Archivordnung und Benutzungsbestimmungen

Archivordnung

(1) Das Archiv der TU Wien ist das zentrale Archiv für die TU Wien im Sinne von 3 Abs. 2 Z 3 Bundesarchivgesetz. Als öffentliches Archiv dient es der TU Wien durch die Unterstützung von Forschung und Lehre, ihrer Verwaltung und Rechtssicherung und wirkt an der Erforschung und Vermittlung der Geschichte der TU Wien mit. Es erteilt Auskünfte, berät und unterstützt Benutzer_innen.

(2) Aufgabe des Archivs ist die Sicherung, Bewertung, Erhaltung, Erschließung, Verwahrung (Langzeitarchivierung) und Vermittlung aller bei den Forschungs-, Lehr- und zentralen Serviceeinheiten der TU Wien und ihren Rechtsvorgängern angefallenen archivwürdigen Unterlagen (Archivgut). Das Archiv macht diese Unterlagen nach Maßgabe der geltenden Bestimmungen für amtliche, wissenschaftliche, publizistische sowie für berechtigte persönliche Belange zugänglich und schützt sie vor Vernichtung und Zersplitterung.

(3) Unterlagen im Sinne von Abs. 2 sind Schriftstücke, Akten, Urkunden, Geschäftsbücher, Karten, Pläne, technische Zeichnungen, Bild-, Film- und Tonmaterial, Dateien sowie sonstige Informationsträger in analoger und digitaler Form und die zu ihrer Erschließung und Nutzung notwendigen Hilfsmittel.

(4) Archivwürdig sind Unterlagen, die wegen ihres Inhaltes oder wegen der beteiligten Personen von rechtlicher, politischer, wirtschaftlicher, sozialer, geschichtlicher oder kultureller Bedeutung für die TU Wien, für Wissenschaft und Forschung, Verwaltung, Rechtsprechung, Gesetzgebung und für den Schutz allgemeiner und besonderer bürgerlicher Rechte sind.

(5) Das Archiv kann zur Dokumentation der Geschichte der Universität auch Unterlagen von anderen Stellen und von Privatpersonen erfassen, übernehmen, verwahren, erschließen und der Öffentlichkeit zugänglich machen.

(6) Das Archiv hat neben einer Handbibliothek auch Sammlungen anzulegen oder fortzuführen, soweit diese zur Ergänzung, Erschließung und Benutzung des Archivguts sowie zur Erforschung der Geschichte der TU Wien erforderlich oder dienlich sind.

(7) Sammlungsgut sind insbesondere Bilddokumente, Flugschriften und Plakate, Zeitungsausschnitte, Münzen, Medaillen, Siegelabgüsse, Periodika von Forschungs-, Lehr- und zentralen Serviceeinheiten der TU Wien oder dieser nahestehenden Stellen, Dokumente studentischer Organisationen und Vereinigungen sowie auf die TU Wien bezogene Erin- nerungsgegenstände aller Art.

(8) Das Archiv bietet den einzelnen Forschungs-, Lehr- und zentralen Serviceeinheiten der TU Wien Unterstützung bei der Schriftgutverwaltung an und wirkt bei der Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen zur Organisation der Schriftgutverwaltung (Records Management) mit.

(9) Das Archiv beteiligt sich aktiv an der wissenschaftlichen Auswertung und Präsentation seiner Bestände für die Öffentlichkeit im Rahmen von Ausstellungen und Publikationen zu Themen der Wissenschafts-, Technik- und Universitätsgeschichte. Es pflegt den Kontakt zu nationalen und internationalen Berufsverbänden.

(1) Die Forschungs-, Lehr- und zentralen Serviceeinheiten der TU Wien haben dem Archiv alle in der Richtlinie für die Abgabe von Unterlagen angeführten Dokumente, die von ihnen erstellt oder empfangen wurden und die für den laufenden Geschäftsgang nicht mehr benötigt werden, anzubieten. Die Anbietung hat frühestens 10, spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung zu erfolgen, sofern durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften nicht ein längerer Verbleib bei der jeweiligen Forschungs-, Lehr- und zentralen Serviceeinheit vorgeschrieben ist.

