News

Informations-Mail 02_2015 der Quästur

Themen:

1. GIB GmbH - nachträgliche Anschaffungen über € 50.000,00 (exkl. Steuer)
2. Privatkäufe (sind nicht mit dienstlichen Rechnungen zu vermischen)
3. Definition Anlage – ab wann ist ein Gegenstand eine Anlage
4. Online-Bestellungen
5. Unterschied Werkvertrag und Dienstleistung Einzelperson (Formular neu)
6. Informationsschreiben der Karl-Franzens-Universität Graz und der Universität Wien
7. Fehlüberweisungen ad-personam Projekte
8. Dokumentation Anzeige nacharchivierte Ausgangsrechnungen

1. GIB GmbH - Nachträgliche Anschaffungen über € 50.000,00 (exkl. Steuer)
Sollten nachträgliche Anschaffungskosten (Zukäufe) zu bereits durch die TU GIB angeschafften Großgeräten erfolgen, werden diese von der TU GIB übernommen. Sollten nachträgliche Anschaffungskosten (Zukäufe) zu bereits durch die TU Wien angeschafften Großgeräten erfolgen, werden diese von der TU Wien übernommen. Auskünfte sowie Empfehlungen bei Unklarheiten im Einzelfall gibt die Geschäftsführung der TU GIB.
http://bm.tuwien.ac.at/tu_gib

2. Privatkäufe (sind nicht mit dienstlichen Rechnungen zu vermischen)
Bei Refundierungen oder Belegen im Handverlag können keine Rechnungen akzeptiert werden, in denen zusätzlich private Einkäufe beinhaltet sind. Das Durchstreichen einzelner Positionen ist nicht zulässig.

3. Definition Anlage - ab wann ist ein Gegenstand eine Anlage
Eine Anlage ist ein Gegenstand, dessen Einzelanschaffungswert über EUR 1.000,00 (inklusive Steuer und Nebenkosten wie Garantieverlängerung, Versand, Verpackung, Transport) liegt.
Verbrauchsmaterialien, Forschungsmaterialen sowie Ersatzteile sind nicht als Anlagevermögen zu klassifizieren und daher als laufender Aufwand zu verbuchen.
Gegenstände, welche zwar über einen Zeitraum von über einem Jahr genutzt werden können, jedoch einen Anschaffungswert von bis zu EUR 1.000,00 (inklusive Umsatzsteuer) aufweisen, sind als Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu klassifizieren.

4. Online-Bestellungen
Beachten Sie bitte, dass bei Online-Bestellungen immer auch eine Rechnung notwendig ist. Versandbestätigungen und Bestellbestätigungen, etc. reichen nicht aus.

5. Unterschied Werkvertrag und Dienstleistung Einzelpersonen (neue Formulare)
Zur Klärung, welche Unterlagen bei Werkvertrag oder Dienstleistung von Einzelpersonen notwendig sind, haben wir eine Richtlinie zusammengestellt:

http://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/quaestur/kreditorenbuchhaltung_barzahlungsverkehr_sap_support/werkvertraege/

Gleichzeitig gibt es dafür auch zwei neue Formulare für die einfachere Handhabung:

Formular Honorarnote (verbessert)
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Honorarnote.pdf

Formular Dienstleistung von Einzelpersonen
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Dienstleistung_Einzelperson.pdf

Übersicht (bitte auf den Link klicken)

6. Informationsschreiben der Karl-Franzens-Universität Graz und der Universität Wien
Im Anhang finden Sie die Informationsschreiben der Karl-Franzens-Universität Graz und der Universität Wien anlässlich der Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows. Bitte beachten Sie diese bei der zukünftigen Rechnungslegung. Die Daten wurden bereits im Debitorenstammsatz geändert.

7. Fehlüberweisungen ad-personam Projekte
Geldanweisungen für ad-personam Projekte dürfen nicht über das Drittmittelgirokonto der OE abgewickelt werden, sondern über ein eigenes Girokonto für Koordinatoren. Bei Vertragsabschluss darf daher nicht das Drittmittelgirokonto angegeben werden, da sonst der Förderbetrag gänzlich auf das Drittmittelgirokonto überwiesen wird. Sollten diese Fehlüberweisungen trotzdem passieren, darf keinesfalls eine Faktura in SAP erstellt werden. Um diese Fehlüberweisung an das Girokonto des Koordinators weiterzuleiten, benötigt die Quästur ein Schreiben mit genauer Angabe des Girokontos (IBAN, Kontowortlaut) und Unterschriften im Original von Projektleiter/Institutsvorstand. Um den administrativen Aufwand und die Verzögerung der Geldzuweisungen gering zu halten, bitten wir die Vorgangsweise einzuhalten.
Siehe dazu auch §26 Treuhandgirokonten: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/anlagenbuchhaltung_zahlungsverkehr_fwf/treuhandgirokonten_26/)

Sachmittel aus ad-personam-Projekten sind nicht Teil des Vermögens der TU Wien und unterliegen der Selbstverwaltung durch den/die Projektleiter_in selbst. Um den Auflagen gem. UG 2002 §26 Abs. 5 zu entsprechen, erhält der/die Projektleiter_in ein eigenes Girokonto, welches über die Quästur schriftlich mit  Angabe des/der Projektleiters_in, der Projektnummer oder dem Projektnamen und um welchen Projekttyp es sich handelt (FFG, Koordinator, etc.) zu beantragen ist (ausgenommen FWF).
Koordinatoren-Girokonten werden im Normalfall erst an die Hausbank zur Eröffnung weitergeleitet, nachdem die Vertragsfreigabe in der Projektdatenbank erfolgt ist. Dadurch sollte der Zeitraum zwischen Girokontoeröffnung und Überweisung des Projektgeldes relativ kurz sein und mögliche Überziehungsspesen gespart bzw. minimiert werden. Durch die Hausbank wird quartalsweise ein Buchungsentgelt verrechnet, unabhängig davon, ob sich bereits Geld auf dem Girokonto befindet oder nicht.
Sollte das Koordinatoren-Girokonto bereits früher benötigt werden, bitten wir um Übermittlung eines Vorvertrages, Genehmigungsschreibens, etc. an das Projektcontrolling / FWF-Support http://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/projektcontrolling_und_support/ueber_uns/
Das Koordinatoren-Girokonto wird dann bereits vor der Vertragsfreigabe angelegt.


8. Dokumentation Anzeige nacharchivierte Ausgangsrechnungen
Um sich eine nacharchivierte Ausgangsrechnung anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:
Anzeigen Faktura > Dienste zum Objekt > Anlagenliste

Grafik (bitte auf den Link klicken)
> Doppelklick SD Rechnungen Archiv