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Info-Mail 01/2019

Handykauf, Reisekosten Angehörige, Reisebuchungen Online, ungeklärte Zahlungseingänge, Bankverbindung überprüfen, Kreditkartenabrechnungen, Beilagen zu Eingangsrechnungen, Bestellungen Drittland (EUSt), Buchungstexte FWF-Projekte

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Themen:

  1. Handykauf Neuregelung
  2. Sperre des SAP Systems am 12.04.2019
  3. Reisekosten für Angehörige bei Dienstreisen
  4. Online-Buchungen für Reisen
  5. Ungeklärte Zahlungseingänge
  6. Überprüfung der Bankverbindung beim Erfassen einer Rechnung
  7. Erfassung von Kreditkarten Abrechnungen
  8. Beilage bei Eingangsrechnungen in manchen Fällen notwendig
  9. Bestellungen im Drittland - Einfuhrumsatzsteuer (EUSt)
  10. FWF Projekte: Buchungstexte

1. Handykauf Neuregelung

Der Kauf von Diensthandys muss, wie alle anderen Ausgaben, stets den Geboten der Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit und Sparsamkeit entsprechen. Um aber den individuellen Anforderungen besser gerecht zu werden, gelten ab sofort folgende Regeln:

Pro Jahr der geplanten Verwendung eines Diensthandys stehen € 240,00 inkl. USt zur Verfügung. Dieser Betrag dient für Neuanschaffungen und Reparaturen.
z.B. ein Handy soll 4 Jahre lang verwendet werden und darf daher bis zu € 960,00 inkl. USt kosten. Etwaige Reparaturen verlängern den Verwendungszeitraum.

Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter bei € 480,00 inkl. USt liegt, über diesen Betrag hinaus ist die Anlagenklasse 63000 zu verwenden.

Versicherungen für Handys werden nicht von der TU Wien finanziert und dürfen daher nicht auf der Rechnung aufscheinen.
Generell dürfen Versicherungen nur vom Rektorat und der Abteilung Gebäude und Technik abgeschlossen werden.

Die Einhaltung dieser Regelungen wird von der Innenrevision überprüft und Beträge, die diese Regelung überschreiten, werden zurückgefordert

2. Sperre des SAP Systems am 12.04.2019

Aufgrund der Einspielung einer aktualisierten Abschreibungsberechnung wird das SAP System für alle User am 11.04.2019 ab 24:00 Uhr bis voraussichtlich 15.04.2019 bis 08:00 Uhr gesperrt.

3. Reisekosten für Angehörige bei Dienstreisen

Reisekosten (Hotel, Flug, Bahn, …) für Angehörige werden nicht durch die TU Wien ersetzt. Es ist jedoch möglich, dass eine Rechnung, die die Kosten der Angehörigen mit ausweist, anerkannt wird, aber nur anteilsmäßig refundiert wird. Diese Regelung ist „nicht auf unserem Mist gewachsen“, sondern steuerrechtlich zwingend vorgeschrieben.

4. Online-Buchungen für Reisen – ersetzt Punkt 2 des Info-Mails 01/2017

Bei Online-Buchungen (Hotel, Flug, …) werden die Kosten auch dann vergütet, wenn zwar keine Rechnung vorliegt, die Bestätigung der Zahlung aber auf einer Buchungsbestätigung vermerkt ist und ein Kreditkartenbeleg oder Kontoauszug beigelegt wird.
Grundsätzlich sollte aber eine Hotelrechnung verlangt und auch der Dienstreiseabrechnung beigelegt werden. Diese Regelung soll nicht die Rechnung ersetzen, sondern die Vorabrefundierung ermöglichen.

5. Ungeklärte Zahlungseingänge

In der letzten Zeit mehren sich Einzahlungen auf unseren Girokonten, ohne dass eine Ausgangsrechnung in SAP erfasst wurde bzw. diese aufgrund von mangelnden Angaben dem Betrag nicht zuordenbar sind. Die Suche nach dem Geldempfänger verursacht einen großen Zeitaufwand, den wir in Zukunft bei wiederholtem Vorkommen in Form eines Abzugs vom Einzahlungsbetrag als zusätzlichen Kostenersatz verrechnen werden.
Es soll keine Bankverbindung weitergegeben werden bzw. zur Zahlung aufgefordert werden, ohne die dazugehörige Ausgangsrechnung in SAP zu erfassen.
Bei Rückforderungen von Beträgen von Eingangsrechnungen (Kreditoren) erfassen Sie bitte zeitnah die Gutschrift zur Rechnung mit „Zahlsperre“.

Somit ist gewährleistet, dass das Geld auf dem richtigen Kontierungsobjekt zugeordnet wird.

