Archiv- und Benützungsordnung

1. Allgemeine Bestimmungen

(1)    Das Universitätsarchiv der TU Wien ist das zentrale Archiv für die TU Wien im Sinne von § 3 Abs. 2 Z 3 Bundesarchivgesetz. Als öffentliches Archiv dient es der TU Wien durch die Unterstützung von Forschung und Lehre, ihrer Verwaltung und Rechtssicherung und wirkt an der Erforschung und Vermittlung der Geschichte der TU Wien mit. Es erteilt Auskünfte, berät und unterstützt Benutzerinnen / Benutzer.

(2)    Aufgabe  des  Archivs  ist  die  Sicherung,  Bewertung,  Erhaltung,  Erschließung, Verwahrung (Langzeitarchivierung) und Vermittlung aller bei den Organisationseinheiten der TU Wien und   ihren Rechtsvorgängern angefallenen archivwürdigen Unterlagen (Archivgut). Das Universitätsarchiv macht diese Unterlagen nach Maßgabe der geltenden Bestimmungen für amtliche, wissenschaftliche, publizistische sowie für berechtigte persönliche Belange zugänglich und schützt sie vor Vernichtung und Zersplitterung.

(3)    Unterlagen    im    Sinne    von    Abs.    2    sind    Schriftstücke,    Akten,    Urkunden Geschäftsbücher, Karten, Pläne, Risse, Bild-, Film- und Tonmaterial, Dateien sowie sonstige Informationsträger in analoger und digitaler Form und die zu ihrer Erschließung und Nutzung notwendigen Hilfsmittel.

(4)    Archivwürdig sind Unterlagen, die wegen ihres Inhaltes oder wegen der beteiligten Personen von rechtlicher, politischer, wirtschaftlicher, sozialer, geschichtlicher oder kultureller Bedeutung für die TU Wien, für Wissenschaft und Forschung, Verwaltung, Rechtsprechung, Gesetzgebung und für den Schutz allgemeiner und besonderer bürgerlicher Rechte sind.

(5)    Das Universitätsarchiv kann zur Dokumentation der Geschichte der Universität auch Unterlagen    von   anderen   Stellen   und   von   Privatpersonen   erfassen,   übernehmen, verwahren, erschließen und der Öffentlichkeit zugänglich machen.
 
(6)    Das Universitätsarchiv hat neben einer Handbibliothek auch Sammlungen anzulegen oder fortzuführen, soweit diese zur Ergänzung, Erschließung und Benutzung des Archivguts sowie zur Erforschung der Geschichte der TU Wien erforderlich oder dienlich sind.

(7)    Sammlungsgut     sind     insbesondere     Münzen,     Medaillen,     Siegelabgüsse, Bilddokumente, Flugschriften und Plakate, Zeitungsausschnitte, Periodika von Organisationseinheiten der TU Wien oder dieser nahestehenden Stellen, Dokumente studentischer Organisationen und Vereinigungen sowie auf die TU Wien bezogene Erinnerungsgegenstände aller Art.

(8)    Das Universitätsarchiv bietet den einzelnen Organisationseinheiten der TU Wien Unterstützung bei der Schriftgutverwaltung an und wirkt bei der Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen zur Organisation der Schriftgutverwaltung (Records Management) mit.

(9)    Das Universitätsarchiv beteiligt sich aktiv an der wissenschaftlichen Auswertung und Präsentation seiner Bestände für die Öffentlichkeit im Rahmen von Ausstellungen und Publikationen  zu  Themen  der  Wissenschafts-,  Technik-  und  Universitätsgeschichte. Es pflegt den Kontakt zu nationalen und internationalen Berufsverbänden.

(1)    Die Organisationseinheiten der TU Wien haben alle Unterlagen, die von ihnen erstellt oder empfangen wurden (im Folgenden „Registraturgut“) und die für den laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden, dem Universitätsarchiv anzubieten. Die Anbietung hat spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung zu erfolgen, sofern durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften nicht ein längerer Verbleib bei der jeweiligen Organisationseinheit vorgeschrieben ist. Registraturgut sollte jedoch nicht vor 5 Jahren nach der Schließung der Unterlagen angeboten werden.

