News

Info-Mail 03/2020

Mitarbeiter_innen Kreditkarte, Rückerstattung Reisekosten, Bezahlung Online Tagungen, Versicherungen Notebooks, Belege Handkassen, E-Mail innerbetriebliche Verrechnung

Icon Quästur

Themen:

  1. Nutzung der Mitarbeiter_innen Kreditkarte American Express
  2. Rückerstattung stornierter Reisekosten bedingt durch COVID-19
  3. Bezahlung von „online“ Tagungen, Seminaren, Konferenzen, etc.
  4. Abschluss von Versicherungen für Laptops, Notebooks, etc.
  5. Belege zu Handkassen ab September 2020
  6. Neue E-Mail-Adresse für innerbetriebliche Verrechnungen

 

1. Nutzung der Mitarbeiter_innen Kreditkarte American Express

Die Kreditkarte ist ausschließlich zum Erwerb von Waren und Leistungen für dienstliche Zwecke der TU Wien zu verwenden – dies ist eine Vorgabe der Kreditkartengesellschaft.

Eine ausführliche Information finden Sie unter

https://www.tuwien.at/tu-wien/organisation/zentrale-bereiche/finanzen/quaestur/zahlungsverkehr-und-kassa/kreditkarte-mitarbeiter-innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

 

2. Rückerstattung stornierter Reisekosten bedingt durch COVID-19

Das Reisemanagement wird ab Herbst 2020 über bereits ausbezahlte Reisekosten Auskünfte von TU-Mitarbeiter_innen einholen, ob etwaige Rückerstattungen durch stornierte Kosten (Veranstalter, Fluggesellschaften, Hotels, etc.) erfolgt sind.

Bereits refundierte Beträge, welche nun aufgrund der Stornierung der Reise ersetzt werden, müssen ebenso in der Reiseabrechnung gegengerechnet werden. Eine Rückbuchung wird bei der nächsten Gehaltsabrechnung durchgeführt.

Erfolgt keine Abgeltung der Kosten (Veranstalter, Fluggesellschaften, Hotels etc.) ist dafür ein schriftlicher Nachweis erforderlich.

Gutscheine sind sowohl bei der bereits abgerechneten als auch bei der kommenden Reise hochzuladen.

 

3. Bezahlung von „online“ Tagungen, Seminaren, Konferenzen, etc.

Für Tagungen, Seminare, Konferenzen, etc., welche online durchgeführt wurden, ist kein Reiseantrag zu stellen. Die Kosten sind über eine Bestellung/Rechnung in SAP mit der Warengruppe 525 Aus- und Fortbildung zu erfassen bzw. über Refundierung, falls diese durch den_die Mitarbeiter_in vorfinanziert worden sind.

 

4. Abschluss von Versicherungen

Da vermehrt Versicherungen für Laptops, Notebooks, etc. gleich beim Kauf abgeschlossen und ver-rechnet werden, möchten wir darauf aufmerksam machen, dass solche Versicherungen nicht durch die TU Wien bezahlt werden können.

Der Abschluss von Versicherungen ist nur durch das Rektorat zulässig.

 

Auszug aus dem Organisationshandbuch (Pkt. 2.5.4):

Der Abschluss dieser Rechtsgeschäfte bzw. die Vornahme entsprechender Handlungen ist dem nach der geltenden Geschäftsordnung des Rektorats zuständigen Rektoratsmitglied bzw. dem Rektorat vorbehalten.

 

Organisationshandbuch Struktur und Governance des Rektorats (Seite 19):

https://www.tuwien.at/index.php?eID=dms&s=4&path=Richtlinien%20und%20Verordnungen/Struktur_und_Governance_Organisationshandbuch.pdf, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

 

Die TU Wien verfügt sowohl über eine Haftpflichtversicherung als auch über eine All Risk Sachversicherung.

 

Bei Fragen zu Versicherungen kontaktieren Sie bitte Frau Mag. Astrid Steiner (GuT) DW 41226 oder versicherung@gut.tuwien.ac.at.

Informationen über bestehende Versicherungen finden Sie auf der Homepage der Abteilung für Gebäude und Technik:

https://www.tuwien.at/fileadmin/Assets/dienstleister/gebaeude_und_technik/Beschaffung/Versicherungs-Folder_3110.pdf, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

 

5. Belege zu Handkassen ab September 2020

Ab sofort werden Belege und das zugehörige Kassabuchblatt am Institut gescannt und per E-Mail an Barzahlungsverkehr@tuwien.ac.at übermittelt.
Abgelehnte Belege und eventuelle Korrekturen werden am Kassabuchblatt vermerkt und dem Institut
zur Korrektur des Original Kassabuchblattes zugesandt.
Die Originalbelege bleiben am Institut.

6. Neue E-Mail-Adresse für innerbetriebliche Verrechnungen

Das Postfach Innerbetriebliche.Verrechnung@tuwien.ac.at wurde für das Einscannen von innerbetrieblichen Belegen eingerichtet.
Die Originalbelege bleiben am Institut.