6. Überprüfung der Bankverbindung beim Erfassen einer Rechnung

Es ist bei der Erfassung von Eingangsrechnungen darauf zu achten, dass die Bankverbindung auf der Rechnung mit den vorhandenen gespeicherten Bankdaten am Kreditorenstammsatz in SAP übereinstimmen.
Bei Nichtübereinstimmung bitte Rückmeldung an die Quästur kreditor.anlegen.aendern@tuwien.ac.at zur Änderung/Ergänzung in den Stammdaten des Kreditors.

7. Erfassung von Kreditkartenabrechnungen

Aufgrund einer Auswertung für den Zeitraum 01.01.-31.12.2018 wurde festgestellt, dass rund die Hälfte der Institute, welche eine Institutskreditkarte besitzen, die Abrechnungen verspätet erfasst. Die Abbuchungen der Kreditkarten-zahlungen von den Girokonten finden in der Regel am Ende des Monates statt, bis zu diesem Einzug sollten die Belege für die Abrechnung bereits in SAP erfasst sein.

Zukünftig kann bei wiederholter verspäteter Erfassung der Kreditkartenabrechnungen oder wenn die Institutskreditkarte nicht richtlinienkonform verwendet wird, ein Entzug der Kreditkarte erfolgen (Info-Mail 04/2017).

8. Beilage bei Eingangsrechnungen in manchen Fällen notwendig

Für die Erfüllung der gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale wie

  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Tag der Lieferung bzw. Tag oder Zeitraum der Leistung

möchten wir darauf hinweisen, dass bei Fehlen von präzisen Angaben (über Umfang und Art der erbrachten Leistung oder Lieferung) auf der Rechnung zusätzlich Lieferschein, Arbeitsbericht, Zeitaufzeichnungen, Beschreibung der Leistung, usw. als Beilage zur Rechnung einzuscannen sind.

Wünschenswert wäre auch eine aussagekräftige Information im Bestell- und Buchungstext über die erbrachte Lieferung oder Leistung.

9. Bestellungen im Drittland – Einfuhrumsatzsteuer (EUSt)

Bei Einfuhren aus dem Drittland muss die TU-Wien 20 % EUSt an das Finanzamt Wien abführen.

Da die Speditionen immer öfter nicht in Vorlage gehen und diese EUSt direkt vom Zollamt auf das Finanzamtskonto der TU-Wien vorgeschrieben wird, fehlen uns wichtige Informationen für die Zuordnung und Weiterleitung an das zuständige Institut und den Auftraggeber.

Mit der Bestellung einer Ware im Drittland muss daher ab sofort ein E-Mail an die Quästur an bilanzierung.steuern@tuwien.ac.at mit folgenden Angaben erfolgen:

  • Ansprechpartner am Institut
  • Lieferant und Warenbezeichnung
  • beauftrage Spedition

Wir machen darauf aufmerksam, dass bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist, weil der Zahlungspflichtige nicht rechtzeitig ermittelt werden konnte, mit einem Säumniszuschlag zu rechnen ist, den das Institut zu tragen hat.

Zur Erinnerung:
Erfassung der Speditionsrechnung in SAP auf die gleiche Warengruppe bzw. Anlagenklasse wie die Rechnung für die Ware selbst. Bezahlung der Rechnung an den Spediteur.

Verbuchung der EUSt laut Mitteilung vom Zollamt ebenfalls auf die gleiche Warengruppe bzw. Anlagenklasse wie die Ware selbst, bezahlt wird die EUSt jedoch direkt an das Finanzamt (Kreditor: 30002630).

Folgende Angaben sind wichtig:
Im Feld Referenz: Steuernr. 533/0593 EUSt MM/JJJJ (Monat des Annahmedatums lt. Zollmitteilung)
Basisdatum: 10. des folgenden Monats gerechnet vom Annahmedatum lt. Zollmitteilung.

10. FWF-Projekte: Buchungstexte

Wir weisen auf die Wichtigkeit der Buchungstexte bei FWF-Projekten hin.

Seit dem 01.11.2017 erfolgt die Erfassung von Bestellungen und Rechnungen, die im Rahmen von FWF-Projekten anfallen, ausschließlich durch die Institute. Achten Sie bitte darauf, dass die Buchungstexte aussagekräftig sind.

Im Handbuch Finanzielle Abwicklung von FWF-Projekten (Seite 7) ist mit Beispielen angeführt, welche Informationen der Buchungstext bei FWF-Innenaufträgen genau enthalten soll; bitte achten Sie darauf, dass die Buchungstexte den im Handbuch genannten Vorgaben entsprechen.

 

 

Hinweis:

Wir haben in diesem Info-Mail keine LINKS gesetzt, da diese mit der geplanten Umstellung auf die neue Homepage der TU Wien nicht funktionieren würden.