.digital office - Digitalisierung unterstützen und vorantreiben!

Der Fachbereich .digital office koordiniert die operative Umsetzung der Digitalisierungsstrategie. Dabei übernimmt das .digital office die zentrale Moderation und Gestaltung von Umsetzungsmaßnahmen und von konkreten Digitalisierungsprojekten. Institute und Abteilungen unterstützt der Fachbereich bei der Umsetzung dieser Projekte und sorgt für eine Vernetzung der an der TU Wien vorhandenen digitalen Kompetenzen, um Redundanzen zu vermeiden und Kosteneffizienz zu gewährleisten.

Digital Survival Café

Hängebrücke, Jungel

Das Digital Survival Café vernetzt Sie mit Ansprechpartner_innen rund um digitale Fragestellungen an der TU Wien. Jeden zweiten Donnerstag beantworten Expert_innen Ihre Fragen zu Themen rund um Collaboration, Digitalisierung, Webauftritt, Informationssicherheit und noch vielem mehr. Themen und Termine werden in  TU coLAB, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster aktuell gehalten.

Digitalisierungsprojekte

Digitalisierungsprojekte an der TU Wien

Das .digital office koordiniert, unterstützt und vernetzt zahlreiche Projekte im Rahmen der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie.

Ziele der digitalen Transformation

Ziele der digitalen Transformation

In der Digitalisierungsstrategie der TU Wien sind Ziele in den Bereichen Forschung, Lehre, Verwaltung und Infrastruktur formuliert, die es gilt umzusetzen. Diese Ziele können in verschiedene Schwerpunkte zusammengefasst werden: digitale Kompetenz, Smart Campus, Data, Analytics & Prediction sowie Plattformen und Netzwerke.

Collaboration

collaboration

Digitale Tools können so eingesetzt werden, dass sie die Zusammenarbeit zwischen Kolleg_innen, Arbeitsgruppen oder in Teams deutlich erleichtern. An der TU Wien werden verschiedene neue Services aufgebaut, um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen.

Info-Veranstaltungen

Info-Veranstaltungen

.digital roadshow und .digital updates - Die digitale Transformation gemeinsam gestalten

Team

Team des .digital office

Hier kommen Sie zu Ihren Kontaktpersonen beim .digital office

Die aktuellen .dblog-Beiträge

Der .digital blog bringt in regelmäßigen Abständen Beiträge zu interessanten Themen rund um die Digitalisierung generell und zur digitalen Transformation an der TU Wien im Speziellem:

Prozesse nachvollziehbar und zeitsparend gestalten

Abläufe prägen unseren Alltag, sowohl beruflich als auch privat. Wie man Prozesse entscheidend vereinfachen kann und dabei auch noch Zeit spart, zeigt ein neues Digitalisierungsprojekt an der TU Wien.

Prozesse

Prozesse und Prozessoptimierung klingt nach etwas sehr Abstraktem, wenig Greifbarem. Tatsächlich bewegen wir uns täglich ganz selbstverständlich in unterschiedlichsten (digitalen) Prozessen. Das beginnt mit der Bargeldbehebung am Bankomaten, geht über die Vorbestellung des Mittagessens über eine App am Handy bis hin zum Einkaufen oder Buchen des Flugs abends vom Sofa aus. Sogar im Urlaub verfolgen uns Prozesse, wenn uns vom Flughafen oder vom Reiseveranstalter klar vorgegeben wird, was wir in welcher Reihenfolge und in welchem Zeitraum machen sollen. Prozesse sind nichts anderes als vorgegebene Abläufe, die eingehalten werden müssen, um ein gewünschtes Ergebnis zu erzielen. Laufen sie gut und greifen reibungslos ineinander, nehmen wir sie kaum wahr. Nur wenn Bruchstellen im Prozess auftreten, wenn sich Prozessschwächen zeigen, sind diese Abläufe ein Thema für uns – und dann meist negativ besetzt.

Große Organisationen, komplexe Prozesse

Die Technische Universität Wien ist mit über 28.000 Studierenden und 5.000 Mitarbeiter_innen eine recht große Institution – und damit organisatorisch auch sehr komplex. Bei Organisationen dieser Größe müssen oft Zuständigkeiten, wer was und zu welchem Zeitpunkt unterschreiben oder freigeben muss, in strukturierten IT-Systemen abgebildet werden. Umso wichtiger ist, dass diese Geschäftsprozesse, die genau diese Abläufe, Zuständigkeiten und Schnittstellen beschreiben, laufend verbessert werden. Davon profitieren dann alle Beteiligten. Genau diese Verbesserungen von Geschäftsprozessen hat die Fokusgruppe Verwaltung unter der Leitung von Wolfgang Spreicer im Rahmen der digitalen Transformation im Blick.

Gesucht, gefunden: Stellenausschreibung neu

Formulare sind ein Thema, das scheinbar untrennbar mit dem Begriff Verwaltung verbunden ist. Durch die Digitalisierung ändert sich das aber rasant. Digitale Prozesse können klare Zuständigkeiten abbilden und behäbige Freigabeprozesse entscheidend beschleunigen. Wesentliche Vorteile dabei sind, dass Daten nur einmal eingegeben werden müssen und Prozessschritte wie Freigaben nicht an einer Person, sondern an der entsprechenden Stelle hängen. Ändert sich die Person, muss nicht gleich der Prozess neu gedacht werden.

Ein Beispiel dafür ist der neue Stellenausschreibungsprozess für administratives Personal an der TU Wien. Wird Personalbedarf an einer Organisationseinheit erkannt, wird dieser zuerst im Personalplanungstool erfasst. Dabei werden für die Ausschreibung relevante Eckdaten eingegeben – und das nur einmal. Auf Knopfdruck werden die Daten an die zentrale Campussoftware TISS übergeben und der Ausschreibungsprozess wird gestartet. Die oder der Vorgesetzte prüft nun die Ausschreibung, kann sie ändern oder freigeben. Danach wird der Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen (AKG), der in alle Stellenausschreibungen eingebunden sein muss, automatisch informiert. Nach erfolgter Prüfung und Freigabe durch den AKG wird die Stellenausschreibung automatisch an das zuständige Vizerektorat weitergeleitet, ebenfalls zur Prüfung und Freigabe. Nach erfolgter Freigabe ist die Personaladministration am Zug, die ihrerseits die Einstufung abklärt und nachprüft, ob die Ausschreibung tatsächlich vom Budget der Organisationseinheit finanziell abgedeckt ist. Wenn auch das ein positives Ergebnis zeigt, werden die derart qualitätsgesicherten Daten an das Karriereportal der TU Wien übertragen und einer Ausschreibung steht nichts mehr im Wege. Dieser Prozess spart nicht nur Formulare, die abgebildeten Schnittstellen in verschiedenen Abteilungen der TU Wien sparen auch sehr viel Zeit – und auch das ist eine Definition von Optimierung.