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Info-Mail 03/2017

Themen:
1.    Änderung Abfuhr Einfuhrumsatzsteuer bei Speditionen
2.    Leitfaden für Gruppenreisen iZm Klausuren, Seminaren und Teambuilding u.ä.
3.    Steuerkennzeichen bei der Verbuchung von Kreditkartenrechnungen
4.    Abwicklung von Exkursionen – keine privaten Girokonten verwenden
5.    Rückgabe Klebeetiketten für die Verbuchung von Rechnungen

1.    Änderung Abfuhr Einfuhrumsatzsteuer bei Speditionen
Bei Einfuhren aus dem Drittland muss die TU Wien 20 % EUSt an das Finanzamt Wien abführen.
Bisher haben die Speditionen die EUSt selbst vorausbezahlt und danach in Rechnung gestellt. Aus speditions-internen Gründen wurde diese Vorgehensweise bei den meisten Speditionen eingestellt. Daraus folgt, dass die TU Wien die EUSt in diesen Fällen ab sofort selbst an das Finanzamt abführen muss.
Die Mitteilung vom Zollamt betreffend die Vorschreibung der EUSt wird als Beilage mit der Speditionsrechnung gesandt.

Dadurch ergibt sich folgende neue Vorgehensweise bei der Verbuchung in SAP:
Verbuchung der Speditionsrechnung wie bisher auf die gleiche Warengruppe bzw. Anlage wie auch die Rechnung für die Ware selbst. Bezahlung der Rechnung an den Spediteur.

Verbuchung der EUSt laut Mitteilung vom Zollamt ebenfalls auf diese Warengruppe bzw. Anlagennummer.
Kreditor: 30018919 Finanzamt – Zollamt EUSt

Die Zahlung der EUSt an das Finanzamt wird aus Abstimmungsgründen seitens der Quästur veranlasst.
Wir machen darauf aufmerksam, dass bei nicht zeitgerechter Buchung und damit verspäteter Zahlung mit einem Säumniszuschlag zu rechnen ist, den das Institut zu tragen hat.

2.    Leitfaden für Gruppenreisen iZm Klausuren, Seminaren und Teambuilding u.ä.
Um Ihnen die Abwicklung von Gruppenreisen iZm Klausuren, Seminaren und Teambuilding zu vereinfachen, hat die Quästur einen Leitfaden erstellt:
Leitfaden für Gruppenreisen iZm Klausuren, Seminaren und Teambuilding u.ä.

Für Gruppenreisen mit bis zu 5 Teilnehmer_innen erfolgt die Abrechnung ausschließlich über einen Reiseantrag im ESS-Reisemanagement, wobei einer der Reisenden die Kosten vorfinanziert.
Für Gruppenreisen mit mehr als 5 Teilnehmer_innen entfällt die Vorfinanzierung (nicht aber der Reiseantrag) und es kann die Gesamtrechnung über SAP-MM bezahlt werden.

3.    Steuerkennzeichen bei der Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen
Rechnungen, die über die Instituts-Kreditkarte abgerechnet werden, müssen auf Technische Universität Wien lauten und unsere UID-Nummer: ATU37675002 enthalten. Die Rechnungen müssen mit dem der Rechnung entsprechenden Steuerkennzeichen verbucht werden. Die Art der Zahlung ist hier nicht ausschlaggebend!

Wir möchten auch nochmals unsere Info-Mail 02/2017 vom 20.04.2017 in Erinnerung rufen:
Das Steuerkennzeichen bei Refundierungen muss der Rechnung entsprechend gebucht werden und die Rechnung muss auf die TU-Wien lauten, Privatverkauf wird mit Steuerkennzeichen V3 erfasst.

4.    Abwicklung von Exkursionen – keine privaten Girokonten verwenden
Die Einzahlung von Exkursionsbeiträgen von Student_innen und die Kosten der Exkursion dürfen nicht über private Girokonten abgewickelt werden, sondern sind über das Hauptgirokonto der TU-Wien über einen eigens dafür angelegten Innenauftrag abzurechnen.
Sie können aber gerne auch ein Reisebüro beauftragen und die gesamte Abwicklung der Exkursion auslagern.
Sollte ein Guthaben nach Abrechnung entstehen, ist dieses ebenfalls an die TU-Wien zu überweisen.

Siehe auch Leitfaden zur Abwicklung von Exkursionen:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Leitfaden_zu_Exkursionen.pdf

5.    Rückgabe Klebeetiketten für die Verbuchung von Rechnungen
Wir bitten jene Fakultäten, die bereits auf den elektronischen Rechnungsworkflow umgestellt haben, die nun nicht mehr notwendigen Klebeetiketten in der Kassa der Quästur abzugeben.
Wir benötigen diese vorerst weiterhin zur Verbuchung von innerbetrieblichen Verrechnungen und sparen so die Kosten für die Anschaffung neuer Etiketten.