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Info-Mail 04/2017

Themen:

  1.  Dienstreisen - Anpassung Freigabeprozess
  2.  Dienstreisen - Bahntickets für FWF-Reisende
  3.  Neue Warengruppe f. Publikationen
  4.  27.10. und 03.11.2017 bleibt die Kassa geschlossen - Zahllauf Änderungen
  5.  Belege für Kreditkarten-Abrechnungen
  6.  Handykosten Refundierung neu

1.  Dienstreisen - Anpassung Freigabeprozess

Um den Freigabeprozess für Reisen einheitlich zu gestalten (der FWF schreibt diesen Prozess verpflichtend vor), wird ab 24.10.2017 das Freigabeverfahren für die Reisekostenabrechnung so abgeändert, dass nicht nur für Pauschalen (Tages- u. Nächtigungsgebühren, KM-Geld), sondern auch für alle anderen Belege -vor der Freigabe durch den Budgetverantwortlichen - vorab eine Prüfung durch die Quästur erfolgen muss.
Achten Sie daher künftig darauf, die Belege so rasch wie möglich abzugeben, um die Auszahlung der Reisekosten nicht zu verzögern.

2.  Dienstreisen - Bahntickets für FWF-Reisende

Für FWF-Reisen können ab 24.10.2017 ÖBB-Business- oder Westbahn-Tickets ausgestellt werden.

3.  Neue Warengruppe für Publikationen

Verwenden Sie ab sofort die neue Warengruppe 554 "Publikationen-Druckk(osten)" für die Kosten der Veröffentlichung und die dafür entstandenen Druck- und Nebenkosten.

4.  27.10. und 03.11.2017 bleibt die Kassa geschlossen - Zahllauf Änderungen

Zahllauf 26.10.2017 - vorverlegt auf 25.10.2017
Zahllauf 02.11.2017 - entfällt
Zahllauf 09.11.2017 - verschoben auf 10.11.2017

5.  Belege für Kreditkarten-Abrechnungen

Leider kommt es immer wieder vor, dass die Belege für die Kreditkarten-Abrechnung verspätet erfasst werden. Die Abbuchungen der Kreditkartenzahlungen finden in der Regel am Ende des Monats statt, aber die Abrechnung wird bereits am Anfang des Monats per E-Mail, von der Fa. Card Complete, versendet. Es ist daher möglich, innerhalb dieses Zeitraumes die Belege zu erfassen und die damit unnötigen Anfragen der Quästur zu vermeiden.
Sollten Belege weiterhin erst nach der Abbuchung erfasst werden, müssen wir die betroffene Kreditkarte sperren.

6.  Handykosten Refundierung neu

Ab sofort werden Handykosten bis € 480,00 (inkl. USt) akzeptiert und somit die Kostensteigerungen in den letzten Monaten berücksichtigt. Handykosten über € 480,00 können ausnahmsweise refundiert werden, wenn eine schriftliche Begründung der Rechnung beigefügt wird, dass dies für die Arbeit erforderlich ist. Diese Begründung muss vom/von der Budgetverantwortlichen unterzeichnet werden - er/sie verantwortet diese Begründung auch bei etwaigen Steuer- oder Rechnungsprüfungen.
Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang, dass die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter bei € 480,00 (ink. USt) liegt und darüber hinaus eine Aktivierung notwendig ist und dieser Gegenstand daher im Inventar aufscheint.