Internationale Bildungs- und Hochschulmanagementprojekte

Projektabwicklung

Projektantrag abgelehnt

Falls Ihr Projektantrag abgelehnt wurde, soll dieses Ergebnis durch den TUW-Projektleiter / OE-Leiter / das Sekretariat in der Projektdatenbank erfasst werden:

  1. Öffnen Sie die Projektdatenbank. Um die Projektdaten erfassen zu können, müssen sie in TISS eingeloggt sein;
  2. Unter dem Hauptmenüpunkt „Projekte“ wählen Sie den Menüpunkt „Projektübersicht“;
  3. In der Übersichtstabelle öffnen Sie ihr Projekt, dann wählen Sie in der Registerkarte „Aktionen“ den Menüpunkt „Förderung erhalten (ja/nein)“ und anschließend markieren Sie die Option „Das Projekt wurde abgelehnt und erhält keine Förderung“;
  4. Für weitere Schritte verfolgen Sie bitte die Hinweise in der Datenbank.

Den kompletten Leitfaden zur Arbeit mit der Projektdatenbank finden Sie im Projektdatenbank-Handbuch.

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Projektantrag genehmigt

Falls Ihr Projektantrag genehmigt wurde, sind vor dem eigentlichen Projektstart folgende Schritte durchzuführen:

Ablauf:

  1. Übermittlung folgender Unterlagen an das International Office (IO), Mag. Andreas Zemann:
    - Hauptvertrag im Original,  bzw. Kopie falls die TU Wien Projektpartner ist; 
    - Entwurf des Konsortialvertrags (falls relevant); 
    - allfällige andere vertraglichen Dokumente, die seitens der TU Wien unterzeichnet werden sollen;
  2. Prüfung des Vertrags/vertraglichen Dokumente durch das IO und deren Weiterleitung an den Vizerektor für Lehre zur Unterschrift;
  3. Unterzeichnung des Vertrags / der vertraglichen Dokumente durch den Vizerektor für Lehre.

Bitte beachten: Der Abschluss von Verträgen für Bildungs- und Hochschulmanagementprojekte obliegt gemäß der Geschäftsordnung des Rektorats dem Vizerektor für Lehre. Die OE-Leiter sind nicht berechtigt, diese Verträge zu unterzeichnen.

Übermitteln Sie bitte den, von allen vertraglichen Parteien unterzeichneten Vertrag (vertragliche Dokumente) im Original an die Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement (E018) zur Registrierung und Archivierung.

Die Erfassung der Projektdaten kann durch den TUW-Projektleiter, den OE-Leiter oder das Sekretariat erfolgen:

  1. Öffnen Sie die Projektdatenbank. Um die Projektdaten erfassen zu können, müssen sie in TISS eingeloggt sein;
  2. Unter dem Hauptmenüpunkt „Projektdatenbank“ wählen Sie den Menüpunkt „Projektübersicht“;
  3. In der angezeigten Übersichtstabelle öffnen Sie ihr Projekt (das Projekt sollte bereits bei der Einreichung des Projektantrags angelegt werden), dann wählen Sie auf der Registerkarte „Aktionen“ den Menüpunkt „Förderung erhalten (ja/nein)“ und anschließend markieren Sie die Option „Das Projekt hat die beantragte Förderung erhalten“;
  4. Für weitere Schritte verfolgen Sie bitte die Hinweise in der Datenbank.

Hinweis: Bei einem Projekt mit einem Volumen > 5.000 € werden automatisch Details zur Anlage des SAP-Innenauftrags abgefragt. Bei einem Projekt mit einem Volumen < € 5.000 können Sie wählen, ob ein eigener SAP-Innenauftrag anzulegen ist oder nicht.

Das Handbuch zur TISS-Projektdatenbank können sie hier herunterladen.