(2)    Die in Abs. 1 genannten Stellen dürfen nur dann Unterlagen vernichten oder Daten löschen, wenn das Universitätsarchiv diese als nicht als archivwürdig erachtet oder ihre Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb von 3 Monaten nach der Anbietung über ihre Archivwürdigkeit entschieden hat. Die Archivwürdigkeit von Unterlagen und Daten wird in speziellen Richtlinien des Universitätsarchivs geregelt.

(3)    Die Übernahme in das Universitätsarchiv erfolgt aufgrund von Übergabelisten, die von der anbietenden Stelle angefertigt werden. Auswahl und Form der Übernahme von Unterlagen in elektronischer Form werden vom Universitätsarchiv mit der anbietenden Stelle vereinbart.

(1)  Das Universitätsarchiv der TU Wien hat seine Aufgaben nach archivfachlichen Gesichtspunkten zu erfüllen. Es ist verpflichtet, das Archivgut durch angemessene Maßnahmen wirksam gegen unbefugte Nutzung zu sichern und den Schutz personenbezogener Daten oder solcher Unterlagen, die einem besonderen gesetzlichen Geheimhaltungsschutz unterliegen, sicherzustellen. Es hat dabei insbesondere die Vorschriften des Bundesarchivgesetzes, des Datenschutzgesetzes sowie der Benützungsordnung des Universitätsarchivs einzuhalten. Es hat ferner die notwendigen Maßnahmen zu treffen, um das Archivgut vor Beschädigung, Verlust oder Vernichtung zu schützen und seine Erhaltung, dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit zu gewährleisten.
 
(2)    Das  Universitätsarchiv  ist  befugt,  Unterlagen,  deren  Archivwürdigkeit  nicht  mehr gegeben ist, auszusondern, sofern Aufbewahrungsfristen oder schutzwürdige Belange von Betroffenen oder Dritten nicht entgegenstehen. Über die Aussonderung ist ein Nachweis zu führen.

(3)    Das Archivgut der TU Wien ist unveräußerlich.

(1) Jede natürliche oder juristische Person ist berechtigt, nach Maßgabe der Bestimmungen des Bundesarchivgesetzes und im Rahmen der Benützungsordnung die Bestände des Universitätsarchivs der TU Wien für amtliche, wissenschaftliche, publizistische sowie für berechtigte persönliche Belange zu nutzen.

(2)   Das Universitätsarchiv ist ganzjährig werktags (Montag - Freitag) von 8.00 bis 12.00
Uhr für Benutzerinnen / Benutzer geöffnet. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der
Benützung gegen Voranmeldung bzw. nach Vereinbarung.

(3)    Die Nutzung der Bestände ist in der Benützungsordnung geregelt.

2. Benützungsordnung

(1)    Für die Benützung der Archivalien des Universitätsarchivs gilt, soweit im Folgenden nichts anderes bestimmt ist, eine gleitende Archivsperre von 30 Jahren. (Schutzfrist gem. § 8 Abs. 1 Bundesarchivgesetz). Die Schutzfrist endet 30 Jahre nach Ablauf des der letzten inhaltlichen Bearbeitung des Aktes folgenden Kalenderjahres.

(2)    Für Personalakten sowie auf Personen speziell Bezug nehmende Akten beträgt die Sperrfrist 30 Jahre nach dem Tod der Betroffenen / des Betroffenen. Ein Gleiches gilt für Akten, die Rechte Dritter tangieren, für deren Person. Disziplinarakten sind als Personalakten anzusehen. Ist das Todesdatum nicht feststellbar, so gilt eine Schutzfrist von 110 Jahren nach der Geburt der betreffenden Person.

(3)    Eine Herabsetzung der Archivsperre auf 20 Jahre ist nur in Ausnahmefällen für die Durchführung wissenschaftlicher Forschungen durch Personen mit einschlägigen Fachkenntnissen und Forschungserfahrung möglich. Eine Herabsetzung kann nur auf schriftlichen Antrag durch die Archivleitung erfolgen, wenn

a.    die Nutzung für die Durchführung des Forschungsvorhabens erforderlich ist und schutzwürdige Interessen der Betroffenen nicht beeinträchtigt werden oder

b.   das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen überwiegen.


