CSD - Highlights 2020

Das Finale der 10er Jahre hatte es in sich. Die Pandemie hatte auch das CSD-Team fest im Griff, sei es durch die Umstellung auf eine rein digitale Arbeitsweise, aber auch durch die Fülle an extrem zeitkritischen Tasks. Durch hohen persönlichen Einsatz der CSD-Kolleg_innen konnte der verlässliche Service unseres Helpdesks, die Sicherstellung des stabilen Betriebs aller CSD-Applikationen und die qualitätsvolle Weiterentwicklung der Softwaresysteme sichergestellt werden. Wie schon in den letzten Jahren wollen wir an dieser Stelle eine Auswahl unserer Neuentwicklungen dieses merk-würdigen Jahres präsentieren:

Ziel: Ermöglichung von Distance Learning im Lockdown

Screenshot distance learning

Die Umstellung des Lehrbetriebs an der TU Wien auf Distance Learning war geprägt durch hohen Zeitdruck und einem hohen Grad an Teamwork zwischen vielen unterschiedlichen Stakeholdern. Auf Seiten des CSD musste zunächst eine komplette Neuorganisation der Raumreservierungen und der LVA-Termine implementiert werden. Daneben wurde eine Unterstützung der Online- und Streamingtermine in TISS Lehre umgesetzt. Dies umfasste auch die LectureTube Integration in die Lehrraumsuche und -buchung.

Um das Zutrittsmanagement an der TU Wien in den lockdown-Phasen digital zu unterstützen wurden Kohortenregelungen für das TU Personal und eine Passierschein-Lösung für Studierende zur Verfügung gestellt. Für die Aufzeichnung von Distance Learning Inhalten wurde ein neuer Freigabeworkflow für den Büro- und Hörsaalzutritt implementiert.

Diese Herausforderung konnte nur durch hohen persönlichen Einsatz der CSD-Mitarbeiter_innen und vor allem durch die tolle Zusammenarbeit mit dem Zentrum für strategische Lehrentwicklung und dem Fachbereich Lehr- und Lerntechnologien gemeistert werden. Danke an dieser Stelle nochmal an alle beteiligten Kolleg_innen!

Ziel: Digitale Lösung mit automationsunterstützter Auswertung

QR-Code

Für die Umsetzung eines digitalen Kontaktpersonenmanagements an der TU Wien wurde ein browserbasiertes System zur Erfassung von Gebäudezutritten über QR-Codes entwickelt. Durch das Scannen der QR-Codes am Gebäudeeingang wird ein Zutritt erfasst und für das TU-interne Kontaktpersonenmanagement im Falle einer COVID-19 Infektion verarbeitet. Die flächendeckende Anbringung der QR-Codes erfolgte durch unseren Projektpartner GUT. Neben den zeitlichen und technischen Herausforderungen stand in diesem Projekt vor allem der Datenschutz im Vordergrund. Neben der Umsetzung der Bestimmungen der Betriebsvereinbarung betreffend "Zutrittsmanangement während Covid-19" wurde auch eine Sicherheitsüberprüfung und –beratung durch SBA research beauftragt.

Während für Mitarbeiter_innen keine Einschränkungen der Zutritte über das System umgesetzt wurden, wurden für Studierende Zutrittsgründe beim Scannen von QR-Codes geprüft. Dafür wurden einerseits die Daten aus TISS Lehre herangezogen und andererseits ein Zutrittsportal mit Möglichkeit des Hinzufügens von Zutritten für die Studierenden geschaffen. Darüber hinaus wurde eine Möglichkeit zur Verwendung von QR-Codes in Hörsälen mit Eingabe der Platznummer geschaffen.

Für den Fall einer COVID-19 Infektion wurde ein automationsunterstütztes System zur Information von (möglichen) Kontaktpersonen geschaffen. Dieses System darf nur von einer äußerst kleinen Gruppe an Personen verwendet werden, die zugrundeliegenden Zutrittsdaten werden nach 14 Tage automatisch gelöscht.

