Datenorganisation

Unter Datenorganisation versteht man im Allgemeinen die Anordnung von Daten zum Zweck der Wiederauffindung. Mit einer Verbesserung der Datenorganisation verbessern Sie also die Auffindbarkeit Ihrer Daten - für sich und andere Datennutzer. Darüber hinaus erleichtern Ihnen klare Strukturen und übersichtliche Ordnersysteme die Verwaltung Ihrer Daten, was zum Beispiel im Hinblick auf eine einfache und zuverlässige Zugangskontrolle sensibler Daten eine wichtige Rolle spielt.

Eine klare Struktur in der Datenablage sorgt dafür, dass Daten leicht auffindbar sind. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen an und mit den Daten arbeiten. Am einfachsten lässt sich dies erreichen, indem gleich zu Projektbeginn für alle verbindliche Regeln und Strukturen aufgestellt und festgehalten werden.

Ziel der Datenverwaltung ist es, zu jeder Zeit einen guten Überblick über die vorhandenen Daten sowie ihre Sicherheitskopien und Bearbeitungsstufen zu haben. Auf diese Weise lassen sich Datenverluste und die Gefahr, mit veralteten Dateien zu arbeiten, minimieren.

Essentiell ist eine klare Datenstruktur auch für die Aufbewahrung und Nachnutzung der Daten. Wer von Anfang an ein paar Regeln zur Datenorganisation einhält, spart sich das oft mühsame Sortieren der Daten nach Projektabschluss.

In der Regel werden Sie das Rad nicht neu erfinden müssen. Wahrscheinlich gibt es in Ihrem Forschungsbereich bereits bewährte Ablagestrukturen, die sie einfach übernehmen können.

Grundsätzlich gelten für die Datenablage die folgenden Empfehlungen:

  • Legen Sie all Daten strukturell und inhaltlich sortiert in Ordnern und Unterordnern ab.
  • Arbeiten Sie mit maximal drei Unterordnerebenen.
  • Benennen Sie die Ordner so, dass die Inhalte eindeutig zu erkennen sind.
  • Benutzen Sie in allen Projekten soweit wie möglich die gleichen Ordnerstrukturen.

Auch hier ist es empfehlenswert, innerhalb einer Arbeitsgruppe oder eines Projektes mit einer vorab festgelegten Standardsystematik zu arbeiten. Diese sollte neben der aussagekräftigen Bezeichnung des Inhaltes auch die Entwicklung und Veränderung von Dokumenten und Datensätzen im Laufe des Projektes berücksichtigen.

Grundsätzlich sollten Sie bei der Dateibenennung folgende Hinweise beachten:

  • Nummerieren Sie einzelne Datensätze fortlaufend.
  • Wählen Sie kurze, aussagekräftige Namen. Die Namen sollten nur aus Buchstaben, Zahlen, Unterstrichen und Bindestrichen bestehen. Vermeiden Sie Leerzeichen, Schrägstriche, Umlaute und Sonderzeichen. Verwenden Sie nur solche Abkürzungen, die in Ihren Regeln zur Datenbenennung aufgeführt sind.
  • Wenn es für die Eindeutigkeit erforderlich ist, dass der Dateiname mehrere Elemente enthält, sollte der Name mit dem allgemeinsten Element beginnen und dann immer spezifischer werden. Achten Sie jedoch in jedem Fall darauf, dass der Dateiname nicht zu lang wird. Es wird empfohlen, die einzelnen Elemente durch einen Unterstrich zu trennen.
  • Wenn Sie keine automatische Versionsverwaltung verwenden, versehen Sie veränderte Daten und Dokumente händisch mit einer Versionsnummer und dem Speicherdatum im Format YYYYMMDD.
  • Kennzeichnen Sie abschließend bearbeitete Datensätze mit dem Wort „final“. Gehen Sie sorgfältig und sparsam mit dieser Kennzeichnung um und vermeiden Sie Konstrukte wie „…final_final_final…“.
  • Bei mehreren möglichen Bearbeitern kann die Angabe eines Namenskürzels sinnvoll sein.

Beispiel: 01_Labordaten 2017_V2_20181121_AW

Mit Hilfe von Tags können Sie einer Datei aktiv Schlüsselworte zuweisen. Die Tags helfen Ihnen anschließend, Dateien einfach und flexibel zu finden und zu organisieren. So können Sie zum Beispiel ordnerübergreifend nach Tag-Namen suchen. Eine Datei kann eine unbegrenzte Anzahl von Tags haben.

Für die Tag-Namen gilt:

  • Halten Sie die Namen kurz, ein oder zwei Worte reichen aus.
  • Wichtig ist, dass Sie Begriffe einheitlich verwenden, auch im Hinblick auf Groß-/Kleinschreibung, Singular/Plural, Symbole etc..
  • Im Tag lassen sich verschiedenen Hierarchieebenen abbilden, z.B. Rohdaten (übergeordnet) + Röntgenbilder (untergeordnet).

Je nach Software gibt es unterschiedliche Wege, Tags zuzuweisen. Bei Windows-Dateien können Sie zum Beispiel im Dialogfeld „Speichern unter“ im Feld „Markierungen“ Markierungen (=Tags) hinzufügen. Die Markierungen werden im Detailbereich des Windows Explorers angezeigt und können dort geändert oder nachträglich ergänzt werden. Nach vorheriger Auswahl können Tags auch gleichzeitig einer Gruppe von Dateien zugeordnet werden.