(4)    Archivgut,  das  personenbezogene  Daten  enthält,  ist  vor  Ablauf  der  Schutzfrist gemäß Abs. 2 nur für jene Personen nutzbar, die eine von der Betroffenen / dem Betroffenen auf ihren/ seinen Namen lautende ausdrückliche schriftliche Zustimmung zur Nutzung, im Falle des Ablebens des Betroffenen / der Betroffenen die Zustimmung der unmittelbaren Nachkommen, vorweisen.

 (5)    Archivgut privater Herkunft ist entsprechend der Übereignungsvereinbarung nutzbar. Sind in ihr keine Regelungen über die Nutzung enthalten, ist dieses Archivgut vor Ende der Schutzfrist von 30 Jahren mit Zustimmung des Übergebers oder dessen unmittelbarer Nachkommen  nutzbar.  Sind  personenbezogene  Daten    im  Archivgut  enthalten,  gilt überdies Abs. 2.

(6)    Archivgut, bei dem seit Beginn der Schutzfrist weniger als 20 Jahre vergangen  sind und auf das keine Ausnahmeregelungen nach Abs. 4 oder 5 in Anwendung kommen, ist nicht nutzbar.

(1)    Die Benutzung des Archivguts kann erfolgen durch

1. Einsichtnahme in das Archivgut oder in Reproduktionen davon,

2. Mündliche und schriftliche Anfragen an das Universitätsarchiv,

3. Anforderung von Reproduktionen von Archivgut beim Universitätsarchiv, und

4. Entlehnung von Archivgut oder von Reproduktionen davon.

(1)   Jeder Benutzer / jede Benutzerin ist verpflichtet, den nachstehenden Benutzungsbestimmungen und den Weisungen des Archivpersonals nachzukommen. Die Nichteinhaltung oder Nichterfüllung dieser Bedingungen hat den Entzug der Benutzungsbewilligung zur Folge.

 

Ansuchen um Benutzung

 
(2)    Jede Benutzerin / jeder Benutzer hat für jedes Kalenderjahr der Archivbenützung sowie  für  jedes  Arbeitsthema  gesondert  ein  Ersuchen  um  Einsichtnahme (Benutzerbogen)  vollständig  auszufüllen  und  die  beigefügte  "Rechtsverbindliche Erklärung" eigenhändig zu unterfertigen. Auf Wunsch erhält die Benutzerin / der Benutzer eine Kopie der Benützungsordnung und der "Rechtsverbindlichen Erklärung" des Benutzerblattes ausgehändigt.


(3)    Beim erstmaligen Besuch des Archivs hat sich die Benutzerin / der Benutzer durch die Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises zu legitimieren.


(4)    Die Nutzung ist einzuschränken oder zu versagen soweit


1.     das Archivgut dadurch gefährdet wird,

2.     ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand verursacht wird,

3.     der    Benutzungszweck    anderweitig,    insbesondere    durch    Einsichtnahme    in

Druckwerke oder Reproduktionen hinlänglich erreicht werden kann.


(5)    Diplomarbeiten oder Dissertationen sind nur einzusehen, soweit durch die Autorin /den Autor keine Sperre veranlasst wurde. 

 

Bestellung und Benutzung der Archivalien

 
(6)    Die Bestellung von Archivalien kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Können die gewünschten Unterlagen nicht hinreichend konkretisiert werden, berät die aufsichtsführende Archivarin / der aufsichtsführende Archivar nach Maßgabe der vorhandenen personellen Möglichkeiten.


Weiterführende    Beratungsgespräche    können    nur    nach    Voranmeldung    bei    der Archivleitung erfolgen.

 (7)    Die  Bereitstellung  der  Archivalien  erfolgt  spätestens  zwei  Werktage  nach  der Bestellung.