Die Freigabe des Projektes erfolgt über die Projektdatenbank. Nachdem hier alle verpflichtenden Projektdaten ausgefüllt  und der Vertrag / die vertraglichen Dokumente hochgeladen wurden (s. Abschnitt C oben), kann der Projektleiter das Projekt zur Freigabe einreichen. Die Freigabe erfolgt in einigen Schritten:

  1. Klicken Sie auf „Zur internen Freigabe einreichen“. Anschließend bestätigen Sie als Projektleiter, dass Sie die Richtlinien zur Kenntnis genommen und akzeptiert haben. Das Projekt kommt in den Status „intern eingereicht“;
  2. Das Projekt muss vom Leiter der Organisationseinheit freigegeben werden. Bei einem Projekt mit einem Volumen < 5000 € und ohne Innenauftrag wird die Freigabe mit diesem Schritt abgeschlossen;
  3. Bei Projekten, die über einen Innenauftrag abgewickelt werden, wird dieser durch die Controlling-Abteilung angelegt. Falls mehrere Institute an dem Projekt beteiligt sind, kann für jedes Institut ein eigener Innenauftrag angelegt werden. Die Bezeichnung der Innenaufträge für Bildungs- und Hochschulmanagementprojekte beginnt mit „EUM“;
  4. Projekte mit einem Volumen > 5000 € bedürfen einer Freigabe durch das International Office;
  5. Projekte mit einem Volumen > € 350.000 und/oder einer Laufzeit > drei Jahren bedürfen außerdem der Freigabe durch den Vizerektor für Lehre.

Abhängig davon, ob die TU Wien nur das eigene Projektbudget (als Partner) oder das gesamte Projektbudget (als Koordinator) verwaltet, werden die entsprechenden Projektmittel über ein Konto oder über zwei Konten verwaltet.

Girokonto für Global- und Drittmittelgelder

Die Projektmittel, welche der TU Wien zukommen, werden im Globalbudget (§ 28) über den entsprechenden EUM-Innenauftrag (s. Abschnitt D oben) abgewickelt. Die Zahlungen aus diesem Innenauftrag sind über SAP durchzuführen und sollen ausschließlich zur Abdeckung der Projektkosten der TU Wien dienen (z.B. Personalkosten der TU Mitarbeiter/innen, Reisekosten der TU Mitarbeiter/innen, Druckkosten, usw.).

Bankverbindung:

Kontoinhaber: Technische Universität Wien, Karlsplatz 13, A-1040 Wien, Austria
IBAN: AT46 3200 0000 0061 1228
BIC/SWIFT: RLNWATWW
Bank: Raiffeisenlandesbank NÖ-Wien AG, F.-W.-Raiffeisenplatz 1, 1020 Wien, Austria
Referenz/Verwendungszweck: der entsprechende, für das Projekt angelegte EUM-Innenauftrag.

Hinweis: Für Buchungen von Einnahmen (Projektförderung) soll in SAP in Spalte "Material" der Kode "111" verwendet werden.

Girokonto für Finanzkoordinator_innen

Falls die TU Wien als Projekt-Koordinator auftritt und die gesamte Projektförderung verwaltet, werden sowohl die Fördermittel (Projekteinnahmen) als auch die Zahlungen an die Projektpartner über das Girokonto für Finanzkoordinator_innen und den, für das Projekt angelegten WUM-Innenauftrag abgewickelt.

Bankverbindung:

Kontoinhaber: Technische Universität Wien, Karlsplatz 13, A-1040 Wien, Austria
IBAN: AT44 3200 0022 0061 1228
BIC/SWIFT: RLNWATWW
Bank: Raiffeisenlandesbank NÖ-Wien AG, F.-W.-Raiffeisenplatz 1, 1020 Wien, Austria
Referenz/Verwendungszweck: der entsprechende, für das Projekt angelegte EUM-Innenauftrag.

Hinweis: Die Kosten der TU Wien sollten nicht direkt aus diesem Girokonto gedeckt werden. Überweisen Sie zunächst einen entsprechenden Betrag auf den EUM-Innenauftrag (Globalbudget/Drittmittel) und decken Sie die Ausgaben von dort über SAP.

Nähere Informationen bezüglich des Ablaufs können Sie der Richtlinie des Rektorats zu §§ 26, 27, und 28 Universitätsgesetz 2002 (UG) entnehmen.

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Projektabschluss

Nach dem Projektabschluss, d.h. nach der Genehmigung des Projektendberichtes seitens des Fördergebers und nach dem Begleichen aller ausstehenden Zahlungen, muss das Projekt auch TU-intern geschlossen werden: d.h. das, für das Projekt angelegte Treuhandkonto (falls die TUW Projektkoordinator ist) sowie der Projekt-Innenauftrag sollen geschlossen werden.

