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TU Finanzen: Information über Änderungen

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,

in den vergangenen Monaten haben wir einige Themen und Bereiche im Finanzmanagement der TU Wien identifiziert, bei denen das Kosten-Nutzen-Verhältnis oder die Verlässlichkeit nicht auf dem von uns angestrebten Niveau liegen. Gleichzeitig streben wir eine Vereinfachung von Verwaltungsabläufen an. In dieser Aussendung informieren wir Sie über Änderungen, die aus diesen Überlegungen erfolgen. Wir hoffen, dass das Bemühen, hier ausgewogen zu agieren, erkennbar ist, auch wenn nicht alle Änderungen aus Sicht der Institute direkt Nutzen stiften.

Inhalt:

1. Keine Zinserträge und Bankspesen auf Drittmittelgirokonten, Portoverrechnung
2. Buchung von Guthaben auf Eigenprojekte im Drittmittelbereich
3. Überprüfung des Bargeldbestandes Ihrer Handkassa
4. Bargeldabhebungen an der Kassa
5. Zahlungsnachweis bei Refundierungen
6. Repräsentationsaufwand, Arbeitsessen, Teambuilding im Globalbudget
7. Änderung der Richtlinie Kongresse, Tagungen u. Seminare bezüglich Gehaltszahlungen
8. Personalkosten auf Sammelinnenaufträgen
9. Beschaffung von Diensthandys
10. Kränze/Spenden
11. CPD-Kreditoren

1. Keine Zinserträge und Bankspesen auf Drittmittelgirokonten, Portoverrechnung

Durch einen Beschluss des Rektorates wird es ab 1.10.2016 keine Verbuchung der
Zinserträge auf Ihren Drittmittel-Girokonten mehr geben, im Gegenzug werden auch keine Quartalsspesen (Bankführungsspesen und Portokosten) der Bank verrechnet.
Gleichzeitig wird auch die Abbuchung für ausgehende Post durch die Poststelle ab diesem Zeitpunkt für Fakultäten und Institute eingestellt. Bitte geben Sie auf Postsendungen der Fakultäten und Institute daher nur mehr die Fakultät an, nicht aber das Kontierungsobjekt. Für Dienstleistungsabteilungen gibt es hier keine Änderung, das Kontierungsobjekt muss weiterhin angegeben werden.

2. Buchung von Guthaben auf Eigenprojekte im Drittmittelbereich

Auf vielfachen Wunsch ist es ab sofort möglich, per Formular für „Innerbetriebliche Leistungsverrechnung“ Guthaben von Sammelinnenaufträgen auf Innenaufträge für Eigenprojekte umbuchen zu lassen. Sie können damit angesparte Drittmittel für selbst definierte Projekte/Zwecke widmen und somit eine interne Planung abbilden.
Mehrfach-Umbuchungen von Guthaben sind möglich, die Guthaben sollen aber entweder aus dem Guthaben alter oder aus dem Guthaben neuer Sammelinnenaufträge stammen. Eine gleichzeitige Mischfinanzierungen aus Guthaben sowohl alter als auch aus neuer Sammelinnenaufträge für ein einzelnes Eigenprojekt sind nicht möglich, da Eigenprojekte je nach Finanzierung kostenersatzpflichtig sind, oder nicht. Stammt das Guthaben zur Gänze aus einem „alten“ Sammelinnenauftrag aus der Zeit vor der neuen Kostenersatzregelung, so ist das Eigenprojekt vom Kostenersatz befreit. Eine Mischfinanzierung lässt sich aber durch die Definition von zwei eigenständigen Teilprojekten darstellen.
Grundsätzlich sind alle Eigenprojekte auch in der Projektdatenbank abzubilden.

3. Überprüfung des Bargeldbestandes Ihrer Handkassa

Wir bitten Sie bei der nächsten Abholung Ihres Handverlages auch das gesamte Bargeld mitzubringen, um nachzuweisen, dass der vorhandene Bargeldbestand mit dem Saldo in der Buchhaltung übereinstimmt. Sollten Sie Bedenken haben, größere Beträge auf der Straße zu transportieren, kann die Zählung nach Terminvereinbarungen auch bei Ihnen am Institut stattfinden.
Wir bestätigen Ihnen dann die Übereinstimmung mit einer Unterschrift.
Diese Maßnahme ist auf Betreiben unseres Jahresabschlussprüfers notwendig und erscheint uns in jährlichen Abständen sinnvoll.

4. Bargeldabhebungen an der Kassa

Bargeldabhebungen können künftig nur mehr über den Bargeldanforderungsschein erfolgen. Barrechnungen sind entweder über den Handverlag abzurechnen (<= EUR 150) oder mittels einer Refundierung zu beantragen.
Es werden auch keine Bargeldauszahlungen für auswärtige Gäste erfolgen, nur mehr in begründeten Ausnahmefällen und mit vorheriger Genehmigung durch die Leitung der Quästur.
Der Gast muss sich durch einen gültigen Lichtbildausweis identifizieren. Wenn ein Institutsangehöriger bevollmächtigt wird, so ist ebenfalls eine Ausweiskopie des Gastes beizulegen.

