Themen:
- Regelung neu für (Gast)Vortragende, Honorarnoten und Reisekosten von Externen
- Bankdaten für externe Gäste und Kreditoren aus Drittländern
- Zusammenfassung Verbuchung von Finanzkoordinationsgeldern
- Privateinkäufe nicht über die TU Wien Kundennummer
- Wahrung des 4 Augen Prinzips bei Refundierungen und Privatverkäufen
- Neuregelung der Preise für den Ankauf aus dem Vermögen der TU Wien
- Besserer Schutz beim Online-Einkauf mit Kreditkarten
- Verwendung von aktuellen Formularen
1. Regelung neu für (Gast)Vortragende, Honorarnoten und Reisekosten von Externen
Um die gesetzlichen Vorgaben überprüfen und einhalten zu können, sind folgende Maßnahmen notwendig:
Für jede Auszahlung an (Gast-)Vortragende, Honorarnoten und Reisekosten von Externen, die keinen Wohnsitz in Österreich haben, muss von der Quästur ein Kreditorenkonto angelegt werden
(Formular Kreditor anlegen, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster).
Bei ausländischen (Gast-)Vortragenden ist darauf zu achten, dass auch das Formular ZS-QU1, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster (Ansässigkeits-bescheinigung) ausgefüllt der Honorarnote beigelegt wird.
Übersteigen die Gesamtkosten aller Auszahlungen € 10.000,00 pro Jahr, muss zusätzlich durch die ausländische Steuerverwaltung eine Bestätigung erfolgen (Formular Ansässigkeitsbescheinigung
Pkt. IV ZS-QU1, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster).
Ein Kreditor muss folglich immer angelegt werden für
- (Gast-)Vortragende, die keinen Wohnsitz in Österreich haben
- Honorarnoten von Externen, die keinen Wohnsitz in Österreich haben
- Reisekosten von Externen, die keinen Wohnsitz in Österreich haben
2. Bankdaten bei auswärtigen Gästen und Kreditoren aus Drittländern
Um eine rasche Bearbeitung zu ermöglichen und einer eventuellen Korrespondenz mit bereits abgereisten Gästen vorzubeugen bzw. um Kreditoren aus Drittländern möglichst zeitnah anlegen zu können, sollten immer alle unten angeführten Bankdaten angegeben werden. Handschriftlich angeführte Bankdaten sind gut leserlich auszufüllen.
Kreditoren aus Drittländern:
Account Number
ABA/Routing Number/Bank Code
SWIFT/BIC Code
Bankname
Bank Address (wenn verfügbar - wird benötigt, wenn die Bankstammdaten angelegt werden müssen)
Kreditoren aus SEPA Ländern:
IBAN
Swift/BIC Code
Name der Bank
3. Zusammenfassung Verbuchung von Finanzkoordinationsgeldern
Für Finanzkoordinatoren gibt es keine eigenen Girokonten mehr, sondern nur ein Gemeinsames. Die Verbuchung der Fördergelder wurde in SAP integriert.
Gesamtbetrag kommt vom Fördergeber:
Erstellung einer Ausgangsrechnung mit Material 230, dem W-Innenauftrag,
dem Steuerkennzeichen A0 und der Debitor ist der jeweilige Fördergeber.
Förderanteil an die Projektpartner:
Erfassung einer Bestellung mit der Warengruppe 499, dem W-Innenauftrag,
dem Steuerkennzeichen V3 und der Kreditor ist der jeweilige Projektpartner.
Förderanteil, welcher der TU Wien zusteht:
- Erstellung einer Ausgangsrechnung mit Material 12, dem D-Innenauftrag,
oder bei Bildungsprojekten dem EUM-Innenauftrag mit Material 111,
dem Steuerkennzeichen A0 und dem Debitor 20002136. - Erfassung einer Bestellung mit der Warengruppe 499, dem W-Innenauftrag,
dem Steuerkennzeichen V3 und dem Kreditor 30020913.
Die ausgedruckte Ausgangsrechnung (Pkt. 1.) ist der Beleg zum Einscannen in das Rechnungseingangsbuch.
4. Privateinkäufe nicht über die TU Wien Kundennummer
Privateinkäufe dürfen nicht mit der Kundennummer der TU Wien getätigt werden. Bei einer Saldenabstimmung mit dem Lieferanten entstehen dadurch buchhalterische Differenzen. Überdies wird bei ausländischen Lieferanten durch Ausstellung einer Nettorechnung die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen. Die TU Wien schuldet dann die Erwerbsteuer bzw. Einfuhrumsatzsteuer dem Finanzamt.
