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Info-Mail 01/2017

Themen:
1.    Dienstreisen – Westbahn-Tickets neu
2.    Dienstreisen – Hotelrechnung notwendig
3.    Dienstreisen – Boarding Pass und Nachweis des Kilometergeldes
4.    Dienstreisen – Zahlungsnachweis
5.    Richtlinie für die Anlage der Stammdaten von Kreditoren und Debitoren
6.    Termine Bankeinzüge
7.    Fakturierung (Ausgangsrechnung) – Leistungszeitraum
8.    Gutschriften zu Anlagen aus dem Vorjahr

1.    Dienstreisen – neu Westbahn-Tickets
Ab 2017 können auch Tickets der Westbahn über das Reisemanagement der Quästur angefordert werden. Künftig ist es daher notwendig anzugeben, ob ein ÖBB-Business- oder Westbahn-Ticket benötigt wird.
Achtung: Für FWF-Reisen können keine ÖBB-Business- oder Westbahn-Tickets ausgestellt werden, da die Verträge mit den beiden Anbietern nur mit der Technischen Universität Wien abgeschlossen werden konnten.

2.    Dienstreisen – Hotelrechnung notwendig

Bei Reisen ist darauf zu achten, dass eine Hotelrechnung bei der Abrechnung vorliegen muss. Eine Buchungsbestätigung allein ist nicht ausreichend. Der/die Reisende sollte daher vor Ort eine Rechnung verlangen. In der Rechnungsanschrift ist die Technische Universität Wien anzuführen.

3.    Dienstreisen – Boarding Pass und Nachweis des Kilometergeldes

Wenn möglich sollte bei Flugreisen auch der Boarding Pass beigelegt werden, da dieser bei manchen Fördergebern als Nachweis des Flugantritts verlangt wird.

Als Nachweis für die Verrechnung des Kilometergeldes ist immer ein Ausdruck eines Routenplaners beizulegen, wobei darauf zu achten ist, das die genaue Ziel-Adresse angeführt wird, dies erleichtert die notwendige Ermittlung des lohnsteuerfreien Anteils.

Wir möchten bei dieser Gelegenheit betonen, dass die recht aufwendigen Regelungen für Reiseabrechnungen zum überwiegenden Teil durch gesetzliche Bestimmungen erzwungen und nicht durch TU interne Entscheidungen begründet sind.

4.    Zahlungsnachweis bei Dienstreisen

Künftig entfällt der Zahlungsnachweis bei Rechnungen bis € 5.000,- brutto. Es ist nicht mehr notwendig einen Kontoauszug oder eine Kreditkartenabrechnung beizulegen. Lediglich bei Auslandswährungen ist ein Kontoauszug beizulegen oder durch einen Ausdruck einer österreichischen Bank der Umrechnungskurs zu belegen.

5.    Richtlinie für die Anlage der Stammdaten von Kreditoren und Debitoren
Kreditoren sind über das Ticketsystem anzufordern: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Kreditor_anlegen.pdf

Kreditoren müssen dann in SAP angelegt werden, wenn eines der folgenden Kriterien zutrifft:
•    Mehr als eine Zahlung pro Jahr
•    Jahresumsatz > € 400,- inkl. USt
•    Refundierungen an Mitarbeiter_innen der TU Wien

Ausnahmen sind folgende CPD-Kreditoren:
CPD Exzellenzstipendium  Kreditorennummer: 39000140
CPD Mobilitätsstipendium  Kreditorennummer: 39000141
CPD Sozialstipendium  Kreditorennummer: 39000142
http://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/quaestur/anlagenbuchhaltung_zahlungsverkehr/stipendien/

Debitoren sind über das Ticketsystem anzufordern: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/Formulare/Debitor_anlegen.pdf

Debitoren müssen dann in SAP angelegt werden, wenn eine der folgenden Kriterien zutrifft:
•    Mehr als eine Zahlung pro Jahr
•    Jahresumsatz > € 1.000,- inkl. USt

Ausnahmen Debitoren:
Teilnahmegebühren bei Kongressen/Tagungen/Seminaren (CPD KTS/KTG)
Exkursionsbeiträge bei Exkursionen (CPD Exkursion)

Treffen diese Punkte nicht zu, dann kann ein CPD Kreditor bzw. CPD Debitor (Inland, EU, Drittland) verwendet werden; CPDs sind Sammelkonten für die kein eigenes Debitoren- bzw. Kreditorenkonto geführt wird.

Wie finde ich einen bereits angelegten Kreditor/Debitor?
Entweder über die UID-Nr. oder Name, jeweils mit Sternen als Platzhalter z.B. *Muster*

Kreditor:


Debitor:



6.    Termine Bankeinzüge
Die Termine für die internen Bankeinzüge finden ab 2017 wie folgt statt:
•    Kassabuchungen/Handverlag (SK/HV) jeweils am 1. jedes Monats
•    Innerbetriebliche Verrechnungen (IV) am 10. und 25. jedes Monats
•    Erwerbsteuer und Kreditkarten (ErwSt und KK) jeweils am 11. jedes Monats
•    Einziehung Projektpersonal Gehälter (GEH) am 20. jedes Monats
•    Bahnkontokarte (BKK) am 24. jedes Monats
•    Kostenersätze (KE) quartalsweise

Sollten diese Termine auf ein Wochenende oder einen Feiertag fallen, wird am nächsten darauffolgenden Werktag eingezogen.

7.    Fakturierung (Ausgangsrechnung) – Leistungszeitraum
Ab Mitte Jänner 2017 wird im Terminauftrag/Kundenauftrag in den Kopfdaten das Feld Leistungszeitraum als Mussfeld definiert und ist daher immer zu befüllen (Button Details zum Belegkopf, im Karteireiter Zusatzdaten B).

Wird keine Leistung sondern ein Gegenstand (Ware) fakturiert (verkauft), ist im Leistungszeitraum in beiden Feldern das Verkaufsdatum einzutragen.

8.    Gutschriften zu Anlagen aus dem Vorjahr
Aus gegebenem Anlass möchten wir nochmals daran erinnern, dass Gutschriften zu Anlagen (Investitionen), die in Vorjahren aktiviert wurden, nur durch die Quästur/Anlagenbuchhaltung durchgeführt werden können.

Warum: OEs können nur Anlagen ansprechen, die im selben Wirtschaftsjahr aktiviert wurden.

Bitte wenden Sie sich deshalb per Ticketsystem an die Anlagenbuchhaltung:
http://www.tuwien.ac.at/dle/finanzen/quaestur/ticketsystem/