Themen:
- Hochladen von Dokumenten in SAP Services
- Trinkgelder
- Spenden und Sponsoring
- Texte bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen
- Buchungstexte bei FWF Projekten
- Ermäßigter Steuersatz – Zugriff elektronische Publikationen
- Dienstreisen und allfällige Ausfälle
1. Hochladen von Dokumenten in SAP Services
Ab sofort können Rechnungen über SAP Services (Eingangsrechnung hochladen) ins Rechnungseingangsbuch (REB) hochgeladen oder Beilagen zu einer bestehenden REB ID dazu gescannt werden. Bei der Ablage eines Zusatzdokuments zu einer bestehenden REB ID soll auf eine aussagekräftige Benennung geachtet werden. Alle Dokumente müssen im PDF Format hochgeladen werden.
2. Trinkgelder
Gutscheine, Geschenke (Wein, Bonboniere) und Trinkgelder an Postboten, Reinigungskräfte usw. dürfen weder aus dem Global- noch Drittmittelbudget finanziert werden.
Trinkgelder bei Restaurantrechnungen werden nur bis ca. (da üblicherweise gerundet wird) 10% anerkannt.
3. Einnahmen aus Spenden und Sponsoring
Das Team von Fundraising und Sponsoring konzentriert sich auf die Entwicklung, Koordination und Umsetzung von TU-weiten Spenden- und Sponsoring Projekten. Daher werden alle Spendenzahlungen an das Girokonto der TU Wien zunächst dem Innenauftrag des Fachbereichs Fundraising zugeordnet.
Für Spendeneinnahmen ist daher die Erstellung einer Ausgangsrechnung nicht notwendig und auch nicht mehr möglich.
Auf Ebene der Universität muss zwischen echten Spenden und Werbe- bzw. Sponsoring-Leistungen differenziert werden. Steuerfrei sind Sponsoring-Leistungen, wenn diese der hoheitlichen Forschungsanstalt zuordenbar sind. Dies ist bei wissenschaftlichen Veranstaltungen wie Kongressen, Symposien, Tagungen, Seminaren, Workshops der Fall.
Für Einnahmen aus Sponsoring wird wie gewohnt ein Antrag zur Ausgangsrechnung erstellt.
Hinweis:
Spenden durch Institute sind grundsätzlich nicht zulässig.
4. Texte bei der Erstellung von Ausgangsrechnungen
Bei Erstellung eines Antrages zur Ausgangsrechnung ist darauf zu achten, dass im Feld Kurztext eine aussagekräftige Beschreibung erfasst wird (nicht der Name des Materials).
Im Feld Leistungsbeschreibung kann die Leistung/Verkauf näher beschrieben werden:
Beispiele:
Projektname, Name der Tagung, bei Verkauf die Produktbeschreibung, bei Spenden von Privatpersonen der Name und das Geburtsdatum, …
Ein besonders wichtiges Rechnungsmerkmal ist der Leistungszeitraum:
Beispiele:
Projektlaufzeit, Dauer der Tagung, bei Verkauf von Waren das Lieferdatum, …
5. Buchungstexte bei FWF Projekten
Damit im Rahmen von § 26-FWF Projekten angefallene Kosten auch gefördert werden, muss aus den Buchungstexten hervorgehen, um was es sich bei der jeweiligen Bestellung/beim jeweiligen Einkauf handelt.
Es ist darauf zu achten, dass die Buchungstexte aussagekräftig sind, da ansonsten die Gefahr besteht, dass die Kosten vom FWF nicht anerkannt werden.
Welche Informationen bei der Verbuchung notwendig sind, ist dem Handbuch „Finanzielle Abwicklung von FWF-Projekten“ zu entnehmen - dieses ist abrufbar auf der Homepage des Fachbereichs Projekt-controlling und -support der TU Finanzen.
6. Ermäßigter Steuersatz – Zugriff elektronische Publikationen
Der lt. Steuerreformgesetz 2020 (StRefG 2020) eingeführte ermäßigte Steuersatz in Höhe von 10% für elektronische Publikationen betrifft nur den Zugriff zum Download einer Publikation. Rechnungen von einem Verlag z.B. für das Zugriffsrecht werden mit 10% Reverse Charge (R3) gebucht.
Druckkosten in Zusammenhang mit Publikationen, wie Kosten für Veröffentlichungen (Hosting oder Open Access) bleiben weiterhin mit 20% Reverse Charge (R4) zu versteuern.
