Kuppelsaal

Checkliste für Veranstaltungen

Nachstehend finden Sie eine Checkliste die Sie durch den Buchungs- und Vorbereitungsprozess für Veranstaltungen an der TU Wien führt.

Vorbereitungsphase

Allgemeine Informationen

Eine Übersicht aller angebotenen Leistungen und Räumlichkeiten der TU Wien finden Sie auf unserer Webseite. Bei Fragen und weiteren Anliegen können Sie sich jederzeit an eine:n Mitarbeiter:in des Veranstaltungsservice wenden.

Raumreservierung

Über unser Onlineformular, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster können Sie die von Ihnen gewünschten Räumlichkeiten und Termine anfragen. Die Raumanfrage muss mindestens 4 Wochen vor dem geplanten Veranstaltungstermin erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die Rückmeldung entsprechend der Art ihrer Raumanfrage einige Zeit dauern kann. Wir sind bemüht Ihre Anfrage so schnell wie möglich zu bearbeiten und melden uns bei Ihnen in Kürze.

Begehungstermin

Im Rahmen einer Begehung vor Ort können Sie mit einem/einer Mitarbeiter:in des Veranstaltungsservice die von Ihnen gebuchten Räumlichkeiten besichtigen und den Aufbau im Detail besprechen. Üblicherweise findet der Termin ca. 3 Wochen vor der Veranstaltung statt. Im Anschluss erhalten Sie ein entsprechendes Protokoll inkl. aller Informationen zu Ihrer Veranstaltung (Aufbauzeit, Technikcheck, Mobiliar, Technik, Anlieferungen). Mögliche Aufstellungsvarianten und die jeweils zulässige Maximalbelegung der Räumlichkeiten finden Sie hier.

 

Sollte kein Begehungstermin gewünscht sein so muss spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung eine detaillierte Aufstellung (im Idealfall in Form eines Plans - Grundrisse finden hier, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster) an das Team des Veranstaltungsservice übermittelt werden.

Infoscreens & Wegweiser

Gerne bespielen wir unsere Wegweiser und Infoscreens für Ihre Veranstaltung. Sie können uns ein Layout Ihrer Wahl zukommen lassen oder das Standardlayout der TU Wien nutzen. Bitte schicken Sie die entsprechende Vorlage 5 Tage vor Ihrer Veranstaltung an das Team des Veranstaltungsservice.

Infoscreens

  • Dateiformat: PPT & PDF
  • Seitenformat: 16:9
  • Vorlage TU

Wegweiser

  • Dateiformat: PPT & PDF
  • Seitenformat: DIN A3
  • Vorlage TU
WLAN

Sollten Sie für die Teilnehmenden WLAN-Zugänge benötigen (tunet, tunetguest), so bitten wir diese 2 Wochen vor Ihrer Veranstaltung zu bestellen. Jede:r Teilnehmende erhält im Anschluss einen dedizierten Zugang mit eigenem Passwort.

Catering

Catering darf nur in vorab vereinbarten Bereichen realisiert werden. Sie können das Cateringunternehmen gerne zum Besichtigungstermin einladen, um alle Eventualitäten abzustimmen (Manipulationsflächen, Mobiliarbedarf, Stromanschlüsse usw.). Bitte beachten Sie, dass das Freihalten der Fluchtwege ist zwingend vorgeschrieben ist. Gemäß Absatz 10 unserer AGBs, haften Veranstalter:innen auch für Zuwiderhandlungen von Drittfirmen. Die Abholung von Materialien hat direkt im Anschluss an die Veranstaltung zu erfolgen und alle genutzten Flächen sind besenrein zu übergeben.

Externe Infrastruktur

Die Beauftratgung von externen Dienstleistern (Technik, Mobiliar) ist grundsätzlich möglich, muss jedoch vorab mit dem Team des Veranstaltungsservice abgestimmt werden. Dabei ist insbesondere auf die Einhaltung der Brandschutzordnung, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster der TU Wien zu achten.

Versicherung

Wird in Kürze aktualisiert

Orientierung

Zur besseren Orientierung am TU Campus können Sie TU Maps, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster und die allgemeine Übersicht, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster nutzen und auch gerne an Ihre Gäste weitergeben.

Eventphase

Technik Hotline

Die Hotline der Veranstaltungstechnik ist Montag bis Freitag, von 8 bis 19 Uhr, unter 0664 605885606 erreichbar. Bitte beachten Sie, dass werktags (Mo-Fr) nach 19:00 Uhr und am Wochenende keine Mitarbeiter:innen des Veranstaltungsservice vor Ort sind.

 

Eine dauerhafte technische Betreuung während Ihrer Veranstaltung ist gegen Gebühr möglich. Bitte geben Sie uns spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung bekannt, ob eine durchgehende Technikbetreuung gewünscht ist. Technischer Support auf Abruf ist in der Raummiete inkludiert (Technikhotline).

Übergabe

Die Übergabe der Räumlichkeiten erfolgt, falls nicht ander vereinbart, eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn durch einen Veranstaltungstechniker.

Schlüssel

Die Schlüssel für die Veranstaltungsräumlichkeiten erhalten Sie an den entsprechenden Sicherheitslogen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster.

Reinigung

Alle Veranstaltungsräumlichkeiten (inkl. Sanitäranlagen) werden vor und nach jeder Versanstaltung gereinigt. Sollten Sie während Ihrer Veranstaltung eine zusätzliche Reinigung benötigen, oder eine Reinigung am Wochenende in Anspruch nehmen wollen, wird diese gesondert verrechnet. Bitte geben Sie uns mindesten eine Woche vor Ihrer Veranstaltung Bescheid wenn Sie diesen Service in Anspruch nehmen möchten.

Umbauten

Sollten Umbauten während der Veranstaltung vorgesehen sein, bitten wir diese bereits beim Erstellen des Aufbauplans zu berücksichtigen. Nach dem bestätigten Aufbauplan können keine Umbauten durchgeführt werden.

Abschlussphase

Abbau

Der Abbau von externem Mobiliar sowie Technikequipment, Dekoration und Cateringequipment ist direkt nach Ende der Veranstaltung abzubauen und mitzunehmen. Eine Zwischenlagerung ist nicht möglich. Nicht abgeholte Gegenstände werden auf Kosten des Veranstalters entweder bei einer externen Firma zwischengelagert oder entsorgt.

Verrechnung

Die Aussendung der Rechnung erfolgt ca. zwei bis vier Wochen nach der Veranstaltung.

Feedback

Wenn Sie nach Ihrer Veranstaltung Zeit finden freuen wir uns über eine Rückmeldung.

Raumreservierung

Anfragen & Reservierungen sind ausschließlich über das Online-Formular, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster möglich.

 

Unsere NEUEN Vertragsbedingungen für Veranstaltungen finden Sie hier., öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Hotline Veranstaltungstechnik

Die Hotline der Veranstaltungstechnik ist Montag bis Freitag, von 8 bis 19 Uhr, unter 0664 605885 606 erreichbar.

Sonderleistungen

Serviceleistungen gegen Gebühr