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Informations Mail 04_2014 der Quästur

Themen:
1. American Express Corporate Card : Klarstellung der neuen Mitgliedschaftsbedingungen
2. Beschaffung neuer Handscanner für die Barcode-Einlesung
3. Verbuchung zu hoher Beträge auf CPD Kreditoren/Debitoren
4. Überprüfung offene Forderungen/Verbindlichkeiten
5. Updates Formulare & Dokumentationen im Zeitraum 01.05. – 19.08.2014

1.    American Express Corporate Card : Klarstellung Privatnutzung in neuen Mitgliedschaftsbedingungen
Die Neugestaltung der Mitgliedschaftsbedingungen seitens American Express hat bezüglich des Punktes der Privatnutzung der Karte (4.a. MBG) bei mehreren Kolleginnen und Kollegen Fragen aufgeworfen.
Wir können Ihnen nun, nach intensiver Recherche und Gesprächen mit American Express, „Entwarnung“ geben – eine Privatnutzung der American Express Corporate Card ist, wie in unserem Rahmenvertrag 2009 vereinbart, weiterhin möglich.

2.    Beschaffung neuer Handscanner für die Barcode-Einlesung
Die Beschaffung des Kontaktscanners kann vom jeweiligen Institut aus dem Globalbudget erfolgen:
Firma V.24 Data GmbH, Franz-Emerich-Gasse 10, 1120 Wien, Tel:  +43 1 2149141 mit dem Artikel-Code: CCD100 mit USB Interface um EUR 49,00 exkl. USt  
Hinweis: Anschaffung nur wenn Bedarf vorhanden, die alten Handscanner können auch weiterhin verwendet werden!

3.    Verbuchung zu hoher Beträge auf CPD Kreditoren/Debitoren Kreditoren/Debitoren müssen dann angelegt werden, wenn folgende Kriterien zutreffen:

  • mehr als 1 Zahlung pro Jahr
  • Jahresumsatz > € 400 inkl. USt
  • Refundierungen an Mitarbeiter/innen der TU Wien

4.    Überprüfung offene Forderungen/Verbindlichkeiten
Bitte überprüfen Sie monatlich Ihre offenen Forderungen (Fakturen) und Verbindlichkeiten (Eingangsrechnungen):
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/SAP/ZZUNI_FI_OP_ORG_Bericht_offene_Posten_nach_OrgEinheit.pdf
Sollte zu einer erstellten Faktura kein Zahlungseingang mehr erwartet werden, bitte den Kunden/Terminauftrag absagen.
Wird zu einer offenen Bestellung keine Eingangsrechnung mehr erwartet, bitte diese löschen.
Ist eine Eingangsrechnung niedriger als die Bestellung dann ist das Endrechnungskennzeichen zu setzen.

5.    Updates Formulare & Dokumentationen im Zeitraum 01.05. – 19.08.2014
-  http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/TU_WIEN_Handbuch_Rechnungswesen.pdf  (19.08.2014)
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/SAP/ZZUNI_FI_OP_ORG_Bericht_offene_Posten_nach_OrgEinheit.pdf (12.08.2014)
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare_E/sale_assets.pdf (07.08.2014)
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Tutoren_Betraege_2014.pdf (07.08.2014)
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Debitor_anlegen.pdf (08.07.2014)
-  http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Verkauf_Anlagen_GWG.pdf (04.07.2014)
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Sonderkonstellationen_Dienstreisen_02062014.pdf (23.06.2014)
-  http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/SD_Materialien.pdf (18.06.2014)