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Raumbuchungsprozess Studienjahr 2022/23

Folgende Kriterien sind grundsätzlich zu beachten:

  • Es wird das Konzept der Semesterhörsäle beibehalten. Diese wurden zur besseren Sichtbarkeit in TISS entsprechend gekennzeichnet (HS-Name + Kürzel der Studienrichtung)
  • Die Semesterhörsäle sind einzuhalten, damit es zu möglichst wenigen Raumwechsel kommt.
  • Prüfungstermine sollen, wenn möglich, nachmittags stattfinden.
  • Überbuchungen/Überbelegungen werden wo möglich frühzeitig abgeschätzt und spätestens 14 Tage vor LVA-Beginn dem zllrm gemeldet
  • die jeweils an der TU Wien geltenden Coronavirus Sicherheits- und Schutzmaßnahmen an der TU Wien sind einzuhalten

Die Koordinationsphase der Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster findet bis 25.05.2022 für das kommende Studienjahr 2022/23 statt und ist exklusiv den Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster vorbehalten. In Phase I werden als kritisch eingestufte LVAs von den Stundenplankoordinator_innen in Abstimmung mit dem zentralen Lehr- und Lernraummanagement gebucht.

Alle Buchungen, die in der Phase I getätigt werden, haben die höchste Priorität.

Die Freigaben dieser Phase erfolgen bis 05.06.2022 und müssen komplett abgearbeitet sein, damit Phase II starten kann.

Die Reaktivierungsphase startet sobald Phase I komplett abgeschlossen ist. In Phase II ist es den Vortragenden ab 06.06.2022 möglich Lehrveranstaltungen zu reaktivieren. Ab 04.07.2022 beginnt die Zentrale Lehrraumverwaltung und die Freigabeberechtigten mit der Freigabe der gebuchten Räume aus Phase 2. Diese müssen bis 17.07.2022 laut Prioritätsliste komplett abgearbeitet werden.

Neue Termine können zwar angelegt werden, allerdings sind die noch zu reaktivierenden Termine unbedingt zu berücksichtigen, da diese Priorität haben.

In dieser Phase sind Reaktivierungen nur mehr ohne Übernahme der Zeitfenster und ohne das Prioritätsrecht von reaktivierten Terminen gegenüber anderen Terminen für die Raumreservierung möglich.

Es ist ab 18.07.2022 für alle Buchungsberechtigten möglich neue Termine zu reservieren. Alle bereits bestätigten Termine haben Priorität und können nur mehr in direkter Absprache mit den Vortagenden der LVA von diesen geändert werden.

Die in Phase III eingelangten Reservierungen werden in der Reihenfolge in der sie eingehen bearbeitet.

Am 15. Oktober 2022 verfallen alle Vorreservierungen, die in der Phase I von den Stundenplankoordinator_innen, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster für das Studienjahr 2022/23 durchgeführt wurden.

Grundregeln für Buchungen 

Stundenraster

Alle Buchungen sollen zu vollen Stunden beginnen und auch wieder enden. D.h. wenn eine LVA theoretisch von 10:15 – 11:30 Uhr dauern würde, sollte der Zeitraum 10:00 – 12:00 Uhr gebucht werden. Daraus ergibt sich ein Buchungsfenster mit Beginn und Ende jeweils zur vollen Stunde. Diese Vorgehensweise erleichtert die Austauschbarkeit von Terminen und Hörsälen sowie die Organisation der notwendigen Wechselzeiten.

Terminkoordinator_innen

Zur Erleichterung der Terminverwaltung gibt es die Möglichkeit beim Anlegen eines Termins einen  zu nominieren. Der Besitz des Termins ergeht nach erfolgter Bestätigung der Buchung an die  über. Dieser erhält per Email Kollisionsmeldungen und scheint im TISS als Ansprechperson für diese Termine auf.

