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Informations-Mail 01_2015 der Quästur

Themen:

1. Gutschrift zur Ausgangsfaktura Doku_NEU
2. Archivierung Ausgangsfakturen
3. Kauf im Ausland mit Kreditkarte
4. Keine Vorauszahlungen im Inland (nur Teilrechnungen)
5. Nebentätigkeiten
6. Anfragen betreffend Anlagenbuchhaltung nur über das Ticketsystem
7. Unterscheidung Software und Lizenzen
8. §26-Treuhandgirokonten: Deaktivierung iTAN (TAN Brief) - Umstieg auf mobileTAN

1. Gutschrift zur Ausgangsfaktura Doku_NEU
Bitte beachten Sie die geänderte Dokumentation „Gutschrift zur Ausgangsfaktura“. Beim Erstellen einer Gutschriftsanforderung ist bitte zukünftig darauf zu achten, diese mit Bezug auf die Ausgangsfakturanummer zu erfassen - nicht wie bisher auf den Auftrag.  Durch diese Vorgangsweise scheint die Ursprungsfakturanummer am Formular der Gutschrift auf.

http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Gutschriften_zur_Ausgangsfaktura_NEU2015.pdf

2. Archivierung Ausgangsfakturen
Seit Jänner 2015 stehen die Ausgangsfakturen zusätzlich in der elektronischen Archivierung bereit. Damit ist gewährleistet, dass die ursprünglich versendete Faktura unverändert zur Verfügung steht.

3. Kauf im Ausland mit Kreditkarte - Abrechnung im Handverlag

KreditkarteRG-AnschriftFormular/BuchungSteuerkz.Handverl.
Private KreditkartePrivatadressePrivatverkauf Ersatzbeleg N0JA
Private KreditkarteTU WU Wien, Org.Einh.Refundierung (SAP-Buchung)E3/E4
(UID-Nr.)
NEIN
Institutskreditkarte TU WU Wien, Org.Einh.Kreditkartenabrechnung (SAP Buchung)E3/E4 bzw. div. (UID-Nr.) NEIN

4. Keine Vorauszahlungen im Inland (nur Teilrechnungen)
Wir möchten auf Grund vermehrter Anfragen hinweisen, dass im Inlandszahlungsverkehr nur Teilrechnungen akzeptiert werden.

5. Nebentätigkeiten
Nebentätigkeiten werden seit Jänner 2015 ausschließlich in der Personaladministration-Fachbereich Personalverrechnung bearbeitet.

6. Anfragen betreffend Anlagenbuchhaltung
Es wird gebeten, Anfragen betreffend Anlagen, über das Ticketsystem der Quästur zu stellen, um eine zeitgerechte Bearbeitung zu gewährleisten.

Link: http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/ticketsystem/

7. Unterscheidung von Software und Lizenzen
Von Software spricht man, wenn das Institut im Besitz des Quellcodes ist - d.h. dass die Software nach Bezahlung ins Eigentum des Institutes übergeht und auch nach Belieben verändert werden kann. Hier wäre zu beachten, dass Software ab Euro 1.000,00 als Anlagegut zu bewerten ist.
Bei Lizenzen hat das Institut nur ein Nutzungsrecht. Lizenzen gelten dann als Anlagegut, wenn der Anschaffungswert über 1.000,00 Euro liegt und die Laufzeit mehr als 2 Jahre beträgt. In diesem Fall ist die Anlagenbuchhaltung per Ticketsystem zu kontaktieren (Link siehe Punkt 6).
Bei einer Laufzeit unter 2 Jahren ist bei der Bestellung in SAP die Warengruppe 513 „Lizenzen“ zu wählen.

8. §26-Treuhandgirokonten: Deaktivierung iTAN (TAN Brief) Umstieg auf mobileTAN
Die UniCredit Bank Austria wird das iTAN-Verfahren (TAN Brief) einstellen, bereits ab 16. Juli 2015 können mit dem iTAN-Verfahren nur noch Aufträge mit einem maximalen Limit von 300 Euro pro Tag gezeichnet werden. Bitte daher das Verfahren auf mobileTAN ändern. Beim Einstieg in das BusinessNet wird eine Nachricht angezeigt, im Nachrichtendetail wir der Vorgang erläutert. Dies gilt für alle Zeichnungsberechtigen für §26-Treuhandgirokonten.
Für alle Drittmittelgirokonten und das Hauptgirokonto der TU Wien wird das Verfahren von der Quästur umgestellt.