Wenn es nach dem Projektabschluss keine Kontobewegungen mehr gibt, muss der/die Projektleiter/in das Projekt in der Projektdatenbank schließen.

Nach dem Projektabschluss in der Projektdatenbank wird der, auf dem Projekt-Innenauftrag liegende Restbetrag auf die Kostenstelle (bei negativem Saldo) bzw. auf den EIN-Innenauftrag (bei positivem Restbetrag) der jeweiligen Organisationseinheit umgebucht. Das heißt, der Restbetrag bleibt weiterhin im Globalbudget-Bereich und die OE kann über diese Mittel – unter Berücksichtigung der Richtlinien für das Globalbudget – verfügen.

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Praktische Tipps zur Projektabwicklung

Hinweis: Zugunsten der Lesbarkeit wurde auf eine männlich/weiblich Formulierung verzichtet. Sämtliche Ausdrücke, die männlich formuliert sind, gelten sinngemäß auch für Frauen.

Beamten, sowie Angestellten nach Vertragsbedienstetengesetz / Kollektivvertrag, die an einem Drittmittelprojekt der TU Wien mitwirken, kann für die zusätzliche Leistung nach Maßgabe der vorhandenen Projektmittel eine besondere Vergütung - Nebentätigkeitsvergütung - ausbezahlt werden. Die Auszahlung der Nebentätigkeitsvergütung erfolgt mit dem monatlichen Entgelt.

Die Nebentätigkeitsvergütung  kann entweder als Einmalbetrag oder über einen längeren Zeitraum ausbezahlt werden. Nähere Informationen sowie das Formular für Nebentätigkeitsvergütung finden Sie auf der Webseite der Quästur.

Hinweis: Die Mitwirkung eines TU-Mitarbeiters an einem Drittmittelprojekt der eigenen Universität in der Form eines freien Dienstverhältnisses bzw. eines Werkvertrags ist nicht zulässig. Mehr Informationen finden Sie in dem, von der Rechtsabteilung verfassten Dokument „Mitwirkung an Drittmittelprojekten“.

Die im Rahmen der Projekte durchzuführende Dienstreisen sind  über ESS zu beantragen. Die beantragte Dienstreise bedarf einer Freigabe durch den OE-Leiter und den Projektleiter. Die Freigabe wird über ESS gemacht und der Antragsteller wird über den Status seines Antrags per Email informiert.

Nach der Durchführung der Dienstreise ist es erforderlich, die Dienstreiseabrechnung in ESS zu erledigen und die ausgedruckte Abrechnung samt Originalbelege an die Quästur – Reisemanagement zu übermitteln. Nach Prüfung der Belege durch die Quästur und Freigabe der Dienstreiseabrechnung durch den Projektleiter wird der entsprechende Betrag überwiesen. Die Originalbelege werden an den Reisenden (bzw. an den Projektleiter) retourniert.

Detailierte Informationen bezüglich Abrechnug von Dienstreisen finden Sie auf der Webseite der Quästur.

Hinweis:

  • Die im Projektvertrag festgelegten Regeln für die Nutzung von Verkehrsmitteln (Taxi, Bahn, Flug, Auto) haben Vorrang vor den, in der Reiserichtlinie zur Abrechnung von Dienstreisen  festgelegten Regeln.
  • Es ist möglich, eine Zwischenabrechnung der Dienstreise zu machen, z.B. nach Kauf des Flugtickets.

In vielen EU-Programmen kann ein Teil der Projektförderung als Pauschalbetrag  zur Abdeckung der „indirekten Kosten/ Overheadkosten“ im Rahmen der Projekte verwendet werden. Dem Fördergeber müssen hierzu keine Belege vorgelegt werden.

Im Rahmen von Bildungs- und Hochschulmanagementprojekten stehen „indirekte Kosten/ Overheadkosten“ zur Gänze den an dem Projekt beteiligten Organisationseinheiten zur Verfügung.

Hinweis: Für Forschungsprojekte gelten andere Bestimmungen.

