine_n weitere_n Mitarbeiter_in in der Quästur finanzieren müssen, um den immer weiter steigenden, sinnlosen Aufwand ursachengerecht zu bewältigen.

8. Beschaffung von Literatur nur durch die Bibliothek

Die Bibliothek hat uns um Aussendung der folgenden Information gebeten, bitte richten Sie Rückfragen daher direkt an die Bibliothek: Ab 01.01.2021 erfolgen Literaturankäufe zentral über die TU Wien Bibliothek (Ausnahmen siehe unten). Eine Bezahlung von Büchern oder Zeitschriften (Anlage) aus dem Budget Ihres Instituts ist damit im Normalfall nicht mehr möglich. Sämtliche wissenschaftliche Literatur inkl. Datenbanken wird über das von der Bibliothek verwaltete Bücherbudget der Institute und zentralen Bereiche bzw. über das Zeitschriftenbudget der Bibliothek verbucht. Einzige Ausnahme bilden Literaturbeschaffungen, die für den Verbrauch bestimmt sind (z. B. Arbeitsblätter, Poster etc.), daher nicht in CatalogPlus nachgewiesen und nicht der TU Wien Bibliothek vorgelegt werden. Diese Literatur und nicht-wissenschaftliche Zeitschriften wie z. B. „C't : Magazin für Computertechnik“ werden als Aufwand eingestuft und somit von den Instituten oder zentralen Bereichen über deren Globalbudget gebucht (Warengruppe 537).

Für den weiterhin möglichen selbstständigen Ankauf von deutschsprachigen Büchern gilt: Nach Vorlage und Prüfung durch die Fachgruppe Bücher der TU Wien Bibliothek können Rechnungen bzw. privat bezahlte Anschaffungskosten mittels Formular (Privatverkauf) vom Bücherbudget Ihres Instituts beglichen bzw. rückerstattet werden. Falls das Bücherbudget Ihres Instituts erschöpft sein sollte, können mittels einer Umbuchung von Ihrem Budget auf das Bücherbudget weitere Literaturbeschaffungen durch die Bibliothek abgewickelt werden. Bei Fragen betreffend Literaturbeschaffung wenden Sie sich bitte an erwerbung@ub.tuwien.ac.at bzw. DW 44080 (Bücher) oder zeitschriften@ub.tuwien.ac.at bzw. DW 44267 (Zeitschriften).