5. Wahrung des 4 Augen Prinzips bei Refundierungen und Privatverkäufen
Sowohl bei Refundierungen als auch bei Privatverkäufen ist die Unterschrift der_s Antragstellerin_Antragstellers notwendig. Ist die_der Anweisungsberechtigte gleichzeitig die_der Antragsteller_in wird durch die sachliche Rechnungsprüfung durch eine andere Person sichergestellt, dass das 4 Augen Prinzip eingehalten wird.
6. Neuregelung der Preise für den Ankauf aus dem Vermögen der TU Wien
Mit 1. April.2019 wurden, nach Rücksprache mit unserem Steuerberater, die Preise für den Ankauf von Anlagen und geringwertigen Wirtschaftsgütern aus dem Vermögen der TU Wien wie folgt festgelegt:
1. Anlagen mit Buchwert null und Anschaffungskosten über € 1.000,00:
Sonderregelung für festgelegte Preise durch unsere TUit Abteilung:
- Monitor € 50,00
- PC € 100,00
- Laptop € 150,00
- Mac € 250,00
Für allen anderen EDV-Geräte ist die Preisangemessenheit des Kaufangebots oder der ermittelte Verkehrswert dem Ankaufsformular beizulegen und durch eine_n Bevollmächtigte_n der TUit zu bestätigen.
Für wissenschaftliche Geräte/Maschinen/Gegenstände ist die Preisangemessenheit des Kaufangebots oder der ermittelte Verkehrswert dem Ankaufsformular beizulegen und durch die_den Vizerektor_in für Forschung zu bestätigen.
2. Anlagen mit einem Buchwert ab € 1,00 und Anschaffungskosten über € 1.000,00:
Der angebotene Kaufpreis sollte dem ermittelten Verkehrswert entsprechen und muss in diesem Fall mindestens € 1,00 über dem Buchwert liegen.
Ausnahme: Sollte der Buchwert den Betrag der unter Pkt. 1 festgelegten Preise der TUit unterschreiten gelten trotzdem die Fixpreise.
Für EDV-Geräte ist die Preisangemessenheit des Kaufangebots oder der ermittelte Verkehrswert dem Ankaufs-formular beizulegen und durch eine_n Bevollmächtigte_n der TUit zu bestätigen.
Für wissenschaftliche Geräte/Maschinen/Gegenstände ist die Preisangemessenheit des Kaufangebots oder der ermittelte Verkehrswert dem Ankaufsformular beizulegen und durch die_den Vizerektor_in für Forschung zu bestätigen.
Das neue Formular ist abrufbar unter: https://www.tuwien.at/fileadmin/Assets/intern/department_fuer_finanzen/Quaestur/Formulare/Deutsch/Verkauf_Anlagen_GWG.pdf, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Fr. Schmidhofer DW 407130 oder Fr. Mayr DW 407131 oder senden eine E-Mail an anlagenbuchhaltung@tuwien.ac.at.
7. Besserer Schutz beim Online-Einkauf mit Kreditkarten
Mit der neuen EU-Zahlungsdiensterichtlinie, die mit Mitte September in Kraft tritt, sollen Kreditkarteninhaber_innen beim Online-Einkauf noch besser geschützt werden.
Visa Kreditkarte (Institutskreditkarte):
Wie bereits im Juli von Card Complete angekündigt, ist ab Mitte September die Bezahlung bei Online-Einkäufen nur mehr mit persönlichem Passwort und mobilem TAN möglich.
Nähere Informationen finden Sie unter www.cardcomplete.com/registrierungscode, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster (siehe Bestandskunde)
American Express Kreditkarte:
Es wird empfohlen, die Kontaktdaten bei American Express Europe S.A. entweder online oder telefonisch zu aktualisieren, sodass zukünftige Transaktionen nahtlos per SMS oder E-Mail authentifiziert werden können.
Nähere Informationen finden Sie unter www.americanexpress.at/sca, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster
8. Verwendung von aktuellen Formularen
Verwenden Sie bitte nur die auf der Homepage der Abteilung für Finanzen zur Verfügung gestellten
(Online-)Formulare, da es sich hier immer um die aktuellste Version handelt. Bei Ihnen lokal abgespeicherte Versionen könnten nicht dem aktuellen (Online-)Formular entsprechen und können daher nicht akzeptiert werden.