Quartalsbericht II/2018

Überblick Betrieb

Einführung von OpenShift als Entwicklungs- und Testumgebung

Fast Lane

  • Best Teaching Awards: E-Mail-Text parametrisierbar und Export von Personennominierungen mit TISS-ID
  • Spalte "Fördergeber_in" in der Tabelle bei Innenauftrag- anlage und -abschluss für Projektcontrolling anzeigen
  • DSGVO
  • Einarbeitungstasks neue Mitarbeiter_innen
  • TUNET-Freigabeberechtigte_r
  • Anpassungen Typo 3 Schnittstelle

SÜLT Direkteinspielung

Derzeit erfolgt die Datenübernahme über CSV Dateien – Ziel ist eine direkte Übernahme der Daten in SAP.

Fortschritt: Feinkonzepterstellung, Testübergabe SchnittstellenDokumentation der Änderungen in TISS (inkl. Prozesse) Test und Abnahme durch Fachbereich, Refactoring LKL, Anpassen der Listen, Produktivsetzung

Aussendungen NEU

Überarbeitung des Systems für Massenaussendungen - umfasst Anpassungen der Listmails und zielt die Einschränkung des unproduktiven E-Mail Versands ab. Empfängerlisten sollen automatisiert erstellt werden können – weniger manuelle Arbeit

Fortschritt: Erstellen von neuen Benutzeroberflächen, Definition von Parameterabfragen, Definition eines Berechtigungsworkflows

Organisation NEU

SAP Übernahme von Lehrbeauftragten und Tutor_innen

Fortschritt: Allfällige Anpassungen, Anforderungsabstimmung TUphone, Schnittstellenanpassungen, Lessons Learned, Vorbereitungen für Umstellung 2019

Empowerment Studiendaten

Eigenständige Datenpflege durch div. Fachabteilungen soll ermöglicht werden. Check von Schnittstellen, Workshops sowie Anpassungen des UI. Speziell geht es um die Anlage von Studienkennzahlen für Mitbeleger-Studien

Fortschritt: abgeschlossen - Regelmäßige Besprechungen über Details zur Datenverarbeitung von Prozessen der Studienabteilung mit der Studienabteilung

TUcard

Sinnvolle Verortung der Verantwortlichkeiten der TUcard. Im ersten Schritt findet die Verortung der Studierendenkarten in die Studienabteilung statt.

Fortschritt: Umstellung Mitarbeiter_innenkarte – Verlagerung des Kartendrucks von TU.it in GUT Sicherheitsloge, Umsetzung Zahlungsworkflow Studierendenkarten, Beginn an Umsetzung für Externe

Datenschutz Konformität

Die einzelnen TISS-Module sollen auf Einhaltung des Datenschutzgesetzes und auf notwendig Vorbereitungen der Datenschutzverordnung 2018 geprüft werden

Fortschritt: Automatisches Auskunftsbegehren implementiert..

PDB Plus - Weiterentwicklung PDB

Erweiterung der Funktionalitäten der PDB. Umsetzung der Anforderungen aus dem Themenspeicher der Testgruppe VR-Forschung

Fortschritt: Grobkonzept Projektanlageprozess Neu erstellt; Zwischenlösung Reine Forschungsförderung / Forschungskooperation wurde erarbeitet und umgesetzt.

Berufungsprozess

TISS soll den Berufungsprozess elektronisch abbilden und unterstützen. In Abstimmung mit der Abteilung Universitätsentwicklung und Qualitätsmanagement und dem Dekanat für Architektur und Raumplanung sind drei Aspekte identifiziert, die in TISS implementiert werden sollen: (1) Online-Bewerbung, (2) Online-Gutachten, (3) Reporting über Fortschritt des Berufungsprozesses.

Fortschritt: Implementierung Prototyp, Evaluierung von eRecruiter für den Berufungsprozess

Refactoring LVA-Administration

Überarbeitung des Codes in der Administration der LVA um die Performance und Wartbarkeit zu steigern. Bug-Fixes und neue Funktionen sind derzeit unnötig schwierig zu implementieren.