(2) Die Archivwürdigkeit von Unterlagen und Daten wird in der Richtlinie für die Abgabe von Unterlagen und durch Bewertung der Archivmitarbeiter_innen geregelt. Die in Abs. 1 genannten Stellen dürfen nur dann Unterlagen vernichten oder Daten löschen, wenn das Archiv diese nicht als archivwürdig erachtet oder ihre Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb von 3 Monaten nach der Anbietung über ihre Archivwürdigkeit entschieden hat.

(3) Die Übernahme in das Archiv erfolgt aufgrund von Übergabelisten, die von der anbietenden Stelle angefertigt werden. Auswahl und Form der Übernahme von Unterlagen in elektronischer Form werden vom Archiv mit der anbietenden Stelle vereinbart.

(1) Das Archiv der TU Wien hat seine Aufgaben nach archivfachlichen Gesichtspunkten zu erfüllen. Es ist verpflichtet, das Archivgut durch angemessene Maßnahmen wirksam gegen unbefugte Nutzung zu sichern und den Schutz personenbezogener Daten oder solcher Unterlagen, die einem besonderen gesetzlichen Geheimhaltungsschutz unterliegen, sicherzustellen. Es hat dabei insbesondere die Vorschriften des Bundesarchivgesetzes, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der Benutzungsbestimmungen des Archivs einzuhalten. Es hat ferner die notwendigen Maßnahmen zu treffen, um das Archiv- gut vor Beschädigung, Verlust oder Vernichtung zu schützen und seine Erhaltung, dau- ernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit zu gewährleisten.

(2) Das Archiv ist befugt, Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, auszusondern, sofern Aufbewahrungsfristen oder schutzwürdige Belange von Betroffenen oder Dritten nicht entgegenstehen. Über die Aussonderung ist ein Nachweis zu führen.

(3) Das Archivgut der TU Wien ist unveräußerlich.

Beschluss des Rektorates vom 26.3.2019
Beschluss des Senats vom 13.5.2019
Verlautbarung im Mitteilungsblatt Nr. 16/2019, Zl.158 vom 16.5.2019

Benutzungsbestimmungen

(1) Jede natürliche oder juristische Person ist berechtigt, nach Maßgabe der Bestimmungen des Bundesarchivgesetzes, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und im Rahmen dieser Bestimmung die Bestände des Archivs der TU Wien für amtliche, wissenschaftliche, publizistische sowie für berechtigte persönliche Belange zu nutzen.

(2) Die Öffnungszeiten des Archivs werden auf der Webseite des Archivs und auf einem Aushang vor Ort bekannt gemacht.

(1) Für die Benutzung der Archivalien des Archivs gilt, soweit im Folgenden nichts anderes bestimmt ist, eine gleitende Archivsperre von 30 Jahren (Schutzfrist gem. 8 Abs. 1 Bundesarchivgesetz). Die Schutzfrist endet 30 Jahre nach Ablauf des der letzten inhaltlichen Bearbeitung des Aktes folgenden Kalenderjahres.

(2) Für Personalakten sowie auf Personen speziell Bezug nehmende Akten beträgt die Sperrfrist 30 Jahre nach dem Tod der_des Betroffenen. Disziplinarakten sind als Personalakten anzusehen. Ist das Todesdatum nicht feststellbar, so gilt eine Schutzfrist von 110 Jahren nach der Geburt der betreffenden Person.

(3) Eine Herabsetzung der Archivsperre auf 10 Jahre nach dem Tod ist nur in Ausnahmefällen für die Durchführung wissenschaftlicher Forschungen durch Personen mit einschlägigen Fachkenntnissen und Forschungserfahrung möglich. Eine Herabsetzung kann nur auf schriftlichen Antrag durch den_die Leiter_in des Archivs erfolgen, wenn
a. die Nutzung für die Durchführung des Forschungsvorhabens erforderlich ist und schutzwürdige Interessen der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden, oder
b. das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Interessen der betroffenen Person überwiegen.

