Internes Kontrollsystem

Die interne Kontrolle ist ein in die Arbeits– und Betriebsabläufe einer Organisation eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften und den Mitarbeiter_innen durchgeführt wird, um bestehende Risiken zu erfassen, zu steuern und mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass die betreffende Organisation im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgabenstellung ihre Ziele erreicht.

Sicherzustellende Ziele sind:
Sicherung der Vermögenswerte vor Verlust, Missbrauch und Schaden
Erreichung der Organisationsziele
Sicherstellung ordnungsgemäßer, ethischer, wirtschaftlicher, effizienter und wirksamer Abläufe
Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen, insbesondere Zuverlässigkeit des Rechnungswesens
Einhaltung der Gesetze und Vorschriften
Erfüllung der Berichtspflichten

Bei der Einführung des internen Kontrollsystems im Jahr 2010 hat man sich an der TU Wien für die Anwendung des in der Praxis weit verbreiteten COSO Models entschieden.

(1) Transparenz–Prinzip, Grundsatz der Nachvollziehbarkeit

Klare, detaillierte und transparente Regelung der Arbeitsabläufe in schriftlicher Form; Unterlagen und Abläufe sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

(2) Kontrollautomatik und Vier–Augen–Prinzip

Systematischer Einbau von Kontrollen im Arbeitsablauf (Kontrollautomatik), z.B. IT–gestützt (automatisierte Systemkontrollen) oder durch Implementierung des Vier–Augen–Prinzips.

(3) Prinzip der Funktionstrennung

Keine Allein–Verantwortung für den gesamten Prozess; konsequente Trennung von entscheidender, ausführender und kontrollierender Funktion.

(4) Aufgaben–und verantwortungsadäquate Informationsbereitstellung (Prinzip der „Mindestinformation“)

Bereitstellung jener Informationen an Management und Mitarbeiter, die zur Erfüllung der Aufgaben notwendig sind.

(5) Aufgaben– und verantwortungsadäquate Zugangs– und Zugriffsberechtigungen (Prinzip der „minimalen Rechte“)

Zugangs– und Zugriffsberechtigungen (z.B. zu IT–Systemen) müssen adäquat beschränkt sein; Einräumung nur jener Berechtigungen zu sensiblen Daten, die zur Erfüllung der Aufgaben unbedingt erforderlich sind.

(6) IKS als rollierender Prozess

Regelmäßige und systematische Überprüfung des IKS auf seine Funktionsfähigkeit, Wirksamkeit und Aktualität, um sicherzustellen, dass die internen Kontrollen dauerhaft/nachhaltig wirksam sind und bei Änderung der Rahmenbedingungen entsprechend angepasst werden.

(7) Grundsatz der Kosten–Nutzen–Abwägung

Der mit Kontrollen verbundene Aufwand/Ressourceneinsatz muss in einem angemessenen Verhältnis zum zu vermeidenden Risiko (Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit) stehen.

Hinweis: Die Weitergabe des TU-Passworts ist streng untersagt, ebenso die Verwendung eines fremden Passworts. Ein Missbrauch ist persönlich zu verantworten.

2018 wurde vom Bundesministerium Bildung, Wissenschaft und Forschung eine Empfehlung zu IKS Mindeststandards der Universitäten herausgegeben. Sie gliedern sich in folgende Kategorien, wobei Bibliothek und Beteiligungen als solche Kategorien definiert wurden, die über den Mindeststandards liegen.

Mindeststandards

Finanzen
- Budgetierung
- Berichtswesen
- Steuerung
- Rechnungslegung
- Veranlagung, etc.
Projektsupport und Fundraising
IT-Nutzung
Personaladministration und Reisen

Optionale Kategorien

Bibliothek
Beteiligungen

Die TU Wien übererfüllt diese Mindeststandards, zusätzlich zu jenen des Ministeriums werden noch folgende Kategorien im IKS erfasst:

Infrastruktur
Lehre
Recht und Strukturänderungen

Die Clusterung an der TU Wien wurde vor der Bekanntgabe der Kategorien des Ministeriums vorgenommen, wodurch diese abweichend ist.

Gebarungsrichtlinie

Eine Empfehlung des Bundesministeriums Bildung, Wissenschaft und Forschung war auch, dass die neue IKS Richtlinie in die Gebarungsrichtlinie aufgenommen wird. Mit dem Beschluss des Universitätsrats vom 24.10.2019 konnte das umgesetzt werden.

Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss Richtlinien

Die TU Wien hat ihre Geschäfte nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung durchzuführen, sowie dementsprechend die Darstellung und die Lage des Vermögens und Kapitals ersichtlich zu machen. Nach Ablauf eines jeden Rechnungsjahres ist per 31.12. ein Rechnungsabschluss zu erstellen und gemeinsam mit dem Bericht einer Abschlussprüferin/eines Abschlussprüfers bis zum 30.4. des Folgejahres dem Universitätsrat vorzulegen. Dieser hat den Rechnungsabschluss innerhalb von vier Wochen zu genehmigen und an das Bundesministerium für Finanzen weiterzuleiten.

Die Vorgehensweise bei Veranlagungen ist in der Veranlagungsrichtlinie, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster vorgegeben. Sie sind unter Beachtung der Kriterien Sicherheit, Ertrag und Liquidität vorzunehmen und nur mit Genehmigung des Rektorats möglich.

Die Abteilung Finanzen stellt umfangreiche "Dokumentationen" zur Verfügung.

Ansprechperson: Eva Glatzer
(Finanzen | Leitung Fachbereich Quästur)
Kontakt: E: eva.glatzer@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 407100

Planung Budgetierung Richtlinien und Kosten- und Leistungsrechnung VO (KLRV)

Die jährliche Planung des Globalbudgets inklusive Personal und Investitionen erfolgt durch das Rektorat in enger Abstimmung mit den Organisationseinheiten (Zielvereinbarungen). Das Budgetjahr der Fakultäten beginnt am 1.9 und endet am 31.8 des Folgejahres, jenes der Zentralen Services verläuft analog zum Wirtschaftsjahr mit 1.1 bis 31.12. Die Verantwortung für die Einhaltung und Steuerung obliegt den Leiterinnen/Leitern der Organisationseinheiten.

Die Abteilung Finanzen stellt umfangreiche "Dokumentationen" zur Verfügung.

Die Verordnung zur Kosten- und Leistungsverrechnung (KLRV), öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster befindet sich derzeit in der Umsetzung.

Ansprechperson: Mag. Jörg Ponier
(Finanzen | Leitung Fachbereich Controlling)
Kontakt: E: joerg.ponier@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 407200

Vergabeverfahren und Beschaffung Richtlinien

Die TU Wien unterliegt dem Bundesvergabegesetz.

Nach Möglichkeit sind die Dienste der Bundesbeschaffungs-GmbH in Anspruch zu nehmen.

Seit 2009 erfolgt die finanzielle Abwicklung von Großinvestitionen (Anlagen und Geräte) der TU Wien über die TU Wien Großgeräte Investitions- und Betriebs- GmbH (TU GIB). Bis zum Oktober 2012 lag die Investitionsgrenze für Großinvestitionen bei EUR 100.000,-- netto. Ab Oktober 2012 wurde diese Grenze per Rektoratsbeschluss gesenkt und seither sind Investitionen über EUR 50.000,-- exkl. USt über die TU GIB abzuwickeln. Der Zweck der TU GIB liegt neben einer wirtschaftlichen Optimierung von Finanzvorgängen auch in der steuerlichen Optimierung, insbesondere betreffend Umsatzsteuer und Einfuhrsteuern. Zusätzlich ist die TU GIB auch kapitalertragssteuerbefreit. Ein weiterer Vorteil der Abwicklung von Investitionen über die TU GIB ist die Erhöhung der Planbarkeit und die Präzisierung der Liquiditätssteuerung. Die TU GIB ist nicht involviert in die Budgetierung, Auswahl oder Spezifikation von Investitionen und nimmt keinen Einfluss auf Lieferantenauswahl oder Vergabeverfahren. Die TU GIB ist nur in die finanzielle Abwicklung der Investitionsvorhaben involviert. Die durch die TU GIB erzielte Optimierung des Geldmitteleinsatzes wird für zusätzliche Investitionen herangezogen.