Freigaberegeln für Raumreservierungen

 

Allgemeine Reaktivierungsregeln:

  1. Die Termine der , die in der Phase I angelegt werden, haben die höchste Priorität.
  2. Reaktivierte Termine haben neu gebuchten Terminen aus der Phase II gegenüber Priorität (Ausnahme: Ersatztermine)
  3. Dauertermine einer LVA haben aufgrund der Durchgängigkeit der Buchung im selben Hörsaal für ein Semester Vorrang vor Einzelterminen und Prüfungen. Raumwechsel sollen möglichst vermieden werden können (Semesterhörsäle).
  4. Einzeltermine einer LVA sind in der Priorität Dauerterminen nachgereiht, sind aber vorrangig vor Prüfungsterminen.
  5. Prüfungstermine einer LVA sind vorzugsweise am Nachmittag zu buchen. Parallele Prüfungen haben höhere Priorität aufgrund des erhöhten Koordinationsaufwandes. Prüfungstermine sollen soweit möglich in Phase I geplant werden (Prüfungsfenster).
  6. Termine anderer Organisationseinheiten: TU Wien Academy, Veranstaltungsmanagement werden langfristig gebucht und mit den  abgeklärt. Grundsätzlich hat die Lehre in der Vorlesungszeit Vorrang.
  7. Graue Reservierungen haben die niedrigste Priorität, mit Ausnahme jener die das Präfix der SPK tragen.

 

Handbuch zum Raumbuchungsprozess für die Planung des Studienjahres 2022/23

Um Ihnen eine detailliertere Übersicht über den Raumbuchungsprozess geben zu können, haben wir ein neues Handbuch erstellt. Unter diesem Link zum Handbuch, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster finden Sie alle Informationen zum Raumbuchungsprozess und die dazugehörigen Fristen

Das Wichtigste in Kürze

Damit Sie für Ihre Raumbuchungen immer den Überblick im Hinblick auf den aktuellen Raumbuchungsprozess behalten, haben wir die wichtigsten Informationen in kompakten Cheat Sheets für Sie zusammengefasst:

Cheat Sheet Raumbuchungsphasen und Prioritäten, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

Cheat Sheet Terminarten und Definitionen, öffnet eine Datei in einem neuen Fenster

FAQs zum Raumbuchungsprozess

Es gibt in den ersten zwei Phasen kein first-come-first-serve-Prinzip.

Daher macht es keinen Unterschied, wer zuerst gebucht hat, sondern wer laut Prioritätenliste Vorrang hat (Ausnahme Phase III- hier werden die Buchungen laufend abgearbeitet). Die Reservierungsanfragen werden immer zum gegebenen Stichtag der jeweiligen Phase abgearbeitet, ohne Rücksichtnahme auf das Erstellungsdatum.

a. Wenn die Kollision beabsichtigt ist: Info an die zentrale Lehrraumverwaltung bzw. die Freigabeberechtigten der Räumlichkeit mit der Bitte um Freigabe.

b. Wenn die Kollision nicht beabsichtigt ist: Termine, welche mit Kollision reserviert werden und keine Meldung (lt. Pkt a) erfolgt, werden abgelehnt.

In Phase III verlieren noch nicht reaktivierte Buchungen ihre Priorität, da sie nicht mehr als reaktiviert angezeigt werden.

Ab Phase III wird angenommen, dass alle benötigten Reaktivierungen erfolgt sind und die Räumlichkeiten für andere Termine vergeben werden können.

Es werden nur als kritisch eingestufte LVAs bereits von den SPK in Phase I gebucht.

Von allen zentral verwalteten Räumlichkeiten kann ein Schlüssel beim Portier für den gebuchten Zeitraum entliehen werden.

Die LVA kann immer noch reaktiviert werden, allerdings ohne Terminübernahme und ohne bevorzugte Priorität anderen, gleichwertigen Reservierungen gegenüber.

Auch Reservierungsanfragen sind im Belegungsplan ersichtlich, d.h. wenn ich im Belegungsplan einen Termin sehe, bedeutet das nicht unbedingt, dass dieser auch bereits bestätigt ist.

Das Stundenraster wurde zur Erleichterung der Austauschbarkeit von Terminen in Absprache mit den zuständigen Stundenplankoordinator_innen eingeführt. Die LVAs sollen immer mit voller Stunde Beginnzeit in Stundenschritten reserviert werden um die notwendige Wechsel- und Lüftungszeit bei Kohortenwechsel zu gewährleisten. Eine Vereinheitlichung von Buchungsfenstern unterstützt somit die Sicherheit der Studenten, die Vorbereitungszeit von Vortragenden im Raum und die Koordinierung der LVAs durch die zentrale Lehrraumverwaltung bzw. der Freigabeberechtigten.

Aktuelle Informationen zum Thema Terminkoordinator_in finden Sie in der TISS Hilfe unter folgendem Link: Hilfe: Terminkoordination | TU Wien, öffnet eine externe URL in einem neuen Fenster