(4) Archivgut, das personenbezogene Daten enthält, ist vor Ablauf der Schutzfrist gemäß Abs. 2 nur für jene Personen nutzbar, die eine von der_dem Betroffenen auf ihren_seinen Namen lautende ausdrückliche schriftliche Zustimmung zur Nutzung, im Falle des Ablebens der_des Betroffenen die Zustimmung der unmittelbaren Nachkommen, vorweisen.

(5) Archivgut privater Herkunft ist entsprechend der Übereignungsvereinbarung nutzbar. Sind in dieser keine Regelungen über die Nutzung enthalten, ist dieses Archivgut vor Ende der Schutzfrist von 30 Jahren mit Zustimmung der_des Übergeber_in oder deren_dessen un- mittelbarer Nachkommen nutzbar. Sind personenbezogene Daten im Archivgut enthalten, gilt jedenfalls Abs. 2.

Die Benutzung des Archivguts kann erfolgen durch

a. Einsichtnahme in das Archivgut oder in Reproduktionen davon,
b. mündliche und schriftliche Anfragen an das Archiv,
c. Anforderung von Reproduktionen von Archivgut und
d. Entlehnung von Archivgut oder von Reproduktionen davon.

(1) Mit Betreten des Archivs oder Inanspruchnahme von dessen Services erkennt der_die Benutzer_in die Benutzungsbestimmungen und die Richtlinie betreffend Kostenersätze und Verwendungsentgelte des Archivs sowie die Hausordnung der TU Wien an und verpflichtet sich, den Weisungen des Archivpersonals nachzukommen. Die Nichteinhaltung oder Nichterfüllung dieser Bedingungen hat den Entzug der Benutzungsbewilligung zur Folge.

Ansuchen um Benutzung

(2) Jede_r Benutzer_in hat für jedes Kalenderjahr der Archivbenutzung sowie für jedes Arbeitsthema gesondert ein Ersuchen um Einsichtnahme (Benutzer_innenblatt) vollständig auszufüllen und die dem Benutzer_innenblatt beigefügte "Rechtsverbindliche Erklärung" eigenhändig zu unterfertigen. Auf Wunsch erhält die_der Benutzer_in eine Kopie der Benutzungsbestimmungen und der "Rechtsverbindlichen Erklärung" des Benutzer_innenblatts ausgehändigt.

(3) Beim erstmaligen Besuch des Archivs hat sich die_der Benutzer_in durch die Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises zu legitimieren.

(4) Die Nutzung ist einzuschränken oder zu versagen, sofern
a. das Archivgut dadurch gefährdet wird,
b. ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand verursacht wird, oder
c. der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder Reproduktionen, hinlänglich erreicht werden kann.

Bestellung und Benutzung der Archivalien

(5) Die Bestellung von Archivalien kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Können die ge- wünschten Unterlagen nicht hinreichend konkretisiert werden, berät die_der aufsichtsfüh- rende Archivar_in nach Maßgabe der vorhandenen personellen Möglichkeiten.
Weiterführende Beratungsgespräche können nur nach Voranmeldung bei dem_der Leiter_in des Archivs erfolgen.

(6) Die Bereitstellung der Archivalien erfolgt spätestens zwei Werktage nach der Bestellung.

(7) Der Abschluss der Archivarbeit sowie Arbeitspausen von mehr als vier Wochen sind dem Archivpersonal bekannt zu geben.

(8) Jede_r Benutzer_in ist verpflichtet, bei Zitaten, die sich auf Bestände des Archivs beziehen, die Herkunft vollständig und genau anzugeben.

