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Raumbuchungsprozess Wintersemester 2021/22

Folgende Kriterien sind grundsätzlich zu beachten:

  • Es wird das Konzept der Semesterhörsäle beibehalten. Diese wurden zur besseren Sichtbarkeit in TISS entsprechend gekennzeichnet (HS-Name + Kürzel der Studienrichtung)
  • Die Semesterhörsäle sind einzuhalten, damit es zu möglichst wenigen Raumwechsel kommt.
  • Buchungsanfragen in Semesterhörsälen können nur in Abstimmung mit dem_der jeweiligen Stundenplankoordinator_in vom zentralen Lehr- und Lernraummanagement genehmigt werden
  • Es wird wegen der begrenzten Raumressourcen aufgrund der Baustelle am Karlsplatz empfohlen, wo möglich, Distance Learning Formate beizubehalten
  • Prüfungstermine sollen, wenn möglich, nachmittags stattfinden. Bitte beachten Sie auch hier, dass zwischen jedem Prüfungstermin, bei dem sich die Teilnehmer_innen ändern, eine Stunde Wechsezeit eingeplant werden muss.
  • Beachten Sie, dass momentan mit maximal der halben Raumkapazität geplant werden muss. Informationen zu den aktuell in Kraft befindlichen Kapazitäten, der jeweiligen Ausstattung sowie Ausstattung sowie Raumpläne finden Sie im colab im Rauminfospace. Für das Wintersemester kann in der gelben Besetzung geplant werden.

 

Die Koordinationsphase der Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster findet  bis 30.06.2021 für das kommende Wintersemester 2021/22 statt und ist exklusiv den Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster vorbehalten. In Phase I werden als kritisch eingestufte LVAs von den Stundenplankoordinator_innen in Abstimmung mit dem zentralen Lehr- und Lernraummanagement gebucht.

Alle Buchungen, die in der Phase I getätigt werden, haben die höchste Priorität.

Die Freigaben dieser Phase erfolgen bis 30.06.2021 und müssen komplett abgearbeitet sein, damit Phase II starten kann.

Die Reaktivierungsphase startet sobald Phase I komplett abgeschlossen ist. In Phase II ist es den Vortragenden ab 01.07.2021 möglich Lehrveranstaltungen zu reaktivieren. Ab 22.Juli 2021 beginnt die Zentrale Lehrraumverwaltung und die Freigabeberechtigten mit der Freigabe der gebuchten Räume aus Phase 2. Diese müssen bis 31.07.2021 laut Prioritätsliste komplett abgearbeitet werden.

Neue Termine können zwar angelegt werden, allerdings sind die noch zu reaktivierenden Termine unbedingt zu berücksichtigen, da diese Priorität haben.

In dieser Phase sind Reaktivierungen nur mehr ohne Übernahme der Zeitfenster und ohne das Prioritätsrecht von reaktivierten Terminen gegenüber anderen Terminen für die Raumreservierung möglich.

Es ist ab 01.08.2021 für alle Buchungsberechtigten möglich neue Termine zu reservieren. Alle bereits bestätigten Termine haben Priorität und können nur mehr in direkter Absprache mit den Votragenden der LVA von diesen geändert werden.

Die aktuell eingelangten Reservierungen werden in der Reihenfolge in der sie eingehen bearbeitet.

Am 15. Oktober 2021 verfallen alle Vorreservierungen, die in der Phase I von den Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster für das Wintersemester durchgeführt wurden.

Grundregeln für Buchungen 

Wechselzeiten

Aus Gründen der Sicherheit ist es notwendig eine Wechselzeit von 60 Minuten vor Beginn der LVA als graue Buchung anzulegen.

Diese Zeit wird benötigt, damit alle Studierenden der vorhergegangenen LVA den Raum verlassen haben, der Raum gemäß der derzeit geltenden Sicherheitsbestimmungen gelüftet wurde und alle Studierenden der aktuellen LVA den Raum betreten, sich mittels QR-Code registriert und Platz genommen haben.

Stundenraster

Alle Buchungen sollen zu vollen Stunden beginnen und auch wieder enden. D.h. wenn eine LVA theoretisch von 10:15 – 11:30 Uhr dauern würde, sollte der Zeitraum 10:00 – 12:00 Uhr gebucht werden. Daraus ergibt sich ein Buchungsfenster mit Beginn und Ende jeweils zur vollen Stunde. Diese Vorgehensweise erleichtert die Austauschbarkeit von Terminen und Hörsälen sowie die Organisation der notwendigen Wechselzeiten.

Terminkoordinator_innen

Zur Erleichterung der Terminverwaltung gibt es die Möglichkeit beim Anlegen eines Termins einen Terminkoordinator_in, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster zu nominieren. Der Besitz des Termins ergeht nach erfolgter Bestätigung der Buchung an die Terminkoordinatoren, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster über. Dieser erhält per Email Kollisionsmeldungen und scheint im TISS als Ansprechperson für diese Termine auf.

