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Info-Mail 01/2024

Fact Sheet finanzielle Abwicklung, Organisation von Konferenzen und Tagungen, Lieferscheine als Zusatzdokument hochladen, Bekanntgabe Nutzer_in für mobile Anlagen wie Laptops, Tablets, Handys, etc., Versicherungen für IT-Geräte vs. Garantieverlängerungen, Extra Schutz, Support, Werkverträge und Honorarnoten, Salden auf Sammlern, § 26 Ad-Personam-FWF-Projekte: Projektsaldo bei Abschluss, Einmalige Belastung der Guthaben der Sammler zum 1.1.2024, FWF-Projekte: FWF hat neue Adresse

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Themen:

  1. Fact Sheet finanzielle Abwicklung
  2. Organisation von Konferenzen und Tagungen
  3. Lieferscheine als Zusatzdokument hochladen
  4. Bekanntgabe Nutzer_in für mobile Anlagen wie Laptops, Tablets, Handys, etc.
  5. Versicherungen für IT-Geräte vs. Garantieverlängerungen, Extra Schutz, Support
  6. Werkverträge und Honorarnoten
  7. Salden auf Sammlern
  8. § 26 Ad-Personam-FWF-Projekte: Projektsaldo bei Abschluss
  9. Einmalige Belastung der Guthaben der Sammler zum 1.1.2024
  10. FWF-Projekte: FWF hat neue Adresse

1. Fact Sheet finanzielle Abwicklung

Ab sofort steht ein Fact Sheet, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster für die wichtigsten Punkte zu finanziellen Abwicklungen zur Verfügung. Dieses umfasst Informationen zu:

  • Refundierung und Privatverkauf
  • Käufe bei Amazon
  • Kauf mit Institutskreditkarte
  • Beschaffung von Einrichtungsgegenständen und Ausstattung
  • Kauf von Geschenken und Einladungen
  • Geschenkannahme
  • Dienstreisen

2. Organisation von Konferenzen und Tagungen

Bei der Veranstaltung von Konferenzen und Tagungen ist darauf zu achten, dass diese nicht gemeinschaftlich mit einem Verein, anderer Universität bzw. einem Unternehmen veranstaltet werden dürfen. Veranstalter darf dabei immer nur die TU Wien sein. Eine gemeinsame Veranstaltung würde eine GesbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) mit eigener Steuernummer, Bilanz, etc. zur Folge haben. Zulässig ist, dass Konferenzen und Tagungen von Dritten unterstützt und gesponsert werden.

Ebenso können Konferenzen und Tagungen von Unternehmen eigenständig abgewickelt werden und die TU Wien tritt als Unterstützer auf, jedoch sind die Ausgangsrechnungen dabei jedenfalls vom Unternehmen auszustellen.

Zulässige Formulierungen/Auftreten (Website, Einladungen, Programm, Werbematerialen, etc.):

  • Gesponsert von XYZ
  • Mit Unterstützung von XYZ

Nicht zulässige Formulierungen/Auftreten (Website, Einladungen, Programm, Werbematerialen, etc.):

  • Als Veranstalter weitere Partner anführen
  • In Kooperation mit XYZ

Kontakt: bilanzierung.steuern@tuwien.ac.at

3. Lieferscheine als Zusatzdokument hochladen

Sofern ein Lieferschein vorhanden ist, muss dieser immer im Rechnungseingangsbuch gemeinsam mit der Rechnung als Zusatzdokument hochgeladen werden.

Auch Lieferscheine zählen gesetzlich zu den archivierungspflichtigen Belegen.

Kontakt: kreditorenbuchhaltung@tuwien.ac.at, anlagenbuchhaltung@tuwien.ac.at

4. Bekanntgabe Nutzer_in für mobile Anlagen wie Laptops, Tablets, Handys, etc.

Beim Anlegen von mobilen Anlagen wie Laptops, Tablets, Handys, etc. ist immer auch die_der Nutzer_in in den Stammdaten einzutragen, damit bei der nächsten Inventur die Zuordnung gewährleistet ist.

Kontakt: anlagenbuchhaltung@tuwien.ac.at

5. Versicherungen für IT-Geräte vs. Garantieverlängerungen, Extra Schutz, Support

Versicherungen für Anlagen der Anlagenklasse 63000 (EDV-Geräte) und Warengruppe 539 EDV-Kleingeräte dürfen abgeschlossen werden, unabhängig ob Global- oder Drittmittelfinanzierung. Hier ist auf der Rechnung die Versicherungssteuer angeführt bzw. ein Hinweis darauf.

Die Verbuchung erfolgt auf Warengruppe 521 (Versicherungen, SAKO 770000).

Versicherungen zählen nicht zu den Anschaffungsnebenkosten da sie nicht dazu dienen einen Vermögensgegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Ausgenommen sind Transportversicherungskosten, diese erhöhen den Wert des Gegenstandes.

Garantieverlängerungen, Extra Schutz, Support, Care (Pickup&Return) etc. sind der Warengruppe 212 (gewerbl. EDV-Dienstleistungen, SAKO 753500) zuzuordnen.

Kontakt: anlagenbuchhaltung@tuwien.ac.at

6. Werkverträge und Honorarnoten

Inhalt eines Werkvertrages kann nur ein Werk, also ein geschuldeter Erfolg sein. Das zu erstellende Werk muss inhaltlich so beschrieben sein, dass die ordnungsgemäße Erfüllung beurteilt werden kann.