(8)    Der Abschluss der Archivarbeit sowie Arbeitspausen von mehr als 4 Wochen sind der Archivleitung bekannt zu geben.


(9)    Jede Benutzerin / jeder Benutzer ist verpflichtet, bei Zitaten, die sich auf Bestände des Universitätsarchivs beziehen, die Herkunft vollständig und genau anzugeben.


(10)  Die Bestimmungen des Österreichischen Urheberrechtsgesetzes BGBl. 111/ 1936 in der geltenden Fassung betreffend die Werknutzung von Plänen, Entwürfen, Lichtbildern und Briefen sowie den Bildnisschutz in der jeweils geltenden Fassung sind einzuhalten. Sinngemäß sind alle Persönlichkeitsrechte, insbesondere öffentlicher Funktionärinnen / Funktionäre, zu wahren. Ebenso sind die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes 2000 BGBl. 165/1999 in der geltenden Fassung über den Schutz personenbezogener Daten und andere gleichzuhaltende gesetzliche Bestimmungen in den jeweils geltenden Fassungen vollinhaltlich zu beachten.


(11) Jede Benutzerin / jeder Benutzer ist verpflichtet, die Ergebnisse ihrer / seiner Forschungen, falls sie in Buchform, Zeitschriften oder Tageszeitungen ganz oder teilweise zur Veröffentlichung gelangen, unaufgefordert dem Universitätsarchiv als Freiexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für ungedruckte Dissertationen und sinngemäß für Veröffentlichungen von Reproduktionen aller Art.

 

Ordnung und Sicherheit

 

(12) Die Bearbeitung der vorgelegten Archivalien erfolgt ausschließlich in dem dafür vorgesehenen Raum (Lesesaal) des Universitätsarchivs. Dissertationen und Habilitationsschriften werden, sofern sie Bestandteil des Prüfungsaktes sind, ausnahmslos nicht verliehen.


(13)  Taschen,  Laptophüllen,  Schirme,  Mäntel  und  andere  Straßenbekleidung,  etc. müssen vor Beginn der Arbeit in der Benutzergarderobe deponiert werden. Das Deponieren der abzulegenden Gegenstände in der Benutzergarderobe erfolgt auf eigenes Risiko  der  Benutzerin  /  des  Benutzers.  Die  TU  Wien  schließt  jegliche  Haftung  für abhanden gekommene Gegenstände aus. Der Gebrauch von Mobiltelefonen und Diktiergeräten im Lesesaal ist untersagt; der akustische Ruf ist abzuschalten.


(14)  Tiere dürfen nicht in den Benutzerraum mitgebracht werden.


(15)  Die Archivalien und Bücher sind sorgfältig zu behandeln und vor jeder Beschädigung zu bewahren. Sie dürfen nicht mit Anstreichungen oder Kommentaren versehen und nicht als Schreibunterlage verwendet werden. Insbesondere ist streng darauf zu achten, dass sie in ihrer Reihung und Anordnung nicht verändert und nicht mit anderen Beständen vermischt werden.


(16) Als  Schreibgerät  dürfen  nur  Bleistifte  verwendet  werden.  Bei  besonders empfindlichen Unterlagen sind Baumwollhandschuhe zu verwenden.


(17)  In sämtlichen Räumen des Universitätsarchivs besteht Rauchverbot. Lebensmittel und Getränke dürfen in den Benutzerraum nicht mitgenommen werden.

(1)    Im Falle von Anfragen um schriftliche Auskünfte ist das Archiv zur Information über den angesprochenen Bestand (Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit des benötigten Archivguts) verpflichtet.

(1)   Die Anfertigung von Kopien und sonstigen Reproduktionen von Archivalien ist nur durch das Archivpersonal möglich und bedarf der Genehmigung durch die Leiterin / den Leiter des Archivs. Die Anfertigung von Kopien und sonstigen Reproduktionen kann aus konservatorischen Gründen verweigert werden. Kopien und sonstige Reproduktionen dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.