Ziel: Schaffung eines neuen, modernen Open Access Portals

repositum search field

Der erste Meilenstein für das Projekt der Einführung einer neuen Software zur Erfassung und Präsentation von Publikationsleistungen der TU Wien wurde 2020 erreicht: Das bestehende Open-Access Portal reposiTUm wurde in das etablierte Open-Source System dSpace überführt. Dafür wurden zunächst die Daten aus dem Altsystem in die neue Software migriert. Für die Erfassung von neuen Publikationen wurden die relevanten Publikationstypen im Datenmodell abgebildet und ein Submission Workflow entworfen und implementiert. Darüber hinaus wurden die Inhalte des TU Wien Academic Press Verlags und Digitalisate inkludiert. Es werden grundlegende bibliometrische Indikatoren (Seitenaufrufe, Downloads) für die einzelnen Publikationen zur Verfügung gestellt. Das Frontend des neuen reposiTUms wurde weitgehend in das neue TU Website-Design integriert.

Ziele: Informationssicherheit, Revisionssicherheit, Transparenz

Screenshot GUT DMS

Für das Projekt zur Einführung einer digitalen Dokumentenverwaltung für die Abteilung GUT konnte im Jahr 2020 eine erste Version fertiggestellt werden. Darin enthalten sind eine zentrale Dokumentenablage über ein selbst entwickeltes User Interface zum Hochladen der Dokumente und Erfassung der Metadaten. Für den Zugriff auf die Dokumente wurde ein Rollen und Rechte-System entwickelt. Eine Volltextsuche und Filtermöglichkeit nach allen Metadatenkategorien ermöglicht einen einfachen Zugriff auf die gespeicherten Daten.

Ziel: Zentrale Applikation zur Pflege der Raumdaten der TU Wien

Screenshot Raumdatenbank

Im Jahr 2020 konnte die neue Raumdatenbank released werden. Das Ziel ist die Schaffung einer zentralen Anlaufstelle für alle Raumdaten der TU Wien. Dafür werden mehrere Datenquellen von unterschiedlichen GUT-Fachbereichen in ein System zusammengefasst. Das System ist eine komplette Eigenentwicklung auf Java und Angular Basis. Über umfassende Such- und Filtermöglichkeiten können Rauminformationen zielgerichtet recherchiert und rasch gefunden werden. Die Integration der Daten in die CSD Systemlandschaft ermöglicht die systemübergreifende Bereitstellung von einheitlichen Daten, die zunächst für alle TISS-Module zur Anwendung kommen und in einem nächsten Schritt auch über Schnittstellen für den Zugriff durch TU-Drittsysteme zur Verfügung gestellt werden.

Ziele: Reduktion der Wartezeit für Studienwerber_innen, bessere Planbarkeit für Studienabteilung

Screenshot Wartenummern Studienabteilung

Um die Studienabteilung zu entlasten und die Zahl der wartenden Studienwerber_innen auch in Hinsicht auf Kontaktreduktion zu minimieren, wurde ein Wartenummernsystem entwickelt. Nach erfolgreichem Abschluss der Studien-VoR-Phase können sich Studienwerber_innen für ein Zeitfenster registrieren und bekommen eine Wartenummer. Innerhalb dieses Zeitfensters kann die Zulassung zu einem Studium in der Studienabteilung durchgeführt werden. Über einen Monitor im Bereich der Studienabteilung werden die Studienwerber_innen vor Ort zur Zulassung aufgerufen.

Ziel: Reduktion physischer Anwesenheit, Verwaltungsvereinfachung

Screenshot Online-Zulassung

Studierende, die das Aufnahmeverfahren Informatik durchlaufen haben, konnten sich 2020 auch online zulassen. Dafür wurden zwei zusätzliche Module für das Aufnahmeverfahren implementiert. Im Modul Studienwunsch können Studienwerber_innen angeben, welche Studien sie belegen wollen. Im Modul „Zulassungsdokumente“ wird das Hochladen der notwendigen Dokumente für die Zulassung ermöglicht. In einer Administrationsoberfläche für die Kolleg_innen der Studienabteilung können die Informationen und Dokumente geprüft und die Zulassung vorgenommen werden.

Ziele: Zentrale Übersicht über und Planbarkeit von Projektanträgen, Empowerment Forschungssupport, Transparenz Interessenkonflikt

Screenshot Projektdatenbank

Bisher wurden Projekte meist erst knapp vor, während oder nach Vertragsabschluss in der Projektdatenbank (PDB) erfasst. Zur Erfüllung der Richtlinien der TU Wien sind aber sämtliche Projekte, Stipendien sowie Bildungs- und Hochschulmanagementprojekte, unabhängig von ihrem Volumen, bereits VOR Beantragung bei einem Fördergeber bzw. vor Vertrag mit dem Geldgeber mit ihren Basisdaten in der Projektdatenbank zur Einholung der Bestätigung von für die Projektdurchführung notwendigen Personal-, Infrastruktur- und Raumressourcen durch die Institutsleitung einzutragen.

Demgemäß wurde nun der Workflow der Projektdatenbank angepasst: das Projektvorhaben kann vor der Antragstellung beim Geld- bzw. Fördergeber erfasst werden und eine Freigabe kann durch die Institutsleitung zur Einreichung eingeholt werden. Damit soll sichergestellt werden, dass die notwendigen Informationen und Ressourcen am Institut vorhanden sind.

Zusätzlich werden in Zukunft über einen Fragenkatalog Informationen gesammelt, die bei der Vorbereitung, Administration und Projektabwicklung notwendig sind, um zuständige Supporteinheiten zu informieren und Unterstützung beispielsweise bei Datenschutz, Ethikaspekten, Datenmanagementplänen etc. zu vermitteln.

Auch ein allfälliger Interessenskonflikt wird nun direkt in der PDB abgebildet – das Ausfüllen und Versenden von Papierformularen ist nicht mehr notwendig.

Im Zuge der Überarbeitung wurden auch die Finanzbegriffe zu Forschungsprojekten geschärft. Die Informationen, die nun betreffend Finanzierung der Projekte abgefragt werden, sind neu aufgebaut und sollen die gesamte Projektfinanzierung (inkl. Eigenmittel und ggf. Partnerfinanzierung) darstellen.

Zur besseren Orientierung wurde die Darstellung des Projektverlaufs übersichtlicher und einfacher gestaltet.

Ziel: Qualitätssicherung Lehre

Lehrveranstaltungsevaluierung

Als nächster Schritt zur Verbesserung der Lehrveranstaltungen an der TU Wien wurde in TISS eine Möglichkeit zur Evaluierung von Prüfungen implementiert. Anhand eines 2-stufigen Fragebogens mit 5-stufiger Skala können Studierende Feedback über Ihre Prüfungserfahrung geben. Die 1. Stufe der Evaluierung umfasst einen Kurzfragebogen mit 6 Fragen, diesem folgt ein optionaler Detailfragebogen mit Kommentarmöglichkeit zu jedem Item.

Ziel: Schaffung von physischen Lernräumen für Studierenden

Screenshot Lernräume

Um eine größere Zahl an Lernräumen für die Studierenden an der TU Wien zu ermöglichen, wurde im Auftrag von VR Matyas ein System entwickelt, dass Lehrräume automatisiert für die Nutzung als Lernräume reserviert. Dafür wird der Belegungsplan für den übernächsten Tag analysiert. Bei einer terminlichen Lücke von mindestens 2h wird automatisch ein öffentlich einsehbarer Lernraum-Termin gebucht. Die so generierten Lernräume werden den Studierenden in einer eigenen, für Mobilgeräte optimierten Ansicht präsentiert. Obwohl die Implementierung bereits Anfang 2020 abgeschlossen wurde, konnte diese aufgrund der notwendigen Umstellung auf Distance Learning leider noch nicht aktiv eingesetzt werden.

Last but not least brachte das Jahr 2020 noch eine kleine aber feine Neuerung für alle TISS Nutzer_innen. URLs mit TU Wien Bezug („tuwien.ac.at“, „tuwien.at“) können in TISS in eine Kurz-URL umgewandelt werden. Der Service ist unter https://tiss.tuwien.ac.at/tools/url_shortener, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster erreichbar.

 

Eine Übersicht an allen Projekten, die aktuell bearbeitet werden, finden Sie wie gewohnt unter "Aktuelle Schwerpunkte"!