(9) Die Bestimmungen des Österreichischen Urheberrechtsgesetzes betreffend die Werknut- zung von Plänen, Entwürfen, Lichtbildern und Briefen sowie den Bildnisschutz sind einzuhalten. Sinngemäß sind alle Persönlichkeitsrechte, insbesondere öffentlicher Funktionär_innen, zu wahren. Ebenso sind die Bestimmungen der DSGVO über den Schutz personenbezogener Daten und andere gleichzuhaltende gesetzliche Bestimmungen vollinhaltlich zu beachten.

(10) Jede_r Benutzer_in ist verpflichtet, die Ergebnisse ihrer_seiner Forschungen, falls sie in Buchform, Zeitschriften oder Tageszeitungen ganz oder teilweise zur Veröffentlichung gelangen, unaufgefordert dem Archiv als Freiexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für ungedruckte Dissertationen und sinngemäß für Veröffentlichungen von Reproduktionen aller Art.

Ordnung und Sicherheit

(11) Die Bearbeitung der vorgelegten Archivalien erfolgt ausschließlich in dem dafür vorgesehenen Raum (Lesesaal) des Archivs.

(12) Taschen, Laptophüllen, Schirme, Mäntel und andere Straßenbekleidung etc. müssen vor Beginn der Arbeit im Archiv in der Benutzergarderobe deponiert werden. Das Deponieren der abzulegenden Gegenstände in der Benutzergarderobe erfolgt auf eigenes Risiko der_des Benutzer_in. Die TU Wien schließt jegliche Haftung für abhanden gekommene Gegenstände aus. Der Gebrauch von Mobiltelefonen und Diktiergeräten im Lesesaal ist untersagt; der akustische Ruf ist abzuschalten.

(13) Gemäß Hausordnung der TU Wien dürfen Tiere nicht in den Benutzerraum mitgebracht werden.

(14) Die Archivalien und Bücher sind sorgfältig zu behandeln und vor jeder Beschädigung zu bewahren. Sie dürfen nicht mit Anstreichungen oder Kommentaren versehen und nicht als Schreibunterlage verwendet werden. Insbesondere ist streng darauf zu achten, dass sie in ihrer Reihung und Anordnung nicht verändert und nicht mit anderen Beständen vermischt werden.

(15) Als Schreibgerät dürfen nur Bleistifte verwendet werden. Bei besonders empfindlichen Unterlagen sind Baumwollhandschuhe zu verwenden.

(16) In sämtlichen Räumen des Archivs besteht Rauchverbot. Lebensmittel und Getränke dürfen in den Benutzerraum nicht mitgenommen werden.

(1) Die Anfertigung von Kopien und sonstigen Reproduktionen (wie Scans oder hochauflö- sende Digitalfotos) von Archivalien ist nur durch das Archivpersonal möglich. Die Anfertigung von Kopien und sonstigen Reproduktionen kann aus konservatorischen Gründen verweigert werden. Kopien und sonstige Reproduktionen dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

(2) Die Herstellung von Arbeitsfotografien durch Benutzer_innen mit eigenen Aufnahmege- räten bedarf einer Vereinbarung mit dem Archivpersonal. Auch diese Arbeitsfotografien dienen ausschließlich zum persönlichen Gebrauch und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Akten dürfen keinesfalls selbst fotografiert werden.

(3) Die Anfertigung von Kopien und sonstigen Reproduktionen erfolgt gegen Kostenersatz. Die Höhe des Kostenersatzes ist aus der jeweils gültigen Richtlinie über Kostenersätze und Verwendungsentgelte des Archivs ersichtlich.

(4) Im Falle einer beabsichtigten Wiedergabe der angefertigten Kopien und sonstigen Reproduktionen durch Druck, Veröffentlichung im Internet oder auf andere Weise ist zuvor eine schriftliche Verwendungsgenehmigung beim Archiv einzuholen und gegebenenfalls eine Verwendungsgebühr zu entrichten. Die genaue Höhe ist aus der jeweils gültigen Richtlinie über Kostenersätze und Verwendungsentgelte des Archivs ersichtlich.

