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Projektdatenbank - neuer Workflow

In den letzten Monaten haben die Entwickler_innen des TISS Teams die Projektanlage überarbeitet. Projekte können ab jetzt bereits vor Beantragung bei eines Fördergebers angelegt werden.

Screenshot TISS neue Projektanlage

TISS - Projektanlage NEU

Bisher wurden Projekte meist erst knapp vor, während oder nach Vertragsabschluss in der Projektdatenbank (PDB) erfasst. Zur Erfüllung der Richtlinien der TU Wien ( https://url.tuwien.at/zjxpj, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster ) sind aber sämtliche Projekte (auch solche nach § 26), Stipendien sowie Bildungs- und Hochschulmanagementprojekte, unabhängig von ihrem Volumen, bereits VOR Beantragung bei einem Fördergeber bzw. vor Vertrag mit dem Geldgeber mit ihren Basisdaten in der Projektdatenbank zur Einholung der Bestätigung von für die Projektdurchführung notwendigen Personal-, Infrastruktur- und Raumressourcen durch die Institutsleitung einzutragen.


Demgemäß wurde nun der Workflow der Projektdatenbank angepasst: somit muss das Projektvorhaben bereits VOR der Antragstellung beim Geld- bzw. Fördergeber erfasst werden und eine Freigabe durch die Institutsleitung zur Einreichung eingeholt werden. Damit soll sichergestellt werden, dass die notwendigen Informationen und Ressourcen am Institut vorhanden sind.


Zusätzlich werden in Zukunft über einen Fragenkatalog Informationen gesammelt, die bei der Vorbereitung, Administration und Projektabwicklung notwendig sind, um zuständige Supporteinheiten zu informieren und Unterstützung beispielsweise bei Datenschutz, Ethikaspekten, Datenmanagementplänen etc. zu vermitteln.


Auch ein allfälliger Interessenskonflikt wird nun direkt in der PDB abgebildet – das Ausfüllen und Versenden von Papierformularen ist nicht mehr notwendig.
Im Zuge der Überarbeitung wurden auch die Finanzbegriffe zu Forschungsprojekten geschärft. Die Informationen, die nun betreffend Finanzierung der Projekte abgefragt werden, sind neu aufgebaut und sollen die gesamte Projektfinanzierung (inkl. Eigenmittel und ggf. Partnerfinanzierung) darstellen. Bei Fragen abseits der Hilfetexte unterstützen Sie die Mitarbeiter_innen von Projektcontrolling und Forschungssupport.
Zur besseren Orientierung wurde die Darstellung des Projektverlaufs übersichtlicher und einfacher gestaltet.

Die Dokumentation zur neu gestalteten Projektanlage sowie der neuen Antrags-/Anbotsbewilligung finden Sie unter: https://url.tuwien.at/wkdur, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

Grundsätzlich gilt:

  • Die Bewilligung ist von dem/der Forschungsbereichsleiter_in (FoBL)(bis €100.000) bzw. von dem/der Institutsleiter_in (IL) (über €100.000) durchzuführen. Es ist möglich ein Dokument in der PDB abzulegen (pdf), falls der/die FoBL oder der/die IL zusätzliche Informationen zur Bewilligung/Ressourcenbestätigung ablegen möchte (Zusatzunterstützung beispielsweise durch Dekan, VRFI etc.).
  • Diese Regelung gilt analog in den zentralen Bereichen – dort ist der/die Fachbereichsleiter_in (FaBL) bzw. der/die Abteilungsleiter_in (AL) für die Bewilligung zuständig.
  • Zur Durchführung dieser Vorabfreigabe wurde ein neuer Menüpunkt „Antragseinreichung bewilligen“ erstellt. Hier werden jene Projekte aufgelistet, die zu bewilligen sind. Weiterhin ist es möglich, dass in der Hierarchie höhere Funktionen diese Aufgabe ebenfalls durchführen können, d.h. der Task wird in der PDB auch bei den jeweils höheren Ebenen angezeigt. Die notwendigen Informationsemails gehen jedoch nur an die direkt zuständige Person.
  • Sollten mehrere Institute beteiligt sein, dann ist dies für jedes Teilprojekt durchzuführen.
    Die weitere interne Projektfreigabe bzw. die Vertragsfreigabe nach Erhalt der Projektzusage durch den Fördergeber bzw. den Forschungspartner folgt dem bereits bekannten Workflow (hier wurde lediglich der Statistikteil geringfügig adaptiert).

Die Änderungen werden ab dem 29. Juli 2020 zur Verfügung stehen. Die Daten von bereits abgeschlossenen bzw. in Bearbeitung befindlichen Projekten werden übernommen und stehen weiterhin zur Ansicht zur Verfügung. Dies kann dazu führen, dass für Projekte, die bereits eingereicht sind, nach dem neuen Workflow nachträglich eine Bewilligung einzuholen ist. Falls dies notwendig ist, ist dies in der PDB ersichtlich. Projekte im Entwurf („Entwurf zwischenspeichern“) werden nicht migriert.

Kontakt & Hilfe:

Konkrete Fragen zur Bedienung der TISS Projektdatenbank oder TISS Forschungsportfolios richten Sie bitte an den TISS Helpdesk unter +43 (1) 58801 - 420 09 oder inside@tiss.tuwien.ac.at .

Für allgemeine Fragen zum Forschungsportal, den Forschungsinformationssystemen der TU Wien und dem Wiki Forschungssupport steht Ihnen gerne Frau Sabine Neff (+43 58801 406101 bzw. sabine.neff@tuwien.ac.at ) , Fachbereich Forschungsinformationssysteme zur Verfügung.