News

Neuer Reiseprozess an der TU Wien

Um den Reiseprozess effizienter zu gestalten und für die MitarbeiterInnen die Abläufe zu vereinfachen, wurde eine kundenorientierte Reiseabwicklung an der TU Wien vorbereitet. Ab 1. April 2009 wird das Reisemanagement für Sie transparenter.

Foto: pa/dpa-tmn

Foto: pa/dpa-tmn

Foto: pa/dpa-tmn

Foto: pa/dpa-tmn

Gemeinsam mit den Betriebsräten (Allgemeines Universitätspersonal, Wissenschaftliches Universitätspersonal), dem Zentrum für Informations- und Facility Management, der Rechtsabteilung, Quästur, Revision, zahlreichen InstitutsvertreterInnen und einigen Dekanen wurde unter der Koordination von Prof. Hans-Peter Degischer ein kundenfreundlicheres Reisemanagement entwickelt.

Die wichtigsten Änderungen betreffen folgende Punkte:

1)    Neue Reiserichtlinien
2)    Neues EDV-System
3)    Attraktives Kreditkartenpaket

1) Gemäß der neuen Richtlinie liegt die Verantwortung über das Reisebudget bei der Organisationseinheit. Weiters muss vor Antritt jeder Reise ein Reiseantrag durch den/die MitarbeiterIn oder das Sekretariat gestellt werden. Dadurch kann jede Organisationseinheit selbst über das Reisebudget bestimmen.

Die neuen Richtlinien finden Sie in TUWIS (TUWIS-Passwort erforderlich)

2) Das neue SAP-Tool ESS ermöglicht die transparente Genehmigung und die Steuerung der Reisemittel aller MitarbeiterInnen einer Organisationseinheit in einer papierlosen Form. Antrag und Genehmigung erfolgen über das Internet, der Informationsfluss zwischen den Beteiligten wird durch automatisch generierte E-Mails unterstützt. Der gesamte Prozess inklusive Abrechnung kann daher flexibel wie bisher im Sekretariat oder auch von jedem/r einzelnen Reisenden selbst erledigt werden.

3) Zudem wird ein attraktives Kreditkarten-Paket angeboten, das die finanzielle Abwicklung von Reisen vereinfachen und beschleunigen soll. Wie in anderen großen Unternehmen wird jedem/r Reisenden eine kostenlose Kreditkarte zur Verfügung gestellt, die über das Privatkonto abgerechnet wird und auch privat genutzt werden kann.
Durch die Erstreckung des Zahlungszieles seitens American Express auf 58 Tage ist gewährleistet, dass die Belastung des Kontos jedenfalls erst nach dem Zahlungseingang der Reiseabrechnung erfolgen wird. Darüberhinaus sind Zwischenabrechnungen einer Reise möglich, und die Auszahlung findet zweimal im Monat statt. Durch diese Lösung ist der Reisekostenvorschuss nicht mehr notwendig.

Informationsveranstaltungen

In den allgemeinen Informationsveranstaltungen (keine Anmeldung erforderlich, Dauer ca. 1,5 Stunden) erhalten Sie einen Überblick über die Neuerungen.

  • Montag, 9.3.2009: 10.00 Uhr im Radinger Hörsaal, Getreidemarkt 9, Stiege 4, Maschinenbau 1. OG ODER
  • Donnerstag, 12.3.: 14.00 Uhr im Informatik-Hörsaal, Treitlstraße 3, EG.

Intensivschulungen

Ab dem 16. März 2009 finden intensive Schulungen für Key UserInnen statt, bei denen vorerst ein bis zwei MitarbeiterInnen pro Organisationseinheit mit dem neuen System vertraut gemacht werden.

Um Anmeldung zu den Schulungen wird gebeten. (TUWIS-Passwort erforderlich)

Reise-Hotline

Für weitere Fragen stehen Ihnen die KollegInnen der Reise-Hotline unter der Durchwahl 41111 und 41112 gerne zur Verfügung.