Typische Inhalte eines Werkvertrages sind zum Beispiel:

  • Herstellung eines Objekts (Modelle)
  • grafische Gestaltung - Layout von Plakaten, Foldern oder digitalen Medien
  • Herstellen einer Fotodokumentation einer Veranstaltung
  • Analysen, Laborauswertungen, Probenuntersuchungen
  • Konzepterstellung zu bestimmten Themen
  • Vorbereitung, Durchführung und EDV-mäßige Aufarbeitung von Interviews
  • Einzelvorträge (Gastvortrag)
  • Übersetzungen

Bitte beachten Sie folgende Punkte, wenn Sie einen Werkvertrag abschließen:

  • Die Werkbeschreibung „Vortrag“ ist nicht ausreichend. Inkludieren Sie bitte das Thema oder eine Beschreibung des Vortrags in der Honorarabrechnung.
  • Für ein Werk muss ein pauschales Honorar vereinbart werden. Stundenweise Abrechnungen sind bei einem Werkvertrag unzulässig.
  • Bei ausländischen Personen, ohne Wohnsitz in Österreich, ist darauf zu achten, dass das Formular ZS-QU1 (Quellensteuerentlastung) ausgefüllt der Honorarnote beigelegt wird.
  • Die Kleinunternehmerregelung ist nur für Personen mit Sitz oder Wohnsitz in Österreich anwendbar. (§ 6 Abs 1 Z 27 UStG)

Leistungen, die nicht als Inhalt eines Werkvertrages gelten, sind Dienstleistungen und es darf keine Honorarnote ausgestellt werden. Dienstleistungen können in Form eines Arbeitsvertrages oder freien Dienstvertrages erbracht werden. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an die Personaladministration.

Kontakt: bilanzierung.steuern@tuwien.ac.at

7. Salden auf Sammlern

Die auf Sammlern verfügbaren Guthaben können im Rahmen der Forschungstätigkeit der Institute, der Forschungsbereiche und der Forschungsgruppen verwendet und aufgebraucht werden.

Ein Überziehen der Sammler ist nicht vorgesehen. Die Sammler müssen stets gedeckt sein. Die (geplanten) Ausgaben müssen mit den auf den Sammlern verfügbaren Mitteln/Guthaben im Einklang stehen. Derzeit überzogene Sammler sind zeitnah auszugleichen. Der Ausgleich kann durch klassische Projektabrechnungen oder Budget-Umbuchungen im Zuge einer Innerbetrieblichen Verrechnung (SAP Services) zwischen Sammlern geschehen.

Kontakt: projektcontrolling@tuwien.ac.at, Innerbetriebliche.Verrechnung@tuwien.ac.at

8. § 26 Ad-Personam-FWF-Projekte: Projektsaldo bei Abschluss

§26 Ad-Personam-FWF-Projekten liegen Verträge zugrunde, die zwischen der Projektleitung und dem FWF abgeschlossen wurden. Die TU Wien ist nicht Vertragspartner bei diesen Projekten, sondern verwaltet diese Projekte nur treuhändisch.

Etwaige Minusstände können und dürfen somit nicht aus TU Mitteln (z.B. Sammlern) beglichen werden. Um eine durchgehende Deckung der Innenaufträge zu gewährleisten, sind während der Projektlaufzeit immer rechtzeitig Fördermittel (für Sachkosten) vom FWF anzufordern.

Kontakt: projektcontrolling@tuwien.ac.at

9. Einmalige Belastung der Guthaben der Sammler zum 1.1.2024

Die Guthaben aller aktiven Sammler (u.a. auch Projektleiter_innen-Sammler), welche im Innenauftrag kein „A“ enthalten, sind, wie im Dezember 2023 angekündigt, zum Stichtag 1.1.2024 einer 20%igen Flatrate unterzogen worden. Weil diese Guthaben in Summe aber sowohl die Ausgaben als auch die Belastung decken mussten, wurden effektiv 16,67% vom Guthaben abgebucht.

Beispiel:
Guthaben des Sammlers zum 1.1.2024                                                                         EUR  10 000,00
Einmalige Kostenersatz-Einziehung mit 16,67% vom Guthaben des Sammlers         EUR    1 667,00
Saldo des Sammlers nach der einmalige Kostenersatz-Einziehung                            EUR    8 333,00
Kontrollrechnung: 20% von EUR 8 333,00                                                                      EUR    1 666,60

Refundierung:
Der pro Sammler eingezogene Betrag wurde entsprechend der seit 2014 gültigen Kostenersatz-Richtlinie anteilig auf die V-Innenaufträge der Forschungsgruppen, -bereiche bzw. an die Fakultät refundiert.

Ausgenommene Sammler:
Folgende Sammler sind von dieser Kostenersatz-Einziehung unberührt geblieben:

  • Sammler, welche mit „A“ enden, und nicht der seit 2014 gültigen Kostenersatz-Richtlinie unterliegen
  • V-Innenaufträge

TUinsight-Bericht:
Der pro Sammler verrechnete bzw. refundierte Betrag kann den TUinsight-Berichten „Kostenersatz-Einziehungen“ bzw. „Refundierung“ entnommen werden:
INSIGHT Portal (tuwien.ac.at), öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

Kontakt: projektcontrolling@tuwien.ac.at

10. FWF-Projekte: FWF hat neue Adresse

Der FWF hat Anfang des Jahres den Standort gewechselt. Die neue Adresse lautet:

Österreichischer Wissenschaftsfonds FWF
Georg-Coch-Platz 2
1010 Wien