Prozesse und Prozessoptimierung klingt nach etwas sehr Abstraktem, wenig Greifbarem. Tatsächlich bewegen wir uns täglich ganz selbstverständlich in unterschiedlichsten (digitalen) Prozessen. Das beginnt mit der Bargeldbehebung am Bankomaten, geht über die Vorbestellung des Mittagessens über eine App am Handy bis hin zum Einkaufen oder Buchen des Flugs abends vom Sofa aus. Sogar im Urlaub verfolgen uns Prozesse, wenn uns vom Flughafen oder vom Reiseveranstalter klar vorgegeben wird, was wir in welcher Reihenfolge und in welchem Zeitraum machen sollen. Prozesse sind nichts anderes als vorgegebene Abläufe, die eingehalten werden müssen, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Laufen sie gut und greifen reibungslos ineinander, nehmen wir sie kaum wahr. Nur wenn Bruchstellen im Prozess auftreten, wenn sich Prozessschwächen zeigen, sind diese Abläufe ein Thema für uns – und dann meist negativ besetzt.

Große Organisationen, komplexe Prozesse

Die Technische Universität Wien ist mit über 28.000 Studierenden und 5.000 Mitarbeiter_innen eine recht große Institution – und damit organisatorisch auch sehr komplex. Bei Organisationen dieser Größe müssen oft Zuständigkeiten, wer was und zu welchem Zeitpunkt unterschreiben oder freigeben muss, in strukturierten IT-Systemen abgebildet werden. Umso wichtiger ist, dass diese Geschäftsprozesse, die genau diese Abläufe, Zuständigkeiten und Schnittstellen beschreiben, laufend verbessert werden. Davon profitieren dann alle Beteiligten. Genau diese Verbesserungen von Geschäftsprozessen hat die Fokusgruppe Verwaltung unter der Leitung von Wolfgang Spreicer im Rahmen der digitalen Transformation im Blick.

Gesucht, gefunden: Stellenausschreibung neu

Formulare sind ein Thema, das scheinbar untrennbar mit dem Begriff Verwaltung verbunden ist. Durch die Digitalisierung ändert sich das aber rasant. Digitale Prozesse können klare Zuständigkeiten abbilden und behäbige Freigabeprozesse entscheidend beschleunigen. Wesentliche Vorteile dabei sind, dass Daten nur einmal eingegeben werden müssen und Prozessschritte wie Freigaben nicht an einer Person, sondern an der entsprechenden Stelle hängen. Ändert sich die Person, muss nicht gleich der Prozess neu gedacht werden.

Ein Beispiel dafür ist der neue Stellenausschreibungsprozess für administratives Personal an der TU Wien. Wird Personalbedarf an einer Organisationseinheit erkannt, wird dieser zuerst im Personalplanungstool erfasst. Dabei werden für die Ausschreibung relevante Eckdaten eingegeben – und das nur einmal. Auf Knopfdruck werden die Daten an die zentrale Campussoftware TISS übergeben und der Ausschreibungsprozess wird gestartet. Die oder der Vorgesetzte prüft nun die Ausschreibung, kann sie ändern oder freigeben. Danach wird der Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (AKG), der in alle Stellenausschreibungen eingebunden sein muss, automatisch informiert. Nach erfolgter Prüfung und Freigabe durch den AKG wird die Stellenausschreibung automatisch an das zuständige Vizerektorat weitergeleitet, ebenfalls zur Prüfung und Freigabe. Nach erfolgter Freigabe ist die Personaladministration am Zug, die ihrerseits die Einstufung abklärt und nachprüft, ob die Ausschreibung tatsächlich vom Budget der Organisationseinheit finanziell abgedeckt ist. Wenn auch das ein positives Ergebnis zeigt, werden die derart qualitätsgesicherten Daten an das Karriereportal der TU Wien übertragen und einer Ausschreibung steht nichts mehr im Wege. Dieser Prozess spart nicht nur Formulare, die abgebildeten Schnittstellen in verschiedenen Abteilungen der TU Wien sparen auch sehr viel Zeit – und auch das ist eine Definition von Optimierung.