Lehrraummanagement

Die zentrale Lehrraumverwaltung übernimmt an der TU Wien unter anderem die Koordination von Sicherheitsmaßnahmen bei großen Lehrveranstaltungen, unterstützt die Stundenplankoordinator_innen bei der Terminplanung und übernimmt die Aufgabe der Freigabeberechtigten aller zentral verwalteten Räumlichkeiten.

Eine weitere Aufgabe ist die Koordination von LVA Übertragungen in Parallelhörsäle sowie die Bereitstellung von Sicherheitspersonal für jene Lehrveranstaltungen, für die keine ausreichend großen Hörsäle vorhanden sind. 

Wenn Sie das Format der Abhaltung Ihrer Lehrveranstaltung in Präsenz- oder Hybridbetrieb planen, muss eine Genehmigung durch den_die Studiendekan_in erteilt und an das zentrale Lehr- und Lernraummanagement übermittelt werden. Präsenztermine ohne Genehmigung der Studiendekan_innen können nicht freigegeben werden.

  • Das Hauptaugenmerk der Reaktivierung soll auf die LVA-Planung gelegt werden.
  • Die Prüfungsordnung wird aufgrund etwaiger Sondermaßnahmen und den unterschiedlichen Abhalteformaten im August festgelegt. Die Leitfäden zum Thema Prüfen werden entsprechend überarbeitet, angepasst und veröffentlicht.
  • Prüfungen können bereits mit reaktiviert werden, damit diese nicht verloren gehen, allerdings werden diese vorerst nicht bestätigt. Bitte vermeiden Sie es daher auch, neue Prüfungstermine anzulegen.
  • Es gibt in der Raumbuchungsphase II kein „first come – first serve“. Eingelangte Reservierungsanfragen werden von 24.08.2020 bis 30.08.2020 abgearbeitet. Bitte beachten Sie, dass alle notwendigen Lehrveranstaltungen bis dahin reaktiviert werden, da eine Reaktivierung in Raumbuchungsphase III nur mehr ohne Übernahme der Zeitfenster für die Raumreservierung möglich ist.
  • Die Semesterhörsäle wurden zur besseren Sichtbarkeit in TISS entsprechend gekennzeichnet („HS-Name + Kürzel der Studienrichtung).
  • Buchungsanfragen in Semesterhörsälen können nur in Abstimmung mit dem_der jeweiligen Stundenplankoordinator_in vom zentralen Lehr- und Lernraummanagement genehmigt werden. 
  • Es wird aufgrund der begrenzten Raumressourcen empfohlen, wo möglich, auf Distance Learning Formate umzustellen.
  • Beachten Sie, dass momentan mit maximal der halben Raumkapazität geplant werden muss.
    • Wir möchten auch darauf hinweisen, dass eine Verschärfung der Sicherheitsmaßnahmen während der Sommermonate, bzw. während des Semesters notwendig werden kann.
    • Informationen zu den aktuell in Kraft befindlichen Kapazitäten, der jeweiligen Ausstattung sowie Raumpläne finden Sie im colab unter https://colab.tuwien.ac.at/x/YQyQ. Die Evaluierung der Lehrräume wird derzeit von der Arbeitssicherheit durchgeführt und nach Abschluss in colab ergänzt. In Zukunft werden Sie daher sowohl mehr Räumlichkeiten, als auch verschiedene Besetzungsszenarien (das aktuelle Szenario wird entsprechend markiert) finden.

Die Koordinationsphase der Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster beginnt wie bisher im Mai und endet erst am 31. Juli 2020, aufgrund der Ausnahmesituation dieses Jahr für das kommende Wintersemester statt und ist exklusiv den Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster vorbehalten. Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster nützen zwischenzeitlich auch graue Termine die dann mit dem Präfix [SPK] markiert sind.

Alle Buchungen, die in der Phase I getätigt werden, haben die höchste Priorität.

Die Freigaben dieser Phase erfolgen von 25. Juli bis 31. Juli 2020 und müssen komplett abgearbeitet sein, damit Phase II starten kann.

Die Reaktivierungsphase startet sobald Phase I komplett abgeschlossen ist. In Phase II ist es den Vortragenden ab 01. August 2020 möglich Lehrveranstaltungen für das kommende Wintersemster 2020/21 zu reaktivieren. Ab 25.August 2020 beginnt die Zentrale Lehrraumverwaltung und die Freigabeberechtigten mit der Freigabe der gebuchten Räume aus Phase 2. Diese müssen bis 31. August 2020 laut Prioritätsliste komplett abgearbeitet werden.

Neue Termine können zwar angelegt werden, allerdings sind die noch zu reaktivierenden Termine unbedingt zu berücksichtigen, da diese Priorität haben.

In dieser Phase sind Reaktivierungen nur mehr ohne Übernahme der Zeitfenster für die Raumreservierung möglich.

Es ist ab 01. September 2020 für alle Buchungsberechtigten möglich neue Termine zu reservieren. Alle bereits bestätigten Termine haben Priorität und können nur mehr in direkter Absprache mit den Vortragenden der LVA, bzw. den Terminkoodinator_innen von diesen geändert werden.

Am 15. Oktober verlieren die grauen Vorreservierungen der Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster ihre Gültigkeit.

Grundregeln für Buchungen 

Wechselzeiten und Stundenraster

Alle LVA-Buchungen sollten zu vollen Stunden beginnen und auch wieder enden. D.h. wenn eine LVA theoretisch von 10:15 – 11:30 Uhr dauern würde, sollte der Zeitraum 10:00 – 12:00 Uhr gebucht werden. Das Ziel ist ein Stundenraster in dem alle LVA's von .15 bis .00 dauern, und die Wechselzeit von .00 bis .15, um Leerbuchungen zu vermeiden. Daraus ergibt sich ein Buchungsfenster mit Beginn und Ende jeweils zur vollen Stunde. Somit wäre die Wechselzeit, die die Stundent_innen benötigen um den Raum zu verlassen/betreten und die Erleichterung der Austauschbarkeit von unerwarteten Terminkonflikten gegeben. Daher sollen Lehrveranstaltungen nur noch in vollen Stunden gebucht werden.

Terminkoordinator_innen

Zur Erleichterung der Terminverwaltung gibt es die Möglichkeit beim Anlegen eines Termins einen Terminkoordinator_in, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster zu nominieren. Der Besitz des Termins ergeht nach erfolgter Bestätigung der Buchung an die Terminkoordinatoren, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster über. Dieser erhält per Email Kollisionsmeldungen und scheint im TISS als Ansprechperson für diese Termine auf.

Freigaberegeln für Raumreservierungen

Die Termine der Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster, die in der Phase I angelegt werden, haben die höchste Priorität.

  1. Reaktivierte Termine haben neu gebuchten Terminen aus der Phase II gegenüber Priorität (Ausnahme: Ersatztermine)
  2. Dauertermine einer LVA haben aufgrund der Durchgängigkeit der Buchung im selben Hörsaal für ein Semester Vorrang vor Einzelterminen und Prüfungen. Raumwechsel sollen möglichst vermieden werden können (Semesterhörsäle).
  3. Einzeltermine einer LVA sind in der Priorität Dauerterminen nachgereiht, sind aber vorrangig vor Prüfungsterminen.
  4. Prüfungstermine einer LVA sind vorzugsweise am Nachmittag zu buchen. Parallele Prüfungen haben höhere Priorität aufgrund des erhöhten Koordinationsaufwandes. Prüfungstermine sollen soweit möglich in Phase I geplant werden (Prüfungsfenster).
  5. Termine anderer Organisationseinheiten: CEC, Veranstaltungsmanagement werden langfristig gebucht und mit den Stundenplankoordinator_innen abgeklärt. Grundsätzlich hat die Lehre in der Vorlesungszeit Vorrang.
  6. Graue Reservierungen haben die niedrigste Priorität, mit Ausnahme jener die das Präfix der SPK tragen.