Ansprechperson TU-GIB: Ing. Mag. Markus Huber
(Geschäftsführer TU GIB, ATC | Controller Fachbereich Controlling)
Kontakt: E: markus.huber@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 407201

Ansprechperson Vergabeverfahren: Mag. Pascal Prabitz
(FTI Support| Jurist Fachbereich Forschungs- und Transfersupport)
Kontakt: E: pascal.prabitz@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 415244

Forschungssupport Richtlinien

Die Extern finanzierte Forschung bietet die besondere Gelegenheit, Wissenschaft und Wirtschaft in der Praxis zum Nutzen beider zu verknüpfen. Die hierfür erstellten Richtlinien regeln die Lebensphase extern finanzierter Forschungsprojekte. Das beginnt bereits bei der Unterstützung der Projekteinreichung über den laufenden Projektsupport bis hin zum Projektabschluss und bei Erfindungsvergütungen sogar darüber hinaus.

Alle Richtlinien und Verordnungen zum Forschungssupport finden Sie bei der Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement.

Ansprechperson: Mag. Eldina Halvadzija
(Finanzen | Leitung Fachbereich Projektcontrolling &-support)
Kontakt: E: eldina.halvadzija@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 407300

Ansprechperson: Mag. Peter Karg
(FTI Support | Leitung Fachbereich Forschungs- und Transfersupport)
Kontakt: E: peter.karg@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 41535

Bildungs- und Hochschulmanagement Projekte

Bildungs- und Hochschulmanagement Projekte werden seit 2020 im § 27 Bereich abgewickelt.

Die aktuelle Richtlinie zu den Bildungs- und Hochschulmanagement Projekten finden Sie bei der Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement.

Ansprechperson: Mag. Andreas Zemann
(International Office| Leitung)
Kontakt: E: andreas.zemann@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 41552

Lehre Richtlinien

Auf der Website der Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement finden sich zahlreiche Richtlinien die zum Thema Lehre erstellt wurden.

Umfasst sind dabei beispielweise Informationen zu Studienberechtigungsprüfungen, Stipendien oder auch den Studien VoR Phasen einzelner Studienrichtungen.

Personaladministration Richtlinien

Informationen finden Sie direkt bei den Fachbereichen der Personaladministration

Bitte wenden Sie sich bei Fragen an die zuständigen Ansprechpersonen der Fachbereiche

Ansprechperson: Werner Wunsch
(Personaladministration | Leitung Fachbereich Allgemeines Personal)
Kontakt: E: werner.wunsch@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 41050

Ansprechperson: Petra Kryzan
(Personaladministration | Leitung Fachbereich Lehrbeauftragte und Zeitwirtschaft)
Kontakt: E: petra.kryzan@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 41051

Ansprechperson: Reinhard Laa
(Personaladministration | Leitung Fachbereich Wissenschaftliches Personal)
Kontakt: E: reinhard.laa@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 410400

Ansprechperson: Michael Vojta
(Personaladministration | Leitung Fachbereich SAP Planung und Personalverrechnung)
Kontakt: E: michael.vojta@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 410740

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Ansprechperson: Mag. Ute Koch
(Vizerektorat Personal und Gender | Leitung Fachbereich Arbeitsrecht)
Kontakt: E: ute.koch@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 406202

Informationen finden Sie direkt beim Fachbereich Arbeitsrecht, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster

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Ansprechperson: Mag. Katharina Prinzenstein
(Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen | Mitarbeiterin)
Kontakt: E: katharina.prinzenstein@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 49410

Informationen finden Sie direkt beim Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen

Interne Prüfungen Richtlinie

Die Interne Revision (IR) ist ein wichtiges Instrument des Rektorates, vor allem für die Prüfung, Beratung und Kontrolle. Der Jahresprüfplan wird durch das Rektorat und den Universitätsrat genehmigt.

Revisionsordnung

Ansprechperson: Ing. Otto Mayerhofer, MBA
(Interne Revision | Leitung)
Kontakt: E: otto.mayerhofer@tuwien.ac.at | T: 01/58801 – 41414

Beteiligungen Richtlinien

Gemäß § 10 UG ist die TU Wien berechtigt, Gesellschaften, Stiftungen und Vereine zu gründen sowie sich an Gesellschaften zu beteiligen und Mitglied in Vereinen zu werden. Die Gründung von Gesellschaften und Stiftungen sowie Beteiligungen an Gesellschaften unterliegt der Genehmigung durch den Universitätsrat.

Es gilt die Gebarungsrichtlinie der TU Wien