(1) Die Entlehnung von Archivgut ist zulässig:
a. an Forschungs-, Lehr- und zentrale Serviceeinheiten der TU Wien zur Wahrnehmung der ihnen übertragenen dienstlichen Aufgaben. Die Anforderung erfolgt schriftlich unter Angabe des Zweckes.
b. zu Ausstellungszwecken nur für wissenschaftliche oder kulturelle Institutionen, die die Gewähr für eine fachgerechte Behandlung der Archivalien und eine korrekte Durchführung der Ausstellung geben.

(2) Auf die Entlehnung besteht außer in den Fällen gem. Abs. 1 lit. a kein Anspruch.

(3) Regelungen für Entlehnungen zu Ausstellungszwecken:
a. Es darf nur Archivgut verliehen werden, das gemäß 2 Abs. 1 und 2 nutzbar ist, für das die entsprechenden Genehmigungen gemäß 2 Abs. 5 vorliegen und dessen Entlehnung aufgrund des Erhaltungszustandes vertretbar ist.
b. Es obliegt dem Archiv, nach archivarischen Gesichtspunkten zu entscheiden, ob Originale oder Reproduktionen zur Verfügung gestellt werden, wobei hierfür insbesondere der Zustand und Wert des Archivguts ausschlaggebend sind.
c. Eine Entlehnung von Originalen ist nur zulässig, wenn ein wirksamer Schutz vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung gewährleistet ist und der Zweck der Leihe nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.
d. Über die Entlehnung ist ein Leihvertrag mit der TU Wien abzuschließen, nach dem die_der Leihnehmer_in alle Kosten, insbesondere der Verpackung, des Transports, der Versicherung und allfälliger Sicherungs- und Konservierungsmaßnahmen (z.B. Sicherheitskopie) zu tragen hat. Weiters sind Auflagen vorzusehen, die der Sicherheit und Erhaltung des ausgeliehenen Archivguts dienen.
e. Die Herstellung von Reproduktionen des ausgeliehenen Archivguts bedarf der Zustimmung des Archivs.

(1) Jede_r Benutzer_in hat die Unversehrtheit des benutzten Archivguts sicherzustellen und haftet für den durch sie_ihn verursachten Schaden am Archivgut. Die TU Wien kann ent- weder die Schadensbehebung durch Dritte auf Kosten des_der Schädiger_in verlangen, durch Dritte die Schadensbehebung auf Kosten des_der Schädiger_in selbst veranlassen oder stattdessen den wertmäßig von der TU Wien selbst festzusetzenden Schaden von der_dem Schädiger_in verlangen.

(2) Werden Reproduktionen ohne Einwilligung des Archivs veröffentlicht (Druckwerke, Veröffentlichung im Internet, Film- und Fernsehaufnahmen etc.), vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben ( 5, Abs. 1 und 3) bzw. fehlt jeder Quellenhinweis, so hat das Archiv Schadenersatzanspruch auf das 10-fache Entgelt, das gemäß Richtlinie über Kostenersätze und Verwendungsentgelte des Archivs für die Herstellung und Verwendung der betreffenden Reproduktion(en) zu entrichten wäre, mindestens jedoch auf € 1.000,--.

Beschluss des Rektorates vom 26.3.2019
Verlautbarung im Mitteilungsblatt Nr. 16/2019, Zl.151 vom 16.5.2019

Archiv der TU Wien

Lesesaal (c) Thomas Györik

Karlsplatz 13, 1040 Wien
T +43-1-58801-41140
archiv@zv.tuwien.ac.at

Sie finden uns im TU-Hauptgebäude, Karlsplatz 13, Stiege 3, 1. Stock

Öffnungszeiten:

Mo - Fr 8:00 - 12:00 Uhr und nach Vereinbarung - auch in der vorlesungsfreien Zeit
Bitte beachten Sie jedoch allfällige Schließtage unter Aktuelles!