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Info-Mail 02/2018

Themen:

1.    Ticketsystem Abschaltung Fachbereich Quästur
2.    Mitgliedsbeiträge echt oder unecht im EU-Raum und im Drittland
3.    Schenkungsformulare für Anlagen aus alten FWF-Projekten (Bewilligung vor Oktober 2015)
4.    Bankverbindung/Partnerbank
5.    Fakturen rückdatieren
6.    Zahllauf Terminänderungen (Feiertage)
7.    Treuhändische Projektverwaltung – Anforderung der Girokonten
8.    Verwendung der Institutskreditkarte
9.    SAP-Services – automatische Rechnungsfreigabe

1.    Ticketsystem Abschaltung Fachbereich Quästur

Ab sofort stehen Ihnen neue E-Mail Adressen zur Verfügung, die das Ticketsystem ersetzen:

anlagenbuchhaltung@tuwien.ac.at
barzahlungsverkehr@tuwien.ac.at
bestellung.anlegen@tuwien.ac.at
bilanzierung.steuern@tuwien.ac.at
debitor.anlegen.aendern@tuwien.ac.at
debitorenbuchhaltung@tuwien.ac.at
girokontenbetreuung@tuwien.ac.at
kreditor.anlegen.aendern@tuwien.ac.at
kreditorenbuchhaltung@tuwien.ac.at
leitung.quaestur@tuwien.ac.at
reisemanagement@tuwien.ac.at
zahlungsverkehr@tuwien.ac.at

Sie erhalten in Zukunft keine Ticketnummern mehr und keine automatisierten Antworten. Wir möchten damit aber die direkte Kommunikation verbessern und bitten um Feedback an eva.glatzer@tuwien.ac.at und martin.kolassa@tuwien.ac.at, falls Sie nicht rasch Antworten auf Anfragen erhalten.

2.    Mitgliedsbeiträge echt oder unecht im EU-Raum und im Drittland

Für die umsatzsteuerliche Beurteilung ist es notwendig, bei Buchungen von Mitgliedsbeiträgen außerhalb Österreichs das Ergänzungsblatt beizulegen:

Hinsichtlich der Besteuerung wird zwischen echten und unechten Mitgliedsbeiträgen unterschieden. Echte Mitgliedsbeiträge dienen einem Verein dazu, seinem in der Satzung festgeschriebenen Vereinszweck nachzukommen.
Als unecht bezeichnet man Mitgliedsbeiträge, die als „verstecktes Entgelt“ für Leistungen für einzelne Mitglieder gelten, die diesen einen Vorteil verschaffen. Unechte Mitgliedsbeiträge unterliegen der Umsatzsteuer.
Mitgliedschaften, die kein wissenschaftliches Interesse bekunden und/oder wo nur natürliche Personen Mitglied sein können, können nur in Ausnahmefällen refundiert werden.

3.    Schenkungsformulare für Anlagen aus „alten“ FWF-Projekten (Bewilligung vor Oktober 2015)

Aufgrund der Erfassung aller FWF-Projekte über das Rechnungseingangsbuch ist es nicht mehr notwendig ein Schenkungsformular für alte FWF-Projekte auszufüllen und mit der Rechnung einzuscannen.
Die Richtlinien betreffend Abwicklung von FWF-Projekten, die vor Oktober 2015 bewilligt wurden, finden Sie in der Dokumentation „Finanzielle Abwicklung von FWF-Projekten“
https://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/projektcontrolling_und_support/fwf_support/
Pkt. 6.2 Seite 13

4.    Bankverbindung/Partnerbank

Bitte achten Sie darauf, dass die Bankverbindung in SAP mit der auf der Rechnung übereinstimmt. Sollten mehrere Bankverbindungen vorhanden sein, können Sie eine Bankverbindung mittels Partnerbanktyp auswählen. Ist die Bankverbindung in SAP noch nicht angelegt, füllen Sie bitte das Formular Kreditor anlegen aus.
Siehe ERWF Endanwenderdokumentation Pkt. 3.5.3 (Abbildung 15) Seite 22

5.    Fakturen rückdatieren

Ausgangsrechnungen sind sofort nach Leistungserbringung bzw. Vertragsabschluss in SAP zu erfassen und nicht erst zum Zeitpunkt des Zahlungseinganges auf dem Girokonto. Es ist der mit dem Auftraggeber vereinbarte Betrag zu fakturieren.
Falls eine Erstellung der Faktura ausnahmsweise erst nach Zahlungseingang erfolgt, muss die Faktura mindestens bis zum Zahlungseingangsdatum zurückdatiert werden. Dies ist jedoch nur möglich, solange der Buchungszeitraum geöffnet ist, d.h. im Regelfall bis zum 10. des Folgemonats. Es ist insofern wichtig diese Vorgangsweise einzuhalten, damit in den Auftragsberichten in SAP oder TUInsight das richtige, tatsächliche Ausgleichsdatum aufscheint. Wenn die Faktura zu einem späteren Zeitpunkt als der tatsächliche Zahlungseingang erstellt wird, kann in SAP nicht mehr das richtige Ausgleichsdatum gezogen werden. Das Ausgleichsdatum ist dann das Erstellungsdatum der Faktura, somit werden die Berichte verfälscht.

6.    Zahllauf Terminänderungen (Feiertage)

Zahllauf 10.05.2018 - vorverlegt auf 09.05.2018
Zahllauf 21.05.2018 - verschoben auf 22.05.2018
Zahllauf 31.05.2018 - vorverlegt auf 30.05.2018

7.    Treuhändische Projektverwaltung – Anforderung der Girokonten

Ab Mai 2018 werden die treuhändisch verwalteten Girokonten im Fachbereich Quästur, Fachgruppe Girokontenbetreuung, Debitorenbuchhaltung & Zahlungsverkehr verwaltet.
Wenn im Rahmen eines §27-Projektes ein Institut der TU Wien die Rolle des Konsortialführers bzw. Koordinators übernimmt, ist für den Eingang und die Verteilung der Förderraten des Konsortiums ein Treuhand-Girokonto notwendig. Auch §26-Projekte, unabhängig davon ob es sich um Auftragsforschung oder Forschungsförderung handelt, mit Ausnahme von FWF-Projekten, sind über Treuhand-Girokonten abzuwickeln.
Zur Neuanlage eines Girokontos wenden Sie sich bitte zukünftig an girokontenbetreuung@tuwien.ac.at

8.    Verwendung der Institutskreditkarte

Es ist leider nicht möglich die Institutskreditkarte für Reisespesen von TU-Mitarbeiter_innen zu verwenden, d.h. es darf keine Vorfinanzierung von Flügen, Unterbringung, Taxirechnungen, etc. mit der Institutskreditkarte bezahlt werden.
Bitte denken Sie an diese Regelung bei der Abwicklung Ihrer Reisen; bei missbräuchlicher Verwendung muss jedenfalls eine Rückzahlung des Betrages erfolgen, und die Kosten anschließend wie vorgegebenen über die Dienstreise abgerechnet werden.
Zur Vereinfachung bei der Abwicklung von Exkursionen existiert eine kleine Ausnahme:
https://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Leitfaden_zu_Exkursionen.pdf

Institutskreditkarten können daher für folgende Fälle verwendet werden:
Alle Sachmittel, z.B. Bücher, Hotelkosten für externe Personen, Konferenzgebühren ohne Verpflegungs- und/oder Nächtigungsaufwand, Online-Einkäufe, …

9.    SAP-Services – automatische Rechnungsfreigabe

Der Vorschlagswert für die automatische Rechnungsfreigabe (Häkchen gesetzt/Häkchen nicht gesetzt) lässt sich über die Einstellungen in SAP Services aktivieren, damit fällt die Rechnungsfreigabe weg.
Bedingungen:
Der Rechnungsbetrag muss kleiner oder gleich dem Bestellbetrag sein.
Die Rechnungsfreigabe muss durch die/den Anweisungsberechtigte_n erfolgen, durch die/den die Bestellfreigabe erfolgt ist.

Dieser Vorschlagswert kann bei jeder Bestellfreigabe manuell übersteuert werden.

Siehe ERWF Endanwenderdokumentation Pkt. 6.1.2 (Abbildung 31) Seite 37