(2)  Die  Anfertigung  von  Kopien  und  sonstigen  Reproduktionen  erfolgt  gegen Kostenersatz. Die Höhe des Kostenersatzes ist aus der jeweils gültigen Richtlinie über Kostenersätze und Verwendungsentgelte des Universitätsarchivs ersichtlich.


(3)    Werden  auf  Antrag  der  Benutzerin  /  des  Benutzers  Lichtbildaufnahmen  von Archivalien angefertigt, so verbleiben die Negative im Archiv. An die Bestellerin / den Besteller werden Kontaktkopien, Vergrößerungen oder Dias gegen Kostenersatz abgegeben.


(4)   Digitale Aufnahmen und Scans von Archivalien werden ausschließlich durch das Archivpersonal angefertigt. Die Herstellung digitaler Aufnahmen oder Scans durch die Benutzerinnen / die Benutzer mit eigenen Aufnahmegeräten ist untersagt.


(5)   Im Falle einer beabsichtigten Wiedergabe der angefertigten Kopien und sonstigen Reproduktionen durch Druck, Einstellen ins Internet oder auf andere Weise ist zuvor eine schriftliche Verwendungsgenehmigung beim Universitätsarchiv einzuholen und gegebenenfalls eine Verwendungsgebühr zu entrichten.

(1)    Die Entlehnung von Archivgut ist zulässig:


a.    an Dienststellen der Verwaltung der TU Wien zur Wahrnehmung der ihnen übertragenen dienstlichen Aufgaben oder

b.    an öffentliche Einrichtungen zu Ausstellungszwecken.

 

(2)    Auf die Entlehnung besteht – außer in den Fällen gem. Abs. 1 lit. a – kein Anspruch. Die Anforderung einer Entlehnung von Archivgut gem. Abs. 1 lit. a erfolgt schriftlich unter Angabe des Zweckes, für den es benötigt wird (Formular).


(3)    Regelungen für Entlehnungen zu Ausstellungszwecken:


1.     Es darf nur Archivgut verliehen werden, das gemäß § 5 Abs. 1 und 2 nutzbar ist, für das die entsprechenden Genehmigungen gemäß § 5 Abs. 5 vorliegen und dessen Entlehnung aufgrund des Erhaltungszustandes vertretbar ist.


2.   Es obliegt dem Universitätsarchiv, nach archivarischen Gesichtspunkten zu entscheiden, ob Originale oder Reproduktionen zur Verfügung gestellt werden, wobei hierfür insbesondere der Zustand und Wert des Archivguts ausschlag gebend sind.


3.    Eine Entlehnung von Originalen ist nur zulässig, wenn ein wirksamer Schutz vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung gewährleistet ist und der Zweck der Leihe nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.


4.     Über die Entlehnung ist ein Leihvertrag mit der TU Wien abzuschließen, nach dem der Leihnehmer alle Kosten, insbesondere der Verpackung, des Transports, der Versicherung und allfälliger Sicherungs- und Konservierungsmaßnahmen (z.B. Sicherheitskopie) zu tragen hat. Weiters sind Auflagen vorzusehen, die der Sicherheit und Erhaltung des ausgeliehenen Archivguts dienen.

 5.     Die  Herstellung  von  Reproduktionen  des  ausgeliehenen  Archivguts  bedarf  der Zustimmung des Universitätsarchivs.

Jede Benutzerin/jeder Benutzer hat die Unversehrtheit des benutzten Archivguts sicherzustellen  und  haftet  für  den  durch  sie/durch  ihn  verursachten  Schaden  am Archivgut. Die TU Wien kann entweder die Schadensbehebung durch Dritte auf Kosten der  Schädigerin/des  Schädigers  verlangen,  durch  Dritte  die  Schadensbehebung  auf Kosten der Schädigerin/des Schädigers selbst veranlassen oder stattdessen den wertmäßig von der TU Wien selbst festzusetzenden Schaden von der Schädigerin / vom Schädiger verlangen.

Beschluss des Rektorates vom 22.4.2013
Beschluss des Senates vom 6.5.2013
Verlautbarung im Mitteilungsblatt Nr. 11/2013, Zl.107 vom 15.5.2013

Archiv der TU Wien

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