Bei Geldüberweisungen ins Ausland sollten hohe Bankspesen vermieden werden:

  • Auslandsüberweisungen Innerhalb der EU-Länder und der EWR-Länder  (Norwegen, Island und Liechtenstein) sollten als „EU-Binnenzahlungen“ durchgeführt werden. In diesem Fall werden die Auslandsüberweisungen zu den Gebühren einer Inlandsüberweisung durchgeführt. Die Kriterien für die  „EU-Binnenzahlungen“ finden Sie auf der Webseite der Bank Austria.
  • Bei Überweisungen außerhalb der EU sollte, wenn möglich, die Anzahl der Überweisungen von kleinen Beträgen minimiert werden, weil die gesamten Bankspesen für die Überweisung mehrerer kleiner Beträgen deutlich höher sein können, als die Bankspesen für die Überweisung eines größeren Betrags.

Bei Projekten, in denen die TU Wien als Koordinator im Projekt auftritt und die gesamte Projektförderung treuhänderisch verwaltet, sind vor der direkten Auszahlung von Reise- und Aufenthaltskosten, bzw. von Personalkosten an MitarbeiterInnen der Partnerinstitutionen folgende Punkte zu beachten:

  • Klärung, ob direkte Zahlungen gemäß Projektregeln möglich sind;
  • Die Auszahlung kann nur mit Zustimmung der jeweiligen Partnerinstitution erfolgen;
  • Bei direkten Zahlungen an Mitarbeiter ausländischer Partnerinstitutionen sind zusätzlich auch die österreichischen steuerrechtlichen Vorschriften zu beachten. Grundsätzlich gilt: Personen, die in Österreich oder von Österreich Einkünfte erzielen, aber in Österreich keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben, sind mit diesen Einkünften in Österreich (beschränkt) steuerpflichtig. Die Besteuerung erfolgt durch Steuerabzug in Höhe von 20% des Bruttobetrages, d.h. die TU Wien muss 20% einbehalten und an das Finanzamt abführen.

Nur bei Vorliegen folgender Voraussetzungen können diese Einkünfte bei der Auszahlung vom Steuerabzug befreit werden:

1. Es besteht ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Heimatland des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin und Österreich

  Folgende Angaben müssen vorliegen:

  • Name des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, sämtliche Adressen sowie die Angabe des Mittelpunktes der Lebensinteressen;
  • Art und Höhe der Vergütung; bei Zahlungen bis € 10.000,-- pro Jahr eine Bestätigung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, dass:
     -  er/sie in Österreich keinen Wohnsitz (keine Wohnstätte) hat;
     -   keine Verpflichtung zur Weitergabe der Einkünfte an andere Personen besteht; 
     -   die Einkünfte nicht einer inländischen Betriebsstätte zufließen;
  •  Werden an den/die Mitarbeiter/in mehr als € 10.000,-- pro Jahr ausbezahlt, dann ist zusätzlich das Formular ZS-QU1 (abrufbar auf der Homepage des Bundesministerium für Finanzen: www.bmf.gv.at) vollständig ausgefüllt den Abrechnungsunterlagen beizulegen.

Beispiel eines Antrags auf Geldüberweisung.

2. Es besteht kein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen dem Heimatland des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin und Österreich

Folgende Angaben müssen vorliegen:

  • Name des Mitarbeiters, Angaben über Wohnort und sämtlicher Adressen;
  • Art und Höhe der Vergütung;
  • schriftliche Erklärung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, dass:
    -   der Aufenthalt in Österreich nicht länger als 6 Monate (183 Tage) im Kalenderjahr ist (beschränkte Steuerpflicht) und dass
    -   seine/ihre Gesamteinkünfte (nach Abzug allfälliger von ihm/ihr getragener und belegmäßig nachgewiesener Reise- und Unterkunftskosten) in Österreich nicht mehr als € 2.000,-- pro Jahr betragen.

Beispiel eines Antrags auf Geldüberweisung

Werden hingegen die Geldmittel direkt an die Partnerinstitution überwiesen, an der der/die Mitarbeiter/in beschäftigt ist, kann das oben beschriebene Prozedere unterbleiben, da es sich in diesem Fall um die Überweisung des Ersatzes für förderfähige Kosten handelt.

Übersicht der genehmigten Projekte sowie der aktuellen Projektanträge an der TU Wien

Kontakt

INTERNATIONAL OFFICE
Gußhausstraße 28, 1. Stock
1040 Wien
www.tuwien.ac.at/international

 

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