Freigaberegeln für Raumreservierungen

 

Allgemeine Reaktivierungsregeln:

  1. Die Termine der Stundenplankoordinator_innen, die in der Phase I angelegt werden, haben die höchste Priorität.
  2. Reaktivierte Termine haben neu gebuchten Terminen aus der Phase II gegenüber Priorität (Ausnahme: Ersatztermine)
  3. Dauertermine einer LVA haben aufgrund der Durchgängigkeit der Buchung im selben Hörsaal für ein Semester Vorrang vor Einzelterminen und Prüfungen. Raumwechsel sollen möglichst vermieden werden können (Semesterhörsäle).
  4. Einzeltermine einer LVA sind in der Priorität Dauerterminen nachgereiht, sind aber vorrangig vor Prüfungsterminen.
  5. Prüfungstermine einer LVA sind vorzugsweise am Nachmittag zu buchen. Parallele Prüfungen haben höhere Priorität aufgrund des erhöhten Koordinationsaufwandes. Prüfungstermine sollen soweit möglich in Phase I geplant werden (Prüfungsfenster).
  6. Termine anderer Organisationseinheiten: TU Wien Academy, Veranstaltungsmanagement werden langfristig gebucht und mit den Stundenplankoordinator_innen abgeklärt. Grundsätzlich hat die Lehre in der Vorlesungszeit Vorrang.
  7. Graue Reservierungen haben die niedrigste Priorität, mit Ausnahme jener die das Präfix der SPK tragen.

 

Priorisierungsregelungen im Wintersemester 2021/22

  1. Die Termine der Stundenplankoordinator_innen, die in der Phase I angelegt werden, haben die höchste Priorität.
  2. Master-Lehrveranstaltungen mit genehmigtem Antrag des Vizerektorats für Studium und Lehre des Typs Seminar und Übung haben erhöhte Priorität
  3. Bachelor-Lehrveranstaltungen des 5. Semesters mit genehmigtem Antrag des Vizerektorats für Studium und Lehre des Typs Seminar und Übung haben Priorität
  4. Zwingend notwendige Präsenzprüfungen mit genehmigtem Antrag des Vizerektorats für Studium und Lehre
  5. Alle weiteren Termine mit genehmigtem Antrag des Vizerektorats für Studium und Lehre

Neues Handbuch zum Raumbuchungsprozess für die Planung des Wintersemesters 2021/22

Um Ihnen eine detailliertere Übersicht über den Raumbuchungsprozess geben zu können, haben wir ein neues Handbuch erstellt. Unter diesem Link zum Handbuch, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster finden Sie alle Informationen zum Raumbuchungsprozess und die dazugehörigen Fristen

FAQs zum Raumbauchungsprozess

Es gibt in den ersten zwei Phasen kein first-come-first-serve-Prinzip.

Daher macht es keinen Unterschied, wer zuerst gebucht hat, sondern wer laut Prioritätenliste Vorrang hat (Ausnahme Phase III- hier werden die Buchungen laufend abgearbeitet). Die Reservierungsanfragen werden immer zum gegebenen Stichtag der jeweiligen Phase abgearbeitet, ohne Rücksichtnahme auf das Erstellungsdatum.

a. Wenn die Kollision beabsichtigt ist: Info an die zentrale Lehrraumverwaltung bzw. die Freigabeberechtigten der Räumlichkeit mit der Bitte um Freigabe.

b. Wenn die Kollision nicht beabsichtigt ist: Termine, welche mit Kollision reserviert werden und keine Meldung (lt. Pkt a) erfolgt, werden abgelehnt.

In Phase III verlieren noch nicht reaktivierte Buchungen ihre Priorität, da sie nicht mehr als reaktiviert angezeigt werden.

Ab Phase III wird angenommen, dass alle benötigten Reaktivierungen erfolgt sind und die Räumlichkeiten für andere Termine vergeben werden können.

Es werden nur als kritisch eingestufte LVAs bereits im Juni gebucht.

Von allen zentral verwalteten Räumlichkeiten kann ein Schlüssel beim Portier für den gebuchten Zeitraum entliehen werden.

Die LVA kann immer noch reaktiviert werden, allerdings ohne Terminübernahme und ohne bevorzugte Priorität anderen, gleichwertigen Reservierungen gegenüber.

Auch Reservierungsanfragen sind im Belegungsplan ersichtlich, d.h. wenn ich im Belegungsplan einen Termin sehe, bedeutet das nicht unbedingt, dass dieser auch bereits bestätigt ist.

Das Stundenraster wurde zur Erleichterung der Austauschbarkeit von Terminen in Absprache mit den zuständigen Stundenplankoordinator_innen eingeführt. Die LVAs sollen immer mit voller Stunde Beginnzeit in Stundenschritten reserviert werden um die notwendige Wechsel- und Lüftungszeit bei Kohortenwechsel zu gewährleisten. Eine Vereinheitlichung von Buchungsfenstern unterstützt somit die Sicherheit der Studenten, die Vorbereitungszeit von Vortragenden im Raum und die Koordinierung der LVAs durch die zentrale Lehrraumverwaltung bzw. der Freigabeberechtigten.

Wechselzeit ist jene Zeit, die benötigt wird, damit alle Studierenden der vorhergegangenen LVA den Raum verlassen können, der Raum gemäß der derzeit geltenden Sicherheitsbestimmungen gelüftet werden kann und alle Studierenden der aktuellen LVA den Raum betreten, sich mittels QR-Code registrieren und Platz nehmen können.

Aktuelle Informationen zum Thema Terminkoordinator_in finden Sie in der TISS Hilfe unter folgendem Link: Hilfe: Terminkoordination | TU Wien, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster