Verbesserung der User Experience im Bereich TISS Lehre.

Subtasks

• Service für Studiendekane
  • Kosten & interfakultäre Studien
  • Verbesserung Beauftragung
  • Prüfungsagenden
  • Anonyme Kommunikation mit Studierenden
  • Lehrekosten Projektassistent_innen
• Service für Studierende
  • Self-Assessment für Studierende
  • LVA Cockpit
• Service für Lehrende
  • LVA Bearbeitung
  • Bearbeitung von Abschlussarbeiten
  • Prüfungsdurchführung
  • LVA-News
  • LVA Schnittstellen
  • Stundenplan-Ansichten
  • Best Teaching Award – Moderation und Veröffentlichung
  • Verbesserung der Poolanmeldung
  • LVA von allgemeinen Dienstleistern
  • LVA Aktivierung
  • Stundenpläne: Terminmanagement
  • Zwischenprüfungen
  • LVA-Übersicht
  • Best Teaching Award: Innovation Lehre
• Allgemeine Services
  • Statistiken
  • TISS-TUWEL
  • Abrechnung Projektassistent_innen in der Lehre
  • Zentralisierung der Raumverwaltung
  • Lernräume
  • LVA Kalender

Schaffung eines elektronischen Akts für Studierende/Studienbewerber_innen.

Subtasks

• Anerkennung digitaler Dokumente
• Schnittstelle zu TU-DMS etablieren
• Adaptierung Online-Vorerfassung
• Etablierung eines Anerkennungsworkflows
• Zusammenführung mit Student Self-Service, Studienabschluss
• Klärung Zugriff durch Studierenden
• Aufnahmeverfahren und Eignungsprüfung
• Umstellung auf BRZ Web- Services
• Einführung Amtssignatur
• STAB Kanzlei-Information-System
• Online-Zulassung

Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems.

Subtasks

• Konzepterstellung
• GUT DMS
  • Umsetzung / Aufbau DMS
• Workflow Engine
  • Sammlung von weiteren Ideen
  • Ausschreibungsworkflow
  • Organisation NEU
• DMS-InfoSecurity

Sicherstellung, Pflege und Erweiterung interner und externer Schnittstellen.

Subtasks

• SAP
  • Stammdatenabgleich
  • Gastwissenschaftler_innen
• JTISS API Dokumentation
• REST API & Open Data Schnittstellen
• TUWEL Personenschnittstelle
• Datenverbund Universitäten
• Ablöse DB-Dumbs

Verbesserung der User Experience in TISS Forschung.

Subtasks

• Semantische Suche
• Responsive Design

Aufbau bzw. Verbesserung des Informationsmanagements in TISS.

Subtasks

• Info zur Kenntnisnahme
  • Umgang mit Postfach noreply@tiss.tuwien.ac.at
• Allgemeine Informationen & Service
  • Geschlechtsneutrale bzw. gendergerechte Formulierungen
• Konzept Channels - TISS Dashboard
  • Integration LVA-Foren
  • Studierenden E-Mails
  • Implementierung
• Feedbackbogen für Dienstleister
• Darstellung Abwesenheiten im Outlook Kalender
• Vollmachten
• Jahreslohnzettel in TISS abbilden

Verbesserung des TISS-Adressbuchs.

Subtasks

• Suche
• Darstellung
• Überleitung aus Organisation NEU

Adaptierung der Mobility-Services.

Subtasks

• Erasmus & Sonstige Mobilitätsprogramme
  • Erweiterte Zusatzanforderungen

Verbesserung der Curricula und Integration des Studienabschlusses in TISS.

Subtasks

• Datenmodell
• Workflow Curriculum 
• Regeln für Curricula - Prüfungsketten und Zulassungsvoraussetzung
  • Arbeitspaket Prüfungsketten
• Regeln für Curricula - Übergangsbestimmungen
• Anpassungen STEOP

Optimierung des in TISS integrierten Infrastrukturmanagements.

Subtasks

• Schließsystem für Kästchen
• Parkplatz
• Barrierefreie Wege
• Interne Veranstaltungen
• GUT Veranstaltungsmanagement
• Schließsystem NEU
• Bibliothek Gaderobenkästchen

Überarbeitung des Rollen- und Rechtesystems.

Subtasks

• Automatisierte Rollen
  • Überarbeitung Rollen/Lehre
  • Überarbeitung Rollen
• Manuell vergebene Rollen
• Rechte

Weiterentwicklung PDB Neu.

Subtasks

• Masken / Usability (inkl. Anlage und Verwaltung von Projekten)
  • Masken / Usabillity Priorisierte Themen
• Controlling und Projektcontrolling
  • Controlling - Priorisierte Themen
• Forschungssupport
• Allgemein
• Datenimport/-export

Erweiterungen zur Unterstützung des Veranstaltungsmanagements, der Mitarbeiter_innengespräche oder des Talentmanagements.

Subtasks

• Kursadministration
  • Anmeldung für Studierende
  • Anmeldung für Externe Personen 
  • Erweiterung des Workflows für Veranstaltungen
  • Verwaltung von Teilnehmer_innen
  • Zulassungsvoraussetzungen und Zertifikate
  • Erweiterung der Filter
  • Äquivalenz-Gruppen
• Mitarbeiter_innen Gespräch
  • Planung und Dokumentation Mitarbeiter_innengespräche
  • Statistik zu Mitarbeitergesprächen
• Externe Weiterbildung
  • Bewilligungs Workflow
  • Statistiken zu Weiterbildungen
  • Verknüpfung mit Mitarbeiter_innengespräch
• Talentmanagement
• Feedbackbogen bei Austritt
• Studierendenbefragung

Unterstützung von Berufungs- und Bewerbungsverfahren sowie des Einstieg für neue Mitarbeiter.

Subtasks

• Berufungsprozess
  • Online-Bewerbung
  • Gutachten
  • Status Reporting
  • Bewerber_innen Management
• Bewerbungsprozess
  • Ausschreibungsworkflow
• Kinderbetreuung

Maßnahmen zur strategischen Ausrichtung der internationalen Austauschbeziehungen mit exzellenten Hochschulen weltweit.

Subtasks

• Strategische Ausrichtung der int. Austauschbeziehungen mit exzellenten Hochschulen weltweit
  • IT Werkzeuge zur automatisierten Analyse von Kooperationen
• Förderung der Auslandsmobilität von Studierenden, Nachwuchswissenschaftlern und Professoren

Derzeit werden Anerkennungen manuell erfasst. Es existiert ein ineffizienter Workflow zwischen Studienabteilung, Dekanat und Studierenden der damit endet, dass anerkannte Prüfungen von einer MA der Studienabteilung in das System einzeln eingeben werden.

Immer wieder gibt es Anforderungen für deren Umsetzung TU-"Fremde" einen TISS Zugang brauchen würden. Die Möglichkeiten hierfür müssen analysiert werden.

• Statuserhebung der bestehenden TISS Hilfe
• Definition notwendigen Inhalte mit Priorisierung
• Strukturaufbau und Vereinheitlichung der bestehenden Struktur
• Aktualisierung der bestehenden Dokumentation und Erweiterung
• Englische Version aktualisieren / ergänzen
• Prozess Qualitätssicherung der erstellen Inhalte aufsetzen und implementieren
• Prozess zur Aktualisierung im laufenden Betrieb aufsetzen und implementieren

Inhalte von User Experience Forschung - Forschungsmarktplatz werden hier integriert. Ehem. Forschungsportal, Aufbau einer Forschungsplattform inkl. "Intention of Submission" Portal.

Subtasks

• Forschungsinfrastruktur Datenbank
• Schnittstellen
• "Intention of submission" Portal

Anbindung einer Plagiatssoftware (turnitin) an TISS zur automatisierten Analyse von Abschlussarbeiten

Subtaks

Genehmigungsprozess Abschlussarbeiten

Überarbeitung von existierenden Teilen von TISS, um die Performance, die Wartbarkeit und Sicherheit des TISS Source-Codes zu erhöhen.

Subtasks

• LVA-Administration
• Messaging
• TUphone
• Barrierefreiheit
• TISS Redesign
• Rückbau LVA-Bewertung Alt

Implementierung einer neuen PublDB in einem modernen Repositoriumssystem.

Subtasks

• Migration Publikationsdatenbank (PubDB)
  • AIP Import
• Anpassung CRIS-Software
• Submission
• Statistik und Publikationslisten
• Archiv
• DSpace- Adminstration
• Researcher Profile
• Ablöse Repositum
• Sammlung Anforderungen ReposiTUm
• User Interface (Layout Publications

Ein neues System soll gesucht oder implementiert werden.

Zusatzfunktionalität für das Studienabschlussmodul.

Subtasks

• Erweiterung Kommissionen
• Dokumentenupload
• Irreguläre Studien
• Pauschalanrechnungen
• Schnittstellen
  • Aussendungen und Benachrichtigungen
  • Schnittstelle Personaladministration
  • Anpassungen an ORG-neu
• CEC
• Verbesserungen der Usability
  • Usability Dashboard
  • Usability Terminverwaltung
  • Usability Abschluss Einreichung
  • Usability Abschlusstemplates
  • Usability Zeuniszurodnung
• Responsive Design der Anmeldung für Studierende
• Dokumentenanpassung
  • Anpassungen Abschlusszeugnis
  • Sonstige Dokumentenanpassungen
  • Zusätzliche Dokumente
  • Vorgaben Studienabteilung
• Notenverteilung im Diploma Supplement

Unterstützung von doktorats-spezifischen Prozessen durch TISS bei der Integration von Rigorosen in das Studienabschluss-Modul von TISS und bei Dissertationsvereinbarung.

Subtasks

• STAB - Doktorat 
  • Dateneingabe
  • Dokumente
• Dissertationsvereinbarung

TUdo´s sollen ein neues zentrales Service von TISS werden, welches allfällige TUdo s eines_r TISS Userin auf der Startseite von TISS anzeigt. TUdo sollen automatisiert ausgelöst und zugewiesen werden können (bspw. ein neuer Mitarbeiter fängt an - Erinnerung Dienstvertrag unterschreiben geht raus, Checkliste für unmittelbaren Vorgesetzten ist hinterlegt was alles für On-boarding zu tun ist). Ebenso soll es aber auch die Möglichkeit geben TUdo s manuell zuweisen zu können (Bspw. Unterweisung Laborbenutzung).

Subtasks

• TUdo im Onboarding
• TUdo Unterweisungen

Die Bildungseinrichtungs-ID wird durch das Ministerium von einem (E) auf zwei Buchstaben (UE) erweitert. TISS muss an diese Änderung angepasst werden.

Erweiterungen im aktuellen Forschungsportfolio.

Aufgrund geänderter Anforderungen wurde eine neue Task erstellt, um eine neue Bündelung und Priorisierung der Anforderungen durchführen zu können.

Es soll verhindert werden, dass die Datenerfassung mehrfach erfolgt. Ziel ist die automatisierte Datensyncranisation zwischen den TU Wien und internen IT - Systemen.

Subtasks

• DMAP- DMP tool Anforderungen
• DMP tool minimum viable product Umsetzung
• Systemarchitektur
• Integration TU Wien

Die Abteilung GUT ist derzeit eine relativ isoliert tätige Organisationseinheit mit vielen eigenen (IT) Lösungen. Das Ziel der digitalen Transformation ist die Schaffung transparenter Strukturen und Prozesse, vor allem in Hinblick auf personelle Umbrüche in der nahen Zukunft. Dazu sollen einerseits die bestehenden Prozesse und IT-Lösungen der GUT analysiert werden. Die Digitalisierung - und damit verbunden Optimierung – der Prozesse zielt auf eine Effizienzsteigerung und die Erhöhung der Kund_innenzufriedenheit ab. Die Integration der derzeit bestehenden digitalen Lösungen in das CSD Portfolio entlastet die GUT und macht weitere Ressourcen für fachliche Tätigkeiten frei.

Themen und damit verbundene bestehende TISS Tasks:

Dokumentenmanagementsystem
Drupal - RoRo
Arbeitssicherheit 
Raumdatenbank (Sync Lehre) 
Lehrraumoffensive TSC
Freischaltung Lehrräume
TUW Navigationssystem
Veranstaltungsmanagement
Digitales Dienstbuch
Digitalisierung Wartung und Instandhaltungsprozesse
Digitalisierung Bauprozesse / Collaboration

Für die Umsetzung des UHS-BV ab 1.1.2020 genügt es, lediglich die Geschlechterkategorie „divers“ zu erfassen.

Optimierte TISS <-> TUWEL Anbindung 2 (OTTA 2). Die Schnittstellen und Entwicklungsprozesse zwischen TISS und TUWEL sollen besser aufeinander abgestimmt werden.

Subtasks

• LectureTube

Ehemaliges (12.01/16 Raumdaten)

Zur Zeit existieren mehrere Datenbanken zu und über die Gebäude und Räume der TU Wien. Diese Datenbanken werden von unterschiedlichen Fachabteilungen gehostet und gewartet. Diese Datenbanken sollen zentral in TISS zusammengeführt werden.

Subtasks

• Raumdatenbank V2 
• GUT Raumdaten im Adressbuch (abgeschlossen)
• Ablöse Access Datenbank (abgeschlossen)

Ab 2021/22 läuft das Nachfolgeprogramm von Erasmus+ an. Neben inhaltlichen soll es auch administrative Neuerungen geben, die unter dem Schlagwort „Erasmus without Papers (EWP)“ zusammengefasst sind.

Subtasks

• Incomings
• Outgoings
• API s zum EWP Network
• Mobiltiy Verträge
• Online Learning Agreement  (OLA) 
• Stipendienauszahlung

Schnittstellen zwischen Fördergeber und Universitäten zum Austausch von Daten zu Drittmittelprojekten sollen definiert und umgesetzt werden. Die TU Wien hat den Lead bei diesem Projekt. Das Projekt ist auf 4 Jahre angesetzt.

Forschungszentren haben bereits ein Reservierungssystem Ihrer Einrichtungen in Verwendung. Darauf aufbauend wird ein Verrechnungstool angefordert. Es gibt eine bestehende Entwicklung im HZB (Heimholtz Zentrum Berlin - Bessy), die der TU Wien zur Verfügung gestellt wird, eine mögliche Integration in die TU Wien Systeme ist zu prüfen und gegebenfalls umzusetzen.

AHESN wurde gemäß § 7b Bildungsdokumentationsgesetz „ … zum Zweck der Gewährleistung der ordentlichen Verwaltung und Durchführung von gemeinsamen Studienprogrammen und gemeinsam eingerichteten Studien … “ etabliert. AHESN wird als österreichweite Plattform zur Konzeption und Realisierung von Datenaustauschformaten im Bereich des Studienwesens und der Lehre aller Hochschulen verstanden.
AHESN Next behandelt folgende zwei Schwerpunkte:

1. Aufbau einer Anerkennungsplattform: Der Anerkennungsprozess gleichwertiger Prüfungsleistungen über verschiedene Hochschulen hinweg wird vereinfacht und größtenteils automatisiert.
2. Generalisierung und Erweiterung der AHESN Schnittstellen hinsichtlich (bilateraler) Kooperationsstudien: Darunter sind die Abstraktion und Modellierung von Curricula und weiteren Meta-Daten sowie die Bereitstellung unterstützender Funktionen zu verstehen. Ein gemeinsam eingerichtetes Studium an mehreren Hochschulen wird von Studierenden als ein einziges erlebt, dessen Administration reibungslos funktioniert.

Laufzeit Jänner 2020 – Dezember 2024
Leadprojekt Universität Klagenfurt

Während des Corona Lockdowns und danach wurden an der TU Wien zahlreiche Maßnahmen getroffen.
Zutritte waren / sind zu regulieren und zu kontrollieren, Umstellung der Lehre auf Distance bzw. Hybrid (Distance und vor Ort Lehre), Contact tracing innerhalb der TU, Optimierung der Kalender und und und...

In enger Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachbereichen werden diese Maßnahmen von TISS unterstützt und zeitnah umgesetzt.

Es sollen zukünftig alle Daten über Schnittstellen ausgetauscht werden, sodass kein direkter Tabellenzugriff auf TISS notwendig ist.

Digitales Signieren von Dokumenten, einerseits mittels Amtssignatur und andererseits mit persönlicher Signatur über die A-trust Signaturbox

Anforderungen an die Weiterentwicklung der PDB mit unmittelbaren Nutzen für Forscher_innen, Sekretariaten, Projektleiter_innen, Projektmanager_innen.

Es wurden im letzten Jahr sehr viele Verbesserungen in der PDB durchgeführt, die dazu beigetragen, dass eine fachübergreifende Gesamtdarstellung der Prozesse abgestimmt wurde als auch technische Verbesserungen für einen reibungslosen Ablauf implementiert wurden. Der Datenaustausch mit angebundenen Systemen wurde anaylsiert und wenn möglich, verbessert.

Ziel ist es , den Fokus der Weiterentwicklungen auf die Anforderungen der Projektleiter_innen zu legen sowie auf Personen, die am Institut die Projekte verwalten (v.a. Projektmanager_innen, Sekretär_innen).

Sammlung von Anforderungen zur Weiterentwicklung der Projektdatenbank aus den verschiedensten Anwendungsbereichen. Ziel ist es die Anforderungen in einem Think Tank zu speichern.

Es sollen in der Projektdatenbank in Zukunft weitere Projekttypen erfasst werden können:

- Interne Forschungsförderung
- Golbal-Budget finanzierte Projekte
- Abwicklung von Klein- und Kleinstprojekten (inkl. Kopierfunktion

Subtasks

• Interne Forschungsförderung

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen DMS werden Dokumente in "Akten" abgelegt, welche zusammengehörige Dokumente bündeln.  Die Dokumentenerfassung kann auf herkömmliche Weise (Upload in Webapp) oder über Prozesse definiert werden. Die Ablage der Dokumente und in weiterer Folge die Ablage der Akten soll einer durchgehenden Systematik folgen.
Weiters wird es eine Lösung für die Ablage von Hybridformen (Papier und Digital) geben, Aufbewahrungsfristen können definiert und eingehalten werden.
Anforderungen eines digitalen Langzeitarchivs können umgesetzt werden.

Subtasks

• Forschungs und Transfersupport
• DSDM - digitales Archiv 
• Kooperationsverträge (International Office) 
• Lizenzverträge (TU.it) 
• Studierendenakt

Im Rahmen von Forschungsprojekten werden personenbezogene Daten verarbeitet. Laut DSGVO ist es notwendig, diese Daten für laufende Projekte in einem Verarbeitungsverzeichnis zu führen, das von der Datenschutzbehörde jederzeit kontrolliert werden kann. Es müssen keine Daten aktiv an die Behörden geschickt werden. Die TU Wien führt das Verarbeitungsverzeichnis in Akarion. Derzeit besteht kein Datenaustausch über Schnittstellen von Akarion aus.

VD (V. Dolovai) wird derzeit über PDB informiert, wenn ein Projektantrag mit personenbezogenen Daten eingeht bzw. bei jedem folgenden Projektstatus. Wenn das Projekt im Status "laufend" ist, wird von VD künftig ein link zu Akarion (> Webformular) an die Projektleiter verschickt. Über diesen Link können die Projektleiter die Daten befüllen (weitere Bearbeitung ist dann nur mehr über VD/DSDM möglich).
Zusätzlich kann mit den angegebenen Daten eine Datenschutzinformation (Dokument, das die Betroffenen lesen können müssen) erstellt werden. Das Dokument muss für die Betroffenen zugänglich sein und auch eine datenschutzrechtliche Einwilligung muss von den Betroffenen dazu unterzeichnet werden. (Diese Dokumente werden am Institut vom PL eigenverantwortlich verwaltet. Die Erstellung wird mit Unterstützung von VD /DSDM erstellt. Derzeit werden die Datenschutzinformationen und die (nicht unterzeichneten) datenschutzrechtlichen Einwilligungen zu den Forschungsprojekten auf der DSDM Website abgelegt. Die unterzeichneten datenschutzrechtlichen Einwilligungen werden von den PL in Eigenverantwortung gesammelt und aufbewahrt) . -> Diese Dokumente sind derzeit nicht Teil der Anforderung. Kann in Zukunft überlegt werden, ob diese ebenfalls beim Projekt abgelegt werden sollen, Erstellung und datenschutzrechtliche Einwilligung ebenfalls einbinden,…

Das DSDM (Datenschutz- und Dokumentenmanagement) wird derzeit über PDB informiert, wenn ein Projektantrag mit personenbezogenen Daten eingeht bzw. nochmals, wenn diese Projekte "laufend" werden. Darauf basierend wird ein link zu Akarion an die Projektleiter verschickt von DSDM. Über diesen Link können die Projektleiter die Daten befüllen (weitere Bearbeitung ist dann nur mehr über DSDM möglich).

