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TU coLAB – Digitale Zusammenarbeit erleichtern, Aufgaben organisieren, Feedback einholen

Digitale Tools können so eingesetzt werden, dass diese die Zusammenarbeit zwischen Kolleg_innen, Arbeitsgruppen oder in Teams deutlich erleichtern - und das ist ganz im Sinne der Ziele der Digitalisierungsstrategie. Dafür werden an der TU Wien neue organisationseinheitsübergreifende Services aufgebaut.

Aufgaben erstellen, organisieren und gemeinsam daran arbeiten – alles an einem Ort!

TU coLAB ist eines dieser neu eingesetzten Tools. Es basiert auf Confluence und bietet einen Arbeitsbereich für Teams und Communities, wo Wissen und Zusammenarbeit aufeinander treffen – über die Grenzen von Organisationseinheiten hinweg. TU Mitarbeiter_innen können eine zentrale Informationsquelle und Wissensbasis erschaffen und gemeinsam daran weiterarbeiten. Informationen müssen nur einmal eingegeben und aktuell gehalten werden. Zusätzlich können diese durch die vernetzte Struktur des TU coLAB an verschiedenen Stellen im System angezeigt und gefunden werden.

Auch die Zusammenarbeit an Projekten kann TU coLAB erleichteren  – durch die flexible Arbeitsumgebung kann das ganze Team einbezogen werden, ohne eine E-Mailflut auszulösen. In Besprechungsnotizen lassen sich Aufgaben notieren und gleich an die jeweiligen Verantwortlichen weiterleiten. Damit man das Rad nicht ständig neu erfinden muss, kann man Vorlagen nutzen und individuell anpassen. Dabei bleibt im Vorbeigehen auch gleich eine teamübergreifende Konsistenz erhalten. Dokumente können gemeinsam erarbeitet werden und über die Kommentarfunktion Textteile besprochen werden. Wer die Blog-Funktion nutzt, hält das Team mit Ankündigungen und neuesten Informationen am Laufenden.

Alle Änderungen werden gespeichert und können über eine Änderungshistorie für jede Seite nachvollzogen werden - so geht keine Idee verloren. Die Sorge, auf einen falschen Knopf zu drücken, aber schon.

Digitalisierungsprojekt mit Laborcharakter

Wenn Sie schon mit dem TUwiki gearbeitet haben, ist Ihnen Confluence in der Anwendung bereits vertraut. Sowohl das TUwiki als auch das TU coLAB basieren darauf - allerdings in unterschiedlichen Ausprägungen.

Das TUwiki ist für Sie richtig, wenn Sie vor allem mit TU-Mitarbeiter_innen in ihrer eigenen Organisationseinheit innerhalb des TUnet zusammen arbeiten möchten. Für die Techniker_innen unter Ihnen: Es wird außerdem eine Hochverfügbarkeit gewährleistet.

Der Name TU coLAB beinhaltet die Begriffe „Collaboration“ und „Labor“. Es handelt sich um den Aufbau einer Kollaborations-Plattform im Rahmen der Digitalisierungsstrategie. Aufbau heißt hier auch,  dass man einen gewissen "Laborcharakter" des Sich-Entwicklens erwarten kann und soll - inklusive Verfügbarkeit nach dem Best-Effort-Prinzip (wieder für die Techniker_innen unter Ihnen). Wir erproben neue Anwendungsszenarien und versuchen, wie man den digitalen Wissensaustausch auch OE-übergreifend erleichtern kann; es werden Software-Erweiterungen und Betriebskonzepte getestet. Es entstehen Inhalte zur digitalen Transformation, Knowledge Bases, Communities und Projekt-Zusammenarbeit.

Das TU coLAB ist auch außerhalb vom TUnet, zum Beispiel von zu Hause aus, erreichbar. Seiten können für spezielle Personengruppen eingeschränkt werden, oder auch - wie eine Website - öffentlich zugänglich gemacht werden. Für "interne" Seiten können sich alle TU-Angehörigen mit TU-Passwort anmelden, demnächst auch andere Universitäten über das aconet. Angedacht ist möglicherweise in Zukunft auch Social Login (z.B. Google, LinkedIn, GitHub). Außerdem ist ein Zugriffs-Modell in Arbeit, sodass man - wie aus TUWEL bekannt - Einladungen zum entsprechenden Bereich versenden kann.

Das .digital office behält den Aufbau und die Struktur des TU coLAB im Blick und begleitet persönlich beim Einstieg in die digitale Zusammenarbeit. Dazu ist Michaela Dereani, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster seit November mit im Team, die bereits an der Johannes Kepler Universität in in Linz erfolgreich eine Plattform auf Basis der selben Software mit aufgebaut hat. Ihr besonders Anliegen ist alles rund um Unterstützung: Der Support Bereich soll um eine User Community, Schulungen, Leitfäden und Videos erweitert werden.

Mitmachen?

Na, haben wir Sie neugierig gemacht? Aktuell werden Pilot-Szenarien mit einzelnen Zielgruppen getestet. Wenn Sie Ideen haben, wie Sie das TU coLAB nutzen möchten, wenden Sie sich bitte an das .digital office.

Weitere Informationen und Kontakt: