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Info-Mail 03/2016

Themen:

1.      In Verlust geratene Rechnungen
2.      Unterschied zwischen Gutschrift und nachträglicher Entlastung
3.      Geringwertige Wirtschaftsgüter Verwendung der richtigen Warengruppen
4.      Aussagekräftiger Bestellpositionstexte für die Warengruppen 208, 212, 215 und 549
5.      Zwischenabrechnung bei Reisen
 
1.      In Verlust geratene Rechnungen


Sollten Eingangsrechnungen in Verlust geraten sein, ist bei den betreffenden Firmen ein Rechnungsduplikat anzufordern. Dieses Duplikat ist mit dem Kontierungsstempel zu versehen und zusätzlich ist auf der Rechnung der Vermerk „Zweitausfertigung anstelle der in Verlust geratenen Rechnung" anzugeben.
 
2.      Unterschied zwischen Gutschrift und nachträglicher Entlastung

Wird der gesamte Betrag der Rechnung gutgeschrieben so ist im Feld „Vorgang" Gutschrift auszuwählen. Bei einer nachträglichen Entlastung wird nur ein Teilbetrag einer Eingangsrechnung gutgeschrieben und es ist im Feld „Vorgang" Nachträgliche Entlastung auszuwählen. Für die Archivierung ist jedenfalls ein Beleg erforderlich.
Vorgehen bei Doppelzahlungen – ursprüngliche Rechnung kopieren, Kontierungsstempel inkl. Unterschriften, eine kurze Sachverhaltsdarstellung und Barcode-Etikette (ursprüngliche überkleben) anbringen.
Wird der Gutschriftsbetrag von der Firma rücküberwiesen muss die Zahlsperre „Abbucher" gesetzt werden.
Soll der Gutschriftsbetrag bei einer nächsten Rechnung abgezogen werden, so muss ein Rechnungsbezug (Belegnummer 51061...) hinterlegt werden.
 
3.      Warengruppen für geringwertige Wirtschaftsgüter

Rückwirkend ab dem 1.1.2016 wurde der Anschaffungswert für das Anlegen einer Anlage von € 1.000,00 inkl. USt auf € 480,00 inkl. USt herabgesetzt.
Lediglich Gegenstände, die zwar über einen Zeitraum von über einem Jahr genutzt werden können, jedoch einen Anschaffungswert von bis zu € 480,00 (inklusive Umsatzsteuer) aufweisen, sind weiterhin als geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu klassifizieren.
 
Verwenden Sie für geringwertige Wirtschaftsgüter bitte nur folgende Warengruppen:

·        538 Wissenschaftliche Kleingeräte < € 480,00

·        539 EDV-Kleingeräte < € 480,00

·        540 Einrichtungsgegenstände < € 480,00

·        541 Sonstige geringwertige Wirtschaftsgüter < € 480,00

Nach der Auswahl der Warengruppe 535 (Anlagen) können die Anlagenklassen 34000 (Wiss. Kleingeräte u. sonstige GWG) und 36000 (Geringwertige EDV- u. Einrichtungsgegenstände) zwar ausgewählt werden, diese sind aber ausschließlich für Bilanzbuchungen durch die Anlagenbuchhaltung anzusprechen.
 
Eine Aufstellung der Anlagenklassen finden sie unter folgendem Link: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Anlagenklassen.xls

4.      Aussagekräftige Bestellpositionstexte besonders für die Warengruppen:

208  Werkverträge, 212 gewerbl. EDV-Dienstleistungen, 215 gewerbl. Dienstleistungen und 549 wissenschaftl. Dienstleistungen § 27
Für die steuerrechtliche Prüfung ist es notwendig, im Bestellpositionstext bei Werkverträgen und bezogenen Leistungen aussagekräftige Informationen (Texte) anzugeben:
Art oder Tätigkeit der Leistung
Zeitraum der Leistung
Name des Leistungserbringers bei Privatpersonen
 
Nicht notwendige Angaben:
Wiederholung der Bezeichnung der Warengruppe
Honorarnote im Text bei Werkverträgen
 
5.      Zwischenabrechnung bei Reisen

Eine Zwischenabrechnung mit Belegen ist jederzeit möglich, Voraussetzung dafür ist ein genehmigter Dienstreiseantrag. Die Zwischenabrechnung ist wie eine Spesenabrechnung zu erfassen, nach Genehmigung erfolgt die Auszahlung am 15. oder 30. des Monats. Pauschalen können nur bei der Endabrechnung geltend gemacht werden.
Bitte beachten Sie, dass bei der Endabrechnung auch die Belege die für die Zwischenabrechnung herangezogen worden, beigelegt werden müssen.