Zusätzlich wird aufgrund der angegebenen Daten durch den PL eine Datenschutzinformation (Dokument, dass die Betroffenen lesen können müssen) erstellt. Das Dokument muss für die Betroffenen zugänglich sein und auch eine Einwilliung muss von den Betroffenen dazu unterzeichnet werden. (Diese Dokumente werden am Institut vom PL eigenverantwortlich verwaltet. Die Erstellung wird mit Unterstützung von DSDM erstellt).

Notwendige Anpassungen für die neue Novelle des Universitätsgesetzes müssen implementiert werden.

Die sogenannte ZID-PDB soll/muss abgelöst werden, da ihr Betreuer Georg Gollmann in absehbarer Zeit in Pension geht. Ein Teil davon ist die Datenbereitstellung für das Mailrouting. Dieses ist ebenfalls in der TU.it verortet und wird von Johann Klasek betreut. Für die Konfiguration des Mailroutings werden einige Daten benötigt, die aktuell über die ZID-PDB bezogen werden. Original stammen die Daten zu einem großen Teil aber sowieso aus TISS, wodurch der Schluss naheliegt, dass künftig die Daten direkt aus TISS bezogen werden sollten.

Die sogenannte ZID-PDB soll/muss abgelöst werden, da ihr Betreuer Georg Gollmann in absehbarer Zeit in Pension geht. Ein Teil davon ist die Schaffung eines Identity and Access Managements (IAM) Systems in der TU.it. Dafür werden personenbezogene Daten aus TISS benötigt

Projektleiter_in Wechsel kann innerhalb des Projektlebenszyklus jederzeit stattfinden. Je nach Fortschritt des Projekts muss definiert werden, was sich anpassen muss bzw. welche Prozessschritte wiederholt werden müssen bzw. welche Konsequenzen daraus entstehen.

Es erfolgte bereits eine IST-Prozessanalyse und ein Workshop mit Fachbereihen um die Standardabläufe gemeinsam zu definieren.

Es sind viele Bereiche betroffen, z.B.:

• Projektleitervollmachten
• Öffentliche Darstellung des Projekt
• Weiterleitung an Vertragsservice
• Welche Richtlinien müssen bestätigt werden vom neuen PL
• Was löst einen PL-Wechsel mit welchen Konsequenzen aus

Folgende Erweiterungen in der PDB, im Bereich Administration - Fördermöglichkeiten sind angedacht.

- Erweiterung User Interface für die Administration und Bearbeitung der Fördergeberstruktur (Suche, Exportmöglichkeit)
- Schnittstelle, um Call Informationen zu importieren und übersichtlich abrufbar machen bzw. darzustellen (auch in Drittsystemen) - RIS Synergy Eingabetool
- Schnittstelle um Fördergeberstrukturen in Drittsystemen darstellen zu können - RIS Synergy Eingabetool
- Import von Fördergeberinformationen - RIS Synergy Eingabetool
- Integration von Persistant Identifieres/PIDs für Fördergeber und Partner (Crossref/GRID, DOI,ORCiD, ROR, Ringgold, ... damit verbunden Dublettenabgleich innerhalb PDB aber auch mit Drittsystemen wie SAP)
- Berechtigungen zur Bearbeitung der Fördergeberstruktur erarbeiten und implementieren
- Ergänzung Förergeberstruktur um Partner, die in PDB ebenfalls erfasst werden (Suche, Dublettenabgleich, Import von externen Quellen)
- Workflow zur Anlage von neuen Fördergebern in SAP (bestehenden ersetzen, da fehleranfällig und führt oft zu Dubletten)

Es sollen im Rahmen der Planung von Drittmittelprojekten zusätzliche Daten beteffend Finanzierung erhoben werden.

Für das englischsprachige Masterstudium soll ein Aufnahmeverfahren in TISS abgewickelt werden.