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Erinnerungsschreiben Termine Rechnungsabschluss

Neue Richtlinien für Umbuchungen mit dem Formular „innerbetriebliche Verrechnungen“:
Umbuchungen können nur ein Finanzjahr rückwirkend zur Bearbeitung an die Quästur übermittelt werden (z.B. 2013 können nur Buchungen aus 2012 und 2013).
Länger zurückliegende Leistungen können nur mehr von der Organisationseinheit selbst über eine manuelle CO-Umbuchung umgeschichtet werden, wenn es sich um eine Buchung innerhalb eines Girokontos (= 1 Profit Center) handelt, siehe dazu www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/ce/Materialien/Manuelle_UmbuchungV3.pdf
Budgetübergreifende Umbuchungen (= zwischen 2 Girokonten; 2 ProfitCenter) sind nur möglich, wenn die Belege im laufenden bzw. vorangegangenen Wirtschaftsjahr gebucht worden sind, und werden nur von der Quästur durchgeführt.
Anlagen dürfen ausnahmslos nur innerhalb eines Wirtschaftsjahres verrechnet werden.

Genehmigung Dienstreisen aus 2012:
Damit Dienstreisen noch aus dem Budget 2012 finanziert werden können ist es notwendig, dass diese bis spätestens 17.12.2012 in ESS genehmigt werden.
Reiseabrechnungen mit Pauschalen (z.B. Taggelder, Kilometergelder) müssen bis spätestens 14.12.2012 in der Quästur abgegeben werden.

Reisen, die erst nach dem 17.12.2012 in ESS genehmigt werden entfallen ausschließlich auf das Budget 2013.
Bitte bedenken Sie diesen Termin und planen Sie Ihre Genehmigungen entsprechend.

Abrechnung der Handverläge aus 2012:
Wir möchten daran erinnern, dass die Handverläge bis längstens 13.12.2012 zur Abrechnung in die Quästur zu bringen sind. Die Behebung der letzten Handverläge für 2012 muss unbedingt bis 20.12.2012 erfolgen.
Rechnungen, die nach dem 13.12.2012 anfallen, sind im ersten Handverlag für 2013 abzurechnen.
Achtung: Die Nummerierung der Belege für 2013 beginnt wieder mit „1“.

Fakturierung von Leistungen:
Wir möchten nochmals ausdrücklich darauf hinweisen, dass Ausgangsrechnungen sofort nach Leistungserbringung bzw. Vertragsabschluss in SAP zu erfassen sind und nicht erst zum Zeitpunkt des Zahlungseinganges am Girokonto.
Es ist der, mit dem Auftraggeber vereinbarte Betrag zu fakturieren (genaue Vorgehensweise beschrieben im Rechnungswesenhandbuch auf Seite 63 ff, zu finden unter www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/TU_WIEN_Handbuch_Rechnungswesen.pdf).

Leider ist es in der Vergangenheit immer wieder der Fall gewesen, dass Ausgangsrechnungen erst nach Zahlungseingang erstellt wurden. Die negative Konsequenz daraus ist, dass im Berichtswesen das falsche Ausgleichsdatum (= Zahlungseingangsdatum) ausgewertet wird.
Ein konkretes Beispiel:
- Datum Zahlungseingang Girokonto: 30.12.
- Datum Ausgangsrechnung: 15.01.
- Ausgleichsdatum (Zahlungseingangsdatum) 15.01. und damit signifikant (falsches Geschäftsjahr) abweichend vom tatsächlichen Zahlungseingang.

Beachten Sie bitte auch, dass Ausgangsrechnungen nur ein Monat zurück datiert werden können (Monatsabschluss) und aktuell zum Jahresende bis 16.01.2013 nur mehr für das Jahr 2012.