Den Kernbestand des Archivs bilden die Akten der jeweiligen zentralen Verwaltung seit der Gründung des k. k. polytechinschen Instituts in Wien im Jahre 1815. Die Aktenführung war zunächst Aufgabe der Kanzlei des Rektorats bzw. der Universitätsdirektion, was im Laufe der Zeit jedoch zu Unzukömmlichkeiten und auch zu Aktenverlusten führte.

1976 wurde dem damaligen Dekanatsassistenten an der Fakultät für Raumplanung und Architektur, Dipl.-Ing. Dr. techn. Alfred Lechner, die Betreuung des Archivs als Arbeitsfeld übertragen. 1979 wurde das Archiv als besondere Dienststelle gem. §82,1 UOG 1975 errichtet und Dr. Lechner mit dessen Leitung betraut. 1992 übernahm Dipl.-Ing. Erich Jiresch die Leitung, ihm folgte 2001 Dr. Juliane Mikoletzky. Seit 2016 leitet Dr. Paulus Ebner das Archiv.

Seit 1988 ist das Archiv in eigenen Räumlichkeiten - im Hauptgebäude am Karlsplatz - untergebracht. Diese ermöglichen nicht nur eine fachgerechte Verwahrung und Pflege der Bestände, sondern bieten auch Platz für die Benutzung durch Forscher_innen aus dem In- und Ausland.