Für die Anwendung des ermäßigten Steuersatzes ist es ohne Bedeutung, ob die elektronische Publikation im Rahmen einer sonstigen Leistung oder einer Lieferung - auch auf physischen Datenträgern (z.B. CD, DVD oder USB-Stick) - zur Verfügung gestellt wird
7. Dienstreisen und allfällige Ausfälle
Grundsätzliches (Globalbudget und Drittmittel):
Reisekosten, die trotz Storno anfallen, werden von der TU Wien refundiert, sofern die Reise in SAP Services erfasst und genehmigt ist. Bereits refundierte Beträge, die nun aufgrund der Stornierung der Reise ersetzt werden, müssen ebenso per Reiseabrechnung gegengerechnet werden und werden bei der nächsten Gehaltsabrechnung wieder rückgebucht. Gutscheine müssen für kommende Dienstreisen verwendet werden und bedürfen keiner Rückbuchung und nochmaliger Reiseabrechnung.
Da Reisekosten naheliegend niedriger als in den vergangenen Jahren ausfallen werden, ist keine gesonderte Budgetierung für den Ersatz der Stornokosten im Globalbudget vorzusehen.
Die folgenden Fördergeber haben spezifische Regelungen zum Umgang mit Reisekosten/Stornokosten ausgegeben:
CDG: Wenn die Reisen vor der Corona-Krise gebucht wurden, wird die CDG die Stornokosten, sofern sie nicht von einer Reiseversicherung gedeckt sind oder es keine Gutschrift vom Reisebüro bzw. der Fluggesellschaft gibt, mit dem Laborbudget übernehmen.
FFG: Kosten, die auf Grund von Stornierungen im Zuge der COVID-19 Entwicklungen angefallen sind, und für die es keine Refundierung gab, können abgerechnet werden.
FWF: Nicht rückerstattete Sachkosten für stornierte projektspezifische Reisen sind förderbar. Eine entsprechende Dokumentation durch die Projektleitung inklusive aller Rechnungen ist nötig.
EU:
H2020 Reisekosten für nicht angetretene Reise - Klausel über "höhere Gewalt" in der Horizon-2020-Zuschussvereinbarung im Zusammenhang mit dem COVID-19-Ausbruch: Artikel 51 der H2020-MGA legt die Bedingungen fest, unter denen die Klausel für höhere Gewalt angewendet werden kann. "Höhere Gewalt" bezieht sich auf ein außergewöhnliches und unvorhersehbares Ereignis oder eine Situation, die sich der Kontrolle der Begünstigten entzieht und sie an der Erfüllung ihrer Verpflichtungen im Rahmen der Maßnahme hindert.
Tritt eine solche Situation ein, müssen die Begünstigten unverzüglich die Kommission/Agentur/Finanzierungsstelle informieren, die von Fall zu Fall die mögliche Anwendung der Vorschriften über höhere Gewalt prüft. Darüber hinaus müssen die Begünstigten unverzüglich alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um den durch höhere Gewalt verursachten Schaden zu begrenzen (z.B. versuchen, das Flugticket zu stornieren, die Rückerstattung von der Annullierungsversicherung - falls zutreffend - zu fordern).
Kosten sind, wenn sie die allgemeinen Förderbedingungen gemäß Artikel 6 H2020 MGA erfüllen, wie alle anderen im Rahmen der Aktion anfallenden Kosten förderfähig.
Wenn z.B. ein Treffen/eine Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt nicht stattfinden kann, können die Reise- und Unterbringungskosten dennoch der Aktion H2020 zugerechnet werden, wenn sie die Bedingungen für die Kostenerstattung erfüllen, auch wenn der Empfänger nicht gereist ist und nicht an dem Treffen/der Veranstaltung teilgenommen hat. Wenn höhere Gewalt zusätzliche Kosten für die Durchführung der Maßnahme nach sich zieht, können diese Kosten gegebenenfalls für die Durchführung der Maßnahme förderfähig sein (z.B. wenn eine abgesagte Konferenz zu einem späteren Zeitpunkt neu organisiert wird). Der maximale Zuschussbetrag kann jedoch nicht erhöht werden.
Rückfragen zu diesem Themenfeld richten Sie bitte an projektcontrolling@tuwien.ac.at und/oder reisemanagement@tuwien.ac.at.