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Info-Mail 01/2022

Umsatzsteuerregelungen, Kreditkartenabrechnungen, Abschluss von FWF Projekten, Belegübersicht in SAP Services, Einkäufe über Amazon, Beschaffung von Raumeinrichtung und -ausstattung, E-Mail Anfragen

Themen:

  1. Umsatzsteuerregelungen ab 1. Jänner 2022
  2. Erfassung von Kreditkartenabrechnungen
  3. Abschluss von FWF Projekten (T-Innenaufträge)
  4. Belegübersicht in SAP Services
  5. Einkäufe über Amazon
  6. Beschaffung von Raumeinrichtung und -ausstattung
  7. E-Mail Anfragen

1. Umsatzsteuerregelungen ab 1. Jänner 2022

Der ermäßigte Steuersatz in der Höhe von 5 % ist ausgelaufen und es gelten wieder folgende Steuersätze:

  • Gastronomie - Abgabe von Speisen (10 %) und Getränke (20 %)
  • Tourismus - Beherbergung in eingerichteten Wohn- und Schlafräumen (10 %)
  • Kultur - Einfuhr von Kunstgegenständen (13 %) - bestimmte Tätigkeiten im Kulturbereich, z.B.: Künstler und Schausteller (13 %)
  • Publikationen - Lieferung, Einfuhr und innergemeinschaftliche Erwerbe von Büchern (10 %)

2. Erfassung von Kreditkartenabrechnungen

Es kommt immer wieder zu verspäteter Erfassung der Kreditkartenabrechnungen. Die Abbuchungen finden am Ende des Monats statt, bis dahin sollte die Abrechnung bereits in SAP erfasst sein. Die Verantwortung für die Abwicklung und Übermittlung der Belege obliegt der_dem Kreditkarteninhaber_in.

Da der Verwaltungsaufwand für die Nachfragen zu spät erfasster Belege immer mehr zunimmt, werden wir diesen zukünftig den Verursacher_innen zurechnen. Für alle Belege, die nicht innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Monatsende erfasst sind, verrechnen wir in Zukunft eine Bearbeitungsgebühr von 20% des Abrechnungsbetrags, jedoch mindestens EUR 10,00.

3. Abschluss FWF Projekte (T-Innenaufträge, §26)

Der Abschluss von Ad-Personam FWF Projekten (§26) wird von der FWF Revision und in weiterer Folge vom Fachbereich Projektcontrolling und -support angestoßen. Die Kolleg_innen aus dem Fachbereich nehmen nach Projektende mit den Projektleiter_innen Kontakt auf. Die Rücküberweisung von eventuell noch vorhandenen Fördermitteln an den FWF, soll erst nach dieser Kontaktaufnahme geschehen.

Überweisung der Restmittel an den FWF: Bei der Erstellung des Antrags Gutschrift ist in SAP Services die E-Mail vom Fachbereich Projektcontrolling und -support hochzuladen, aus welcher der Rücküberweisungsbetrag hervorgeht.

Erfassung über SAP-Services: Erstellung „Antrag Gutschrift“ mit dem Kurztext „Überweisung der Restmittel FWF-Projekt Nr. xxx“, Einsetzen des Restmittelbetrages und Änderung auf das Tagesdatum.

4. Belegübersicht in SAP Services

In der Kachel „Finanzen“ im Reiter Belegübersicht werden Belege für Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Bestellungen und Gutschriften angezeigt, bei denen Sie selbst involviert sind oder waren (z.B. eine Rechnung hochgeladen wurde, Freigaben erfolgt sind etc.). In der Spalte „Status“ kann nachvollzogen werden in welchem Workflow-Schritt sich der jeweilige Beleg oder Antrag gerade befindet. Über das „Augensymbol“ können Details angezeigt werden.

5. Einkäufe über Amazon

Der zentrale Amazon Business Account der TU Wien ist nun für die gesamte TU Wien aktiv. Einkäufe bei Amazon sind ab sofort nur mehr über diesen Account abzuwickeln, Einkäufe über andere TU Accounts oder private Accounts (Refundierung, Privatverkauf) sind nicht mehr zulässig. Weitere Information finden Sie unter: 

https://www.tuwien.at/index.php?eID=dumpFile&t=f&f=100947&token=ad1783eeca52dfbaaa6c6069dbb37a85cdfd54a9, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

6. Beschaffung von Raumeinrichtung und -ausstattung

Aufgrund vermehrter Ankäufe von Raumeinrichtung und -ausstattung durch Institute möchten wir nochmals darauf hinweisen (siehe Info-Mail 01_2021), dass Einrichtungsgegenstände ausschließlich mit der Abteilung Gebäude und Technik zentrale Service Center der GUT abzustimmen und abzuwickeln sind. Dekoration und Zimmerpflanzen sind jedenfalls privat zu finanzieren.

Den Ausstattungskatalog finden Sie unter

https://www.tuwien.at/index.php?id=906, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

7. E-Mail Anfragen

Anfragen an die Fachbereiche der Finanzabteilung senden Sie bitte an folgende Kontaktadressen, die auch im Fall von Urlauben und Krankenständen stets bearbeitet werden. Bitte senden Sie E-Mail-Anfragen nicht an einzelne Kolleg_innen in der Finanzabteilung.

Quästur:  https://www.tuwien.at/tu-wien/organisation/zentrale-bereiche/finanzen/quaestur/kontakt-1

Controlling: controlling@tuwien.ac.at

Projektcontrolling- und support: projektcontrolling@tuwien.ac.at

SAP: sap-support@tuwien.ac.at

Finanzen allgemein: finanzen@tuwien.ac.at