Bargeld an der Kassa daher nur mehr für folgende Geschäftsfälle:

  • Exkursionen (Eintritte, Führungen,…) nur mit Bargeldanforderungsschein
  • Konferenzen nur mit Bargeldanforderungsschein
  • Einkäufe (im Einzelhandel) nur mit Bargeldanforderungsschein
  • Einzahlungen bei Skripten- oder Kopienverkauf
  • Einzahlungen der Universitätsbibliothek
  • Erhaltene und gegebene Kautionen
  • Studierendeneinzahlungen – Duplikate, Doktor-Diplom,… (dieser Punkt wird im kommenden Jahr durch elektronischen Zahlungsverkehr wegfallen)

Für alle anderen Geschäftsfälle verwenden Sie bitte das Refundierungsformular. Sollten Sie begründete Ausnahmen benötigen, wenden Sie sich bitte an Frau Glatzer.

5. Zahlungsnachweis bei Refundierungen

Künftig entfällt der Zahlungsnachweis bei Refundierungen bis EUR 5.000 brutto.
Es ist nicht mehr notwendig, bei Refundierungen einen Kontoauszug beizulegen oder dass die Rechnung als Bargeldrechnung kennzeichnet ist. Die/der Anfordernde bestätigt mit seiner Unterschrift am Formular die Richtigkeit der Angaben.
Lediglich bei Auslandswährungen ist ein Kontoauszug beizulegen oder durch einen Ausdruck einer österreichischen Bank der Umrechnungskurs zu belegen.

6. Repräsentationsaufwand, Arbeitsessen, Teambuilding im Globalbudget

Ab sofort können auch im Globalbudget Repräsentationsaufwand und Arbeitsessen gebucht werden. Ebenso sind Ausgaben für Teambuilding im Rahmen des Globalbudgets möglich. Beachten Sie aber in diesem Zusammenhang, dass Ausgaben im Rahmen von Teambuilding stets für ganze Gruppen/Bereiche gemeinsam getätigt werden müssen und nicht für einzelne Personen. Selbstverständlich ist hier besonders auf die Einhaltung des Budgets zu achten und stets eine Begründung bei Rechnungshof-/Innenrevisionsprüfungen vorzulegen. Als jährlicher Maximalbetrag im Durchschnitt von drei Jahren sollten EUR 30 pro Mitarbeiter_in nicht überschritten werden.

7. Änderung der Richtlinie Kongresse, Tagungen u. Seminare bezüglich Gehaltszahlungen

Ab sofort können Gehaltszahlungen für Beschäftigungen im Rahmen von Kongressen und Tagungen über KTS/KTG-Innenaufträge vorgenommen werden. Für Neuaufnahmen gilt dasselbe Verfahren wie für die Aufnahme von Projektmitarbeiter_innen. Nähere Informationen
Die Mitwirkung von Mitarbeiter_innen, die bereits ein aufrechtes Arbeits- bzw. Dienstverhältnis zur TU Wien haben, kann in Form einer Nebentätigkeitsvergütung abgegolten werden. Formular und nähere Informationen zur Nebentätigkeitsvergütung.
Als Erinnerung: KTS/KTG-Innenaufträge müssen nach Abschluss der Buchungen für eine Konferenz/Tagung sofort geschlossen und abgerechnet werden. Die Verwendung desselben Innenauftrags für wiederholt stattfindende Konferenzen/Tagungen ist nicht zulässig. Die Abrechnung kann ins Globalbudget (auch auf einen eigens dafür angelegten Innenauftrag) oder auf einen Sammelinnenauftrag im Drittmittelbereich erfolgen.
Leitfaden zu Kongressen, Tagungen und Seminaren

8. Personalkosten auf Sammelinnenaufträgen

Ab sofort dürfen Personalkosten im Drittmittelbereich auch auf Sammelinnenaufträgen gebucht werden, sofern die entsprechende Arbeitszeit nicht einem Projekt zugeordnet werden kann. Dies soll einer korrekteren Darstellung der Projekte dienen, bitte ordnen Sie daher dennoch weiterhin alle zuordenbaren Personalkosten den Projekten zu. Dies wird jährlich durch den Wirtschaftsprüfer und fallweise durch die interne Revision geprüft.

9. Beschaffung von Diensthandys

Sowohl im Drittmittelbereich als auch im Globalbudget dürfen Diensthandys nur bis zu einem Maximalpreis von EUR 400 (inkl. USt) frühestens alle zwei Jahre beschafft werden. Sollen Handys dennoch über diesem Betrag gekauft werden, so muss die Beschaffung privat erfolgen. Durch Privatverkauf an die TU Wien können dann Kosten bis zu EUR 400 durch die TU Wien übernommen werden, der darüber hinaus gehende Betrag muss privat getragen werden.
Im Gegenzug können derart gemeinsam finanzierte Handys bei Verlassen der TU Wien nach zwei Jahren mitgenommen werden.
Als Erinnerung: Handyverträge dürfen nur über den ZID abgeschlossen werden.

10. Kränze/Spenden

Kränze und Spenden bei Trauerfeiern für verstorbene Mitarbeiter_innen bzw. mit der TU Wien eng verbundene Personen dürfen bis EUR 200 (inkl. USt.) aus Globalbudget oder Drittmitteln bezahlt werden.

11. CPD-Kreditoren

Aus gegebenem Anlass möchten wir daran erinnern, dass sog. CPD-Kreditoren für Aufwands- oder Investitionsbuchungen nur im Einzelfall und bei kleineren Beträgen zulässig sind. Bei Buchungen > EUR 400 oder bei wiederholten Zahlungen oder bei Refundierungen an TU-Mitarbeiter_innen muss ein Kreditor durch die Quästur angelegt werden. Die Anforderung erfolgt über das Ticketsystem der Quästur.
Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen oder Anregungen per Email an die Adresse finanzen@tuwien.ac.at.

Mit herzlichen Grüßen
Martin Kolassa und die Mitarbeiter_innen im Department für Finanzen