Auditprozess, Financial Statement und Zuständigkeiten im Auditablauf

Der folgende Abschnitt beschreibt die Darstellung des Ablaufs eines Audits, die Erstellung des Financial Statements und die jeweiligen Zuständigkeiten.

Auditbedingungen

Bei auditpflichtigen Projekten ist zusätzlich ein Audit Certificate vorzuweisen.

Auditpflichtige Projekte: die förderbaren Gesamtkosten des Projektes sind ≥ € 430.000,- inkl. Overhead bzw. ≥ € 344.000,- exkl. Overhead

Nicht auditpflichtige Projekte: die förderbaren Gesamtkosten des Projektes sind < € 430.000,- inkl. Overhead bzw. < € 344.000,- exkl. Overhead

Der Overhead (indirekte Kosten) entspricht in der Regel 25% der förderbaren Kosten.

Ist ein Projekt auditpflichtig, durchläuft dieses mit Abschluss jeder Abrechnungsperiode (Berichtsperiode) einen Audit Prozess.

Nach dem Ende des Audits für die letzte Reportingperiode erhalten wir ein Auditzertifikat (CFS) welches in das Funding und Tenders Portal hochgeladen werden muss.

Auditprozess

Vor Ende der Reportingperiode wird vom Fachbereich Projektcontrolling & –support ein Informationsmail an die Projektleitung mit der Information über das anstehende Audit verschickt.

Die Projektleitung übermittelt die Timesheets bzw. Declarations anhand derer die Kostenüberleitung vom Projektcontrolling & -support erstellt wird.

Diese wird an die Projektleitung zur Kontrolle und Freigabe übermittelt.

Danach wird die Kostenüberleitung inkl. aller Unterlagen vom Projektcontrolling & -support der Wirtschaftsprüfung bereitgestellt.

Im nächsten Schritt erhalten wir vom Auditor die durch die Projektleitung vorzubereitende Stichprobe.

Nach Übermittlung der Stichprobennachweise wird die Prüfung abgeschlossen und die Vollständigkeitserklärung bereitgestellt.

Im letzten Schritt werden vom Projektcontrolling & -support die geprüften Zahlen in das Funding und Tenders Portal eingetragen.

Darstellung des Auditprozesses, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Unabhängig vom Volumen des EU-Projektes sind am Ende jeder Abrechnungsperiode (Berichtsperiode) alle angefallenen Kosten der EU gegenüber im Funding and Tenders Portal innerhalb einer Frist von 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode (Berichtsperiode) zu melden.

Seitens Europäischer Kommission besteht eine Vorgabe für die Meldung der angefallenen Kosten. Die Meldung der angefallenen Kosten hat pro EU-Kosten-Kategorie zu erfolgen, die insgesamt das Financial Statement ergeben.

Beispiel: Financial Statement (Form C), öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Unser Fachbereich ist bei den Audits eine Schnittstelle zwischen Projektleitung, Wirtschaftsprüfer und Europäischer Kommission und unterstützt in folgenden Angelegenheiten:

  • Informationen über das anstehende Audit, die Abläufe, Deadlines und Zuständigkeiten
  • Erstellung der Kostenaufstellung in einer Excel Datei und Vorlage zur Freigabe an die Projektleitung
  • Übermittlung der prüfungsrelevanten Unterlagen an die Wirtschaftsprüfung über eine gemeinsame Cloud
  • Eingabe der geprüften Zahlen in das Funding and Tenders Portal und „submit“ der Daten an die Europäische Kommission bzw. an den Koordinator nachdem die Projektleitung die Daten im Portal gemäß 4-Augen Prinzip auf „lock for review“ gesetzt hat

  • Zeitgerechte Übermittlung der Timesheets bzw. Declarations an den Fachbereich Projektcontrolling & -support im pdf.-Format
  • Zuordnung der projektfinanzierten Mitarbeiter_innen in der TISS Projektdatenbank
  • Bereitstellung sämtlicher, aktueller projektrelevanter Informationen und Vertragsdokumente in der TISS Projektdatenbank
  • Bekanntgabe der globalbudget-finanzierten Projektmitarbeiter_innen für die Umbuchung der Personalkosten auf den Projekt-Innenauftrag
  • Kontrolle und Retournierung der Kostenaufstellung
  • Schnelle Reaktion auf E-Mails seitens Wirtschaftsprüfer zur Projektrelevanz
  • Zuteilung der Rolle des PFSIGN an Mitarbeiter_innen aus dem FB Projektcontrolling für die Eingabe der Zahlen im Funding and Tenders Portal