Datenorganisation

Unter Datenorganisation versteht man im Allgemeinen die Anordnung von Daten zum Zweck der Wiederauffindung. Mit einer Verbesserung der Datenorganisation verbessern Sie also die Auffindbarkeit Ihrer Daten - für sich und andere Datennutzer.

Eine klare Struktur in der Datenablage sorgt dafür, dass Daten leicht auffindbar sind. Das ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen an und mit den Daten arbeiten. Am einfachsten lässt sich dies erreichen, indem gleich zu Projektbeginn für alle verbindliche Regeln und Strukturen aufgestellt und festgehalten werden.

Ziel der Datenverwaltung ist es, zu jeder Zeit einen guten Überblick über die vorhandenen Daten sowie ihre Sicherheitskopien und Bearbeitungsstufen zu haben. Auf diese Weise lassen sich Datenverluste und die Gefahr, mit veralteten Dateien zu arbeiten, minimieren.

Essentiell ist eine klare Datenstruktur auch für die Aufbewahrung und Nachnutzung der Daten. Wer von Anfang an ein paar Regeln zur Datenorganisation einhält, spart sich das oft mühsame Sortieren der Daten nach Projektabschluss.

In der Regel werden Sie das Rad nicht neu erfinden müssen. Wahrscheinlich gibt es in Ihrem Forschungsbereich bereits bewährte Ablagestrukturen, die sie einfach übernehmen können.

Grundsätzlich gelten für die Datenablage die folgenden Empfehlungen:

  • Legen Sie all Daten strukturell und inhaltlich sortiert in Ordnern und Unterordnern ab.
  • Arbeiten Sie mit maximal drei Unterordnerebenen.
  • Benennen Sie die Ordner so, dass die Inhalte eindeutig zu erkennen sind.
  • Benutzen Sie in allen Projekten soweit wie möglich die gleichen Ordnerstrukturen.

Auch hier ist es empfehlenswert, mit einem vorab festgelegten Standard zu arbeiten. Dieser sollte neben der aussagekräftigen Bezeichnung des Inhaltes die Entwicklung und Veränderung von Dokumenten und Datensätzen im Laufe des Projektes berücksichtigen.

Grundsätzlich sollten Sie bei der Dateibenennung folgende Hinweise beachten:

  • Nummerieren Sie die einzelnen Datensätze fortlaufend.
  • Wählen Sie einen kurzen, aussagekräftigen Namen. Der Name sollte nur aus Buchstaben, Zahlen, Unterstrichen und Bindestrichen bestehen. Vermeiden Sie Leerzeichen, Schrägstriche, Umlaute und Sonderzeichen.
  • Versehen Sie veränderte Daten und Dokumente mit einer Versionsnummer und dem Speicherdatum im Format YYYYMMDD.
  • Kennzeichnen Sie abschließend bearbeitete Datensätze mit dem Wort „final“.
  • Bei mehreren Bearbeitern ist die Angabe eines Namenskürzels sinnvoll.

Beispiel: 01_Labordaten 2017_V2_20181121_AW