Fortschritt: Beschleunigung der LVA-Adminstration, Anpassungen Datenbank, Datenstrukturen Backend, Logik für LVA anlegen & reaktivieren ins Backend, Anpassungen im UI, Lazy loading

LVA-Bewertung 2.0

Überarbeitung der LVA-Bewertung nach den Erkenntnissen der Arbeitsgruppe

Fortschritt: Erste Anforderungserhebung

GUT-DMS

Die Abteilung Gebäude und Technik (GUT), soll als erstes das Dokumenten-Management-System (DMS) für die Verwaltung interner Dokumente wie Projektunterlagen zu Bauprojekten, Mietabrechnungen usw. verwenden. Als Produkt kommt Alfresco Enterprise zum Einsatz. Dokumentenablage erfolgt einheitlich, wodurch eine effizientere Ablage und Suche gewährleistet werden kann.

Fortschritt: Umstieg von Community Edition auf Enterprise, Verfeinerung des Konzepts in Zusammenarbeit mit GUT, erfassen erster Workflows, Suchmaske

Forschungsportfolio

2015 wurde als Nachfolge und Erweiterung der TISS-Leistungsdatenbank das TISS Forschungsportfolio implementiert. Die Umsetzung musste aus div. Gründen rasch erfolgen, was vielerorts Abstriche bei den geplanten Funktionalitäten bedeutete. Im Produktivsystem finden sich an vielen Stellen noch Fehler, bzw. unfertige Elemente die zu bereinigen sind (Facelift)

Fortschritt: Wesentliche Fehlerbehebungen und Facelift durchgeführt, z.B.: Hochladen von Dateien, einheitliche Bezeichungen in der Benutzeroberfläche, Präsentation Personenprofil und Forschungseinheitenprofil überarbeitet, Hinzufügen zum Schlagwortkatalog klarer aufgebaut

Erweiterungsstudien

Erweiterungsstudien sind ein neuer Studientyp, der mit 2018W inskribiert werden kann. TISS soll auf die Unterstützung dieses Studientyps vorbereitet werden.

Fortschritt: Vorbereitungen für Erweiterungsstudien: Anlegen der Studienkennzahlen, Zulassung zum Studium, Eingabe Curricula. Testen aller betroffenen Teile von TISS

Studienabschluss ++

Verbesserungen und zusätzliche Features um die Arbeitsabläufe an den Dekanaten noch besser zu unterstützen.

Fortschritt: Markierung bei Doppeltverwendung von Zeugnissen, Ausblenden von Abschlüssen, Stufenweise Eingabe von Kommissionen, Verbesserungen beim Druck von Dokumenten für akademische Feiern und Abschlusstermine, Verbesserung Usability Terminverwaltung

Publikationsdatenbank

Implementierung und Konzeption einer neuen Publikationsdatenbank in TISS. Integration einer Open-Source Software in die IT-Systeme der TU-Wien

Fortschritt: Stakeholder Analyse und darauffolgende Anforderungserhebung und Erstellung grober Zeitplan, Beginn mit Umsetzung

On-Boarding

Die Task On-Boarding ist aktuell ein Sammelpool an Anforderungen, für einheitlichen Aufnahmeprozess und Informationen welche für Aufnahme und Start des neuen MA gebraucht werden (GUT, Pers. Admin…) . Auch für bestehende Mitarbeiter_innen soll die OE – interne Verwaltung erleichtert werden (Unterweisungen, PSA, Schlüssel,…) Geplant ist eine Verwaltungsseite auf OE - Ebene(Abt. Inst. FAB, FOB…) auf welcher dieser Informationen gepflegt werden können. Mechanismen mit Autoverständigung (Neuer MA braucht PSA) sollen die Seite abrunden

Fortschritt: Anforderungserhebung, Welcome Email